Regolamento rimborsi spese

Bozza - la versione approvata è [1]

Casi standard

Sono consentiti rimborsi, previa approvazione del direttivo e nei limiti dello stanziamento annuale stabilito nel bilancio preventivo, per le seguenti ragioni (non esaustive, vedi di seguito):

• viaggi attinenti ad operazioni di marketing o di public relation di WMI;
• anticipo di spese postali per la spedizione di gadget o altro materiale promozionale;
• eventi: spese dei relatori (per conferenze e simili) e degli organizzatori.

Eventi

Vengono rimborsate le spese di viaggio e di pernottamento (vedi modalità). Possono fare richiesta i relatori a conferenze, convegni, tavole rotonde ecc. per conto di WMI; e due soci che diano la propria disponibilità a organizzare la presenza di WMI a un evento e a tenere banchetti e simili. La richiesta va inoltrata al direttivo con una stima dei costi. Il rimborso viene liquidato dopo che il direttivo ha visto e approvato le ricevute e/o i dettagli delle spese (per viaggi in macchina o taxi) che dovranno essere inviati in copia o su file scannerizzato.

Spese rimborsate

• Per i viaggi:
  • treno: seconda classe (da dettagliare con biglietto);
  • aereo: low cost, ove possibile, non sempre ammesso per gli eventi (da dettagliare con biglietto);
  • automobile: il rimborso del costo chilometrico delle spese sostenute per l'uso dell'automobile è ammesso secondo le stime dei costi quantificate e periodicamente aggiornate dall'ACI (Automobile Club d'Italia) e rintracciabili in rete a questa pagina o negli uffici locali dell'ACI, attualizzate con il costo effettivo dell'assicurazione auto. Resta ferma la necessità di portare ricevute del pagamento del pedaggio per la concessione anche del rimborso delle tariffe autostradali.
  • taxi: da dettagliare con ricevuta.
• Per il pernottamento: albergo al massimo tre stelle (da dettagliare con ricevute).

Casi non standard

Rimborsi per altre ragioni sono consentiti previo consenso motivato e pubblico del direttivo.

Questa policy potrebbe essere aggiornata per riportare nei casi standard alcuni casi non standard, in seguito al loro verificarsi.

Modalità di rimborso

Il direttivo dà preventivamente incarico al socio di compiere la spesa per conto dell'associazione, in seguito a sua richiesta. Il rimborso viene liquidato dopo che la segreteria ha ricevuto il modulo di rimborso spese (File:Modulo richiesta rimborsi.ods) accompagnato da documentazione in originale comprovante le spese sostenute (nel caso siano completamente digitali, anche all'indirizzo segreteria@wikimedia.it). Se possibile far intestare le spese (mediante fattura, ricevuta o scontrino parlante) direttamente a Wikimedia Italia, via Roberto Ardigò 24, 20900 Monza (MB) - P. IVA IT05599740965 - CF 94039910156.

Voci di bilancio

In bilancio devono essere riportate le seguenti voci:

• viaggi per presenza come relatore in conferenza o come organizzatore di un evento;
• viaggi per operazione di pr (accordi culturali);
• viaggi per presenza per marketing (accordi commerciali);
• spese postali e di cancelleria (anche spedizione gadget).

Approvazione del presente regolamento

Il presente regolamento è stato approvato nelle seguenti delibere:

• 12 settembre 2008 (prima stesura);
• 23 luglio 2009;
• 30 giugno 2011.