Sostegno alla sostenibilità di Wikimedia Italia a cura di collectibus 2021-2022

Sostegno alla sostenibilità di Wikimedia Italia a cura di collectibus 2021-2022
	Relazione Sostegno alla sostenibilità di Wikimedia Italia a cura di collectibus 2021-2022/Relazione finale
	Categoria Struttura
	Ruolo di Wikimedia Italia Committente
	Delibere del direttivo Associazione:Delibere/2021/Consulenza per costruire un percorso di sostenibilità e valutazione di impatto
	Inizio ottobre 2021
	Budget 38.430 €
	Fornitore Collectibus
	Volontari Commissione sostenibilità
	Staff Erica Pedone

Proposta di collaborazione per sostenere Wikimedia Italia in un percorso verso la sostenibilità accompagnando l’Associazione dal punto di vista metodologico e formativo nella redazione del Bilancio Sociale/Report di rendicontazione degli impatti associativi relativo all’anno 2021 e nella definizione di un Piano di Sostenibilità.

Collectibus è una società di professionisti che lavora per portare velocemente la sostenibilità in azienda innovando processi, prodotti e comportamenti. Proposta redatta da Camilla Speriani e Danilo Devigili

Proposta di collaborazione

La nostra comprensione della situazione attuale

Wikimedia Italia ha redatto il suo primo Bilancio sociale relativo alle attività realizzate nel 2020 seguendo le linee guida per gli enti del Terzo Settore del Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali del 4 luglio 2019.

Per il 2021 si impegna ad identificare un metodo standard di rendicontazione e a sistematizzare e individuare KPI relativi, in particolare, ad obiettivi e attività. Inoltre, l’Associazione guarda una pianificazione strategica pluriennale che includa la definizione di obiettivi orientati alla sostenibilità.

In particolare, Wikimedia Italia manifesta la volontà di intraprendere un percorso di sostenibilità strutturato che:

• sensibilizzi la realtà associativa a diversi livelli attraverso momenti di formazione interna;
• includa l’ascolto delle aspettative degli stakeholder esterni;
• individui strategie e politiche di sostenibilità;
• definisca un processo e un modello di rendicontazione che, basandosi su standard nazionali e internazionali, sia in grado di dar conto della peculiarità identitaria di Wikimedia Italia e degli impatti economici, sociali e ambientali delle attività associative.

La nostra proposta di approccio

Esaminando la missione e le finalità di Wikimedia Italia, l’Associazione risulta essere un ecosistema ricco e complesso che si fonda su una rete di relazioni che contribuiscono alla realizzazione della missione e delle finalità. Il perseguimento della missione è strettamente connesso alla condivisione degli obiettivi e al coinvolgimento, alla motivazione e alla fiducia di tutti coloro (soci, volontari, enti e istituzioni...) che si impegnano nella realizzazione dei numerosi progetti associativi.

In linea con gli obiettivi espressi da Wikimedia Italia proponiamo di guardare alla sostenibilità non solo in termini di impatti diretti prodotti ma anche, e soprattutto, in termini di impatti indiretti generati e collegati alla realizzazione della missione specifica dell’associazione. La missione e le attività di Wikimedia sono orientate a diffondere e promuovere la conoscenza per questo riteniamo che misurare come l’associazione contribuisca a generare un «cambiamento culturale» valorizzerebbe le peculiarità delle attività svolte nel perseguimento delle finalità associative.

Proponiamo quindi a Wikimedia Italia di intraprendere un percorso di pianificazione strategica della sostenibilità adottando il nostro modello basato sull’integrazione tra Teoria del Cambiamento (ToC) e standard di rendicontazione per gli ETS. La Toc rappresenta una dimensione allargata del concetto di sostenibilità secondo noi necessaria per la natura della mission di Wikimedia: la sostenibilità in senso stretto (impatti diretti) non è esaustiva a rappresentare i cambiamenti che l’associazione intende generare attraverso le proprie attività realizzate per perseguire la propria missione.

Tale approccio porterà Wikimedia Italia a definire le proprie strategie e politiche di sostenibilità ed implementare un piano per la loro realizzazione contemporaneamente alla individuazione di un cruscotto di indicatori qualitativi e quantitativi e ad un sistema di raccolta dati in grado di misurare gli impatti economici, sociali e ambientali in coerenza con missione e finalità proprie dell’organizzazione.

Nel progetto, dettagliato a seguire, saranno coinvolti attivamente nel processo oltre al Consiglio Direttivo e alla Commissione Sostenibilità anche dei soci chiave dell’Associazione. Tali soggetti costituiranno il «Gruppo di lavoro allargato» (circa 20 persone) ed il loro coinvolgimento avverrà in più fasi del progetto in una prospettiva di condivisione, confronto e formazione.

Obiettivi dell’intervento

L’obiettivo del progetto a cura Collectibus è accompagnare Wikimedia Italia in un percorso verso la sostenibilità supportando l’Associazione dal punto di vista metodologico e formativo nella redazione del Bilancio Sociale/Report di rendicontazione degli impatti associativi relativo all’anno 2021 e nella definizione di un Piano di Sostenibilità.

In particolare, il progetto riguarderà i seguenti ambiti operativi:

• definizione di un modello di rendicontazione degli impatti associativi sia a livello di processo che di sistema consolidato di raccolta dati e di un set indicatori qualitativi e quantitativi in linea con missione, obiettivi, attività e impatti (Linea Guida per la stesura del Bilancio Sociale/Report di rendicontazione degli impatti associativi 2021);
• definizione delle strategie e delle politiche di sostenibilità associative e modalità di implementazione (Piano di Sostenibilità);
• coinvolgimento e formazione della struttura interna;
• coinvolgimento degli stakeholder esterni in un’ottica di valorizzazione dell’ecosistema di relazioni che

caratterizza Wikimedia Italia.

Come da accordi con Wikimedia Italia, il personale Collectibus non si occuperà della stesura dei testi del Bilancio Sociale/ Report di rendicontazione degli impatti associativi 2021.

3. Modalità di lavoro e descrizione dei servizi

Tutte le attività oggetto del presente intervento saranno svolte in stretta collaborazione fra Wikimedia Italia e i professionisti di Collectibus. Lo svolgimento del progetto sarà a cura del nostro personale professionale e vedrà l’attivazione di un Gruppo di lavoro allargato e di Gruppi di lavoro specifici, coordinati da un responsabile dell’Associazione che svolga il ruolo di referente. Il Progetto sarà condotto in parallelo con l’attività strategica già in corso in Wikimedia Italia. Il progetto sarà realizzato prevedendo sia incontri in presenza presso gli uffici di Wikimedia Italia sia riunioni on line sulle piattaforme definite da Wikimedia Italia stessa. A seguire l’approfondimento sui contenuti e le modalità operative di ciascuna fase del progetto.

Fasi del Progetto

Incontro di avvio del progetto

Sarà organizzato un incontro tra il team Collectibus e il Gruppo di Lavoro allargato (Consiglio Direttivo, Commissione Sostenibilità, Coordinatori regionali) di Wikimedia Italia in cui si condividerà il percorso e si identificheranno aspetti utili alle fasi successive del progetto. In particolare verranno: • raccolte informazioni necessarie alla mappatura delle attività e delle iniziative intraprese per procedere con l’assessment interno; • indentificate altre organizzazioni del settore su cui effettuare il benchmark esterno; • individuati gli stakeholder dell’Associazione da coinvolgere nell’analisi di materialità; • definiti ruoli e responsabilità esecutive del progetto e le tempistiche fasi successive.

Modalità operative

L’incontro avrà una durata di circa 3 ore (I incontro GdL allargato)

a) Assessment, stakeholder e materialità

Collectibus supporterà Wikimedia Italia nella costruzione della mappa degli stakeholder e nell’identificazione dei temi centrali su cui concentrare l’attenzione in vista della definizione delle strategie e delle politiche di sostenibilità e del Bilancio sociale.

In particolare, questa fase si svilupperà in 3 attività:

• assessment interno a cura del team Collectibus che si occuperà della mappatura dell’approccio e delle attività realizzate da Wikimedia Italia. A partire dalle informazioni raccolte durante l’incontro di avvio del progetto verrà effettuata l’analisi di fonti ufficiali (siti, documenti pubblici, rassegna stampa...) che porterà ad approfondire e definire l’approccio e identificare le priorità dell’associazione nel “percorso di adesione alla sostenibilità”, così come percepite sia all’interno che all’esterno dall’Associazione.
• benchmark esterno a cura del team Collectibus che realizzerà un’analisi delle principali organizzazioni del settore individuate nell’incontro di avvio del progetto al fine di mappare le più interessanti iniziative sviluppate da altri enti. Particolare attenzione verrà riservata all’individuazione di best practices di settore. Il benchmark esterno porterà a definire il posizionamento di Wikimedia Italia sui temi della sostenibilità rispetto al settore di riferimento.
• stakeholder & materialità il team Collectibus supporterà Wikimedia Italia nella definizione dei temi rilevanti e nella definizione della matrice di materialità attraverso il coinvolgimento degli stakeholder prioritari dell’Associazione. Si procederà al coinvolgimento degli stakeholder interni e esterni, individuati nell’incontro di avvio del Progetto, attraverso l’utilizzo di diverse modalità adeguate a coinvolgere efficacemente gli stakeholder. Le informazioni raccolte attraverso l’attività di stakeholder engagement saranno elaborate a cura di Collectibus attraverso una metodologia quali-quantitativa per definire l’ordine di priorità dei temi individuati.

Modalità operative

Per ciò che riguarda l’attività di stakeholder engagement interno e esterno per individuazione e prioritizzazione dei temi materiali, in questa fase, si prevede che:

• il Gruppo di lavoro allargato verrà coinvolto tramite interviste individuali che permetteranno di individuare i temi prioritari per l’associazione (circa 20 interviste)
• i soci valuteranno la rilevanza delle priorità individuate dal Gruppo di lavoro allagato attraverso una modalità più agile al fine di poter coinvolgere la totalità della base associativa (ad es. uso di Mentimeter per votazione temi materiali) in tempi brevi (individuazione di un Click Day)
• gli stakeholder esterni (ad es. volontari, Enti, Associazioni Terzo Settore,...) verranno coinvolti nell’analisi di materialità tramite questionario inviato tramite e-mail e compilabile on-line.

Incontro di restituzione e discussione con il Gruppo di lavoro allargato dei risultati dalla fase precedente avrà una durata di circa 2 ore (II incontro GdL allargato). La matrice di materialità, risultante dal processo di coinvolgimento degli stakeholder e approvata dal Gruppo di Lavoro, rappresenta il punto di partenza imprescindibile per la definizione di obiettivi strategici di sostenibilità e l’attivazione del processo di rendicontazione. Per questa ragione e le interconnessioni tra le attività previste le seguenti fasi b) e c) saranno condotte in parallelo.

b) Visione e obiettivi strategici

Collectibus supporterà Wikimedia Italia nella definizione di un Piano di Sostenibilità in cui visione e obiettivi strategici saranno allineati alle attività svolte o previste dall’Associazione.

In particolare, questa fase si svilupperà in 2 attività:

• visione & teoria del cambiamento (ToC): i 4 Gruppi di lavoro specifico saranno coinvolti in un workshop ToC a cura di Collectibus che servirà a definire la visione di sostenibilità e gli obiettivi associativi attraverso la teoria del cambiamento.

I Gruppi verranno formati sull’applicazione della teoria del cambiamento quale strumento utile alla revisione delle strategie attuali in relazione alle priorità individuate attraverso l’analisi di materialità. Il gruppo adotterà la metodologia per identificare gli impatti coerenti con le priorità di sostenibilità e il cambiamento effettivo che si vuole generare per poi individuare i KPI più significativi per rendicontare tali impatti ciascuno per l’ambito di lavoro del Gruppo.

Si procederà in questo modo:

• Esame delle attività già in corso
• Verifica della coerenza con le priorità individuate tramite analisi di materialità
• Valutazione dell’impatto generato, cioè della capacità di generare il cambiamento desiderato
• Valutazione di eventuali nuovi iniziative per integrazione degli obiettivi di impatto
• Individuazione di KPI specifici per misurare il cambiamento generato

I 4 Workshop ToC saranno della durata di circa 4 ore e prevederanno un momento formativo sull’applicazione della teoria del cambiamento e di condivisione della metodologia, e di discussione delle strategie e attività di Wikimedia già attuate e/o da attivare.

• piano di sostenibilità: a cura del team Collectibus verrà steso e condiviso con Wikimedia Italia il Piano di Sostenibilità basato su analisi del contesto, obiettivi strategici (medio-lungo termine), indicatori. Collectibus in un incontro specifico, presenterà al Gruppo di lavoro allargato, il contributo dei Gruppi di lavoro specifici, e si procederà inoltre, all’approvazione del Piano di Sostenibilità. Verranno inoltre presentate e discusse le schede di raccolta dati utili al Bilancio sociale e la struttura del Bilancio Sociale/Report di rendicontazione degli impatti associativi relativo all’anno 2021.

c) Rendicontazione degli impatti

Collectibus supporterà Wikimedia Italia nel processo di rendicontazione degli impatti sociali, ambientali ed economici dell’associazione. In particolare, questa fase si svilupperà in 3 attività:

• definizione indice & concept grafico: Collectibus alla luce della matrice di materialità, definirà la prima bozza di indice del documento, in linea con modelli e standard di rendicontazione (tra cui la normativa che disciplina i Bilanci degli ETS) e con gli obiettivi strategici in via di definizione nella contemporanea fase b) del percorso. La bozza si indice potrà essere oggetto di successive modifiche in linea con le fasi di raccolta delle informazioni. Collectibus supporterà Wikimedia Italia nella valutazione delle proposte grafiche per impaginazione del documento.

• raccolta delle informazioni & gap analysis: il team Collectibus, sulla base dell’indice predisporrà le schede di raccolta dei dati quantitativi e delle informazioni qualitative a supporto, e formerà i data owners

interni per il loro utilizzo. In linea con l’approccio proposto i KPI verranno individuati in relazione sia alle performance dell’associazione (impatti diretti) sia agli outcome, relativi agli impatti indiretti riconducibili alle attività. Verifica dei dati e delle informazioni raccolte. Gap analysis rispetto agli obiettivi emersi per una prima valutazione di pianificazione di sostenibilità.

• linea guida per la redazione & accompagnamento stesura: Collectibus realizzerà una Linea Guida per la redazione del Bilancio Sociale, la cui stesura sarà a cura di Wikimedia Italia (nel caso Collectibus potrà provvedere direttamente alla stesura di parti più «tecniche» a supporto dell’associazione). La Linea Guida costituirà il Modello di rendicontazione degli impatti associativi sia a livello di processo che di sistema consolidato di raccolta dati e di definizione di indicatori qualitativi e quantitativi in linea con missione, obiettivi, attività e impatti (e in linea con Piano di Sostenibilità).

Collectibus provvederà alla rilettura del Bilancio Sociale predisposto da Wikimedia al fine di suggerire eventuali correzioni e miglioramenti. Collectibus potrà fornire suggerimenti sulla strategia di comunicazione e pubblicazione del documento.

Modalità operative

• Formazione specifica sulla struttura del documento di rendicontazione e sulle modalità di utilizzo delle schede di raccolta KPI ai data owners interni.
• Incontro con i referenti deputati alla stesura del Bilancio per fornire indicazioni operative sull’utilizzo della Linea Guida predisposta. Collectibus provvederà alla rilettura del Bilancio predisposto da Wikimedia al fine di suggerire eventuali correzioni e miglioramenti
• Incontro con il Gruppo di lavoro allargato di valutazione dell’esito del processo e proposte di miglioramento.

Deliverable attesi

• Fase a)
  • Mappa degli stakeholder
  • Analisi di benchmarking
  • Matrice di materialità
  • Questionari stakeholder engagement o Risultati stakeholder engagement
• Fase b)
  • Sintesi approccio TOC
  • Piano di sostenibilità 2022 impostazione per impatti
• Fase c)
  • Indice del report 2021
  • Linee guida per la redazione del report
  • Schede di raccolta dati
  • Materiale formativo su impatto/rendicontazione o Documento di proposta concept grafico
  • Revisione commentata del documento

→ Tentative: scrittura pagina Theory of Change in versione italiana

Tutti i contenuti prodotti (testi immagini, infografiche ecc.) saranno resi disponibili sul sito di Wikimedia Italia in modalità open access, con licenza libera CC BY-SA 4.0 https://creativecommons.org/licenses/by- sa/4.0/deed.it (applicando la dichiarazione CC0 ad eventuali metadati e dataset).

Tempi, modalità fatturazione e condizioni di pagamento

L’incarico si intende conferito dal mese di settembre 2021 al mese di aprile 2022, periodo in cui verranno realizzare le attività descritte al § 3 del presente documento di offerta. La suddetta tempistica si basa sul presupposto che sia effettivamente assicurata la vostra presenza a riunioni e incontri nei tempi prefissati e che ci sia fornita adeguata assistenza nel recuperare i dati e le informazioni necessarie per realizzare le attività.

Le attività saranno realizzate secondo le seguenti tempistiche indicative: Vedi file allegato.

Gli onorari per lo svolgimento dell’incarico sono pari a 31.500 € esclusa IVA, da fatturare come segue:

• il 40%, pari a 12.600 € esclusa IVA, alla sottoscrizione del contratto;
• il 30%, pari a 9.450 € esclusa IVA, a dicembre 2021;
• il 30%, pari a 9.450 € esclusa IVA, ad aprile 2022.

L’importo non comprende:

• la redazione dei testi del Bilancio Sociale/Report di rendicontazione degli impatti;
• la raccolta dei KPI
• e attività di impaginazione grafica.

Sono escluse dagli onorari anche le spese per le trasferte al di fuori della provincia di Milano. Tali spese, laddove non sostenute direttamente da Wikimedia Italia, dovranno essere fatturate al temine del progetto al costo, accompagnate dai giustificativi di spesa e liquidate alla scadenza della fattura tramite bonifico bancario. La tariffa di rimborso km utilizzata è quello relativo alla tabella ACI (20.000 km).

Ogni altra eventuale attività, non inserita nel programma di lavoro descritto nel presente documento verrà concordata preventivamente con il cliente, quindi eseguita e fatturata secondo accordi.

• CLAUSOLA RISOLUTIVA ESPRESSA Qualora il ritardo dei pagamenti di quanto dovuto dal Cliente si sia protratto per oltre 90 giorni rispetto al termine pattuito, il Consulente, ai sensi dell'art. 1456 c.c., ha facoltà di risolvere il contratto comunicando al Cliente, con lettera raccomandata a/r, la propria volontà di avvalersi della presente clausola.
• RECESSO Il Cliente e il consulente possono recedere dal presente contratto mediante comunicazione da trasmettere con lettera raccomandata con avviso di ricevimento, con preavviso di almeno 30 giorni. Nel caso di recesso da parte del Cliente, questi rimborserà al consulente le spese sostenute ed impegnate, in base al contratto, fino al momento del ricevimento della comunicazione del recesso, e pagherà il compenso per l’opera svolta.
• OBBLIGHI DEL CONSULENTE Con l'assunzione dell'incarico il Consulente si impegna a prestare la propria opera usando la diligenza richiesta dalla natura dell'attività esercitata, dalle leggi e dalle norme deontologiche della professione.
• OBBLIGHI DEL CLIENTE Il Cliente ha l'obbligo di mettere a conoscenza e far pervenire al Consulente tempestivamente tutta la documentazione e le informazioni necessarie all’espletamento dell’incarico.
• RISERVATEZZA Ciascuna Parte è tenuta, anche in corso di rapporto, al riserbo sulle informazioni riservate e confidenziali ricevute e a conservarle con misure di sicurezza e un grado di attenzione non inferiori a quelli applicati alle proprie informazioni riservate, garantendo una adeguata protezione contro la diffusione, la riproduzione o l’utilizzo non autorizzati. In alcun modo, pertanto, il Consulente sarà autorizzato a dare diffusione e/o divulgazione delle informazioni riservate e confidenziali del Cliente, vincolandosi alla massima riservatezza e sicurezza nel trattamento di dati, informazioni, documenti, procedure e/o qualsivoglia altra informazione riservata e confidenziale inerente al Cliente e/o all’attività della predetta o a questa anche indirettamente riconnessa. FORO COMPETENTE Ogni controversia relativa al presente contratto sarà̀ di esclusiva competenza del Foro di Milano. Per tutto quanto non previsto nel presente contratto si intendono qui riportate le norme vigenti in materia.