Regolamento

Regolamento dell'Associazione «Wikimedia Italia - Associazione per la diffusione della conoscenza libera»

Soci

Iscrizione

L'iscrizione all'Associazione avviene tramite l'invio di un modulo da compilare con le informazioni necessarie (ivi compresa l'autorizzazione al trattamento dei dati personali) e il pagamento della quota associativa prevista. I dati forniti saranno gestiti su un registro, anche in formato elettronico, in conformità alle disposizioni legislative vigenti.

Il Consiglio Direttivo esamina le richieste pervenute e delega il Segretario ad annotare l'avvenuta iscrizione sul Libro Soci, che viene presentato annualmente all'Assemblea ordinaria per la ratifica. Ogni socio è automaticamente registrato alla wiki dell'associazione e alla newsletter. L'iscrizione alla lista di discussione interna è facoltativa.

In caso di mancato invio dei dati, il Segretario ha la facoltà di inviare solleciti di cortesia per chiedere la regolarizzazione della posizione. Trascorsi sessanta giorni dal versamento, l'iscrizione non sarà considerata convalidata e il versamento sarà iscritto a bilancio come donazione.

Quota

La quota per l'iscrizione e i successivi rinnovi è fissata in 25 € (venticinque/00 euro). Coloro i quali si iscrivono dal 1º ottobre di un dato anno vengono considerati iscritti per l'anno successivo.

Per i soggetti di età inferiore a 30 anni (non compiuti al momento del pagamento) è prevista la quota agevolata di 15 € (quindici/00 euro).

Per gli insegnanti è prevista la quota agevolata di 15 € (quindici/00 euro).

Per le coppie di soggetti maggiorenni conviventi è prevista una quota di 40 € (quaranta/00 euro).

Sostenitori e soci onorari

L'ammissione nell'elenco dei Sostenitori ed in quello dei Soci onorari avviene a discrezione del Consiglio Direttivo, che valuterà ciascuna singola proposta.

In base all' Art. 4 dello Statuto il direttivo può accogliere come Sostenitori persone fisiche o enti (anche privi di personalità giuridica) che forniscano sostegno economico alle attività dell'Associazione. In particolare il supporto del Sostenitore all'associazione si caratterizza per la rilevanza del suo contributo. Potranno essere accolti come sostenitori coloro i quali si siano distinti per particolari donazioni di denaro oltre i 1000,00 euro, oppure di beni mobili o immobili che, da un esame anche solo sommario, siano di valore superiore a 1000,00 euro. In ogni caso, il conferimento della qualifica di Sostenitore è ad esclusiva discrezione del direttivo, che ne delibera la concessione. Il titolo può essere revocato, per gravi motivi, con una nuova delibera. Il titolo è incompatibile con lo status di socio.

Status di socio

Come stabilito dall'art. 5 dello statuto, la qualifica di socio si perde in caso di:

• decesso (socio deceduto)
• decadenza per morosità (socio decaduto)
• recesso per richiesta del socio (socio receduto)
• esclusione per gravi fatti (socio escluso)

I soci in regola con il pagamento delle quote vengono qualificati come validi mentre quelli che devono pagare la quota sono in attesa di rinnovo.

La perdita della qualifica viene così gestita:

• decesso: registrazione diretta sul libro soci
• decadenza: delibera del direttivo da ratificare in assemblea. Sono decaduti i soci che hanno pagato la quota l'ultima volta il secondo anno precedente alla assemblea che li sta valutando
• recesso: registrazione diretta sul libro soci al termine dell'anno solare nel quale si riceve la richiesta di recesso
• esclusione: decisione dell'assemblea.

Collaboratori

I minorenni che lo desiderano possono richiedere al Consiglio Direttivo lo status di wikimediano giovane. Per ottenere lo status di wikimediano giovane, il minorenne non è tenuto al versamento di una quota. Per convalidare l'adesione, è richiesta l'accettazione dell'informativa sulla privacy da parte di un genitore (o facente funzioni) del minore.

Il direttivo può altresí riconoscere la condizione di collaboratore esterno ai maggiorenni non soci, allo scopo di seguire progetti e attività associative specifici.

Sia la condizione di wikimediano giovane che quella di collaboratore esterno possono essere revocate dal direttivo in qualsiasi momento; scadono automaticamente il primo gennaio successivo al compimento della maggiore età e al termine del progetto o dell'attività relativa, rispettivamente.

Entrambe le figure non sono assimilabili a quella del socio di Wikimedia Italia e pertanto non hanno diritto di voto in assemblea, alla quale possono comunque partecipare con pieno diritto di parola; possono inoltre accedere al wiki e alla mailing list dell'associazione con le medesime modalità di accesso riservate ai soci.

Partecipazione a eventi

Ogni socio/a ha diritto a partecipare a un evento in nome dell'associazione senza specifica autorizzazione, purché:

1. tutti i dettagli relativi all'evento siano disponibili nel web (compresi commenti, stime di spesa ed eventuali dettagli confidenziali nella sezione soci);
2. i riferimenti principali dell'evento siano inseriti nel diario di bordo (con collegamento ai dettagli di cui sopra); e
3. quanto sopra sia notificato in lista associazione dando 7 giorni di tempo agli altri soci per commentare prima dell'evento.

Nel periodo di cui al punto 3, il Presidente può stabilire la necessità di un'autorizzazione esplicita e dare inizio a una diversa procedura.

Se non diversamente stabilito, la partecipazione a un evento in nome dell'associazione implica:

• la possibilità, durante l'evento e nella comunicazione relativa al medesimo, di citare l'associazione per il suo contributo e usare i marchi e loghi relativi (anche detto "patrocinio gratuito");
• un rimborso fino a 50 € per le spese di trasporto dei soci necessarie all'organizzazione;
• la ricezione su richiesta di materiale promozionale/informativo nelle disponibilità dell'associazione.

Eventuali compiti altrove attribuiti al Consiglio Direttivo per quanto sopra sono delegati alla segreteria dell'associazione.

Vita dell'Associazione

Bilancio

Il Bilancio approvato dal Direttivo sarà reso disponibile negli spazi riservati ai Soci del Sito internet dell'Associazione e sugli spazi che eventualmente fossero ritenuti necessari in base all'Art. 9 dello Statuto.

Convocazione dell'Assemblea ordinaria

L'Assemblea sarà convocata almeno 15 giorni prima della data fissata dal Consiglio. La convocazione potrà avvenire per posta elettronica e/o affissione dell'avviso contenente l'Ordine del Giorno negli spazi del Sito internet dell'Associazione e sugli spazi che eventualmente fossero ritenuti necessari in base all'Art. 8 dello Statuto.

L'Ordine del Giorno deve contenere l'elenco delle delibere da ratificare o proposte all'Assemblea, e prevedere in ogni caso uno spazio di discussione per le delibere approvate.

Convocazione dell'Assemblea straordinaria

L'Assemblea sarà convocata almeno 15 giorni prima della data fissata dal Consiglio. La convocazione potrà avvenire per posta elettronica e/o affissione dell'avviso contenente l'Ordine del Giorno negli spazi del Sito internet dell'Associazione e negli spazi dei siti in lingua italiana dipendenti dalla Wikimedia Foundation, Inc. e sugli spazi che eventualmente fossero ritenuti necessari in base all'Art. 8 dello Statuto.

Deleghe

Per la partecipazione alle Assemblee di Wikimedia Italia, sono previsti dei limiti per l'uso di deleghe da parte di Soci non presenti (ai sensi dell'articolo 6 dello Statuto): massimo di tre deleghe a delegato.

Delibere

Tutte le delibere sono pubblicate nel Sito internet dell'Associazione, nella pagina Associazione:Delibere e nelle sue sottopagine, visibili ai Soci; le delibere del Consiglio Direttivo riportano i voti favorevoli o contrari dei suoi membri.

Visto l'articolo 8 dello Statuto, le deliberazioni del Consiglio Direttivo sono ratificate dall'Assemblea dei Soci. L'Assemblea ratifica per alzata di mano secondo le maggioranze indicate nello Statuto le delibere di cui 5 soci abbiano chiesto una ratifica esplicita, o nella pagina di discussione della delibera stessa sul sito dell'Associazione o a voce durante l'assemblea. Le altre delibere si ritengono approvate dall'Assemblea per silenzio assenso.

Voto

Ogni socio può esprimere il proprio voto in presenza, per delega o a distanza secondo gli articoli 7 e 6 dello statuto. Il voto a distanza viene ammesso su discrezione del direttivo che stabilisce e verifica il rispetto dei principi della votazione secondo lo statuto e il regolamento. Tali voti saranno aggiunti a quelli espressi in presenza o per delega per determinare se una proposta è approvata o respinta. I soci che hanno partecipato al voto a distanza in una votazione sono esclusi dal voto in presenza o per delega per quella stessa votazione.

Consiglio Direttivo

Composizione e durata

• Il direttivo è composto da 5 soci membri, nominati dall'Assemblea (si veda anche l'articolo 9 dello Statuto).
• L'Assemblea ratifica il Consiglio Direttivo, in seguito all'elezione.
• I membri del direttivo restano in carica due anni, fatto salvo quanto segue, e comunque fino all'assemblea che rinnova i loro seggi, venendo prorogati al massimo tre mesi.
• Sia d la metà arrotondata per eccesso del numero di membri del direttivo. Ogniqualvolta sia necessario rieleggere un numero di membri del direttivo superiore a d, i primi d eletti per numero di voti ricevuti rimarranno in carica due anni, mentre gli altri rimarranno in carica per un anno.
• La durata complessiva del mandato di un socio nel Consiglio Direttivo, o della somma dei suoi mandati, non può superare 6 anni solari in una finestra di 8. Cessano dal mandato del Consiglio Direttivo i soci che raggiungono tale soglia; nel caso, entro il raggiungimento dei sei anni, sia convocata un'assemblea con all'ordine del giorno il rinnovo del direttivo per una data compresa fra i tre mesi precedenti e successivi, la cessazione è anticipata o posticipata a tale data.
• La durata complessiva del mandato di Presidente, o della somma dei suoi mandati, non può superare 4 anni solari in una finestra di 6. Cessa dal mandato di Presidente un socio che raggiunga tale soglia; nel caso, entro il raggiungimento dei quattro anni, sia convocata un'assemblea con all'ordine del giorno il rinnovo del direttivo per una data compresa fra i tre mesi precedenti e successivi, la cessazione è anticipata o posticipata a tale data. La cessazione del mandato di Presidente non implica necessariamente la cessazione dal mandato nel Consiglio Direttivo.
• Il direttivo elegge nel proprio seno il Presidente, il Vice Presidente, il Segretario e il Tesoriere nella sua prima seduta dopo il rinnovo da parte dell'assemblea.
• In caso di dimissioni di un membro del Consiglio Direttivo, il mandato del membro che lo sostituisce termina in corrispondenza delle successive elezioni del Consiglio Direttivo.

Nomina dei membri del Consiglio

• I soci interessati a far parte del Consiglio Direttivo presentano la propria candidatura in una apposita pagina del sito dell'Associazione entro il settimo giorno precedente alla data dell'Assemblea Ordinaria che eleggerà il nuovo direttivo.
• L'Assemblea nomina per alzata di mano un Segretario responsabile delle operazioni di voto, scelto tra i soci che non siano candidati. Egli verifica l'identità dei votanti, coordina le operazioni di voto, avvalendosi se lo ritiene necessario di assistenti, dirime le questioni relative all'elezione a suo insindacabile giudizio. Le operazioni preparatorie precedenti l'assemblea sono svolte da un segretario a interim scelto dal Consiglio Direttivo fra i soci non appartenenti al Direttivo stesso e non candidati alle elezioni, e nominato all'atto della convocazione dell'assemblea. Lo svolgimento delle elezioni tramite votazione in presenza è stabilito nel dettaglio dal regolamento elettorale, conforme allo statuto e al regolamento e approvato dall'assemblea.
• Ciascun socio con diritto di voto avrà a disposizione un numero di voti pari al numero di membri del Direttivo da costituirsi.
• L'elezione avviene mediante la compilazione di una scheda chiusa vidimata dal Presidente e dal Segretario. Il voto è segreto.
• In caso di parità di voti, risulta eletto il socio che risulta iscritto da più tempo, in caso di ulteriore parità (per es. soci iscritti nello stesso giorno) risulta eletto il più anziano di età.
• Saranno annullate le schede che presentano un numero di voti maggiore di quello previsto o che siano riconoscibili.

Sostituzione o integrazione di un membro del Consiglio Direttivo

• In caso di dimissioni o decadenza di un membro del Consiglio Direttivo oltre un mese prima della prossima assemblea annuale, questi è sostituito dal primo dei non eletti alla precedente assemblea annuale che accetti l'incarico.
• Nel caso di indisponibilità o mancanza dei non eletti, o se il numero di candidati è inferiore al numero di membri del Consiglio Direttivo stabilito dal regolamento, la carica viene affidata ad un socio su nomina da parte del Consiglio Direttivo e ratificata all'assemblea successiva, come da articolo 9 dello Statuto. Se l'assemblea non ratifica la nomina, ogni atto del membro nominato dal Consiglio Direttivo è dichiarato nullo; per tutte le deliberazioni in cui il suo voto fosse risultato determinante, la decisione è rimessa all'assemblea.

Collegio dei Garanti

• Il Collegio dei Garanti, a norma dell'articolo 11 dello Statuto, è eletto secondo le stesse modalità del Consiglio Direttivo. Possono candidarsi anche i non soci. I cinque candidati più votati ne diventano, nell'ordine, i tre componenti effettivi, il primo supplente e il secondo supplente.
• Ogni elettore può esprimere tre preferenze.
• In caso di ex aequo entro i primi tre posti, si usa l'anzianità di iscrizione come criterio di scelta.
• In caso di ex aequo per i posti dei supplenti, sarà a discrezione dei primi tre membri eletti scegliere i due candidati supplenti.
• Le elezioni del Collegio dei Garanti sono di norma contestuali a quelle del Consiglio Direttivo.
• La durata del Collegio dei Garanti è di almeno tre anni, e comunque non superiore ai 45 mesi.
• In caso di indisponibilità o mancanza, un componente effettivo è sostituito dal primo supplente disponibile. Il Collegio nomina a maggioranza i sostituti dei componenti decaduti o altrimenti vacanti. In mancanza di un accordo, entra in carica il primo dei non eletti all'elezione del Collegio dei Garanti. Si veda anche l'articolo 11 dello Statuto.

Gestione

Acquisti, rimborsi e transazioni in uscita

Le condizioni di rimborso spese sostenute per l'associazione dal consiglio direttivo prevedono che possono essere rimborsabili le spese per viaggio documentate per le trasferte relative a impegni per l'associazione. La soglia di spesa al di sopra della quale si procede alla votazione all'interno del Consiglio è fissata in 2000 Euro se si tratta di acquisti o spese di normale amministrazione (pubblicità, gadget, stampe etc.); la decisione dovrà inoltre essere segnalata sulla lista associazione@wikimedia.it. Sono autorizzati con votazione del Consiglio Direttivo tutti gli acquisti, vendite o affitti di proprietà immobiliari nonché i contratti di qualunque tipo intercorsi tra l'associazione e persone fisiche o morali, di diritto pubblico o privato, compresa l'apertura o chiusura di conti correnti bancari e postali, spettante al Presidente come da articolo 10 dello statuto.

Fornitori e gestione dei contatti

• La richiesta di materiale promozionale/informativo deve essere inderogabilmente presentata al Consiglio Direttivo entro e non oltre un mese prima dello svolgimento dell'evento programmato.
• Eventuali fornitori devono presentare un preventivo intestato all'Associazione che rechi chiaramente indicati i materiali offerti, i tempi di consegna e le condizioni di pagamento, nonché le eventuali spese di spedizione o la possibilità di ritiro ed il periodo di validità del preventivo stesso, fatta salva espressa approvazione da parte del Consiglio Direttivo.

Validità del Regolamento

Il presente Regolamento entra in vigore immediatamente all'atto dell'approvazione da parte dell'Assemblea.

Vedi anche

• Regolamento sul conflitto d'interessi
• Codice di condotta