Regolamento

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Regolamento di Wikimedia Italia

Regolamento
Ultima modifica: 18 marzo 2024 Chi può fare le modifiche: modifiche redatte dal direttivo e approvate dall'assemblea ordinaria Indicazioni: Statuto negli articoli 6.2, 7.2, 7.4, 9.3, 9.8, 17.1

Titolo I – Soci e volontari

1 Iscrizione

1.1 L'iscrizione all'associazione avviene tramite l'invio di un modulo da compilare con le informazioni necessarie (ivi compresa l'autorizzazione al trattamento dei dati personali e la presa visione e accettazione del codice di condotta) e il pagamento della quota associativa prevista. I dati forniti saranno gestiti su un registro, anche in formato elettronico, in conformità alle disposizioni legislative vigenti.

1.2 La segreteria dell'associazione esamina le richieste di iscrizione pervenute, le comunica al consiglio direttivo per l’eventuale approvazione e, in caso di approvazione, ne annota l'avvenuta iscrizione sul registro soci. L'iscrizione alla wiki dell'associazione, alla newsletter e alla lista di discussione interna è facoltativa e su richiesta del socio. Può avvenire contestualmente alla richiesta di ammissione o successivamente.

1.3 In caso di mancato invio dei dati, la segreteria ha la facoltà di inviare solleciti di cortesia per chiedere la regolarizzazione della posizione. Trascorsi sessanta giorni dal versamento, senza invio dei dati, l'iscrizione non sarà considerata convalidata e il versamento sarà iscritto a bilancio come donazione.

1.4 Nel caso di soci minorenni la richiesta di adesione e l'accettazione dell'informativa sulla privacy devono essere controfirmate da parte di un genitore (o altra persona esercente la responsabilità genitoriale).

2 Quota

2.1 La quota associativa è di 25 € per i soci che hanno compiuto 26 anni di età e di 15 € per i soci di età inferiore.

2.2 Chi si iscrive dal 1º ottobre di un dato anno viene considerato in regola col pagamento della quota anche per l'anno successivo.

3 Status di socio

3.1 La perdita della qualifica di socio avviene nei casi previsti dall'articolo 5 dello statuto, e viene così gestita:

decesso: registrazione diretta sul registro soci;
decadenza: delibera del consiglio direttivo. Sono dichiarati decaduti i soci che non hanno pagato la quota associativa entro i termini stabiliti dallo statuto e non hanno attivo un pagamento periodico (ad es. PayPal o SDD) di cui la segreteria dell'associazione sia a conoscenza;
recesso: registrazione diretta sul registro soci entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta di recesso;
esclusione per gravi fatti: delibera del consiglio direttivo seguita da annotazione sul registro soci al trentunesimo giorno dalla comunicazione di esclusione o, in caso di ricorso al collegio dei garanti, il giorno successivo alla deliberazione dello stesso.

4 Sostenitori

4.1 L'ammissione nell'elenco dei sostenitori avviene a discrezione del consiglio direttivo, che valuterà ciascuna singola proposta.

4.2 In base all'articolo 4 dello statuto il consiglio direttivo può accogliere come sostenitori persone fisiche o enti (anche privi di personalità giuridica) che forniscano sostegno economico alle attività dell'associazione. In particolare il supporto del sostenitore all'associazione si caratterizza per la rilevanza del suo contributo. Potranno essere accolti come sostenitori coloro i quali si siano distinti per particolari donazioni di denaro oltre i 1000 euro, oppure di beni mobili o immobili che, da un esame anche solo sommario, siano di valore superiore a 1000 euro. In ogni caso, il conferimento della qualifica di sostenitore è ad esclusiva discrezione del consiglio direttivo, che ne delibera la concessione. Il titolo può essere revocato, per gravi motivi, con una nuova delibera. Il titolo è incompatibile con lo status di socio.

5 Volontari

5.1 Sono considerati non occasionali i volontari che si prendono un impegno continuativo nel tempo, o comunque, anche in assenza di un incarico generale, svolgono frequentemente e per un periodo prolungato attività anche diverse fra loro. Sono quindi in particolare non occasionali i volontari che:

ricoprono cariche sociali non retribuite (consiglio direttivo, collegio dei garanti, organo di controllo);
ricoprono incarichi stabili su nomina del consiglio direttivo o di altri organi sociali, come quelli dei coordinatori o delle commissioni;
si prendono carico di compiti fissi;
contribuiscono a portare avanti le attività dell'associazione organizzando, prendendo parte o comunque contribuendo a più attività nel corso del tempo, anche di diversa natura fra loro.

5.2 È tenuto un registro dei volontari non occasionali, a cura del segretario o di altra persona delegata dal presidente.

5.3 Sono considerati occasionali i volontari che svolgono la propria opera di volontariato per limitati periodi di tempo o in occasione di specifici eventi e attività.

5.4 I volontari occasionali possono essere iscritti in una sezione apposita del registro dei volontari.

6 Coordinatori

6.1 Il consiglio direttivo nomina annualmente dei coordinatori per aree geografiche e tematiche.

6.2 I coordinatori sono volontari non occasionali e sono scelti fra i soci in regola con il pagamento della quota associativa e che non ricoprono cariche sociali.

7 Partecipazione a eventi

7.1 Ogni socio/a ha diritto a partecipare a un evento in nome dell'associazione senza specifica autorizzazione, purché:

tutti i dettagli relativi all'evento siano disponibili nel web (compresi commenti, stime di spesa ed eventuali dettagli confidenziali nella sezione soci);
i riferimenti principali dell'evento siano inseriti nel diario di bordo (con collegamento ai dettagli di cui sopra); e
quanto sopra sia notificato in lista associazione dando 7 giorni di tempo agli altri soci per commentare prima dell'evento.

7.2 Nel periodo di cui al terzo comma del precedente punto, il presidente può stabilire la necessità di un'autorizzazione esplicita e dare inizio a una diversa procedura.

7.3 Se non diversamente stabilito, la partecipazione a un evento in nome dell'associazione implica:

la possibilità, durante l'evento e nella comunicazione relativa al medesimo, di citare l'associazione per il suo contributo e usare i marchi e loghi relativi (anche detto "patrocinio gratuito");
un rimborso fino a 50 € per le spese di trasporto dei soci necessarie all'organizzazione;
la ricezione su richiesta di materiale promozionale/informativo nelle disponibilità dell'associazione.

7.4 Eventuali compiti altrove attribuiti al consiglio direttivo per quanto sopra sono delegati alla segreteria dell'associazione.

8 Codice di condotta

8.1 L'associazione aderisce al "codice universale di condotta" di Wikimedia.

8.2 Il consiglio direttivo definisce un codice di condotta a sua integrazione, indicando anche come l'associazione deve agire in caso di comportamenti inappropriati.

8.3 Tutti i soci in sede di domanda di iscrizione o di rinnovo devono confermare l'adesione personale ai due codici come prerequisito di accettazione della domanda.

Titolo II – Vita dell'associazione

9 Bilancio

9.1 Il bilancio preventivo, accompagnato da un piano delle attività dell'anno, è predisposto entro il termine dell'anno precedente a quello di riferimento.

9.2 Il bilancio preventivo e il bilancio consuntivo approvati dal consiglio direttivo saranno resi disponibili sul sito internet dell'associazione.

9.3 I membri del consiglio direttivo non hanno diritto di voto per l'approvazione del bilancio consuntivo in assemblea.

10 Partecipazione all'assemblea e voto

10.1 Ogni socio può partecipare all'assemblea, ed esprimere il proprio voto, in presenza, da remoto, oppure per delega ad un socio che partecipa in presenza o da remoto, secondo gli articoli 7 e 6 dello statuto.

10.2 La partecipazione da remoto, anche tramite una sede secondaria, è ammessa su discrezione del consiglio direttivo che stabilisce e verifica il rispetto dei principi della votazione secondo lo statuto e il regolamento.

10.3 Come previsto dall'articolo 6 dello statuto, ogni delegato può ricevere fino a tre deleghe, oppure fino a cinque deleghe nel caso di assemblee straordinarie se l'associazione ha più di 500 membri. I membri del consiglio direttivo e dell'organo di controllo non possono ricevere deleghe. I soci minorenni possono conferire deleghe ma non riceverne.

10.4 Le votazioni in assemblea sono effettuate con voto palese, ad eccezione delle nomine delle cariche sociali, fatto salvo quanto previsto per le nomine dell'organo di controllo e del revisore legale dei conti.

11 Delibere del consiglio direttivo

11.1 Tutte le delibere del consiglio direttivo sono pubblicate nel sito internet dell'associazione, nella pagina Associazione:Delibere e nelle sue sottopagine, visibili ai soci; le delibere riportano i voti favorevoli o contrari dei suoi membri.

11.2 Le delibere del consiglio direttivo sono sottoposte a ratifica dell'assemblea dei soci nei casi previsti dagli articoli 8 e 9 dello statuto, e in ogni caso presentate all'assemblea per discussione. L'assemblea esprime il proprio parere sulle delibere qualora 5 soci ne facciano richiesta, o nella pagina di discussione della delibera stessa sul sito dell'associazione o, per i soli soci presenti di persona o in teleconferenza, a voce durante l'assemblea.

11.3 Le altre delibere si ritengono approvate dall'assemblea per silenzio assenso.

12 Riunioni degli organi sociali e accesso a verbali e libri sociali

12.1 I verbali delle riunioni degli organi sociali, eventualmente emendati per omettere informazioni riservate (quali ad esempio discussioni e decisioni in merito a individui), sono pubblicate nel sito internet dell'associazione, visibili ai soci. Tutti i verbali, tranne al più l'ultimo, devono essere pubblicati entro la successiva assemblea.

12.2 I soci hanno diritto di esaminare i libri sociali inviando una richiesta scritta a segreteria@wikimedia.it; eventuali spese per le copie sono a carico del richiedente.

Titolo III – Organi collegiali

13 Nomina dei componenti

13.1 Gli interessati a far parte degli organi sociali eletti dall'assemblea (consiglio direttivo, collegio dei garanti e organo di controllo) presentano la propria candidatura in una apposita pagina del sito dell'associazione entro il settimo giorno precedente alla data dell'assemblea che ha all'ordine del giorno le elezioni.

13.2 Lo svolgimento delle elezioni è stabilito nel dettaglio dal regolamento elettorale, conforme allo statuto e al regolamento e approvato dall'assemblea.

13.3 L'assemblea nomina per alzata di mano un segretario elettorale, responsabile delle operazioni di voto, che può essere un socio non candidato alle elezioni oppure un notaio. Egli verifica l'identità dei votanti, coordina le operazioni di voto, avvalendosi se lo ritiene necessario di assistenti, e dirime le questioni relative all'elezione a suo insindacabile giudizio. Nel caso in cui sia prevista la partecipazione da remoto tramite sedi secondarie, dovrà essere individuato almeno un assistente per ogni sede secondaria.

13.4 Ciascun socio avrà a disposizione un numero di voti pari al numero di membri da eleggere, senza considerare i membri supplenti.

13.5 Il voto è segreto e l'elezione avviene mediante la compilazione di una scheda chiusa vidimata dal segretario elettorale, fatto salvo quanto disposto dal regolamento elettorale in materia di partecipazione da remoto e le disposizioni specifiche per l'organo di controllo.

13.6 In caso di parità di voti è eletto il socio che risulta iscritto da più tempo. Fa fede il numero di registro attuale nel registro soci.

13.7 Le schede riconoscibili o con più voti di quelli previsti sono nulle.

14 Decadenza per inattività

14.1 Un componente di un organo collegiale decade per inattività qualora non partecipi a tre o più riunioni consecutive, purché all'interno di queste almeno tre siano state convocate con almeno 5 giorni di anticipo e la prima e l'ultima distino almeno 45 giorni.

14.2 La decadenza per inattività è sancita con voto dell'organo di appartenenza o del consiglio direttivo, dopo aver chiesto al membro inattivo, con un richiamo formale, le ragioni dell'inattività.

15 Consiglio direttivo

15.1 Il consiglio direttivo è composto da 5 soci, nominati dall'assemblea secondo l'articolo 9 dello statuto.

15.2 Il consiglio direttivo, salvo quanto previsto dall'articolo 9 comma 3 dello statuto e dall'articolo 18, viene eletto durante l'assemblea di approvazione del bilancio relativo al terzo esercizio del mandato del consiglio direttivo in carica.

15.3 Il consiglio direttivo, durante la prima seduta successiva alla ratifica dell'elezione da parte dell'assemblea, nomina nel proprio seno il presidente, il vice presidente, il segretario e il tesoriere. Ha inoltre facoltà di attribuire ulteriori deleghe ai suoi componenti.

16 Collegio dei garanti

16.1 Il collegio dei garanti è costituito a norma dell'articolo 11 dello statuto. I cinque candidati più votati sono proposti all'assemblea per la nomina ad alzata di mano, costituendo, nell'ordine, i tre componenti effettivi, il primo supplente e il secondo supplente.

16.2 Nella sua prima seduta il collegio dei garanti elegge nel proprio seno un presidente.

16.3 Le elezioni del collegio dei garanti sono di norma contestuali a quelle del consiglio direttivo.

16.4 La durata del collegio dei garanti è di tre anni.

16.5 I membri del collegio dei garanti sono rieleggibili per un massimo di quattro mandati consecutivi.

16.6 In caso di indisponibilità o mancanza, un componente effettivo è sostituito dal primo supplente disponibile. Il collegio nomina a maggioranza i sostituti dei componenti decaduti o altrimenti vacanti. In mancanza di un accordo, entra in carica il primo dei non eletti all'elezione del collegio dei garanti.

17 Organo di controllo

17.1 L'organo di controllo è costituito a norma dell'articolo 12 dello statuto ed è monocratico.

17.2 Nel caso in cui ci sia un solo candidato la nomina può essere deliberata con voto palese.

17.3 L'eventuale retribuzione dell'organo di controllo è stabilita con delibera dell'assemblea che lo nomina.

Titolo IV – Gestione

18 Acquisti e transazioni in uscita

18.1 Nell'acquistare prodotti o servizi dall'esterno, l'associazione si assicura che sia posta la dovuta cura nel valutare le opzioni possibili, ad esempio chiedendo più preventivi come confronto.

18.2 Le spese superiori a 2000 €, oltre a tutti gli acquisti, vendite o affitti di proprietà immobiliari, sono autorizzate con votazione dal consiglio e segnalate sul sito dell'associazione o sulla lista associazione(chiocciola)wikimedia.it. Non necessitano di ulteriore autorizzazione le spese conseguenti al mantenimento o rinnovo di contratti in essere.

19 Rimborsi spese per trasferte

19.1 Il consiglio direttivo stabilisce le condizioni secondo cui possono essere rimborsate le spese sostenute per conto dell'associazione, in particolare riguardo alle spese per viaggio.

20 Licenze libere

20.1 I materiali prodotti da e per conto dell'associazione sono rilasciati secondo licenze libere, a meno di vincoli di riservatezza o di diritti di terzi.

20.2 L'associazione utilizza per le proprie attività di preferenza software libero.

21 Personale

21.1 Come previsto dall'articolo 36 del Codice del terzo settore, il numero dei lavoratori impiegati nell'attività non può essere superiore al cinquanta per cento del numero dei volontari o al cinque per cento del numero degli associati. In linea con la nota interpretativa ministeriale (Nota MLPS n. 18244 del 30/11/2021), la verifica è su base giornaliera e con criterio capitario, considerando il numero dei lavoratori impiegati, il numero dei volontari non occasionali iscritti nell'albo e il numero di soci iscritti nel libro. Nel computo dei lavoratori impiegati sono considerati i soggetti dotati di una posizione previdenziale alimentata dall'associazione.

22 Conflitto d'interessi

22.1 L'associazione si adopera per gestire in modo corretto e trasparente i conflitti d'interessi, secondo il regolamento sul conflitto d'interessi che è considerato parte integrante del presente regolamento.

Titolo V – Validità del regolamento

23 Il presente regolamento entra in vigore immediatamente all'atto dell'approvazione da parte dell'assemblea.

Vedi anche