Utente:Virginia Gentilini/GLAM

Bozza proposta alla Commissione rapporti con le istituzioni, agosto 2014 sul flusso di lavoro della comunicazione e della documentazione dei progetti GLAM.

Le due aree su cui lavorare sono il riordino delle pagine attuali e la definizione di un flusso di lavoro ottimale per la comunicazione interna (per i soci) ed esterna (su Wikipedia).

Riordino pagine attuali

In particolare:

• GLAM su wikina http://wiki.wikimedia.it/wiki/Associazione:GLAM
• GLAM su Pedia http://it.wikipedia.org/wiki/Progetto:GLAM

Wikina

http://wiki.wikimedia.it/wiki/Associazione:GLAM

C’è un sacco di roba, un po’ incasinata e non sempre aggiornata, motivo per cui - senza perdere niente del lavoro già fatto - io riorganizzerei leggermente le cose. Manualmente potrei fare il lavoro io (facendomi aiutare da Draco o da voi nel caso), ma vorrei un vostro parere su queste idee generali:

• Modificare l’attuale struttura della pagina (Istituzioni - Gruppo di lavoro - Biblioteche - Archivi - Archivi aziendali) in una di questo tipo: GLAM - Gruppo di lavoro - Biblioteche - Musei - Archivi - Altre istituzioni. Ecco come potremmo usarle:
  • GLAM: introduzione generale sulle tipologie di istituzioni coinvolte e materiale utile a livello meta (link a linee guida, pagine utili su Outreach, lo schema del flusso della comunicazione ecc.), senza tenere qui liste di casi concreti.
  • Gruppo di lavoro: da aggiornare nel tempo ma lasciare sostanzialmente così. Ho riportato le aree di lavoro sui cui a ciascuno di noi piacerebbe lavorare (che ci siamo detti durante la riunione in chat) anche qui, vi prego di correggere o integrare!
  • Biblioteche > aggiornare l’elenco delle collaborazioni in corso e concluse. Riordinare da Eventi in giù. Molto materiale è presente sulla pagina su Pedia che è piuttosto aggiornata (ci lavora molto Susanna).
  • Musei > nuova pagina da creare in cui riordinare esperienze passate e progetti in corso.
  • Archivi > riunirei qui sia gli archivi pubblici che gli archivi aziendali.
  • Altre istituzioni > nuova pagina da creare in cui tenere traccia di ogni altra collaborazione possibile. Potremo poi gestirla come vogliamo semplicemente creando sezioni interne.

• I singoli casi concreti sarebbero dunque elencati a seconda della tipologia di istituzione, distinguendo fra progetti conclusi, in corso, idee da sviluppare o contatti, progetti famosi anche esteri che ci possano essere utili, tutto coi link alle relative sottopagine.

• Esplicitiamo una suddivisione fra GLAM in senso stretto e lavori con le scuole e le università, già a partire dalla pagina di base (GLAM), con link a http://wiki.wikimedia.it/wiki/Associazione:Scuola, o a http://wiki.wikimedia.it/wiki/Associazione:Didattica o come vorrete strutturare questa parte. Naturalmente si tratta in parte di una suddivisione astratta, ad es. perché il materiale didattico usato nelle scuole può benissimo essere lo stesso di quello usato in una editathon in un museo ecc., ma può servire per evitare confusione.

GLAM su Wikipedia

http://it.wikipedia.org/wiki/Progetto:GLAM

La situazione mi pare più semplice. Le pagine sono sostanzialmente fatte molto bene (credo derivino da un importante lavoro di traduzione dall’inglese di Marcok!). Le uniche cose su cui interverrei:

• Sarebbe utile che tutti noi inserissimo le nostre firme fra i partecipanti.
• Appena avremo una qualche pagina dedicata al nostro wikipediano in residenza al MART (Daniele Metilli), bisognerebbe aggiungerla su https://it.wikipedia.org/wiki/Progetto:GLAM/Wikipediano_in_residenza con una voce del tipo “progetti attivi”. Ho chiesto a Cristian se ne può sollecitare la creazione.

Su Progetto:GLAM è (giustamente) linkata anche tutta la documentazione prodotta nell’ambito di Share Your Knowledge. Si tratta di ottimo materiale (linee guida, esempi di lettere di adesione o convenzioni, ecc.) riutilizzabile a patto di eliminare i riferimenti al contesto per cui è stato creato, il lavoro con Lettera27 e l’applicazione al progetto WikiAfrica. In futuro vedremo cosa si può usare utilmente.

Flusso della comunicazione interna ed esterna

Un punto fondamentale è il rapporto fra i vari strumenti di documentazione e comunicazione che abbiamo. Dovremmo un giorno non lontano avere un vero sito web, dunque a me pare che si modifichi l’intero assetto della comunicazione, che va verso una direzione di questo tipo:

1. Sito - Comunicazione puramente esterna. Racconta al mondo sul web chi è e cosa fa l’associazione. Ci dovrebbe sicuramente essere spazio per raccontare dei progetti GLAM e tutti noi potremmo essere coinvolti nella redazione di materiali di questo tipo.
2. Wikina - Documentazione e comunicazione puramente interna. Luogo di lavoro e di discussione, con appunti, calendari, contatti, ecc. Si affianca alla lista di discussione e ne aiuta i lavori. A me pare che decada l’utilità di creare pagine in wikina visibili a tutti, quindi proporrei almeno per i lavori con le istituzioni di scegliere di default il namespace Associazione.
3. Liste di discussione - Comunicazione interna, ma nel caso della lista soci visibile a un range di persone ampio e, nel caso di liste accessorie come quella dei bibliotecari, a chiunque sia interessato al tema (professionisti, fornitori di servizi, ecc.). I progetti GLAM potrebbero avere una visibilità maggiore in questi contesti, soprattutto allo scopo di trovare nuovi volontari interessati a seguirli, dare l’idea che esistono dei percorsi già battuti, ecc. Avere una buona struttura di documentazione aiuta anche in questo. Ho in mente una mail mensile di aggiornamento sul tema.
4. Pagine di progetti GLAM su Wikipedia - Documentazione e comunicazione interna (nel senso di interna alla comunità) ed esterna (rivolta ai lettori di Wikipedia). È il punto in cui ci interfacciamo con la comunità ma anche in cui lettori interessati a un certo tema, area geografica, ecc. possono scoprire i nostri progetti. Soprattutto per progetti importanti è utile che chi segue il progetto per conto dell’associazione aggiorni anche le relative pagine su Pedia.

Un’altra premessa è che naturalmente chiunque è libero di avviare progetti, seguirli in autonomia ecc. Quella descritta sotto (da riportare in wikina perché sia evidente a tutti) sarebbe la procedura ideale suggerita per i casi in cui l’associazione viene coinvolta esplicitamente. Eccola:

Ideazione di un nuovo progetto

• Chiunque abbia un contatto o un’idea per un lavoro con un GLAM o una scuola la comunica a sua scelta alla lista soci, ai partecipanti a questa commissione, al/alla responsabile dei progetti, al responsabile GLAM o al Direttivo. Inutile formalizzarsi troppo, l’importante è condividere l’idea.
• Responsabile progetti e/o responsabile GLAM si incaricano di valutare in prima battuta la proposta, fanno qualche verifica, chiedono pareri ecc.
• Se la proposta viene accettata si procede.
• In caso contrario, si provvede comunque ad inviare una mail di risposta ad eventuali enti o persone coinvolte che spieghi motivazioni, difficoltà, ecc.

Quando parte un progetto

• Si aggiunge subito in wikina nella sezione appropriata (Biblioteche, Musei, Scuola, ecc.) almeno con un minimo di dati come gli enti coinvolti, il referente, una data di inizio. Per i progetti più corposi creiamo sempre una sottopagina specifica in Associazione, linkata dalla sezione relativa. Non dev’essere per forza una cosa molto formale, sono i nostri appunti di lavoro e possiamo anche metterci dati come nomi, telefoni, o problemi rilevati. L’idea di base è fornire le informazioni utili perché altri possano aggiungersi o subentrare nel progetto.
• Si aggiunge in Cosa bolle in pentola, possibilmente compilando tutti i campi presenti.
• Se non è già avvenuto, si avvisa la lista soci (più eventuali liste accessorie) riportando i link alla documentazione presente (wikina, link esterni, ecc.).
• Quando sono previste delle date definite:
  • si aggiungono al Diario di bordo.
  • si comunicano alla segreteria dell’associazione perché vengano inserite nel Calendario e la segreteria possa eventualmente darne notizia nella Newsletter, sui social media, ecc.

Mentre il progetto è in corso

• Si tengono aggiornate le pagine o le notizie specifiche in wikina, sia sullo stato di avanzamento del progetto, sia riportando gli eventuali materiali didattici adoperati.
• Nuovi materiali prodotti (slide per presentazioni, manuali, ecc.) vanno elencati su Documenti e presentazioni.
• Se presenti, si tengono aggiornate le pagine del progetto su Wikipedia.
• Di tanto in tanto si aggiornano le liste di discussione, sia per condividere problemi o difficoltà sia per informazione generale, o la commissione rapporti con le istituzioni.
• In accordo con chi gestisce il sito esterno dell'associazione, si scrivono piccoli report sul progetto per comunicare i risultati raggiunti.
• Per problemi di natura burocratica nei rapporti con l’ente si fa riferimento al responsabile dei progetti o al responsabile GLAM.

Ideazione di un evento

Se si tratta di fare una singola presentazione, partecipare a un convegno ecc., è sufficiente:

• Comunicarlo alla lista soci o al Direttivo.
• Aggiungere le date al Diario di bordo.
• Comunicare le date alla segreteria dell’associazione.

Infine, ricordiamoci tutti di seguire il GLAM bar. Se ce lo segnamo tutti come osservato speciale non dovrebbero sfuggirci cose importanti. È importante anche per stringere il contatto con i wikipediani interessati a questi temi ma non coinvolti nell’associazione.