Regolamento rimborsi spese

Casi standard

Sono consentiti rimborsi, previa approvazione del direttivo e nei limiti dello stanziamento annuale stabilito nel bilancio preventivo, per le seguenti ragioni (non esaustive, vedi di seguito):

• viaggi attinenti ad operazioni di marketing, di public relation, relativi ai progetti in corso o in fase di preparazione;
• anticipo di spese postali per la spedizione di gadget o altro materiale promozionale;
• soci che ricoprono cariche associative (membri del consiglio direttivo e del collegio dei garanti) nell'esercizio delle loro funzioni;
• eventi: spese dei relatori (per conferenze e simili) e degli organizzatori.

Spese rimborsate

• Per i viaggi:
  • treno: seconda classe (da dettagliare con biglietto);
  • aereo: low cost ove possibile (da dettagliare con biglietto);
  • automobile: per i rimborsi delle spese di viaggio con l'automobile è necessario fare una stima dei costi e ricevere una approvazione prima di effettuare il viaggio. Il rimborso del costo chilometrico delle spese sostenute per l'uso dell'automobile è ammesso secondo le stime dei costi quantificate e periodicamente aggiornate dall'ACI (Automobile Club d'Italia). Il rimborso è calcolabile attraverso l'applicazione sul sito ACI disponibile a questa pagina, utilizzando il solo costo chilometrico derivante dalla voce COSTI PROPORZIONALI €/km composta da:
    • Quota Capitale
    • Carburante
    • Pneumatici
    • Manutenzione e Riparazione

  e calcolando il 50% della cifra risultante.

  L'importo del rimborso chilometrico va stimato prima di effettuare il viaggio e comunicato al direttivo. Si ricorda che in generale i soci sono invitati a limitare l'utilizzo dell'auto e a utilizzare altre modalità di trasporto a costo più basso.

  Resta ferma la necessità di portare ricevute del pagamento del pedaggio per la concessione anche del rimborso delle tariffe autostradali. Vedi dettaglio della procedura da seguire.

  • taxi: da dettagliare con ricevuta. In generale gli spostamenti in taxi sono da limitare ai casi in cui sia strettamente necessario (es. spostamenti in orari in cui i mezzi non sono disponibili)
• Per il pernottamento: albergo per una spesa massima di 120 € a notte (da dettagliare con ricevute).

In casi eccezionali, per eventi o per le trasferte ufficiali all'estero, è previsto anche il rimborso dei pasti.

In ogni caso, il richiedente si deve impegnare a limitare le spese e scegliere, nei limiti del possibile, opzioni a basso costo.

Casi non standard

Rimborsi per altre ragioni sono consentiti previo consenso motivato del direttivo.

Modalità di rimborso

Il direttivo dà preventivamente incarico al richiedente di compiere la spesa per conto dell'associazione, in seguito a sua esplicita domanda. Il rimborso viene liquidato dopo che la segreteria ha ricevuto il modulo di rimborso spese (File:Modulo richiesta rimborsi.ods) accompagnato da documentazione in originale comprovante le spese sostenute (nel caso siano completamente digitali, anche all'indirizzo segreteria@wikimedia.it). Se possibile far intestare le spese (mediante fattura, ricevuta o scontrino parlante) direttamente a Wikimedia Italia, via Bergamo 8, 20900 Monza (MB) - P. IVA IT05599740965 - CF 94039910156.

Approvazione del presente regolamento

Il presente regolamento è stato approvato nelle seguenti delibere:

• 12 settembre 2008 (prima stesura);
• 23 luglio 2009 (stima di spesa sul carburante);
• 30 giugno 2011 (adozione delle stime ACI);
• 20 febbraio 2013 (varie);
• 29 maggio 2015 (riduzione delle stime dei rimborsi auto).