Differenze tra le versioni di "Regolamento microgrant"

Da Wikimedia Italia.
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Wikimedia Italia offre ai propri soci l'opportunità di accedere ad una forma di finanziamento, definito ''microgrant'', dell'importo massimo stabilito in '''500 euro''' per ciascuna richiesta.  
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Il programma Microgrant di [[Wikimedia Italia]] sostiene richieste di attività connesse ai progetti Wikimedia con la cifra massima di 1000 €; il regolamento è stato [[Associazione:Delibere/2017/Approvazione del regolamento del programma di microgrant|creato nel 2017]] e [[Associazione:Delibere/2020/Nuovo regolamento microgrant|modificato nel 2020]].
  
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==Stanziamento delle risorse finanziarie a copertura dei microgrant==
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==Risorse finanziarie==
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Lo stanziamento annuale per il programma di microgrant è stabilito nel Bilancio preventivo<ref>[http://wiki.wikimedia.it/wiki/Bilancio_preventivo_2017 Vedi Bilancio preventivo]</ref>, e ripartito in quattro parti uguali corrispondenti ai '''quattro trimestri''' dell'anno. Eventuali fondi non utilizzati in un trimestre vengono ridistribuiti in parti uguali sui trimestri successivi dello stesso anno.
 
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Eventuali variazioni allo stanziamento annuale possono essere decise di concerto con il Direttore esecutivo e Direttivo.
 
  
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==Costituzione della Commissione di valutazione==
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Lo stanziamento annuale per il programma Microgrant è stabilito nel [[piano annuale]] e ripartito in quattro parti uguali corrispondenti ai quattro trimestri dell'anno. Ogni singolo Microgrant può destinare massimo 1000 €.
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La Commissione di valutazione dei microgrant è composta da '''cinque soci''', nominati dal Direttivo, con mandato annuale (1 gennaio - 31 dicembre), per un massimo di tre mandati consecutivi. Il Tesoriere e il Direttore esecutivo supportano la commissione con ruolo consultivo, senza diritto di voto.  
 
  
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La selezione dei componenti della Commissione avviene tramite un '''bando''' aperto ai soci che non ricoprano alcuna carica prevista da Statuto o Regolamento, né un ruolo di coordinamento, che non facciano parte dello staff e che non risultino consulenti dell'Associazione.
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==Commissione di valutazione==
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Il bando viene pubblicato su tutti i canali comunicativi dell'Associazione almeno un mese prima della scadenza del mandato della Commissione in carica. Le candidature e le presentazioni dei candidati sono pubblicate su un'apposita pagina del wiki dell'Associazione.
 
  
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Il Direttivo valuta i candidati  dopo aver verificato l'assenza di eventuali conflitti d'interesse<ref>[http://wiki.wikimedia.it/wiki/Regolamento_sul_conflitto_d%27interessi Vedi Regolamento sul conflitto d'interessi]</ref> e nomina i cinque membri della Commissione. Le nomine vengono comunicate con le medesime modalità previste per la selezione e ai diretti interessati via mail. Qualora non ci fosse un numero sufficiente di candidati, il Direttivo si riserva la possibilità di cooptazione.
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La [[Microgrant/Commissione|commissione]] di valutazione dei Microgrant è composta da cinque soci, nominati dal direttivo con mandato annuale (1 gennaio - 31 dicembre), per un massimo di tre mandati consecutivi.
  
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La nomina diviene effettiva con l'accettazione da parte di ciascun candidato e con la '''compilazione''' della Dichiarazione di interesse<ref>[http://wiki.wikimedia.it/wiki/Associazione:Dichiarazioni_d%27interesse Vedi Dichiarazioni d'interesse]</ref>. La Commissione nomina al suo interno un '''presidente''', che ha il compito di controllare il corretto funzionamento della Commissione stessa e di curare i rapporto con il Direttivo e il Direttore esecutivo.
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===Nomina===
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La selezione dei componenti della commissione avviene tramite un bando aperto ai soci che non ricoprano alcuna carica prevista da statuto o regolamento.
  
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==Decadenza dei membri della Commissione==
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Il bando viene pubblicato su tutti i canali comunicativi dell'associazione almeno un mese prima della scadenza del mandato della commissione in carica. Le candidature e le presentazioni dei candidati sono pubblicate su un'apposita pagina del wiki dell'associazione.  
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Se un membro della Commissione non partecipa alle discussioni sulle proposte e relative votazioni per un mese, '''decade automaticamente''' dalla carica. In caso di inadempienza o di condotta non adeguata da parte di uno o più membri della Commissione, il Direttivo si riserva la possibilità di rimuoverli.
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Qualora non ci fosse un numero sufficiente di candidati, il direttivo si riserva la possibilità di cooptazioni.
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La sostituzione dei membri dimissionari, decaduti o rimossi avviene selezionando uno dei candidati che si sono presentati nell'ultimo bando effettuato oppure tramite un bando apposito, con le medesime modalità previste per la selezione. I membri così nominati durano in carica fino alla scadenza del mandato in corso.
 
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Per garantire il funzionamento della Commissione i membri mancanti potranno essere temporaneamente sostituiti da altrettanti membri del Direttivo, fino alla nomina dei nuovi membri.
 
  
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==Compiti della Commissione==
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La nomina diviene effettiva con l'accettazione da parte di ciascun candidato e con la compilazione della [[Associazione:Dichiarazioni d'interesse|dichiarazione di interesse]]. La commissione nomina al suo interno un segretario con il compito di coordinare la commissione stessa e di curare i rapporto con il direttivo.
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La Commissione, almeno '''una settimana prima''' del termine del trimestre, verifica insieme al Tesoriere e al Direttore esecutivo l'effettiva copertura dei fondi per i microgrant del trimestre successivo. Il suddetto stanziamento, unitamente all'invito alla presentazione di richieste, è comunicato ai soci entro il primo giorno lavorativo del trimestre, dandone la massima diffusione su tutti i canali comunicativi dell'Associazione.
 
  
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La Commissione valuta le richieste pervenute secondo i criteri e con le modalità specificate nei punti '''[[Associazione:Microgrant/Regolamento#Criteri_di_valutazione_delle_richieste|7]]''' e '''[[Associazione:Microgrant/Regolamento#Processo_di_valutazione_delle_richieste|8]]''' del presente regolamento. Ha inoltre l'obbligo di '''pubblicare''' sul wiki dell'Associazione, per tutte le richieste presentate, l'esito e le motivazioni della valutazione di ciascuna; tiene inoltre costantemente aggiornato il '''contatore dei fondi''' visibile nella pagina delle richieste di microgrant.
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===Compiti della commissione===
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La commissione valuta le richieste pervenute e pubblica nel sito l'esito e le motivazioni della valutazione di ciascuna.
  
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La Commissione controlla che il proponente invii entro i tempi previsti la relazione finale e la documentazione richiesta al termine del progetto finanziato.
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La segreteria mantiene la contabilità dei Microgrant assegnati, ne verifica i rendiconti ed eroga i rimborsi.
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La Commissione '''annota''' nella pagina della richiesta le eventuali problematiche riscontrate nella realizzazione e nella rendicontazione del progetto finanziato (ritardata o mancata consegna della relazione finale e della documentazione richiesta, variazioni non giustificate nei tempi di realizzazione o nelle voci di spesa, parziale o mancata realizzazione del progetto finanziato, conflitti di interesse non esplicitati e ogni altra inadempienza). Di tali annotazioni si tiene conto nella valutazione di eventuali successive richieste da parte dello stesso proponente.
 
  
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È auspicabile che la Commissione si assicuri che almeno uno dei membri della commissione sia presente alle previste Assemblee dei Soci, per discutere dell'attività svolta e prendere nota di eventuali osservazioni da parte dei soci.
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==Presentazione proposte==
  
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==Presentazione delle proposte==
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Il proponente deve inserire la richiesta nel [[Microgrant#Presenta_una_proposta|paragrafo specifico]] della pagina [[Microgrant]] indicando nome progetto, attività previste, scopo, entità e impiego del finanziamento (lista dei costi e delle spese), altri utenti dei progetti Wikimedia e OSM coinvolti o da coinvolgere, data di fine del progetto e risultati attesi. Il proponente deve inoltre esplicitare eventuali conflitti di interesse.
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I soci possono presentare richiesta di supporto finanziario '''durante tutto l'anno''', entro il tetto massimo stabilito. Tale supporto può essere a copertura totale del progetto oppure costituire un co-finanziamento: in questo caso è necessario indicare nella richiesta la natura e l'entità del co-finanziamento e da quale persona, ente o associazione venga erogato.  
 
  
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In caso di '''co-finanziamento''', la somma complessiva dei finanziamenti non può essere superiore alla spesa totale prevista nella richiesta.
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Le richiesta di Microgrant può essere a copertura totale del progetto oppure costituire un co-finanziamento: in questo caso è necessario indicare la natura e l'entità del co-finanziamento e da quale persona, ente o associazione venga erogato.  
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Non è possibile presentare una richiesta, che non sia di co-finanziamento, qualora sia stata presentata medesima domanda presso Wikimedia Foundation o altri capitoli Wikimedia.
 
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Non è possibile presentare una richiesta se ne è in corso di valutazione una precedente, né se il proponente ha in corso un'attività finanziata da microgrant.
 
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Al di fuori dei casi precedentemente elencati, è possibile presentare più richieste durante l'anno, per progetti differenti.
 
  
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Le domande vanno presentate sul wiki dell'Associazione, compilando l'[[Associazione:Microgrant/2017/Esempio|apposito modulo]] in cui si descrive natura del progetto, scopo, entità e impiego del finanziamento (lista dei costi e delle spese), altri soci coinvolti o da coinvolgere, data di fine del progetto e risultati attesi. Il proponente deve inoltre '''esplicitare''' eventuali conflitti di interesse.
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Non è possibile presentare una richiesta se sono presenti le seguenti condizioni:
 +
* contemporanea presentazione della medesima richiesta presso Wikimedia Foundation o altri capitoli Wikimedia.
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* se è in corso di valutazione una precedente richiesta, né se il proponente ha in corso un'attività finanziata da Microgrant.
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* non è stato presentato il rendiconto di un precedente microgrant assegnato.
  
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==Ambiti di applicabilità delle richieste==
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===Microgrant brevi===
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Sono assegnati anche piccoli finanziamenti del valore massimo di Euro 100, per eventi strettamente legati alle campagne in corso di Wikimedia Italia.
  
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Le richieste devono essere finalizzate a supportare:
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Per ottenere il finanziamento sarà sufficiente indicare sulla pagina [[Microgrant]] la campagna di riferimento, una breve descrizione dell'evento programmato, luogo, data, spese previste e organizzatori e attendere il via libera di un membro della commissione entro 5 giorni.
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* la '''diffusione''' della conoscenza libera;
 
−
* azioni tese ad '''incoraggiare''' enti pubblici o privati a condividere sul web informazioni, documenti (nell'accezione più ampia del termine) o immagini con una licenza libera compatibile con l'utilizzo dei materiali su progetti Wikimedia o OpenStreetMap;
 
−
* eventi di '''coinvolgimento''' della cittadinanza per accrescere la consapevolezza verso la conoscenza libera;
 
−
* lo '''sviluppo''' di innovazioni o soluzioni tecnologiche a supporto delle attività e degli scopi dell'Associazione.
 
  
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E possono finanziare le seguenti categorie di spesa:
+
A evento concluso, sarà sufficiente indicare nella pagina creata l'elenco dei partecipanti e qualche foto scattata durante lo svolgimento, oltre inviare i giustificativi delle spese sostenute da rimborsare alla segreteria WMI.
−
* spese materiali legate a eventi, quali catering, sala, attrezzature, cancelleria;
 
−
* acquisto di attrezzatura (libri, proiettori, ecc) a supporto di attività che siano replicabili e comunque rispondenti agli scopi dell'Associazione; non saranno prese in considerazione, per questo punto, proposte relative ad eventi singoli e non ad un'attività continuativa;
 
−
* rimborsi spese di viaggio e alloggio, secondo i criteri di ammissibilità del [[Associazione:Rimborsi spese|regolamento sui rimborsi spese]], che siano necessari per lo svolgimento delle attività finanziate;
 
−
* eventuali altre spese che siano funzionali all'attività proposta.
 
  
−
La proprietà dei materiali così acquistati sarà dell'Associazione.
+
Il proponente deve comunicare l'iniziativa alla mail segreteria@wikimedia.it.
  
−
==Criteri di valutazione delle richieste==
+
===Suggerimenti===
−
Le richieste sono valutate in base a:
+
Prima di presentare una richiesta di microgrant, è consigliato:
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*verificare l'attinenza del progetto per cui si presenta la richiesta con i punti elencati nei paragrafi [[Associazione:Microgrant/Regolamento#Ambiti_di_applicabilit.C3.A0_delle_richieste|Ambiti applicabilità richieste]] e [[Associazione:Microgrant/Regolamento#Criteri_di_valutazione_delle_richieste|Criteri di valutazione]] e chiedere delucidazioni in caso di dubbi in merito;
 +
*consultare l'archivio delle precedenti richieste con esito positivo e negativo, per evitare progetti duplicati se non sono su aree territoriali o con tematiche differenti.
  
−
*'''rispondenza''' ad uno o più specifici punti della [[Dichiarazione d%27intenti]] o del [[Piano_strategico_2017-2019|Piano strategico]];
+
==Obiettivi delle richieste==
−
*'''risultati attesi''' in termini di:
+
Le richieste devono essere finalizzate a:
−
**coinvolgimento di ''persone'' (soci o nuovi soci, contributori dei progetti Wikimedia)
+
# promuovere i progetti Wikimedia e OpenStreetMap
−
**coinvolgimento di ''istituzioni'' (es.: scuole, università, musei, biblioteche, gallerie, archivi, enti pubblici) e associazioni a favore della conoscenza libera o rispondenti ai criteri esplicitati nel Piano strategico;
+
# incoraggiare enti pubblici o privati a condividere sul web informazioni,  documenti (nell'accezione più ampia del termine) o immagini con una licenza CC BY SA o CC-0.
−
**''crescita'' dei contenuti nei progetti Wikimedia o OpenStreetMap (es.: voci migliorate o nuove voci, file multimediali inseriti con metadati; file multimediali rilasciati con licenza libera, record inseriti nella mappatura OpenStreetMap);
+
#sviluppare innovazioni o soluzioni tecnologiche a supporto delle attività e degli scopi dell'associazione.
−
**''diffusione'' della conoscenza dell'Associazione e dei suoi fini e progetti;
 
−
*'''impiego dei fondi''' richiesti in termini di:
 
−
**soluzioni che garantiscano il ''miglior rapporto'' tra risorse impiegate e efficacia dell'iniziativa (scelta tra più preventivi di spesa);
 
−
**rispondenza delle soluzioni proposte alla ''Carta etica'' (in via di definizione);
 
−
*eventuale '''replicabilità''' del progetto per il quale viene presentata la richiesta;
 
−
*eventuali '''annotazioni negative''' presenti riguardo alle precedenti richieste dello stesso proponente.
 
  
−
==Processo di valutazione delle richieste==
 
−
Ciascuna richiesta viene valutata in base ai criteri illustrati nel punto '''[[Associazione:Microgrant/Regolamento#Criteri_di_valutazione_delle_richieste|7]]''' e in relazione con il '''quadro complessivo''' delle altre richieste pervenute, con l'obiettivo di garantire che lo stanziamento trimestrale previsto non si esaurisca anzitempo.
 
  
−
Allo scopo di valutare l''''affidabilità''' del proponente, nel processo di valutazione si tiene conto delle eventuali annotazioni negative relative alle altre richieste di finanziamento già presentate dal medesimo. La Commissione deve inoltre verificare l'assenza di '''conflitto di interessi''' del proponente e degli altri soci eventualmente coinvolti, così come esplicitato da apposito regolamento<ref>[http://wiki.wikimedia.it/wiki/Regolamento_sul_conflitto_d%27interessi Vedi apposito regolamento.]</ref>.
+
Si possono finanziare le spese funzionali all'attività proposta, tra cui:
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* spese per servizi o materiali di consumo legate agli eventi, quali catering, locazione spazi, attrezzature, cancelleria, ecc.
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* acquisto di attrezzatura permanente (libri, proiettori, ecc.) a supporto di attività che siano replicabili e comunque rispondenti agli scopi dell'associazione, la proprietà dei materiali così acquistati sarà dell'associazione;
 +
* rimborsi spese di viaggio e alloggio necessari per le attività, secondo i criteri di ammissibilità del [[Associazione:Rimborsi spese|regolamento sui rimborsi spese]].
  
−
La Commissione esprime la sua valutazione entro '''massimo''' due settimane dalla presentazione della richiesta.
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==Criteri di valutazione==
−
 
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Le richieste sono valutate in base a:
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La richiesta viene approvata a '''maggioranza assoluta''' dei membri della Commissione.
 
−
 
 
−
In caso di proposta valida, ma che '''sfora''' nel finanziamento il tetto trimestrale, la commissione può:
 
−
 
 
−
*invitare il proponente a rimodulare la richiesta entro cinque giorni al massimo; il proponente sarà affiancato da un membro dello staff secondo le indicazioni date dal direttore esecutivo;
 
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*valutare una copertura supplementare attingendo da quanto previsto finanziariamente a copertura del trimestre successivo, per un massimo di 200 euro.
 
  
−
Il primo giorno lavorativo utile dopo la scadenza delle due settimane dalla richiesta, la Commissione '''pubblica''' l'esito positivo o negativo della richiesta e le sue motivazioni nella pagina wiki di quest'ultima, e li '''comunica''' contestualmente via mail al proponente.  
+
*COERENZA: rispondenza ad uno o più specifici punti del [[Dichiarazione d%27intenti]], del [[Piano_strategico_2017-2019|Piano strategico]] e coerenza con la ''Carta etica'' (in via di definizione);
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*IMPATTO: risultati attesi in termini di:
 +
**''coinvolgimento di persone'' (soci o nuovi soci, contributori dei progetti Wikimedia)
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**''coinvolgimento di istituzioni'' (es.: scuole, università, musei, biblioteche, gallerie, archivi, enti pubblici) e associazioni a favore della conoscenza libera o rispondenti ai criteri esplicitati nel Piano strategico;
 +
**''crescita dei contenuti'' nei progetti Wikimedia o OpenStreetMap (es.: voci migliorate o nuove voci, file multimediali inseriti con metadati; file multimediali rilasciati con licenza libera, record inseriti nella mappatura OpenStreetMap);
 +
**''diffusione'' della conoscenza dell'associazione e dei suoi fini e progetti;
 +
*EFFICACIA: ''miglior rapporto'' tra risorse impiegate ed efficacia dell'iniziativa (dimostrazione della scelta tra più preventivi di spesa);
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*REPLICABILITÀ: eventuale replicabilità del progetto per il quale viene presentata la richiesta;
 +
*eventuali annotazioni negative presenti riguardo alle precedenti richieste dello stesso proponente.
  
−
Una proposta '''respinta''' non può essere più presentata nella medesima forma.
+
==Procedura di valutazione==
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Ogni richiesta viene valutata secondo i criteri illustrati nel  [[Associazione:Microgrant/Regolamento#Criteri_di_valutazione_delle_richieste|punto precedente]] e in relazione con il quadro complessivo delle altre richieste pervenute, con l'obiettivo di garantire che lo stanziamento trimestrale previsto non si esaurisca anzitempo.
  
−
Le '''decisioni''' della Commissione in merito alle richieste non sono sindacabili: eventuali controversie devono essere risolte seguendo i meccanismi già previsti in seno all'Associazione<ref>Vedi art. 11 dello [[Statuto]].</ref>.
+
La commissione:
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# valuta entro massimo due settimane dalla presentazione della richiesta;
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# verifica l'assenza di conflitto di interessi del proponente e degli altri soci eventualmente coinvolti, così come esplicitato da apposito regolamento<ref>[http://wiki.wikimedia.it/wiki/Regolamento_sul_conflitto_d%27interessi Vedi apposito regolamento]</ref>;
 +
# approva a maggioranza dei suoi membri;
 +
# pubblica l'esito positivo o negativo della richiesta e le sue motivazioni nella pagina del programma [[microgrant]], e lo comunica contestualmente via mail al proponente.
  
−
==Proposte con carattere di urgenza==
+
Si tenga conto che:
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In '''caso eccezionale''', per eventi o evenienze '''particolarmente significative''' e '''rilevanza strategica''' che non siano prevedibili, la Commissione potrà valutare una richiesta in via prioritaria, impegnandosi a rispettarne il più possibile i tempi previsti dalla richiesta stessa.  
+
* Una proposta respinta non può essere più presentata nella medesima forma.
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Se la Commissione ritiene che l'urgenza non sia giustificata, la richiesta viene respinta indipendentemente dalla sua validità e non potrà più essere ripresentata.
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* Le decisioni della commissione in merito alle richieste non sono sindacabili: eventuali controversie devono essere risolte seguendo i meccanismi già previsti in seno all'associazione<ref>Vedi art. 11 dello [[Statuto]].</ref>.
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Più richieste presentate con carattere di urgenza da uno stesso proponente comporteranno annotazioni negative legate al progetto.
 
  
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==Erogazione del finanziamento e relazione finale==
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==Erogazione finanziamento==
  
 
In caso di esito positivo della richiesta, il finanziamento potrà essere erogato secondo tre modalità alternative:
 
In caso di esito positivo della richiesta, il finanziamento potrà essere erogato secondo tre modalità alternative:
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* rimborso di spese effettuate dal beneficiario a seguito della presentazione dei giustificativi;
 
* rimborso di spese effettuate dal beneficiario a seguito della presentazione dei giustificativi;
 
* anticipo al beneficiario (su richiesta motivata, e a discrezione della commissione).
 
* anticipo al beneficiario (su richiesta motivata, e a discrezione della commissione).
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All'interno dello stesso progetto spese diverse potranno seguire modalità diverse. Il proponente, in quanto responsabile del progetto, deve farsi garante del corretto impiego dei fondi ottenuti in base al progetto presentato e della presentazione della relazione e della documentazione finali.
 
  
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Eventuali '''variazioni''' in corso d'opera dell'impiego dei fondi erogati maggiori del 10% o '''proroghe''' della data di fine del progetto devono essere motivate alla Commissione e da essa approvate. In caso di variazioni già applicate per motivi di emergenza la Commissione deve comunque essere informata e può suggerire eventuali rimodulazioni. Se i motivi di urgenza per le variazioni già applicate non sono ritenuti validi la Commissione annota la problematica nella pagina della richiesta pubblicata.
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==Obblighi del richiedente==
  
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Il responsabile, entro due settimane dalla data di fine del progetto indicata nella richiesta, deve presentare obbligatoriamente una '''relazione''' in cui sono descritte modalità di svolgimento dell'attività, eventuali variazioni e proroghe, effetti e risultati ottenuti. Per facilitare la valutazione dei risultati il proponente dovrà compilare inoltre un modulo, presente sul sito dell'Associazione, con le stesse voci di quello presentato per la richiesta, ma nel quale devono essere indicati i risultati effettivamente raggiunti e le spese effettivamente sostenute.
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Il proponente, in quanto responsabile del progetto, deve:
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* farsi garante del corretto impiego dei fondi ottenuti in base al progetto presentato
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* comunicare alla commissione eventuali variazioni in corso d'opera dell'impiego dei fondi erogati maggiori del 10% o proroghe della data di fine del progetto ed attendere la sua approvazione.
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* presentare, entro due settimane dalla fine del progetto indicata nella richiesta, una relazione in cui sono descritte modalità con cui si sono svolte le attività, eventuali variazioni e proroghe, effetti e risultati ottenuti. Per tale relazione va usato il modulo, presente sul sito dell'associazione, con le stesse voci di quello presentato per la richiesta, ma nel quale devono essere indicati i risultati effettivamente raggiunti e le spese effettivamente sostenute.
  
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Nel caso in cui l'attività finanziata sia stata un'''editathon'', a una settimana dal termine dell'evento va prevista una '''verifica''' degli inserimenti e delle modifiche nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap; tale verifica deve essere inserita nella relazione.
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Alla relazione deve essere allegato un prospetto delle spese sostenute e devono essere consegnati tutti i documenti necessari per la rendicontazione<ref>Va sempre richiesta fattura quando possibile, intestando le stesse direttamente all'associazione.</ref>. Eventuali avanzi di cassa devono essere restituiti all'associazione.
  
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Alla relazione deve essere allegato un '''prospetto delle spese''' sostenute e devono essere consegnati tutti i documenti necessari per la rendicontazione<ref>Va sempre richiesta fattura quando possibile, intestando le stesse direttamente all'Associazione.</ref>. Eventuali avanzi di cassa devono essere restituiti all'Associazione.
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Nel caso in cui l'attività finanziata sia stata un ''[[w:it:Aiuto:Come organizzare un editathon|editathon]]'', a una settimana dal termine dell'evento va prevista una verifica degli inserimenti e delle modifiche nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap; tale verifica deve essere inserita nella relazione.
  
 
La mancata presentazione entro il termine previsto della relazione comporta l'annotazione sulla pagina in cui la richiesta è pubblicata.
 
La mancata presentazione entro il termine previsto della relazione comporta l'annotazione sulla pagina in cui la richiesta è pubblicata.
  
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La mancata realizzazione del progetto finanziato, invece, '''preclude per un anno''' qualunque richiesta di microgrant da parte del medesimo proponente, a meno di giustificati motivi non dipendenti dalla volontà del proponente e riconosciuti come validi dalla Commissione.
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La mancata realizzazione del progetto finanziato, invece, preclude per un anno qualunque richiesta di microgrant da parte del medesimo proponente, a meno di giustificati motivi non dipendenti dalla volontà del proponente e riconosciuti come validi dalla commissione.
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==Suggerimenti per presentare una proposta==
 
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Prima di presentare una richiesta di microgrant, ti consigliamo di:
 
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*verificare l''''attinenza''' del progetto per cui si presenta la richiesta con i punti elencati nei paragrafi [[Associazione:Microgrant/Regolamento#Ambiti_di_applicabilit.C3.A0_delle_richieste|6]] e [[Associazione:Microgrant/Regolamento#Criteri_di_valutazione_delle_richieste|7]]; chiedere delucidazioni in caso di dubbi in merito;
 
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*'''consultare''' l'archivio delle precedenti richieste con esito positivo e negativo, per evitare progetti duplicati se non sono su aree territoriali o con tematiche differenti;
 
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*nel caso di proposte a supporto di attività, valutare e, se non previsto, implementare la '''replicabilità''' nel tempo: i progetti replicabili sono valutati più favorevolmente di quelli unici, quando non strategici;
 
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*preparare un '''piano previsionale''' di massima dei costi e dell'impiego dei fondi;
 
−
*'''controllare''' il contatore dei fondi disponibili: se la richiesta è superiore ai fondi disponibili, se possibile rimandare la richiesta stessa al trimestre successivo.
 
  
 
==Note==
 
==Note==
 
<references/>
 
<references/>
  
−
==Vedi anche==
+
* [[Associazione:Modifiche regolamento microgrant]]
−
*[[Associazione:Microgrant]] (pagina per le proposte; la commissione è anche raggiungibile all'indirizzo microgrant@wikimedia.it)
 
−
*[[Associazione:Microgrant/Registro erogazioni]]  
 
  
 +
[[Categoria:Programma microgrant]]
 
[[Categoria:Norme interne]]
 
[[Categoria:Norme interne]]
−
[[Categoria:Programma microgrant]]
 

Versione delle 16:22, 23 nov 2020

Il programma Microgrant di Wikimedia Italia sostiene richieste di attività connesse ai progetti Wikimedia con la cifra massima di 1000 €; il regolamento è stato creato nel 2017 e modificato nel 2020.

Risorse finanziarie

Lo stanziamento annuale per il programma Microgrant è stabilito nel piano annuale e ripartito in quattro parti uguali corrispondenti ai quattro trimestri dell'anno. Ogni singolo Microgrant può destinare massimo 1000 €.

Commissione di valutazione

La commissione di valutazione dei Microgrant è composta da cinque soci, nominati dal direttivo con mandato annuale (1 gennaio - 31 dicembre), per un massimo di tre mandati consecutivi.

Nomina

La selezione dei componenti della commissione avviene tramite un bando aperto ai soci che non ricoprano alcuna carica prevista da statuto o regolamento.

Il bando viene pubblicato su tutti i canali comunicativi dell'associazione almeno un mese prima della scadenza del mandato della commissione in carica. Le candidature e le presentazioni dei candidati sono pubblicate su un'apposita pagina del wiki dell'associazione. Qualora non ci fosse un numero sufficiente di candidati, il direttivo si riserva la possibilità di cooptazioni.

La nomina diviene effettiva con l'accettazione da parte di ciascun candidato e con la compilazione della dichiarazione di interesse. La commissione nomina al suo interno un segretario con il compito di coordinare la commissione stessa e di curare i rapporto con il direttivo.

Compiti della commissione

La commissione valuta le richieste pervenute e pubblica nel sito l'esito e le motivazioni della valutazione di ciascuna.

La segreteria mantiene la contabilità dei Microgrant assegnati, ne verifica i rendiconti ed eroga i rimborsi.

Presentazione proposte

Il proponente deve inserire la richiesta nel paragrafo specifico della pagina Microgrant indicando nome progetto, attività previste, scopo, entità e impiego del finanziamento (lista dei costi e delle spese), altri utenti dei progetti Wikimedia e OSM coinvolti o da coinvolgere, data di fine del progetto e risultati attesi. Il proponente deve inoltre esplicitare eventuali conflitti di interesse.

Le richiesta di Microgrant può essere a copertura totale del progetto oppure costituire un co-finanziamento: in questo caso è necessario indicare la natura e l'entità del co-finanziamento e da quale persona, ente o associazione venga erogato.

Non è possibile presentare una richiesta se sono presenti le seguenti condizioni:

  • contemporanea presentazione della medesima richiesta presso Wikimedia Foundation o altri capitoli Wikimedia.
  • se è in corso di valutazione una precedente richiesta, né se il proponente ha in corso un'attività finanziata da Microgrant.
  • non è stato presentato il rendiconto di un precedente microgrant assegnato.

Microgrant brevi

Sono assegnati anche piccoli finanziamenti del valore massimo di Euro 100, per eventi strettamente legati alle campagne in corso di Wikimedia Italia.

Per ottenere il finanziamento sarà sufficiente indicare sulla pagina Microgrant la campagna di riferimento, una breve descrizione dell'evento programmato, luogo, data, spese previste e organizzatori e attendere il via libera di un membro della commissione entro 5 giorni.

A evento concluso, sarà sufficiente indicare nella pagina creata l'elenco dei partecipanti e qualche foto scattata durante lo svolgimento, oltre inviare i giustificativi delle spese sostenute da rimborsare alla segreteria WMI.

Il proponente deve comunicare l'iniziativa alla mail segreteria@wikimedia.it.

Suggerimenti

Prima di presentare una richiesta di microgrant, è consigliato:

  • verificare l'attinenza del progetto per cui si presenta la richiesta con i punti elencati nei paragrafi Ambiti applicabilità richieste e Criteri di valutazione e chiedere delucidazioni in caso di dubbi in merito;
  • consultare l'archivio delle precedenti richieste con esito positivo e negativo, per evitare progetti duplicati se non sono su aree territoriali o con tematiche differenti.

Obiettivi delle richieste

Le richieste devono essere finalizzate a:

  1. promuovere i progetti Wikimedia e OpenStreetMap
  2. incoraggiare enti pubblici o privati a condividere sul web informazioni, documenti (nell'accezione più ampia del termine) o immagini con una licenza CC BY SA o CC-0.
  3. sviluppare innovazioni o soluzioni tecnologiche a supporto delle attività e degli scopi dell'associazione.


Si possono finanziare le spese funzionali all'attività proposta, tra cui:

  • spese per servizi o materiali di consumo legate agli eventi, quali catering, locazione spazi, attrezzature, cancelleria, ecc.
  • acquisto di attrezzatura permanente (libri, proiettori, ecc.) a supporto di attività che siano replicabili e comunque rispondenti agli scopi dell'associazione, la proprietà dei materiali così acquistati sarà dell'associazione;
  • rimborsi spese di viaggio e alloggio necessari per le attività, secondo i criteri di ammissibilità del regolamento sui rimborsi spese.

Criteri di valutazione

Le richieste sono valutate in base a:

  • COERENZA: rispondenza ad uno o più specifici punti del Dichiarazione d'intenti, del Piano strategico e coerenza con la Carta etica (in via di definizione);
  • IMPATTO: risultati attesi in termini di:
    • coinvolgimento di persone (soci o nuovi soci, contributori dei progetti Wikimedia)
    • coinvolgimento di istituzioni (es.: scuole, università, musei, biblioteche, gallerie, archivi, enti pubblici) e associazioni a favore della conoscenza libera o rispondenti ai criteri esplicitati nel Piano strategico;
    • crescita dei contenuti nei progetti Wikimedia o OpenStreetMap (es.: voci migliorate o nuove voci, file multimediali inseriti con metadati; file multimediali rilasciati con licenza libera, record inseriti nella mappatura OpenStreetMap);
    • diffusione della conoscenza dell'associazione e dei suoi fini e progetti;
  • EFFICACIA: miglior rapporto tra risorse impiegate ed efficacia dell'iniziativa (dimostrazione della scelta tra più preventivi di spesa);
  • REPLICABILITÀ: eventuale replicabilità del progetto per il quale viene presentata la richiesta;
  • eventuali annotazioni negative presenti riguardo alle precedenti richieste dello stesso proponente.

Procedura di valutazione

Ogni richiesta viene valutata secondo i criteri illustrati nel punto precedente e in relazione con il quadro complessivo delle altre richieste pervenute, con l'obiettivo di garantire che lo stanziamento trimestrale previsto non si esaurisca anzitempo.

La commissione:

  1. valuta entro massimo due settimane dalla presentazione della richiesta;
  2. verifica l'assenza di conflitto di interessi del proponente e degli altri soci eventualmente coinvolti, così come esplicitato da apposito regolamento[1];
  3. approva a maggioranza dei suoi membri;
  4. pubblica l'esito positivo o negativo della richiesta e le sue motivazioni nella pagina del programma microgrant, e lo comunica contestualmente via mail al proponente.

Si tenga conto che:

  • Una proposta respinta non può essere più presentata nella medesima forma.
  • Le decisioni della commissione in merito alle richieste non sono sindacabili: eventuali controversie devono essere risolte seguendo i meccanismi già previsti in seno all'associazione[2].

Erogazione finanziamento

In caso di esito positivo della richiesta, il finanziamento potrà essere erogato secondo tre modalità alternative:

  • pagamento diretto di fatture o ordini da parte di Wikimedia Italia;
  • rimborso di spese effettuate dal beneficiario a seguito della presentazione dei giustificativi;
  • anticipo al beneficiario (su richiesta motivata, e a discrezione della commissione).

Obblighi del richiedente

Il proponente, in quanto responsabile del progetto, deve:

  • farsi garante del corretto impiego dei fondi ottenuti in base al progetto presentato
  • comunicare alla commissione eventuali variazioni in corso d'opera dell'impiego dei fondi erogati maggiori del 10% o proroghe della data di fine del progetto ed attendere la sua approvazione.
  • presentare, entro due settimane dalla fine del progetto indicata nella richiesta, una relazione in cui sono descritte modalità con cui si sono svolte le attività, eventuali variazioni e proroghe, effetti e risultati ottenuti. Per tale relazione va usato il modulo, presente sul sito dell'associazione, con le stesse voci di quello presentato per la richiesta, ma nel quale devono essere indicati i risultati effettivamente raggiunti e le spese effettivamente sostenute.

Alla relazione deve essere allegato un prospetto delle spese sostenute e devono essere consegnati tutti i documenti necessari per la rendicontazione[3]. Eventuali avanzi di cassa devono essere restituiti all'associazione.

Nel caso in cui l'attività finanziata sia stata un editathon, a una settimana dal termine dell'evento va prevista una verifica degli inserimenti e delle modifiche nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap; tale verifica deve essere inserita nella relazione.

La mancata presentazione entro il termine previsto della relazione comporta l'annotazione sulla pagina in cui la richiesta è pubblicata.

La mancata realizzazione del progetto finanziato, invece, preclude per un anno qualunque richiesta di microgrant da parte del medesimo proponente, a meno di giustificati motivi non dipendenti dalla volontà del proponente e riconosciuti come validi dalla commissione.

Note

  1. ↑ Vedi apposito regolamento
  2. ↑ Vedi art. 11 dello Statuto.
  3. ↑ Va sempre richiesta fattura quando possibile, intestando le stesse direttamente all'associazione.
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