Differenze tra le versioni di "Regolamento"

Da Wikimedia Italia.
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m (Validità regolamento)
(nuovo regolamento, approvato dall'assemblea del 23 giugno 2019)
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'''Regolamento dell'Associazione Wikimedia Italia'''
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<center>''Regolamento dell'associazione ''</center>
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<center>«''Wikimedia Italia - Associazione per la diffusione della conoscenza libera''»</center>
  
 
== Soci ==
 
== Soci ==
 
=== Iscrizione ===
 
=== Iscrizione ===
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È previsto che l'aspirante Socio dell'Associazione compili un modulo che reca le informazioni necessarie. Tali dati saranno gestiti su un registro cartaceo, in conformità alle dispozioni vigenti, e su supporto digitale per il tempo strettamente necessario all'invio delle comunicazioni previste ed immediatamente cancellati. Il Consiglio Direttivo esamina le richieste pervenute e delega il Segretario ad annotare l'avvenuta iscrizione sul Libro Soci. Annualmente viene presentato il Libro Soci per la ratifica dell'Assemblea Ordinaria. Il Consiglio Direttivo, a sua discrezione, può ammettere nuovi soci, interessati al progetto, ma sprovvisti di nick, che saranno iscritti come soci sostenitori.
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L'[[Iscrizioni|iscrizione all'associazione]] avviene tramite l'invio di un modulo da compilare con le informazioni necessarie (ivi compresa l'autorizzazione al trattamento dei dati personali) e il pagamento della quota associativa prevista. I dati forniti saranno gestiti su un registro, anche in formato elettronico, in conformità alle disposizioni legislative vigenti.
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Il consiglio direttivo esamina le richieste pervenute e delega il segretario ad annotare l'avvenuta iscrizione sul libro soci. Ogni socio è automaticamente registrato alla wiki dell'associazione e alla newsletter. L'iscrizione alla lista di discussione interna è facoltativa e su richiesta del socio.
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In caso di mancato invio dei dati, il segretario ha la facoltà di inviare solleciti di cortesia per chiedere la regolarizzazione della posizione. Trascorsi sessanta giorni dal versamento, senza invio dei dati, l'iscrizione non sarà considerata convalidata e il versamento sarà iscritto a bilancio come donazione.
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Nel caso di soci minorenni la richiesta di adesione e l'accettazione dell'informativa sulla privacy devono essere controfirmate da parte di un genitore (o facente le veci).
  
 
=== Quota ===
 
=== Quota ===
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La quota per l'iscrizione ed i successivi rinnovi è fissata in 25€ (venticinque/00 euro): coloro i quali si iscrivono dal 1° ottobre di un dato anno vengono considerati iscritti per l'anno successivo.
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La quota associativa è di 25 € per i soci che hanno compiuto 26 anni di età e di 15 € per i soci di età non superiore ai 25 anni.
  
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=== Soci sostenitori ===
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Chi si iscrive dal 1º ottobre di un dato anno viene considerato in regola col pagamento della quota anche per l'anno successivo.
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L'ammissione nell'elenco dei Soci sostenitori avviene a discrezione del Consiglio Direttivo, che valuterà ciascuna singola proposta.
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==Vita dell'Associazione==
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=== Status di socio ===
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=== Esercizio sociale ===
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La perdita della qualifica di socio avviene nei casi previsti dall'articolo 5 dello statuto, e viene così gestita:
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Il Consiglio Direttivo stabilisce la data del termine dell'Esercizio Sociale, in deroga a quanto stabilito dall'art. 18 dello Statuto. Considerata la data di costituzione dell'Associazione e la necessità di tenere l'assemblea ordinaria nei tre mesi successivi all'approvazione del Bilancio, l'esercizio sociale termina il 30 giugno di ogni anno.
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* decesso: registrazione diretta sul libro soci.
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* decadenza: delibera del direttivo. Sono dichiarati decaduti i soci che non hanno pagato la quota associativa entro i termini stabiliti dallo statuto e non hanno attivo un pagamento periodico (ad es. PayPal o SDD) di cui la segreteria dell'associazione sia a conoscenza.
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* recesso: registrazione diretta sul libro soci al termine dell'anno solare nel quale si riceve la richiesta di recesso.
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* esclusione per gravi fatti: delibera del direttivo.
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=== Sostenitori ===
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L'ammissione nell'elenco dei sostenitori avviene a discrezione del consiglio direttivo, che valuterà ciascuna singola proposta.
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In base all'art. 4 dello statuto il direttivo può accogliere come sostenitori persone fisiche o enti (anche privi di personalità giuridica) che forniscano sostegno economico alle attività dell'associazione. In particolare il supporto del sostenitore all'associazione si caratterizza per la rilevanza del suo contributo. Potranno essere accolti come sostenitori coloro i quali si siano distinti per particolari donazioni di denaro oltre i 1000 euro, oppure di beni mobili o immobili che, da un esame anche solo sommario, siano di valore superiore a 1000 euro.
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In ogni caso, il conferimento della qualifica di sostenitore è ad esclusiva discrezione del direttivo, che ne delibera la concessione. Il titolo può essere revocato, per gravi motivi, con una nuova delibera.
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Il titolo è incompatibile con lo status di socio.
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=== Volontari ===
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Sono considerati non occasionali i volontari che si prendono un impegno continuativo nel tempo, o comunque, anche in assenza di un incarico generale, svolgono frequentemente e per un periodo prolungato attività anche diverse fra loro. Sono quindi in particolare non occasionali i volontari che:
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* ricoprono cariche sociali (consiglio direttivo, collegio dei garanti, organo di controllo);
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* ricoprono incarichi stabili su nomina del consiglio direttivo o di altri organi sociali, come quelli dei coordinatori o della commissione microgrant;
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* si prendono carico di [[Associazione:Compiti fissi|compiti fissi]];
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* contribuiscono a portare avanti le attività dell'associazione organizzando, prendendo parte o comunque contribuendo a più attività nel corso del tempo, anche di diversa natura fra loro.
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È tenuto un registro dei volontari non occasionali, a cura del segretario.
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=== Coordinatori ===
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Il consiglio direttivo nomina annualmente dei [[coordinatori]] per aree geografiche e tematiche.
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I coordinatori sono volontari e sono scelti fra i soci in regola con il pagamento della quota associativa e che non ricoprono cariche sociali.
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=== Partecipazione a eventi ===
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Ogni socio/a ha diritto a partecipare a un evento in nome dell'associazione senza specifica autorizzazione, purché:
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# tutti i dettagli relativi all'evento siano disponibili nel web (compresi commenti, stime di spesa ed eventuali dettagli confidenziali nella [[Associazione:Pagina_principale|sezione soci]]);
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# i riferimenti principali dell'evento siano inseriti nel [[diario di bordo]] (con collegamento ai dettagli di cui sopra); e
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# quanto sopra sia notificato in [http://mailman.wikimedia.it/listinfo/associazione lista associazione] dando 7 giorni di tempo agli altri soci per commentare prima dell'evento.
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Nel periodo di cui al punto 3, il presidente può stabilire la necessità di un'autorizzazione esplicita e dare inizio a una diversa procedura.
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Se non diversamente stabilito, la partecipazione a un evento in nome dell'associazione implica:
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* la possibilità, durante l'evento e nella comunicazione relativa al medesimo, di citare l'associazione per il suo contributo e usare i marchi e loghi relativi (anche detto "patrocinio gratuito");
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* un [[Associazione:Rimborsi spese|rimborso]] fino a 50 € per le spese di trasporto dei soci necessarie all'organizzazione;
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* la ricezione su richiesta di [[Associazione:Materiale|materiale]] promozionale/informativo nelle disponibilità dell'associazione.
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Eventuali compiti altrove attribuiti al consiglio direttivo per quanto sopra sono delegati alla segreteria dell'associazione.
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=== Codice di condotta ===
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Il consiglio direttivo definisce un [[codice di condotta]] per incentivare una serena e produttiva collaborazione fra tutte le persone che prendono parte alle attività dell'associazione, indicando anche come si può agire in caso di comportamenti inappropriati.
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==Vita dell'associazione==
 
=== Bilancio ===
 
=== Bilancio ===
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Il Bilancio approvato dal Direttivo sarà reso disponibile negli spazi riservati ai Soci del Sito internet dell'Associazione e sugli spazi che eventualmente fossero ritenuti necessari in base all'Art. 16 dello Statuto.
+
Il bilancio preventivo, accompagnato da un piano delle attività dell'anno, è predisposto entro il termine dell'anno precedente a quello di riferimento.
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=== Convocazione assemblea ordinaria===
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−
L'Assemblea sarà convocata almeno 30 giorni prima della data fissata dal Consiglio. La convocazione potrà avvenire per posta elettronica e/o affissione dell'avviso contenente l'Ordine del Giorno negli spazi del Sito internet dell'Associazione e sugli spazi che eventualmente fossero ritenuti necessari in base all'Art. 16 dello Statuto.
+
Il bilancio preventivo e il bilancio consuntivo approvati dal consiglio direttivo saranno resi disponibile negli spazi riservati ai soci del sito internet dell'associazione.
  
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=== Deleghe ===
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I membri del consiglio direttivo non hanno diritto di voto per l'approvazione del bilancio consuntivo in assemblea.
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Per la partecipazione alle Assemblee di Wikimedia Italia, sono previsti dei limiti per l'uso di deleghe da parte di Soci non presenti
 
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# da 1 a 9 soci -> 1 delega
 
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# da 10 a 99 soci -> 2 deleghe
 
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# da 100 a 999 soci -> 3 deleghe
 
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# da 1.000 a 9.999 soci -> 4 deleghe
 
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==Consiglio Direttivo==
 
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=== Composizione e durata ===
 
−
* Il direttivo è composto da 5 soci membri, nominati dall'Assemblea.
 
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* L'Assemblea ratifica il Consiglio Direttivo, in seguito all'elezione.
 
−
* Il Consiglio Direttivo dura in carica fino all'Assemblea in cui si approva il Bilancio Consuntivo dell'anno dell'esercizio in corso e comunque non oltre quindici mesi.
 
  
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=== Nomina dei membri del Consiglio===
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=== Partecipazione all'assemblea e voto ===
−
* L'Assemblea nomina per alzata di mano un Segretario responsabile delle operazioni di voto, scelto tra quanti non siano candidati. Egli verifica l'identità dei votanti, coordina le operazioni di voto, avvalendosi se lo ritiene necessario di assistenti, dirime le questioni relative all'elezione a suo insindacabile giudizio.
+
Ogni socio può partecipare all'assemblea, ed esprimere il proprio voto, in presenza, da remoto, oppure per delega ad un socio che partecipa in presenza o da remoto, secondo gli articoli [[Statuto#Articolo_7_-_Gli_organi_sociali|7]] e [[Statuto#Articolo 6 - Diritti e doveri dei soci|6]] dello statuto.
−
* I soci interessati a far parte del Consiglio Direttivo presentano la propria candidatura in una [[Associazione:Candidati per il direttivo|apposita pagina]] del sito dell'Associazione entro il giorno precedente alla data dell'Assemblea Ordinaria che eleggerà il nuovo direttivo.
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* Ciascun socio con diritto di voto avrà a disposizione un numero di voti pari al numero di membri del Direttivo da Costituirsi.
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La partecipazione da remoto, anche tramite una sede secondaria, è ammessa su discrezione del direttivo che stabilisce e verifica il rispetto dei principi della votazione secondo lo statuto e il regolamento.
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* L'elezione avviene mediante la compilazione di una scheda chiusa vidimata dal Presidente e dal Segretario. Il voto è segreto.
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* In caso di parità di voti, risulta eletto il socio che risulta iscritto da più tempo, in caso di ulteriore parità (per es. soci iscritti nello stesso giorno) risulta eletto il più anziano di età.
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Come previsto dall'[[Statuto#Articolo 6 - Diritti e doveri dei soci|articolo 6]] dello statuto, ogni delegato può ricevere fino a tre deleghe, oppure fino a cinque deleghe nel caso di assemblee straordinarie se l'associazione ha più di 500 membri. I membri del consiglio direttivo e dell'organo di controllo non possono ricevere deleghe. I soci minorenni non possono ricevere né conferire deleghe.
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Le votazioni in assemblea sono effettuate con voto palese, ad eccezione delle nomine delle cariche sociali, fatto salvo quanto previsto per l'organo di controllo.
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===Delibere del consiglio direttivo===
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Tutte le delibere del consiglio direttivo sono pubblicate nel sito internet dell'associazione, nella pagina [[Associazione:Delibere]] e nelle sue sottopagine, visibili ai soci; le delibere riportano i voti favorevoli o contrari dei suoi membri.
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Le delibere del consiglio direttivo sono sottoposte a ratifica dell'assemblea dei soci nei casi previsti dagli articoli [[Statuto#Articolo 8 - L'assemblea dei soci|8]] e [[Statuto#Articolo 9 - Il consiglio direttivo|9]] dello statuto, e in ogni caso presentate all'assemblea per discussione. L'assemblea esprime il proprio parere sulle delibere qualora 5 soci ne facciano richiesta, o nella pagina di discussione della delibera stessa sul sito dell'associazione o, per i soli soci presenti di persona o in teleconferenza, a voce durante l'assemblea.
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Le altre delibere si ritengono approvate dall'assemblea per silenzio assenso.
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==Organi collegiali==
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===Nomina dei componenti===
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* I soci interessati a far parte degli organi sociali eletti dall'assemblea (consiglio direttivo, collegio dei garanti e organo di controllo) presentano la propria candidatura in una [[Associazione:Candidati per gli organi sociali|apposita pagina]] del sito dell'associazione entro il settimo giorno precedente alla data dell'assemblea che ha all'ordine del giorno le elezioni.
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* Lo svolgimento delle elezioni è stabilito nel dettaglio dal [[Associazione:Regolamento elettorale|regolamento elettorale]], conforme allo statuto e al regolamento e approvato dall'assemblea.
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* L'assemblea nomina per alzata di mano un segretario elettorale, responsabile delle operazioni di voto, scelto tra i soci che non siano candidati. Egli verifica l'identità dei votanti, coordina le operazioni di voto, avvalendosi se lo ritiene necessario di assistenti, e dirime le questioni relative all'elezione a suo insindacabile giudizio. Nel caso in cui sia prevista la partecipazione da remoto tramite sedi secondarie, dovrà essere individuato almeno un assistente per ogni sede secondaria.
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* Ciascun socio avrà a disposizione un numero di voti pari al numero di membri da eleggere, senza considerare i membri supplenti.
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* Il voto è segreto e l'elezione avviene mediante la compilazione di una scheda chiusa vidimata dal segretario elettorale, fatto salvo quanto disposto dal regolamento elettorale in materia di partecipazione da remoto e le disposizioni specifiche per l'organo di controllo.
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* In caso di parità di voti è eletto il socio che risulta iscritto da più tempo. In caso di ulteriore parità (ad esempio soci iscritti nello stesso giorno) è eletto il più anziano di età.
 
* Saranno annullate le schede che presentano un numero di voti maggiore di quello previsto o che siano riconoscibili.
 
* Saranno annullate le schede che presentano un numero di voti maggiore di quello previsto o che siano riconoscibili.
  
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=== Numero di candidati/eletti insufficienti ===
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===Decadenza per inattività===
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* Nell'ipotesi che il numero di candidati eletti sia inferiore al numero stabilito, il Consiglio adotterà la procedura prevista dall'art. 16 dello Statuto.
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* Un componente di un organo collegiale decade per inattività qualora non partecipi a tre o più riunioni consecutive, purché all'interno di queste almeno tre siano state convocate con almeno 5 giorni di anticipo e la prima e l'ultima distino almeno 45 giorni.
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* La decadenza per inattività è sancita con voto dell'organo di appartenenza o del consiglio direttivo, dopo aver chiesto al membro inattivo, con un richiamo formale, le ragioni dell'inattività.
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===Consiglio direttivo===
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====Composizione e durata====
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* Il direttivo è composto da 5 soci, nominati dall'assemblea (si veda anche l'[[Statuto#Articolo 9 - Il consiglio direttivo|articolo 9]] dello statuto).
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* L'assemblea ratifica il consiglio direttivo, in seguito all'elezione.
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* I membri del direttivo restano in carica due anni, fatto salvo quanto segue, e comunque fino all'assemblea che rinnova i loro seggi, venendo prorogati al massimo tre mesi.
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* Sia ''d'' la metà arrotondata per eccesso del numero di membri del direttivo. Ogniqualvolta sia necessario rieleggere un numero di membri del direttivo superiore a ''d'', i primi ''d'' eletti per numero di voti ricevuti rimarranno in carica due anni, mentre gli altri rimarranno in carica per un anno.
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* La durata complessiva del mandato di un socio nel consiglio direttivo, o della somma dei suoi mandati, non può superare 6 anni solari in una finestra di 8. Cessano dal mandato del consiglio direttivo i soci che raggiungono tale soglia.
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* La durata complessiva del mandato di presidente, o della somma dei suoi mandati, non può superare 4 anni solari in una finestra di 6. Cessa dal mandato di presidente un socio che raggiunga tale soglia. La cessazione del mandato di presidente non implica necessariamente la cessazione dal mandato nel consiglio direttivo.
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* Nel caso, entro il raggiungimento di una delle soglie indicate ai punti precedenti, sia convocata un'assemblea con all'ordine del giorno il rinnovo del direttivo per una data compresa fra i tre mesi precedenti e successivi, la cessazione è anticipata o posticipata a tale data.
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* Il direttivo elegge nel proprio seno il presidente, il vice presidente, il segretario e il tesoriere nella sua prima seduta dopo il rinnovo da parte dell'assemblea.
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====Sostituzioni e integrazioni====
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*In caso di dimissioni o decadenza di un membro del consiglio direttivo oltre un mese prima della successiva assemblea, questi è sostituito dal primo dei non eletti alle ultime elezioni che accetti l'incarico.
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*Nel caso di indisponibilità o mancanza dei non eletti, o se il numero di candidati è inferiore al numero di membri del consiglio direttivo stabilito dal regolamento, la carica viene affidata ad un socio su nomina da parte del consiglio direttivo e ratificata all'assemblea successiva, come da [[Statuto#Articolo_9_-_Il_consiglio_direttivo|articolo 9]] dello statuto. Se l'assemblea non ratifica la nomina il membro così nominato decade immediatamente, rimanendo validi gli atti e le decisioni prese durante il suo incarico.
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* Il mandato del membro così nominato termina in corrispondenza delle successive elezioni del consiglio direttivo, e comunque non oltre il termine del mandato del membro sostituito.
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===Collegio dei garanti===
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*Il collegio dei garanti è costituito a norma dell'[[Statuto#Articolo_11_-_Collegio_dei_garanti|articolo 11]] dello statuto. I cinque candidati più votati ne diventano, nell'ordine, i tre componenti effettivi, il primo supplente e il secondo supplente.
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*Nella sua prima seduta il collegio dei garanti elegge nel proprio seno un presidente.
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*Le elezioni del collegio dei garanti sono di norma contestuali a quelle del consiglio direttivo.
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*La durata del collegio dei garanti è di tre anni.
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*I membri del collegio dei garanti sono rieleggibili per un massimo di quattro mandati consecutivi.
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*In caso di indisponibilità o mancanza, un componente effettivo è sostituito dal primo supplente disponibile. Il collegio nomina a maggioranza i sostituti dei componenti decaduti o altrimenti vacanti. In mancanza di un accordo, entra in carica il primo dei non eletti all'elezione del collegio dei garanti.
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===Organo di controllo===
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*L'organo di controllo è costituito a norma dell'[[Statuto#Articolo_12_-_Organo_di_controllo|articolo 12]] dello statuto ed è monocratico.
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*La nomina dell'organo di controllo è di norma contestuale all'approvazione del bilancio preventivo.
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*L'organo di controllo è nominato per tre anni solari.
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*Nel caso in cui ci sia un solo candidato la nomina può essere deliberata con voto palese.
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*L'eventuale retribuzione dell'organo di controllo è stabilita con delibera dell'assemblea che lo nomina.
  
 
== Gestione ==
 
== Gestione ==
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===Acquisti, rimborsi e transazioni in uscita===
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===Acquisti e transazioni in uscita===
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Le condizioni di rimborso spese sostenute per l'associazione dal consiglio direttivo prevedono che possono essere rimborsabili le spese per viaggio documentate per le trasferte relative a impegni per l'associazione.
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Nell'acquistare prodotti o servizi dall'esterno, l'associazione si assicura che sia posta la dovuta cura nel valutare le opzioni possibili, ad esempio chiedendo più preventivi come confronto.
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La soglia di spesa al di sopra della quale si procede alla votazione all'interno del Consiglio è fissata in 500 Euro se si tratta di acquisti o spese di normale amministrazione (pubblicità, gadget, stampe etc.)
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La modalità di autorizzazione di tutti gli acquisti, vendite od affitti di proprietà immobiliari nonché i contratti di qualunque tipo intercorsi tra l'associazione e persone fisiche o morali, di diritto pubblico o privato prevede la Votazione del Consiglio Direttivo.
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Le spese superiori a 2000 €, oltre a tutti gli acquisti, vendite o affitti di proprietà immobiliari, sono autorizzate con votazione dal consiglio e segnalate sul sito dell'associazione o sulla lista associazione{{@}}wikimedia.it. Non necessitano di ulteriore autorizzazione le spese conseguenti al mantenimento o rinnovo di contratti in essere.
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===Rimborsi spese per trasferte===
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Il consiglio direttivo stabilisce le condizioni secondo cui possono essere [[Associazione:Rimborsi spese|rimborsate le spese]] sostenute per conto dell'associazione, in particolare riguardo alle spese per viaggio.
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===Licenze libere===
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I materiali prodotti da e per conto dell'associazione sono rilasciati secondo [https://freedomdefined.org/Definition/It licenze libere], a meno di vincoli di riservatezza o di diritti di terzi.
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L'associazione utilizza per le proprie attività di preferenza software libero.
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===Personale===
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Come previsto dall'articolo 36 del Codice del terzo settore, il numero dei lavoratori impiegati nell'attività non può essere superiore al cinquanta per cento del numero dei volontari o al cinque per cento del numero degli associati. In mancanza di norme più specifiche, la verifica viene fatta ogni anno solare considerando il numero dei lavoratori non occasionali e il numero dei volontari non occasionali che sono stati in forze all'associazione per almeno una parte dell'anno, e il numero di soci al termine dell'anno.
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Sono considerati lavoratori non occasionali i lavoratori dipendenti indipendentemente dalla durata dell'incarico e i lavoratori autonomi con una durata dell'incarico, o somma delle durate degli incarichi, di almeno sei mesi, oppure una retribuzione superiore a 5.000 €.
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===Conflitto d'interessi===
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L'associazione si adopera per gestire in modo corretto e trasparente i conflitti d'interessi, secondo il [[regolamento sul conflitto d'interessi]] che è considerato parte integrante del presente regolamento.
  
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Per transazioni che comportino acquisti, cessioni o altre transazioni in uscita di valore complessivo uguale o superiore a 10.000 Euro è necessaria una procedura di tacita approvazione da parte dei singoli Soci.
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==Validità del regolamento==
−
Per ottemperare alla stessa:
+
Il presente regolamento entra in vigore immediatamente all'atto dell'approvazione da parte dell'assemblea.
−
:*Sarà effettuata la comunicazione ai soci tramite avviso sul sito dell'Associazione e avviso a mezzo e-mail, se comunicata.
 
−
:*I soci che ritengono di non approvare la decisione possono comunicare la propria opposizione a mezzo posta raccomandata o fax, sottoscritti personalmente dal socio, entro e non oltre il termine indicato nella comunicazione stessa e, comunque, in termine non inferiore a giorni 7.
 
−
:*In caso di percentuale superiore o uguale al 25% dei soci contrari alla proposta, si procede ad approvazione a mezzo assemblea ordinaria.
 
−
:*In caso di contratto di sponsorizzazione o, comunque, di transazione con donazione o corresponsione di denaro vincolato ad un preciso scopo, l'utilizzo di tali fondi sarà vincolato (senza necessità di previa autorizzazione dei soci, ma con mero accordo del Consiglio Direttivo) allo scopo previsto dal contratto o dalla donazione.
 
  
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===Fornitori e gestione dei contatti===
+
==Vedi anche==
−
* La richiesta di materiale promozionale/informativo deve essere inderogabilmente presentata al Consiglio Direttivo entro e non oltre un mese prima dello svolgimento dell'evento programmato.
+
*[[Statuto]]
−
* Eventuali fornitori devono presentare un preventivo intestato all'Associazione che rechi chiaramente indicati i materiali offerti, i tempi di consegna e le condizioni di pagamento, nonché le eventuali spese di spedizione o la possibilità di ritiro ed il periodo di validità del preventivo stesso, fatta salva espressa approvazione da parte del Consiglio Direttivo.
+
*[[Regolamento sul conflitto d'interessi]]
 +
*[[Codice di condotta]]
  
−
==Validità del Regolamento==
+
[[Categoria:Norme interne|Regolamento]]
−
Il presente Regolamento entra in vigore immediatamente all'atto dell'approvazione da parte dell'Assemblea.
+
[[Categoria:Associazione]]

Versione delle 10:55, 24 giu 2019

Regolamento dell'associazione
«Wikimedia Italia - Associazione per la diffusione della conoscenza libera»

Soci

Iscrizione

L'iscrizione all'associazione avviene tramite l'invio di un modulo da compilare con le informazioni necessarie (ivi compresa l'autorizzazione al trattamento dei dati personali) e il pagamento della quota associativa prevista. I dati forniti saranno gestiti su un registro, anche in formato elettronico, in conformità alle disposizioni legislative vigenti.

Il consiglio direttivo esamina le richieste pervenute e delega il segretario ad annotare l'avvenuta iscrizione sul libro soci. Ogni socio è automaticamente registrato alla wiki dell'associazione e alla newsletter. L'iscrizione alla lista di discussione interna è facoltativa e su richiesta del socio.

In caso di mancato invio dei dati, il segretario ha la facoltà di inviare solleciti di cortesia per chiedere la regolarizzazione della posizione. Trascorsi sessanta giorni dal versamento, senza invio dei dati, l'iscrizione non sarà considerata convalidata e il versamento sarà iscritto a bilancio come donazione.

Nel caso di soci minorenni la richiesta di adesione e l'accettazione dell'informativa sulla privacy devono essere controfirmate da parte di un genitore (o facente le veci).

Quota

La quota associativa è di 25 € per i soci che hanno compiuto 26 anni di età e di 15 € per i soci di età non superiore ai 25 anni.

Chi si iscrive dal 1º ottobre di un dato anno viene considerato in regola col pagamento della quota anche per l'anno successivo.

Status di socio

La perdita della qualifica di socio avviene nei casi previsti dall'articolo 5 dello statuto, e viene così gestita:

  • decesso: registrazione diretta sul libro soci.
  • decadenza: delibera del direttivo. Sono dichiarati decaduti i soci che non hanno pagato la quota associativa entro i termini stabiliti dallo statuto e non hanno attivo un pagamento periodico (ad es. PayPal o SDD) di cui la segreteria dell'associazione sia a conoscenza.
  • recesso: registrazione diretta sul libro soci al termine dell'anno solare nel quale si riceve la richiesta di recesso.
  • esclusione per gravi fatti: delibera del direttivo.

Sostenitori

L'ammissione nell'elenco dei sostenitori avviene a discrezione del consiglio direttivo, che valuterà ciascuna singola proposta.

In base all'art. 4 dello statuto il direttivo può accogliere come sostenitori persone fisiche o enti (anche privi di personalità giuridica) che forniscano sostegno economico alle attività dell'associazione. In particolare il supporto del sostenitore all'associazione si caratterizza per la rilevanza del suo contributo. Potranno essere accolti come sostenitori coloro i quali si siano distinti per particolari donazioni di denaro oltre i 1000 euro, oppure di beni mobili o immobili che, da un esame anche solo sommario, siano di valore superiore a 1000 euro. In ogni caso, il conferimento della qualifica di sostenitore è ad esclusiva discrezione del direttivo, che ne delibera la concessione. Il titolo può essere revocato, per gravi motivi, con una nuova delibera. Il titolo è incompatibile con lo status di socio.

Volontari

Sono considerati non occasionali i volontari che si prendono un impegno continuativo nel tempo, o comunque, anche in assenza di un incarico generale, svolgono frequentemente e per un periodo prolungato attività anche diverse fra loro. Sono quindi in particolare non occasionali i volontari che:

  • ricoprono cariche sociali (consiglio direttivo, collegio dei garanti, organo di controllo);
  • ricoprono incarichi stabili su nomina del consiglio direttivo o di altri organi sociali, come quelli dei coordinatori o della commissione microgrant;
  • si prendono carico di compiti fissi;
  • contribuiscono a portare avanti le attività dell'associazione organizzando, prendendo parte o comunque contribuendo a più attività nel corso del tempo, anche di diversa natura fra loro.

È tenuto un registro dei volontari non occasionali, a cura del segretario.

Coordinatori

Il consiglio direttivo nomina annualmente dei coordinatori per aree geografiche e tematiche. I coordinatori sono volontari e sono scelti fra i soci in regola con il pagamento della quota associativa e che non ricoprono cariche sociali.

Partecipazione a eventi

Ogni socio/a ha diritto a partecipare a un evento in nome dell'associazione senza specifica autorizzazione, purché:

  1. tutti i dettagli relativi all'evento siano disponibili nel web (compresi commenti, stime di spesa ed eventuali dettagli confidenziali nella sezione soci);
  2. i riferimenti principali dell'evento siano inseriti nel diario di bordo (con collegamento ai dettagli di cui sopra); e
  3. quanto sopra sia notificato in lista associazione dando 7 giorni di tempo agli altri soci per commentare prima dell'evento.

Nel periodo di cui al punto 3, il presidente può stabilire la necessità di un'autorizzazione esplicita e dare inizio a una diversa procedura.

Se non diversamente stabilito, la partecipazione a un evento in nome dell'associazione implica:

  • la possibilità, durante l'evento e nella comunicazione relativa al medesimo, di citare l'associazione per il suo contributo e usare i marchi e loghi relativi (anche detto "patrocinio gratuito");
  • un rimborso fino a 50 € per le spese di trasporto dei soci necessarie all'organizzazione;
  • la ricezione su richiesta di materiale promozionale/informativo nelle disponibilità dell'associazione.

Eventuali compiti altrove attribuiti al consiglio direttivo per quanto sopra sono delegati alla segreteria dell'associazione.

Codice di condotta

Il consiglio direttivo definisce un codice di condotta per incentivare una serena e produttiva collaborazione fra tutte le persone che prendono parte alle attività dell'associazione, indicando anche come si può agire in caso di comportamenti inappropriati.

Vita dell'associazione

Bilancio

Il bilancio preventivo, accompagnato da un piano delle attività dell'anno, è predisposto entro il termine dell'anno precedente a quello di riferimento.

Il bilancio preventivo e il bilancio consuntivo approvati dal consiglio direttivo saranno resi disponibile negli spazi riservati ai soci del sito internet dell'associazione.

I membri del consiglio direttivo non hanno diritto di voto per l'approvazione del bilancio consuntivo in assemblea.

Partecipazione all'assemblea e voto

Ogni socio può partecipare all'assemblea, ed esprimere il proprio voto, in presenza, da remoto, oppure per delega ad un socio che partecipa in presenza o da remoto, secondo gli articoli 7 e 6 dello statuto.

La partecipazione da remoto, anche tramite una sede secondaria, è ammessa su discrezione del direttivo che stabilisce e verifica il rispetto dei principi della votazione secondo lo statuto e il regolamento.

Come previsto dall'articolo 6 dello statuto, ogni delegato può ricevere fino a tre deleghe, oppure fino a cinque deleghe nel caso di assemblee straordinarie se l'associazione ha più di 500 membri. I membri del consiglio direttivo e dell'organo di controllo non possono ricevere deleghe. I soci minorenni non possono ricevere né conferire deleghe.

Le votazioni in assemblea sono effettuate con voto palese, ad eccezione delle nomine delle cariche sociali, fatto salvo quanto previsto per l'organo di controllo.

Delibere del consiglio direttivo

Tutte le delibere del consiglio direttivo sono pubblicate nel sito internet dell'associazione, nella pagina Associazione:Delibere e nelle sue sottopagine, visibili ai soci; le delibere riportano i voti favorevoli o contrari dei suoi membri.

Le delibere del consiglio direttivo sono sottoposte a ratifica dell'assemblea dei soci nei casi previsti dagli articoli 8 e 9 dello statuto, e in ogni caso presentate all'assemblea per discussione. L'assemblea esprime il proprio parere sulle delibere qualora 5 soci ne facciano richiesta, o nella pagina di discussione della delibera stessa sul sito dell'associazione o, per i soli soci presenti di persona o in teleconferenza, a voce durante l'assemblea. Le altre delibere si ritengono approvate dall'assemblea per silenzio assenso.

Organi collegiali

Nomina dei componenti

  • I soci interessati a far parte degli organi sociali eletti dall'assemblea (consiglio direttivo, collegio dei garanti e organo di controllo) presentano la propria candidatura in una apposita pagina del sito dell'associazione entro il settimo giorno precedente alla data dell'assemblea che ha all'ordine del giorno le elezioni.
  • Lo svolgimento delle elezioni è stabilito nel dettaglio dal regolamento elettorale, conforme allo statuto e al regolamento e approvato dall'assemblea.
  • L'assemblea nomina per alzata di mano un segretario elettorale, responsabile delle operazioni di voto, scelto tra i soci che non siano candidati. Egli verifica l'identità dei votanti, coordina le operazioni di voto, avvalendosi se lo ritiene necessario di assistenti, e dirime le questioni relative all'elezione a suo insindacabile giudizio. Nel caso in cui sia prevista la partecipazione da remoto tramite sedi secondarie, dovrà essere individuato almeno un assistente per ogni sede secondaria.
  • Ciascun socio avrà a disposizione un numero di voti pari al numero di membri da eleggere, senza considerare i membri supplenti.
  • Il voto è segreto e l'elezione avviene mediante la compilazione di una scheda chiusa vidimata dal segretario elettorale, fatto salvo quanto disposto dal regolamento elettorale in materia di partecipazione da remoto e le disposizioni specifiche per l'organo di controllo.
  • In caso di parità di voti è eletto il socio che risulta iscritto da più tempo. In caso di ulteriore parità (ad esempio soci iscritti nello stesso giorno) è eletto il più anziano di età.
  • Saranno annullate le schede che presentano un numero di voti maggiore di quello previsto o che siano riconoscibili.

Decadenza per inattività

  • Un componente di un organo collegiale decade per inattività qualora non partecipi a tre o più riunioni consecutive, purché all'interno di queste almeno tre siano state convocate con almeno 5 giorni di anticipo e la prima e l'ultima distino almeno 45 giorni.
  • La decadenza per inattività è sancita con voto dell'organo di appartenenza o del consiglio direttivo, dopo aver chiesto al membro inattivo, con un richiamo formale, le ragioni dell'inattività.

Consiglio direttivo

Composizione e durata

  • Il direttivo è composto da 5 soci, nominati dall'assemblea (si veda anche l'articolo 9 dello statuto).
  • L'assemblea ratifica il consiglio direttivo, in seguito all'elezione.
  • I membri del direttivo restano in carica due anni, fatto salvo quanto segue, e comunque fino all'assemblea che rinnova i loro seggi, venendo prorogati al massimo tre mesi.
  • Sia d la metà arrotondata per eccesso del numero di membri del direttivo. Ogniqualvolta sia necessario rieleggere un numero di membri del direttivo superiore a d, i primi d eletti per numero di voti ricevuti rimarranno in carica due anni, mentre gli altri rimarranno in carica per un anno.
  • La durata complessiva del mandato di un socio nel consiglio direttivo, o della somma dei suoi mandati, non può superare 6 anni solari in una finestra di 8. Cessano dal mandato del consiglio direttivo i soci che raggiungono tale soglia.
  • La durata complessiva del mandato di presidente, o della somma dei suoi mandati, non può superare 4 anni solari in una finestra di 6. Cessa dal mandato di presidente un socio che raggiunga tale soglia. La cessazione del mandato di presidente non implica necessariamente la cessazione dal mandato nel consiglio direttivo.
  • Nel caso, entro il raggiungimento di una delle soglie indicate ai punti precedenti, sia convocata un'assemblea con all'ordine del giorno il rinnovo del direttivo per una data compresa fra i tre mesi precedenti e successivi, la cessazione è anticipata o posticipata a tale data.
  • Il direttivo elegge nel proprio seno il presidente, il vice presidente, il segretario e il tesoriere nella sua prima seduta dopo il rinnovo da parte dell'assemblea.

Sostituzioni e integrazioni

  • In caso di dimissioni o decadenza di un membro del consiglio direttivo oltre un mese prima della successiva assemblea, questi è sostituito dal primo dei non eletti alle ultime elezioni che accetti l'incarico.
  • Nel caso di indisponibilità o mancanza dei non eletti, o se il numero di candidati è inferiore al numero di membri del consiglio direttivo stabilito dal regolamento, la carica viene affidata ad un socio su nomina da parte del consiglio direttivo e ratificata all'assemblea successiva, come da articolo 9 dello statuto. Se l'assemblea non ratifica la nomina il membro così nominato decade immediatamente, rimanendo validi gli atti e le decisioni prese durante il suo incarico.
  • Il mandato del membro così nominato termina in corrispondenza delle successive elezioni del consiglio direttivo, e comunque non oltre il termine del mandato del membro sostituito.

Collegio dei garanti

  • Il collegio dei garanti è costituito a norma dell'articolo 11 dello statuto. I cinque candidati più votati ne diventano, nell'ordine, i tre componenti effettivi, il primo supplente e il secondo supplente.
  • Nella sua prima seduta il collegio dei garanti elegge nel proprio seno un presidente.
  • Le elezioni del collegio dei garanti sono di norma contestuali a quelle del consiglio direttivo.
  • La durata del collegio dei garanti è di tre anni.
  • I membri del collegio dei garanti sono rieleggibili per un massimo di quattro mandati consecutivi.
  • In caso di indisponibilità o mancanza, un componente effettivo è sostituito dal primo supplente disponibile. Il collegio nomina a maggioranza i sostituti dei componenti decaduti o altrimenti vacanti. In mancanza di un accordo, entra in carica il primo dei non eletti all'elezione del collegio dei garanti.

Organo di controllo

  • L'organo di controllo è costituito a norma dell'articolo 12 dello statuto ed è monocratico.
  • La nomina dell'organo di controllo è di norma contestuale all'approvazione del bilancio preventivo.
  • L'organo di controllo è nominato per tre anni solari.
  • Nel caso in cui ci sia un solo candidato la nomina può essere deliberata con voto palese.
  • L'eventuale retribuzione dell'organo di controllo è stabilita con delibera dell'assemblea che lo nomina.

Gestione

Acquisti e transazioni in uscita

Nell'acquistare prodotti o servizi dall'esterno, l'associazione si assicura che sia posta la dovuta cura nel valutare le opzioni possibili, ad esempio chiedendo più preventivi come confronto.

Le spese superiori a 2000 €, oltre a tutti gli acquisti, vendite o affitti di proprietà immobiliari, sono autorizzate con votazione dal consiglio e segnalate sul sito dell'associazione o sulla lista associazione(chiocciola)wikimedia.it. Non necessitano di ulteriore autorizzazione le spese conseguenti al mantenimento o rinnovo di contratti in essere.

Rimborsi spese per trasferte

Il consiglio direttivo stabilisce le condizioni secondo cui possono essere rimborsate le spese sostenute per conto dell'associazione, in particolare riguardo alle spese per viaggio.

Licenze libere

I materiali prodotti da e per conto dell'associazione sono rilasciati secondo licenze libere, a meno di vincoli di riservatezza o di diritti di terzi.

L'associazione utilizza per le proprie attività di preferenza software libero.

Personale

Come previsto dall'articolo 36 del Codice del terzo settore, il numero dei lavoratori impiegati nell'attività non può essere superiore al cinquanta per cento del numero dei volontari o al cinque per cento del numero degli associati. In mancanza di norme più specifiche, la verifica viene fatta ogni anno solare considerando il numero dei lavoratori non occasionali e il numero dei volontari non occasionali che sono stati in forze all'associazione per almeno una parte dell'anno, e il numero di soci al termine dell'anno.

Sono considerati lavoratori non occasionali i lavoratori dipendenti indipendentemente dalla durata dell'incarico e i lavoratori autonomi con una durata dell'incarico, o somma delle durate degli incarichi, di almeno sei mesi, oppure una retribuzione superiore a 5.000 €.

Conflitto d'interessi

L'associazione si adopera per gestire in modo corretto e trasparente i conflitti d'interessi, secondo il regolamento sul conflitto d'interessi che è considerato parte integrante del presente regolamento.

Validità del regolamento

Il presente regolamento entra in vigore immediatamente all'atto dell'approvazione da parte dell'assemblea.

Vedi anche

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