Regolamento rimborsi spese

Prima seconda bozza

Casi standard

Sono consentiti rimborsi, previa approvazione del direttivo e nei limiti dello stanziamento annuale stabilito nel bilancio preventivo, per le seguenti ragioni (non esaustive, vedi di seguito):

• viaggi attinenti ad operazioni di marketing o di public relation di WMI;
• anticipo di spese postali per la spedizione di gadgets o altro materiale promozionale;
• eventi: spese dei relatori (per conferenze e simili) e degli organizzatori.

Eventi

Vengono rimborsate le spese di viaggio e di pernottamento (vedi modalità) alle persone che abitino ad almeno 50 km dal luogo dove si svolge l'evento. Possono fare richiesta i relatori a conferenze, convegni, tavole rotonde ecc. per conto di WMI; e due soci che diano la propria disponibilità a organizzare la presenza di WMI a un evento e a tenere banchetti e simili. La richiesta va inoltrata al direttivo con una stima dei costi. Il rimborso viene liquidato dopo che il direttivo ha visto e approvato le ricevute e/o i dettagli delle spese (per viaggi in macchina o taxi) che dovranno essere inviati in copia o su file scannerizzato.

Casi non standard

Rimborsi per altre ragioni sono consentiti previo consenso motivato e pubblico del direttivo.

Questa policy potrebbe essere aggiornata per riportare nei casi standard alcuni casi non standard, in seguito al loro verificarsi.

Approvazione

L'approvazione da parte del direttivo deve essere formale, mediante delibera, per spese maggiori di 100 [.TBD.] euro; informale, con solo obbligo di categorizzazione nelle voci di bilancio descritte in altro luogo, altrimenti, nonché per «acquisti o spese di normale amministrazione (pubblicità, gadget, stampe etc.)» entro i 2000 € (come da regolamento).

Voci di bilancio

In bilancio devono essere riportate le seguenti voci:

• viaggi per presenza come relatore in conferenza o come organizzatore di un evento;
• viaggi per operazione di pr (accordi culturali);
• viaggi per presenza per marketing (accordi commerciali);
• spese postali e di cancelleria (anche spedizione gadget).

Modalità

• Per i viaggi:
  • treno: seconda classe;
  • aereo: low cost, ove possibile, non sempre ammesso per gli eventi;
  • macchina: da dettagliare;
  • taxi: da dettagliare.
• Per il pernottamento: albergo al massimo tre stelle.

Evoluzione

• Decisione del direttivo, al punto 3