Regolamento rimborsi spese
Prima seconda bozza
Casi standard
Sono consentiti rimborsi, previa approvazione del direttivo e nei limiti dello stanziamento annuale stabilito nel bilancio preventivo, per le seguenti ragioni (non esaustive, vedi di seguito):
- viaggi attinenti ad operazioni di marketing o di public relation di WMI;
- anticipo di spese postali per la spedizione di gadgets o altro materiale promozionale;
- eventi: spese dei relatori (per conferenze e simili) e degli organizzatori.
Eventi
Vengono rimborsate le spese di viaggio e di pernottamento (vedi modalità) alle persone che abitino ad almeno 50 km dal luogo dove si svolge l'evento. Possono fare richiesta i relatori a conferenze, convegni, tavole rotonde ecc. per conto di WMI; e due soci che diano la propria disponibilità a organizzare la presenza di WMI a un evento e a tenere banchetti e simili. La richiesta va inoltrata al direttivo con una stima dei costi. Il rimborso viene liquidato dopo che il direttivo ha visto e approvato le ricevute e/o i dettagli delle spese (per viaggi in macchina o taxi) che dovranno essere inviati in copia o su file scannerizzato.
Spese rimborsate
- Per i viaggi:
- treno: seconda classe (da dettagliare con biglietto);
- aereo: low cost, ove possibile, non sempre ammesso per gli eventi (da dettagliare con biglietto);
- macchina: il rimborso del carburante è ammesso secondo stime da parte del socio del consumo effettivo, entro il limite di 0,10 €/km, che è anche adottato come eventuale rimborso chilometrico fisso sostitutivo delle predette stime, in quanto rivelatosi sufficiente nella maggior parte dei casi e sicuramente inferiore ai costi chilometrici dell'ACI. Resta ferma la necessità di portare ricevute del pagamento del pedaggio.
- taxi: da dettagliare con ricevuta.
- Per il pernottamento: albergo al massimo tre stelle (da dettagliare con ricevute).
Casi non standard
Rimborsi per altre ragioni sono consentiti previo consenso motivato e pubblico del direttivo.
Questa policy potrebbe essere aggiornata per riportare nei casi standard alcuni casi non standard, in seguito al loro verificarsi.
Modalità di rimborso
Il direttivo dà preventivamente incarico al socio di compiere la spesa per conto dell'associazione, in seguito a sua richiesta. Il rimborso viene liquidato dopo che il tesoriere ha ricevuto una nota spese dettagliata accompagnata da documentazione comprovante le spese sostenute, preferibilmente in originale (o anche solo scansioni digitali all'indirizzo tesoriere@wikimedia.it). Se possibile far intestare le spese (mediante fattura, ricevuta o scontrino parlante) direttamente a Wikimedia Italia, via del ronco 3A, 20043 Arcore - P. IVA IT05599740965 - CF 94039910156.
Voci di bilancio
In bilancio devono essere riportate le seguenti voci:
- viaggi per presenza come relatore in conferenza o come organizzatore di un evento;
- viaggi per operazione di pr (accordi culturali);
- viaggi per presenza per marketing (accordi commerciali);
- spese postali e di cancelleria (anche spedizione gadget).