Regolamento sul conflitto d'interessi

Introduzione

Wikimedia Italia è un'associazione di promozione sociale che esiste per servire gli scopi elencati nelle sue finalità statutarie, in particolare la diffusione, il miglioramento e l'avanzamento del sapere e della cultura promuovendo la produzione, raccolta e diffusione gratuita di contenuti liberi per incentivare le possibilità di accesso alla conoscenza e alla formazione.

Per raggiungere queste finalità, Wikimedia Italia si avvale dell'attività dei membri eletti del direttivo, del dipendente o collaboratore, dei coordinatori nazionali e locali, dei soci e dei volontari.

Scopi del regolamento

Gli scopi di questo regolamento sono:

• garantire la correttezza e la legittimità dei processi decisionali;
• garantire che le decisioni siano prese unicamente negli interessi dell'associazione e siano riconosciute come tali;
• contribuire a identificare, valutare e gestire ogni conflitto d'interesse effettivo, potenziale o percepito;
• proteggere gli interessi e la reputazione dell'associazione e più in generale del movimento Wikimedia;
• promuovere i principi di responsabilità, trasparenza e integrità.

Definizione di conflitto di interesse

Per interesse personale si intendono gli interessi personali, professionali e commerciali di una persona a cui si applica il presente regolamento e/o di quelli con cui questa persona ha una relazione stretta: familiari, coniugi, partner, soci, amici e nemici stretti.

Un conflitto di interesse esiste quando una persona a cui si applica il presente regolamento ha un interesse personale che concorre o entra in conflitto con un interesse di Wikimedia Italia. Può essere effettivo, potenziale o percepito. Nel seguito, se non diversamente specificato, con conflitto d'interesse si intenderanno collettivamente questi tre casi.

Un conflitto di interessi effettivo esiste quando c'è un conflitto di interessi effettivo fra gli interessi personali di una persona a cui si applica il presente regolamento e gli interessi di Wikimedia Italia, in relazione a una questione sotto la considerazione della persona.

Un conflitto di interessi potenziale esiste quando una persona a cui si applica il presente regolamento ha un interesse personale che potrebbe confliggere con quelli di Wikimedia Italia, ma che non ha ancora causato un conflitto effettivo.

Un conflitto di interessi percepito esiste quando un socio, dipendente o collaboratore può ragionevolmente ipotizzare che una persona a cui si applica il presente regolamento possa avere un interesse personale che potrebbe confliggere con gli interessi di Wikimedia Italia o che potrebbe influenzare le azioni e le decisioni della suddetta persona.

Ambito di applicazione

Il presente regolamento si applica ai soci che hanno un ruolo decisionale oppure hanno modo di influenzare una decisione, al direttore generale, ai dipendenti e a tutto il personale retribuito direttamente da Wikimedia Italia.

Questo regolamento si applica a ogni discussione o decisione che possa coinvolgere un interesse personale. Questo include, in maniera non esclusiva, quelle riguardo a:

• contratti di acquisto o di vendita di beni e servizi;
• contratti di lavoro e di consulenza;
• accordi di partnership con associazioni o società terze;
• convenzioni con associazioni o società terze.

Gestione del conflitto d'interesse

Nel caso in cui una persona a cui si applica il presente regolamento si trovi in conflitto d'interesse, questa dovrà esplicitare il proprio conflitto d'interesse e astenersi dal prendere decisioni e dal partecipare alle discussioni propedeutiche.

Wikimedia Italia potrà annullare contratti stipulati in presenza di un conflitto di interesse non dichiarato o non riconosciuto, in analogia all'articolo 1394 del codice civile.

Conflitti d'interesse negli organismi collegiali

In ogni occasione in cui un organismo collegiale di Wikimedia Italia (il direttivo, l'assemblea dei soci, un comitato, ecc.) discute o prende decisioni che possono coinvolgere un interesse personale è necessario che i conflitti di interesse dei suoi membri vengano esplicitati pubblicamente e, se prevista una verbalizzazione dell'incontro, verbalizzati.

È dovere dell'interessato esplicitare il proprio conflitto d'interesse. Qualora questo non avvenga, il presidente dell'associazione o qualunque membro dell'organismo può chiedere all'interessato se riconosce l'esistenza di un conflitto d'interessi. In caso di disaccordo, sarà l'organismo stesso a decidere per votazione palese a maggioranza semplice, con esclusione della persona interessata, se il conflitto di interesse percepito sussiste effettivamente. In caso di parità, il conflitto di interesse percepito verrà considerato sussistente.

Per ogni conflitto di interesse reso pubblico, la persona interessata dovrà astenersi da ogni votazione relativa e, eventualmente, astenersi dall'intera discussione, ovvero "lasciare la stanza". Nel caso in cui non ci sia accordo su come procedere, l'organismo decide per votazione palese a maggioranza semplice se la persona interessata dovrà astenersi dalla sola votazione o dall'intera discussione. In caso di parità, la persona interessata dovrà astenersi dall'intera discussione.

Assunzioni

Per le assunzioni o l'assegnazione di incarichi di consulenza o altri incarichi retribuiti, nei casi in cui si procede ad una chiamata diretta, ovvero in assenza di una procedura di selezione aperta, dovrà essere fornita una motivazione della scelta della persona e della scelta di procedere in questo modo. Lo stesso andrà fatto in caso di incarichi a società per importi pari o superiori a 2.000 € annui.

Nel caso un socio venga assunto dall'associazione, o riceva un incarico di consulenza o altro incarico retribuito, questo deve essere comunicato ai soci appena possibile, e comunque non oltre il giorno d'inizio dell'incarico. La comunicazione avviene generalmente tramite la lista di discussione riservata ai soci, o tramite il canale ritenuto di volta in volta più adeguato.

Qualora la retribuzione per le assunzioni, gli incarichi di consulenza o altri incarichi retribuiti sia pari o superiore a 2.000 € annui, la dichiarazione delle esperienze e competenze rilevanti della persona o delle persone interessate dovrà essere pubblicata in un apposito spazio sul sito dell'associazione. Nel curriculum da pubblicare non sarà richiesta la presenza di informazioni non ritenute rilevanti ai fini della selezione, né di dati personali quali indirizzo di residenza, casella email, numero di telefono, ecc.

Un membro del consiglio direttivo o del collegio dei garanti non può essere assunto dall'associazione. È fatta salva la possibilità di assegnare altri incarichi retribuiti, di durata limitata nel tempo, ad un membro del consiglio direttivo o del collegio dei garanti, purché siano approvati tramite delibera del consiglio direttivo votata con l'astensione degli eventuali membri in conflitto d'interessi.

Dichiarazioni d'interesse

Per aumentare la trasparenza e agevolare l'individuazione di potenziali conflitti di interessi, alle persone che ricoprono determinati ruoli è richiesto dichiarare tutti i loro conflitti d'interesse di cui sono a conoscenza. Il consiglio direttivo predispone un modello di dichiarazione che comprende le domande ritenute più importanti. In ogni caso è responsabilità della singola persona includere tutte le informazioni rilevanti, anche quando non esplicitamente previste nel modello.

La compilazione della dichiarazione è richiesta:

• ai membri del Consiglio direttivo;
• al direttore generale;
• ai membri del Collegio dei garanti;
• ai membri del Collegio dei revisori dei conti, se costituito;
• ai coordinatori nazionali e locali;
• a persone con delega di spesa o di firma.

Tali dichiarazioni sono raccolte e conservate dal presidente e visibili al consiglio direttivo e al direttore generale. Possono inoltre consultarle i garanti nell'esercizio delle loro funzioni. Qualunque socio può chiedere di visionare le dichiarazioni di interesse, dietro richiesta motivata al collegio dei garanti, che deciderà se accoglierla o meno.

La dichiarazione deve essere compilata all'inizio del proprio incarico e successivamente almeno una volta all'anno, e comunque ogniqualvolta ci siano nuove informazioni che è necessario dichiarare.

Pagine collegate

• Modello di dichiarazione d'interesse
• Dichiarazioni d'interesse (nello spazio riservato ai soci)
• Dichiarazione delle esperienze e competenze di dipendenti e collaboratori (nello spazio riservato ai soci)