Regolamento
Soci
Iscrizione
L'iscrizione all'associazione avviene tramite l'invio di un modulo da compilare con le informazioni necessarie (ivi compresa l'autorizzazione al trattamento dei dati personali) e il pagamento della quota associativa prevista. I dati forniti saranno gestiti su un registro, anche in formato elettronico, in conformità alle disposizioni legislative vigenti.
Il consiglio direttivo esamina le richieste pervenute e delega il segretario ad annotare l'avvenuta iscrizione sul libro soci. Ogni socio è automaticamente registrato alla wiki dell'associazione e alla newsletter. L'iscrizione alla lista di discussione interna è facoltativa e su richiesta del socio.
In caso di mancato invio dei dati, il segretario ha la facoltà di inviare solleciti di cortesia per chiedere la regolarizzazione della posizione. Trascorsi sessanta giorni dal versamento, senza invio dei dati, l'iscrizione non sarà considerata convalidata e il versamento sarà iscritto a bilancio come donazione.
Nel caso di soci minorenni la richiesta di adesione e l'accettazione dell'informativa sulla privacy devono essere controfirmate da parte di un genitore (o facente le veci).
Quota
La quota associativa è di 25 € per i soci che hanno compiuto 26 anni di età e di 15 € per i soci di età non superiore ai 25 anni.
Chi si iscrive dal 1º ottobre di un dato anno viene considerato in regola col pagamento della quota anche per l'anno successivo.
Status di socio
La perdita della qualifica di socio avviene nei casi previsti dall'articolo 5 dello statuto, e viene così gestita:
- decesso: registrazione diretta sul libro soci.
- decadenza: delibera del direttivo. Sono dichiarati decaduti i soci che non hanno pagato la quota associativa entro i termini stabiliti dallo statuto e non hanno attivo un pagamento periodico (ad es. PayPal o SDD) di cui la segreteria dell'associazione sia a conoscenza.
- recesso: registrazione diretta sul libro soci al termine dell'anno solare nel quale si riceve la richiesta di recesso.
- esclusione per gravi fatti: delibera del direttivo.
Sostenitori
L'ammissione nell'elenco dei sostenitori avviene a discrezione del consiglio direttivo, che valuterà ciascuna singola proposta.
In base all'art. 4 dello statuto il direttivo può accogliere come sostenitori persone fisiche o enti (anche privi di personalità giuridica) che forniscano sostegno economico alle attività dell'associazione. In particolare il supporto del sostenitore all'associazione si caratterizza per la rilevanza del suo contributo. Potranno essere accolti come sostenitori coloro i quali si siano distinti per particolari donazioni di denaro oltre i 1000 euro, oppure di beni mobili o immobili che, da un esame anche solo sommario, siano di valore superiore a 1000 euro. In ogni caso, il conferimento della qualifica di sostenitore è ad esclusiva discrezione del direttivo, che ne delibera la concessione. Il titolo può essere revocato, per gravi motivi, con una nuova delibera. Il titolo è incompatibile con lo status di socio.
Volontari
Sono considerati non occasionali i volontari che si prendono un impegno continuativo nel tempo, o comunque, anche in assenza di un incarico generale, svolgono frequentemente e per un periodo prolungato attività anche diverse fra loro. Sono quindi in particolare non occasionali i volontari che:
- ricoprono cariche sociali (consiglio direttivo, collegio dei garanti, organo di controllo);
- ricoprono incarichi stabili su nomina del consiglio direttivo o di altri organi sociali, come quelli dei coordinatori o della commissione microgrant;
- si prendono carico di compiti fissi;
- contribuiscono a portare avanti le attività dell'associazione organizzando, prendendo parte o comunque contribuendo a più attività nel corso del tempo, anche di diversa natura fra loro.
È tenuto un registro dei volontari non occasionali, a cura del segretario.
Coordinatori
Il consiglio direttivo nomina annualmente dei coordinatori per aree geografiche e tematiche. I coordinatori sono volontari e sono scelti fra i soci in regola con il pagamento della quota associativa e che non ricoprono cariche sociali.
Partecipazione a eventi
Ogni socio/a ha diritto a partecipare a un evento in nome dell'associazione senza specifica autorizzazione, purché:
- tutti i dettagli relativi all'evento siano disponibili nel web (compresi commenti, stime di spesa ed eventuali dettagli confidenziali nella sezione soci);
- i riferimenti principali dell'evento siano inseriti nel diario di bordo (con collegamento ai dettagli di cui sopra); e
- quanto sopra sia notificato in lista associazione dando 7 giorni di tempo agli altri soci per commentare prima dell'evento.
Nel periodo di cui al punto 3, il presidente può stabilire la necessità di un'autorizzazione esplicita e dare inizio a una diversa procedura.
Se non diversamente stabilito, la partecipazione a un evento in nome dell'associazione implica:
- la possibilità, durante l'evento e nella comunicazione relativa al medesimo, di citare l'associazione per il suo contributo e usare i marchi e loghi relativi (anche detto "patrocinio gratuito");
- un rimborso fino a 50 € per le spese di trasporto dei soci necessarie all'organizzazione;
- la ricezione su richiesta di materiale promozionale/informativo nelle disponibilità dell'associazione.
Eventuali compiti altrove attribuiti al consiglio direttivo per quanto sopra sono delegati alla segreteria dell'associazione.
Codice di condotta
Il consiglio direttivo definisce un codice di condotta per incentivare una serena e produttiva collaborazione fra tutte le persone che prendono parte alle attività dell'associazione, indicando anche come si può agire in caso di comportamenti inappropriati.
Vita dell'associazione
Bilancio
Il bilancio preventivo, accompagnato da un piano delle attività dell'anno, è predisposto entro il termine dell'anno precedente a quello di riferimento.
Il bilancio preventivo e il bilancio consuntivo approvati dal consiglio direttivo saranno resi disponibile negli spazi riservati ai soci del sito internet dell'associazione.
I membri del consiglio direttivo non hanno diritto di voto per l'approvazione del bilancio consuntivo in assemblea.
Partecipazione all'assemblea e voto
Ogni socio può partecipare all'assemblea, ed esprimere il proprio voto, in presenza, da remoto, oppure per delega ad un socio che partecipa in presenza o da remoto, secondo gli articoli 7 e 6 dello statuto.
La partecipazione da remoto, anche tramite una sede secondaria, è ammessa su discrezione del direttivo che stabilisce e verifica il rispetto dei principi della votazione secondo lo statuto e il regolamento.
Come previsto dall'articolo 6 dello statuto, ogni delegato può ricevere fino a tre deleghe, oppure fino a cinque deleghe nel caso di assemblee straordinarie se l'associazione ha più di 500 membri. I membri del consiglio direttivo e dell'organo di controllo non possono ricevere deleghe. I soci minorenni non possono ricevere né conferire deleghe.
Le votazioni in assemblea sono effettuate con voto palese, ad eccezione delle nomine delle cariche sociali, fatto salvo quanto previsto per l'organo di controllo.
Delibere del consiglio direttivo
Tutte le delibere del consiglio direttivo sono pubblicate nel sito internet dell'associazione, nella pagina Associazione:Delibere e nelle sue sottopagine, visibili ai soci; le delibere riportano i voti favorevoli o contrari dei suoi membri.
Le delibere del consiglio direttivo sono sottoposte a ratifica dell'assemblea dei soci nei casi previsti dagli articoli 8 e 9 dello statuto, e in ogni caso presentate all'assemblea per discussione. L'assemblea esprime il proprio parere sulle delibere qualora 5 soci ne facciano richiesta, o nella pagina di discussione della delibera stessa sul sito dell'associazione o, per i soli soci presenti di persona o in teleconferenza, a voce durante l'assemblea. Le altre delibere si ritengono approvate dall'assemblea per silenzio assenso.
Riunioni degli organi sociali
I verbali delle riunioni degli organi sociali, eventualmente emendati per omettere informazioni riservate (quali ad esempio discussioni e decisioni in merito a individui), sono pubblicate nel sito internet dell'associazione, visibili ai soci. Tutti i verbali, tranne al più l'ultimo, devono essere pubblicati entro la successiva assemblea.
Organi collegiali
Nomina dei componenti
- Gli interessati a far parte degli organi sociali eletti dall'assemblea (consiglio direttivo, collegio dei garanti e organo di controllo) presentano la propria candidatura in una apposita pagina del sito dell'associazione entro il settimo giorno precedente alla data dell'assemblea che ha all'ordine del giorno le elezioni.
- Lo svolgimento delle elezioni è stabilito nel dettaglio dal regolamento elettorale, conforme allo statuto e al regolamento e approvato dall'assemblea.
- L'assemblea nomina per alzata di mano un segretario elettorale, responsabile delle operazioni di voto, che può essere un socio non candidato alle elezioni oppure un notaio. Egli verifica l'identità dei votanti, coordina le operazioni di voto, avvalendosi se lo ritiene necessario di assistenti, e dirime le questioni relative all'elezione a suo insindacabile giudizio. Nel caso in cui sia prevista la partecipazione da remoto tramite sedi secondarie, dovrà essere individuato almeno un assistente per ogni sede secondaria.
- Ciascun socio avrà a disposizione un numero di voti pari al numero di membri da eleggere, senza considerare i membri supplenti.
- Il voto è segreto e l'elezione avviene mediante la compilazione di una scheda chiusa vidimata dal segretario elettorale, fatto salvo quanto disposto dal regolamento elettorale in materia di partecipazione da remoto e le disposizioni specifiche per l'organo di controllo.
- In caso di parità di voti è eletto il socio che risulta iscritto da più tempo. Fa fede il numero di registro attuale nel registro soci
- Le schede riconoscibili o con più voti di quelli previsti sono nulle.
Decadenza per inattività
- Un componente di un organo collegiale decade per inattività qualora non partecipi a tre o più riunioni consecutive, purché all'interno di queste almeno tre siano state convocate con almeno 5 giorni di anticipo e la prima e l'ultima distino almeno 45 giorni.
- La decadenza per inattività è sancita con voto dell'organo di appartenenza o del consiglio direttivo, dopo aver chiesto al membro inattivo, con un richiamo formale, le ragioni dell'inattività.
Consiglio direttivo
Composizione e durata
- Il direttivo è composto da 5 soci, nominati dall'assemblea secondo l'articolo 9 dello statuto.
- L'assemblea ratifica il consiglio direttivo, in seguito all'elezione.
- I membri del direttivo restano in carica fino all'approvazione del bilancio consuntivo del secondo anno di mandato, fatto salvo quanto segue.
- Sia d la metà arrotondata per eccesso del numero di membri del direttivo. Ogniqualvolta sia necessario rieleggere un numero di membri del direttivo superiore a d, i primi d eletti per numero di voti ricevuti rimarranno in carica due anni, mentre gli altri rimarranno in carica fino all'approvazione del bilancio consuntivo del primo anno di mandato.
- Il direttivo elegge nel proprio seno il presidente, il vice presidente, il segretario e il tesoriere nella sua prima seduta dopo il rinnovo da parte dell'assemblea.
Limiti di mandato
- La durata complessiva del mandato di un socio nel consiglio direttivo, o della somma dei suoi mandati, non può superare 6 anni solari in una finestra di 8. Cessano dal mandato del consiglio direttivo i soci che raggiungono tale soglia.
- La durata complessiva del mandato di presidente, o della somma dei suoi mandati, non può superare 4 anni solari in una finestra di 6. Cessa dal mandato di presidente un socio che raggiunga tale soglia. La cessazione del mandato di presidente non implica necessariamente la cessazione dal mandato nel consiglio direttivo.
- Nel caso, entro il raggiungimento di una delle soglie indicate ai punti precedenti, sia convocata un'assemblea con all'ordine del giorno il rinnovo del direttivo per una data compresa fra i tre mesi precedenti e successivi, la cessazione è anticipata o posticipata a tale data.
Sostituzioni e integrazioni
- In caso di dimissioni o decadenza di un membro del consiglio direttivo oltre 30 giorni prima della successiva assemblea, questi è sostituito dal primo dei non eletti alle ultime elezioni che accetti l'incarico.
- Nel caso di indisponibilità o mancanza dei non eletti, o se il numero di candidati è inferiore al numero di membri del consiglio direttivo stabilito dal regolamento, la carica viene affidata ad un socio su nomina da parte del consiglio direttivo e confermata all'assemblea successiva, come da articolo 9 dello statuto. Se l'assemblea non conferma la nomina il membro così nominato decade immediatamente, rimanendo validi gli atti e le decisioni prese durante il suo incarico.
Collegio dei garanti
- Il collegio dei garanti è costituito a norma dell'articolo 11 dello statuto. I cinque candidati più votati ne diventano, nell'ordine, i tre componenti effettivi, il primo supplente e il secondo supplente.
- Nella sua prima seduta il collegio dei garanti elegge nel proprio seno un presidente.
- Le elezioni del collegio dei garanti sono di norma contestuali a quelle del consiglio direttivo.
- La durata del collegio dei garanti è di tre anni.
- I membri del collegio dei garanti sono rieleggibili per un massimo di quattro mandati consecutivi.
- In caso di indisponibilità o mancanza, un componente effettivo è sostituito dal primo supplente disponibile. Il collegio nomina a maggioranza i sostituti dei componenti decaduti o altrimenti vacanti. In mancanza di un accordo, entra in carica il primo dei non eletti all'elezione del collegio dei garanti.
Organo di controllo
- L'organo di controllo è costituito a norma dell'articolo 12 dello statuto ed è monocratico.
- La nomina dell'organo di controllo è di norma contestuale all'approvazione del bilancio preventivo.
- L'organo di controllo è nominato per tre anni solari.
- Nel caso in cui ci sia un solo candidato la nomina può essere deliberata con voto palese.
- L'eventuale retribuzione dell'organo di controllo è stabilita con delibera dell'assemblea che lo nomina.
Gestione
Acquisti e transazioni in uscita
Nell'acquistare prodotti o servizi dall'esterno, l'associazione si assicura che sia posta la dovuta cura nel valutare le opzioni possibili, ad esempio chiedendo più preventivi come confronto.
Le spese superiori a 2000 €, oltre a tutti gli acquisti, vendite o affitti di proprietà immobiliari, sono autorizzate con votazione dal consiglio e segnalate sul sito dell'associazione o sulla lista associazione
wikimedia.it. Non necessitano di ulteriore autorizzazione le spese conseguenti al mantenimento o rinnovo di contratti in essere.
Rimborsi spese per trasferte
Il consiglio direttivo stabilisce le condizioni secondo cui possono essere rimborsate le spese sostenute per conto dell'associazione, in particolare riguardo alle spese per viaggio.
Licenze libere
I materiali prodotti da e per conto dell'associazione sono rilasciati secondo licenze libere, a meno di vincoli di riservatezza o di diritti di terzi.
L'associazione utilizza per le proprie attività di preferenza software libero.
Personale
Come previsto dall'articolo 36 del Codice del terzo settore, il numero dei lavoratori impiegati nell'attività non può essere superiore al cinquanta per cento del numero dei volontari o al cinque per cento del numero degli associati. In mancanza di norme più specifiche, la verifica viene fatta ogni anno solare considerando il numero dei lavoratori non occasionali e il numero dei volontari non occasionali che sono stati in forze all'associazione per almeno una parte dell'anno, e il numero di soci al termine dell'anno.
Sono considerati lavoratori non occasionali i lavoratori dipendenti indipendentemente dalla durata dell'incarico e i lavoratori autonomi con una durata dell'incarico, o somma delle durate degli incarichi, di almeno sei mesi, oppure una retribuzione superiore a 5.000 €.
Conflitto d'interessi
L'associazione si adopera per gestire in modo corretto e trasparente i conflitti d'interessi, secondo il regolamento sul conflitto d'interessi che è considerato parte integrante del presente regolamento.
Validità del regolamento
Il presente regolamento entra in vigore immediatamente all'atto dell'approvazione da parte dell'assemblea.