Regolamento microgrant

N.B.:di seguito la bozza finale del regolamento per la richiesta di microgrant, così come formulato dalla commissione costituita con apposita delibera. La bozza è ora disponibile per commenti (nella pagina di Discussione) e delibera finale del Direttivo.

Wikimedia Italia offre ai propri soci l'opportunità di accedere ad una forma di finanziamento, definito microgrant, dell'importo massimo stabilito in 500 euro per ciascuna richiesta.

Stanziamento delle risorse finanziarie a copertura dei microgrant

Lo stanziamento annuale per il programma di microgrant è stabilito nel Bilancio preventivo, e ripartito in quattro parti uguali corrispondenti ai quattro trimestri dell'anno. Eventuali fondi non utilizzati in un trimestre vengono ridistribuiti in parti uguali sui trimestri successivi dello stesso anno. Eventuali variazioni allo stanziamento annuale possono essere decise di concerto con il Direttore esecutivo e Direttivo.

Costituzione della Commissione di valutazione

La Commissione di valutazione dei microgrant è composta da cinque soci, nominati dal Direttivo, con mandato annuale (1 gennaio - 31 dicembre), per un massimo di tre mandati consecutivi. Il Tesoriere e il Direttore esecutivo supportano la commissione con ruolo consultivo, senza diritto di voto.

La selezione dei componenti della Commissione avviene tramite un bando aperto ai soci che non ricoprano alcuna carica prevista da Statuto o Regolamento, né un ruolo di coordinamento, che non facciano parte dello staff e che non risultino consulenti dell'Associazione. Il bando viene pubblicato su tutti i canali comunicativi dell'Associazione almeno un mese prima della scadenza del mandato della Commissione in carica. Le candidature e le presentazioni dei candidati sono pubblicate su un'apposita pagina del wiki dell'Associazione.

Il Direttivo valuta i candidati dopo aver verificato l'assenza di eventuali conflitti d'interesse e nomina i cinque membri della Commissione. Le nomine vengono comunicate con le medesime modalità previste per la selezione e ai diretti interessati via mail. Qualora non ci fosse un numero sufficiente di candidati, il Direttivo si riserva la possibilità di cooptazione.

La nomina diviene effettiva con l'accettazione da parte di ciascun candidato e con la compilazione della Dichiarazione di interesse. La Commissione nomina al suo interno un presidente, che ha il compito di controllare il corretto funzionamento della Commissione stessa e di curare i rapporto con il Direttivo e il Direttore esecutivo.

Decadenza dei membri della Commissione

Se un membro della Commissione non partecipa alle discussioni sulle proposte e relative votazioni per un mese, decade automaticamente dalla carica. In caso di inadempienza o di condotta non adeguata da parte di uno o più membri della Commissione, il Direttivo si riserva la possibilità di rimuoverli. La sostituzione dei membri dimissionari, decaduti o rimossi avviene selezionando uno dei candidati che si sono presentati nell'ultimo bando effettuato oppure tramite un bando apposito, con le medesime modalità previste per la selezione. I membri così nominati durano in carica fino alla scadenza del mandato in corso. Per garantire il funzionamento della Commissione i membri mancanti potranno essere temporaneamente sostituiti da altrettanti membri del Direttivo, fino alla nomina dei nuovi membri.

Compiti della Commissione

La Commissione, almeno una settimana prima del termine del trimestre, verifica insieme al Tesoriere e al Direttore esecutivo l'effettiva copertura dei fondi per i microgrant del trimestre successivo. Il suddetto stanziamento, unitamente all'invito alla presentazione di richieste, è comunicato ai soci entro il primo giorno lavorativo del trimestre, dandone la massima diffusione su tutti i canali comunicativi dell'Associazione.

La Commissione valuta le richieste pervenute secondo i criteri e con le modalità specificate nei punti 7 e 8 del presente regolamento. Ha inoltre l'obbligo di pubblicare sul wiki dell'Associazione, per tutte le richieste presentate, l'esito e le motivazioni della valutazione di ciascuna; tiene inoltre costantemente aggiornato il contatore dei fondi visibile nella pagina delle richieste di microgrant.

La Commissione controlla che il proponente invii entro i tempi previsti la relazione finale e la documentazione richiesta al termine del progetto finanziato. La Commissione annota nella pagina della richiesta le eventuali problematiche riscontrate nella realizzazione e nella rendicontazione del progetto finanziato (ritardata o mancata consegna della relazione finale e della documentazione richiesta, variazioni non giustificate nei tempi di realizzazione o nelle voci di spesa, parziale o mancata realizzazione del progetto finanziato, conflitti di interesse non esplicitati e ogni altra inadempienza). Di tali annotazioni si tiene conto nella valutazione di eventuali successive richieste da parte dello stesso proponente.

È auspicabile che la Commissione si assicuri che almeno uno dei membri della commissione sia presente alle previste Assemblee dei Soci, per discutere dell'attività svolta e prendere nota di eventuali osservazioni da parte dei soci.

Presentazione delle proposte

I soci possono presentare richiesta di supporto finanziario durante tutto l'anno, entro il tetto massimo stabilito. Tale supporto può essere a copertura totale del progetto oppure costituire un co-finanziamento: in questo caso è necessario indicare nella richiesta la natura e l'entità del co-finanziamento e da quale persona, ente o associazione venga erogato.

In caso di co-finanziamento, la somma complessiva dei finanziamenti non può essere superiore alla spesa totale prevista nella richiesta. Non è possibile presentare una richiesta, che non sia di co-finanziamento, qualora sia stata presentata medesima domanda presso Wikimedia Foundation o altri capitoli Wikimedia. Non è possibile presentare una richiesta se ne è in corso di valutazione una precedente, né se il proponente ha in corso un'attività finanziata da microgrant. Al di fuori dei casi precedentemente elencati, è possibile presentare più richieste durante l'anno, per progetti differenti.

Le domande vanno presentate sul wiki dell'Associazione, compilando apposito modulo in cui si descrive natura del progetto, scopo, entità e impiego del finanziamento (lista dei costi e delle spese), altri soci coinvolti o da coinvolgere, data di fine del progetto e risultati attesi. Il proponente deve inoltre esplicitare eventuali conflitti di interesse.

Ambiti di applicabilità delle richieste

Le richieste devono essere finalizzate a supportare:

• la diffusione della conoscenza libera;
• azioni tese ad incoraggiare enti pubblici o privati a condividere sul web informazioni, documenti (nell'accezione più ampia del termine) o immagini con una licenza libera compatibile con l'utilizzo dei materiali su progetti Wikimedia o OpenStreetMap;
• eventi di coinvolgimento della cittadinanza per accrescere la consapevolezza verso la conoscenza libera;
• lo sviluppo di innovazioni o soluzioni tecnologiche a supporto delle attività e degli scopi dell'Associazione.

E possono finanziare le seguenti categorie di spesa:

• spese materiali legate a eventi, quali catering, sala, attrezzature, cancelleria;
• acquisto di attrezzatura (libri, proiettori, ecc) a supporto di attività che siano replicabili e comunque rispondenti agli scopi dell'Associazione; non saranno prese in considerazione, per questo punto, proposte relative ad eventi singoli e non ad un'attività continuativa;
• rimborsi spese di viaggio e alloggio, secondo i criteri di ammissibilità del regolamento sui rimborsi spese, che siano necessari per lo svolgimento delle attività finanziate;
• eventuali altre spese che siano funzionali all'attività proposta.

La proprietà dei materiali così acquistati sarà dell'Associazione.

Criteri di valutazione delle richieste

Le richieste sono valutate in base a:

• rispondenza ad uno o più specifici punti del Dichiarazione d'intenti o del Piano strategico;
• risultati attesi in termini di:
  • coinvolgimento di persone (soci o nuovi soci, contributori dei progetti Wikimedia)
  • coinvolgimento di istituzioni (es.: scuole, università, musei, biblioteche, gallerie, archivi, enti pubblici) e associazioni a favore della conoscenza libera o rispondenti ai criteri esplicitati nel Piano strategico;
  • crescita dei contenuti nei progetti Wikimedia o OpenStreetMap (es.: voci migliorate o nuove voci, file multimediali inseriti con metadati; file multimediali rilasciati con licenza libera, record inseriti nella mappatura OpenStreetMap);
  • diffusione della conoscenza dell'Associazione e dei suoi fini e progetti;
• impiego dei fondi richiesti in termini di:
  • soluzioni che garantiscano il miglior rapporto tra risorse impiegate e efficacia dell'iniziativa (scelta tra più preventivi di spesa);
  • rispondenza delle soluzioni proposte alla Carta etica (in via di definizione);
• eventuale replicabilità del progetto per il quale viene presentata la richiesta;
• eventuali annotazioni negative presenti riguardo alle precedenti richieste dello stesso proponente.

Processo di valutazione delle richieste

Ciascuna richiesta viene valutata in base ai criteri illustrati nel punto 7 e in relazione con il quadro complessivo delle altre richieste pervenute, con l'obiettivo di garantire che lo stanziamento trimestrale previsto non si esaurisca anzitempo.

Allo scopo di valutare l'affidabilità del proponente, nel processo di valutazione si tiene conto delle eventuali annotazioni negative relative alle altre richieste di finanziamento già presentate dal medesimo. La Commissione deve inoltre verificare l'assenza di conflitto di interessi del proponente e degli altri soci eventualmente coinvolti, così come esplicitato da apposito regolamento.

La Commissione esprime la sua valutazione entro massimo due settimane dalla presentazione della richiesta.

La richiesta viene approvata a maggioranza assoluta dei membri della Commissione.

In caso di proposta valida, ma che sfora nel finanziamento il tetto trimestrale, la commissione può:

• invitare il proponente a rimodulare la richiesta entro cinque giorni al massimo; il proponente sarà affiancato da un membro dello staff secondo le indicazioni date dal direttore esecutivo;
• valutare una copertura supplementare attingendo da quanto previsto finanziariamente a copertura del trimestre successivo, per un massimo di 200 euro.

Il primo giorno lavorativo utile dopo la scadenza delle due settimane dalla richiesta, la Commissione pubblica l'esito positivo o negativo della richiesta e le sue motivazioni nella pagina wiki di quest'ultima, e li comunica contestualmente via mail al proponente.

Una proposta respinta non può essere più presentata nella medesima forma.

Le decisioni della Commissione in merito alle richieste non sono sindacabili: eventuali controversie devono essere risolte seguendo i meccanismi già previsti in seno all'Associazione.

Proposte con carattere di urgenza

In caso eccezionale, per eventi o evenienze particolarmente significative e rilevanza strategica che non siano prevedibili, la Commissione potrà valutare una richiesta in via prioritaria, impegnandosi a rispettarne il più possibile i tempi previsti dalla richiesta stessa. Se la Commissione ritiene che l'urgenza non sia giustificata, la richiesta viene respinta indipendentemente dalla sua validità e non potrà più essere ripresentata. Più richieste presentate con carattere di urgenza da uno stesso proponente comporteranno annotazioni negative legate al progetto.

Erogazione del finanziamento e relazione finale

In caso di esito positivo della richiesta, il finanziamento viene erogato a seguito della firma di un contratto. Il proponente, in quanto responsabile del progetto, deve farsi garante del corretto impiego dei fondi ottenuti in base al progetto presentato e della presentazione della relazione e della documentazione finali.

Eventuali variazioni in corso d'opera dell'impiego dei fondi erogati maggiori del 10% o proroghe della data di fine del progetto devono essere motivate alla Commissione e da essa approvate. In caso di variazioni già applicate per motivi di emergenza la Commissione deve comunque essere informata e può suggerire eventuali rimodulazioni. Se i motivi di urgenza per le variazioni già applicate non sono ritenuti validi la Commissione annota la problematica nella pagina della richiesta pubblicata.

Il responsabile, entro due settimane dalla data di fine del progetto indicata nella richiesta, deve presentare obbligatoriamente una relazione in cui sono descritte modalità di svolgimento dell'attività, eventuali variazioni e proroghe, effetti e risultati ottenuti. Per facilitare la valutazione dei risultati il proponente dovrà compilare inoltre un form, presente sul sito dell'Associazione, con le stesse voci di quello presentato per la richiesta, ma nel quale devono essere indicati i risultati effettivamente raggiunti e le spese effettivamente sostenute.

Nel caso in cui l'attività finanziata sia stata un editathon, a una settimana dal termine dell'evento va prevista una verifica degli inserimenti e delle modifiche nei progetti wikimedia e OpenStreetMap; tale verifica deve essere inserita nella relazione.

Alla relazione deve essere allegato un prospetto delle spese sostenute e devono essere consegnati tutti i documenti necessari per la rendicontazione. Eventuali avanzi di cassa devono essere restituiti all'Associazione.

La mancata presentazione entro il termine previsto della relazione comporta l'annotazione sulla pagina in cui la richiesta è pubblicata.

La mancata realizzazione del progetto finanziato, invece, preclude per un anno qualunque richiesta di microgrant da parte del medesimo proponente.

Suggerimenti per presentare una proposta

Prima di presentare una richiesta di microgrant, ti consigliamo di:

• verificare l'attinenza del progetto per cui si presenta la richiesta con i punti elencati nei paragrafi 6 e 7; chiedere delucidazioni in caso di dubbi in merito;
• consultare l'archivio delle precedenti richieste con esito positivo e negativo, per evitare progetti duplicati se non sono su aree territoriali o con tematiche differenti;
• nel caso di proposte a supporto di attività, valutare e, se non previsto, implementare la replicabilità nel tempo: i progetti i progetti replicabili sono valutati più favorevolmente di quelli unici, quando non strategici;
• preparare un piano previsionale di massima dei costi e dell'impiego dei fondi;
• controllare il contatore dei fondi disponibili: se la richiesta è superiore ai fondi disponibili, se possibile rimandare la richiesta stessa al trimestre successivo.