Regolamento microgrant

Da Wikimedia Italia.

Il programma Microgrant di Wikimedia Italia sostiene richieste di attività connesse ai progetti Wikimedia con la cifra massima di 1000 €; il regolamento è stato creato nel 2017 e modificato nel 2020.

Risorse finanziarie

Lo stanziamento annuale per il programma Microgrant è stabilito nel piano annuale e ripartito in quattro parti uguali corrispondenti ai quattro trimestri dell'anno. Ogni singolo Microgrant può destinare massimo 1000 €.

Commissione di valutazione

La commissione di valutazione dei Microgrant è composta da cinque soci, nominati dal direttivo con mandato annuale (1 gennaio - 31 dicembre), per un massimo di tre mandati consecutivi.

Nomina

La selezione dei componenti della commissione avviene tramite un bando aperto ai soci che non ricoprano alcuna carica prevista da statuto o regolamento.

Il bando viene pubblicato su tutti i canali comunicativi dell'associazione almeno un mese prima della scadenza del mandato della commissione in carica. Le candidature e le presentazioni dei candidati sono pubblicate su un'apposita pagina del wiki dell'associazione. Qualora non ci fosse un numero sufficiente di candidati, il direttivo si riserva la possibilità di cooptazioni.

La nomina diviene effettiva con l'accettazione da parte di ciascun candidato e con la compilazione della dichiarazione di interesse. La commissione nomina al suo interno un segretario con il compito di coordinare la commissione stessa e di curare i rapporto con il direttivo.

Compiti della commissione

La commissione valuta le richieste pervenute e pubblica nel sito l'esito e le motivazioni della valutazione di ciascuna.

La segreteria mantiene la contabilità dei Microgrant assegnati, ne verifica i rendiconti ed eroga i rimborsi.

Presentazione proposte

Il proponente deve inserire la richiesta nel paragrafo specifico della pagina Microgrant indicando nome progetto, attività previste, scopo, entità e impiego del finanziamento (lista dei costi e delle spese), altri utenti dei progetti Wikimedia e OSM coinvolti o da coinvolgere, data di fine del progetto e risultati attesi. Il proponente deve inoltre esplicitare eventuali conflitti di interesse.

Le richiesta di Microgrant può essere a copertura totale del progetto oppure costituire un co-finanziamento: in questo caso è necessario indicare la natura e l'entità del co-finanziamento e da quale persona, ente o associazione venga erogato.

Non è possibile presentare una richiesta se sono presenti le seguenti condizioni:

  • contemporanea presentazione della medesima richiesta presso Wikimedia Foundation o altri capitoli Wikimedia.
  • se è in corso di valutazione una precedente richiesta, né se il proponente ha in corso un'attività finanziata da Microgrant.
  • non è stato presentato il rendiconto di un precedente microgrant assegnato.

Microgrant brevi

Sono assegnati anche piccoli finanziamenti del valore massimo di Euro 100, per eventi strettamente legati alle campagne in corso di Wikimedia Italia.

Per ottenere il finanziamento sarà sufficiente indicare sulla pagina Microgrant la campagna di riferimento, una breve descrizione dell'evento programmato, luogo, data, spese previste e organizzatori e attendere il via libera di un membro della commissione entro 5 giorni.

A evento concluso, sarà sufficiente indicare nella pagina creata l'elenco dei partecipanti e qualche foto scattata durante lo svolgimento, oltre inviare i giustificativi delle spese sostenute da rimborsare alla segreteria WMI.

Il proponente deve comunicare l'iniziativa alla mail segreteria@wikimedia.it.

Suggerimenti

Prima di presentare una richiesta di microgrant, è consigliato:

  • verificare l'attinenza del progetto per cui si presenta la richiesta con i punti elencati nei paragrafi Ambiti applicabilità richieste e Criteri di valutazione e chiedere delucidazioni in caso di dubbi in merito;
  • consultare l'archivio delle precedenti richieste con esito positivo e negativo, per evitare progetti duplicati se non sono su aree territoriali o con tematiche differenti.

Obiettivi delle richieste

Le richieste devono essere finalizzate a:

  1. promuovere i progetti Wikimedia e OpenStreetMap
  2. incoraggiare enti pubblici o privati a condividere sul web informazioni, documenti (nell'accezione più ampia del termine) o immagini con una licenza CC BY SA o CC-0.
  3. sviluppare innovazioni o soluzioni tecnologiche a supporto delle attività e degli scopi dell'associazione.


Si possono finanziare le spese funzionali all'attività proposta, tra cui:

  • spese per servizi o materiali di consumo legate agli eventi, quali catering, locazione spazi, attrezzature, cancelleria, ecc.
  • acquisto di attrezzatura permanente (libri, proiettori, ecc.) a supporto di attività che siano replicabili e comunque rispondenti agli scopi dell'associazione, la proprietà dei materiali così acquistati sarà dell'associazione;
  • rimborsi spese di viaggio e alloggio necessari per le attività, secondo i criteri di ammissibilità del regolamento sui rimborsi spese.

Criteri di valutazione

Le richieste sono valutate in base a:

  • COERENZA: rispondenza ad uno o più specifici punti del Dichiarazione d'intenti, del Piano strategico e coerenza con la Carta etica (in via di definizione);
  • IMPATTO: risultati attesi in termini di:
    • coinvolgimento di persone (soci o nuovi soci, contributori dei progetti Wikimedia)
    • coinvolgimento di istituzioni (es.: scuole, università, musei, biblioteche, gallerie, archivi, enti pubblici) e associazioni a favore della conoscenza libera o rispondenti ai criteri esplicitati nel Piano strategico;
    • crescita dei contenuti nei progetti Wikimedia o OpenStreetMap (es.: voci migliorate o nuove voci, file multimediali inseriti con metadati; file multimediali rilasciati con licenza libera, record inseriti nella mappatura OpenStreetMap);
    • diffusione della conoscenza dell'associazione e dei suoi fini e progetti;
  • EFFICACIA: miglior rapporto tra risorse impiegate ed efficacia dell'iniziativa (dimostrazione della scelta tra più preventivi di spesa);
  • REPLICABILITÀ: eventuale replicabilità del progetto per il quale viene presentata la richiesta;
  • eventuali annotazioni negative presenti riguardo alle precedenti richieste dello stesso proponente.

Procedura di valutazione

Ogni richiesta viene valutata secondo i criteri illustrati nel punto precedente e in relazione con il quadro complessivo delle altre richieste pervenute, con l'obiettivo di garantire che lo stanziamento trimestrale previsto non si esaurisca anzitempo.

La commissione:

  1. valuta entro massimo due settimane dalla presentazione della richiesta;
  2. verifica l'assenza di conflitto di interessi del proponente e degli altri soci eventualmente coinvolti, così come esplicitato da apposito regolamento[1];
  3. approva a maggioranza dei suoi membri;
  4. pubblica l'esito positivo o negativo della richiesta e le sue motivazioni nella pagina del programma microgrant, e lo comunica contestualmente via mail al proponente.

Si tenga conto che:

  • Una proposta respinta non può essere più presentata nella medesima forma.
  • Le decisioni della commissione in merito alle richieste non sono sindacabili: eventuali controversie devono essere risolte seguendo i meccanismi già previsti in seno all'associazione[2].

Erogazione finanziamento

In caso di esito positivo della richiesta, il finanziamento potrà essere erogato secondo tre modalità alternative:

  • pagamento diretto di fatture o ordini da parte di Wikimedia Italia;
  • rimborso di spese effettuate dal beneficiario a seguito della presentazione dei giustificativi;
  • anticipo al beneficiario (su richiesta motivata, e a discrezione della commissione).

Obblighi del richiedente

Il proponente, in quanto responsabile del progetto, deve:

  • farsi garante del corretto impiego dei fondi ottenuti in base al progetto presentato
  • comunicare alla commissione eventuali variazioni in corso d'opera dell'impiego dei fondi erogati maggiori del 10% o proroghe della data di fine del progetto ed attendere la sua approvazione.
  • presentare, entro due settimane dalla fine del progetto indicata nella richiesta, una relazione in cui sono descritte modalità con cui si sono svolte le attività, eventuali variazioni e proroghe, effetti e risultati ottenuti. Per tale relazione va usato il modulo, presente sul sito dell'associazione, con le stesse voci di quello presentato per la richiesta, ma nel quale devono essere indicati i risultati effettivamente raggiunti e le spese effettivamente sostenute.

Alla relazione deve essere allegato un prospetto delle spese sostenute e devono essere consegnati tutti i documenti necessari per la rendicontazione[3]. Eventuali avanzi di cassa devono essere restituiti all'associazione.

Nel caso in cui l'attività finanziata sia stata un editathon, a una settimana dal termine dell'evento va prevista una verifica degli inserimenti e delle modifiche nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap; tale verifica deve essere inserita nella relazione.

La mancata presentazione entro il termine previsto della relazione comporta l'annotazione sulla pagina in cui la richiesta è pubblicata.

La mancata realizzazione del progetto finanziato, invece, preclude per un anno qualunque richiesta di microgrant da parte del medesimo proponente, a meno di giustificati motivi non dipendenti dalla volontà del proponente e riconosciuti come validi dalla commissione.

Note

  1. Vedi apposito regolamento
  2. Vedi art. 11 dello Statuto.
  3. Va sempre richiesta fattura quando possibile, intestando le stesse direttamente all'associazione.