GLAM/Flusso di lavoro della comunicazione

Strumenti di documentazione e comunicazione disponibili

Sito (in fieri) - Comunicazione puramente esterna. Racconta al mondo sul web chi è e cosa fa l’associazione. Ci dovrebbe sicuramente essere spazio per raccontare dei progetti GLAM e chiunque se ne occupi potrebbee essere coinvolti nella redazione di materiali di questo tipo.
Wikina - Documentazione e comunicazione puramente interna. Luogo di lavoro e di discussione, con appunti, calendari, contatti, ecc. Si affianca alla lista di discussione e ne aiuta i lavori.
Liste di discussione - Comunicazione interna, ma nel caso della lista soci visibile a un range di persone ampio e, nel caso di liste accessorie come quella dei bibliotecari, a chiunque sia interessato al tema (professionisti, fornitori di servizi, ecc.). I progetti GLAM potrebbero avere una visibilità maggiore in questi contesti, soprattutto allo scopo di trovare nuovi volontari interessati a seguirli, dare l’idea che esistono dei percorsi già battuti, ecc. Avere una buona struttura di documentazione aiuta anche in questo.
Pagine di progetti GLAM su Wikipedia - Documentazione e comunicazione interna (nel senso di interna alla comunità) ed esterna (rivolta ai lettori di Wikipedia). È il punto in cui ci interfacciamo con la comunità ma anche in cui lettori interessati a un certo tema, area geografica, ecc. possono scoprire i nostri progetti. Soprattutto per progetti importanti è utile che chi segue il progetto per conto dell’associazione aggiorni anche le relative pagine su Wikipedia.

Come muoversi quando inizia un nuovo progetto con un'istituzione culturale in viene coinvolta l'associazione?

Chiunque abbia un contatto o un’idea per un lavoro con un GLAM o una scuola la comunica a sua scelta alla lista soci, ai partecipanti a questa commissione, al/alla responsabile dei progetti, al responsabile GLAM o al Direttivo. Inutile formalizzarsi troppo, l’importante è condividere l’idea.
Responsabile progetti e/o responsabile GLAM si incaricano di valutare in prima battuta la proposta, fanno qualche verifica, chiedono pareri ecc.
Se la proposta viene accettata si procede.
In caso contrario, si provvede comunque ad inviare una mail di risposta ad eventuali enti o persone coinvolte che spieghi motivazioni, difficoltà, ecc.

Si aggiunge subito in wikina nella sezione appropriata (Biblioteche, Musei, Scuola, ecc.) almeno con un minimo di dati come gli enti coinvolti, il referente, una data di inizio. Per i progetti più corposi creiamo sempre una sottopagina specifica in Associazione, linkata dalla sezione relativa. Non dev’essere per forza una cosa molto formale, sono i nostri appunti di lavoro e possiamo anche metterci dati come nomi, telefoni, o problemi rilevati. L’idea di base è fornire le informazioni utili perché altri possano aggiungersi o subentrare nel progetto.
Si aggiunge in Cosa bolle in pentola, possibilmente compilando tutti i campi presenti.
Se non è già avvenuto, si avvisa la lista soci (più eventuali liste accessorie) riportando i link alla documentazione presente (wikina, link esterni, ecc.).
Quando sono previste delle date definite:
- si aggiungono al Diario di bordo.
- si comunicano alla segreteria dell’associazione (attualmente francesca.lissoni@wikimedia.it e alessandra.gasparini@wikimedia.it) perché vengano inserite nel Calendario e la segreteria possa eventualmente darne notizia nella Newsletter, sui social media, ecc.

Si tengono aggiornate le pagine o le notizie specifiche in wikina, sia sullo stato di avanzamento del progetto, sia riportando gli eventuali materiali didattici adoperati.
Nuovi materiali prodotti (slide per presentazioni, manuali, ecc.) vanno elencati su Documenti e presentazioni.
Se presenti, si tengono aggiornate le pagine del progetto su Wikipedia.
Di tanto in tanto si aggiornano le liste di discussione, sia per condividere problemi o difficoltà sia per informazione generale, o la commissione rapporti con le istituzioni.
In accordo con chi gestisce il sito esterno dell'associazione, si scrivono piccoli report sul progetto per comunicare i risultati raggiunti.
Per problemi di natura burocratica nei rapporti con l’ente si fa riferimento al responsabile dei progetti o al responsabile GLAM.

Se si tratta di fare una singola presentazione, partecipare a un convegno ecc., è sufficiente:

Comunicarlo alla lista soci o al Direttivo.
Aggiungere le date al Diario di bordo.
Comunicare le date alla segreteria dell’associazione.
Se l'evento è di una certa rilevanza si possono proporre piccoli report per il sito dell'associazione.