Piano operativo 2017-2019

Obiettivi e metodo di lavoro

Il presente piano strategico prende in considerazione obiettivi, azioni e investimenti economici per il triennio 2017-2019 e mostra alcune importanti novità rispetto al documento relativo al biennio 2015-2016. La novità più importante riguarda la metodologia con cui il presente piano è stato costruito: è stato infatti il frutto di un processo ancor più partecipato che ha coinvolto, oltre naturalmente al Direttivo, alla Direttrice e allo staff, i soci e i coordinatori regionali e tematici fin dalle sue prime battute.

Questo processo è partito nel mese di maggio 2016, con un primo giro di call individuali con i coordinatori regionali e tematici e i responsabili di progetto. Questa prima tornata aveva l’intenzione di illustrare ai coordinatori la strategia del piano strategico 2014-2016, in modo che tutti i soggetti coinvolti potessero partire da una stessa base conoscitiva sugli obiettivi strategici e le attività in corso e formulare prime osservazioni e proposte sulle nuove linee strategiche generali del piano a venire.

A questo primo giro di call ne è seguito un secondo nel mese di luglio 2016. Questa volta le call sono state collettive e organizzate in base ai progetti portati avanti dall’Associazione. Oltre ai coordinatori regionali, a questo secondo giro hanno partecipato anche soci particolarmente interessati o coinvolti nei progetti. In questa occasione si è analizzato lo stato dell’arte di ogni singolo progetto: grazie all’esperienza del precedente piano strategico e all’esperienza pluriennale nella gestione dei progetti di molti soci coinvolti è stato possibile costruire sui successi e sugli insuccessi e di costruire piano strategico e costruire una prima analisi SWOT aggiornata: sono stati analizzati i punti di forza e di debolezza, le opportunità e le minacce, per poi giungere ad una prima definizione degli obiettivi strategici, declinati in azioni concrete e mirate. É poi seguito, nel mese di settembre, un terzo giro di call tematiche, questa volta con l’obiettivo di definire le tempistiche delle varie azioni e di impostare la costruzione dei cash flow per ogni singolo progetto.

In totale, alle call hanno partecipato più di 20 tra soci e coordinatori, per un totale di circa 20 call da giugno a settembre 2016. Questo processo partecipato ha sottoposto Direttivo, staff e soci ad uno sforzo significativo, con un notevole impiego di tempo, con call organizzate anche il sabato mattina, per venire incontro alle necessità di alcuni soci e di risorse. Tutto lo staff con il coordinamento della Direttrice è stato infatti impegnato nel lavoro di stesura del piano: dai project manager impegnati sui vari progetti, alle risorse impegnate sulla comunicazione, l’amministrazione e il fundrasing, tutti hanno partecipato alla definizione del budget, alla realizzazione dei Gantt e alla stesura dei relativi KPI. Un ulteriore elemento che ha concorso ad individuare le linee generali e le priorità del presente documento è stato senza dubbio il questionario somministrato ai soci nel mese di giugno 2016. Al questionario hanno partecipato 200 soci: di questi 100 lo hanno completato interamente. I risultati hanno permesso di ottenere una fotografia dell’opinione che i soci hanno rispetto alle attività, alla distribuzione delle risorse e ad altre questioni chiave nella gestione dell’Associazione.

Il presente documento è strutturato come segue: una prima parte mira ad illustrare la missione dell’Associazione che Direttivo e Direttrice hanno individuato, interpretando le indicazioni pervenute dai soci; la missione rappresenta l’elemento unificante delle linee strategiche definite progetto per progetto per il prossimo triennio.

Come per il precedente piano strategico, il piano prevede una sezione iniziale che fotografa lo stato attuale delle relazioni con soci e donatori. Seguono altre sezioni, che prendono in considerazione vari aspetti di pianificazione dei singoli progetti: due sezioni sono dedicate, rispettivamente, all’analisi SWOT e alla definizione degli obiettivi strategici, a cui seguono i grafici che illustrano azioni e tempistiche e le tabelle con i relativi KPI (Key Performance Indicators).

Altra novità rispetto al precedente piano strategico è rappresentata dal fatto che questa volta abbiamo avuto una base per la definizione degli indicatori, cosa che non avevamo nel 2014 in quanto abbiamo cominciato solo con il precedente piano strategico a valutare le attività che svolgiamo. Questo ha permesso di ponderare maggiormente gli indicatori e i valori obiettivo per i prossimi tre anni.

Chiudono il documento le sezioni relative al piano di comunicazione istituzionale e al piano di fundraising, altra novità rispetto al precedente piano strategico che è stato successivamente integrato, nel corso del 2016, con un piano di fundraising.

Il piano strategico 2017-2019 si è posto come obiettivo principale il coinvolgimento e la partecipazione dei soci per la sua realizzazione. L’augurio e, ad un tempo, la nostra sfida maggiore è che le iniziative svolte nei prossimi tre anni possano essere segnate dallo stesso spirito collaborativo che ha portato alla formulazione del piano: desideriamo che le attività qui descritte siano realizzate con il maggior coinvolgimento possibile dei nostri soci attuali ma anche reclutando forze nuove, magari proprio in quegli ambiti come, il mondo dei musei, delle università, di OpenStreetMap, in cui l’Associazione ha da poco iniziato o sta iniziando ad affacciarsi.

Un ringraziamento di cuore a tutti coloro che hanno partecipato alla stesura del presente piano e buona lettura.

Dichiarazione di missione

Chi siamo

Wikimedia Italia - Associazione per la diffusione della conoscenza libera è un’associazione di promozione sociale e, come tale, “non persegue fini di lucro, né diretto né indiretto. I contenuti e la struttura dell’Associazione sono ispirati a principi di solidarietà, trasparenza e democrazia che consentono l’effettiva partecipazione dei Soci alla vita dell’Associazione stessa...Wikimedia Italia persegue esclusivamente finalità di solidarietà sociale nel campo della promozione della cultura.” (cfr. Statuto, art. 1, 3).

Al 18 novembre 2016 conta circa 385 soci.

Scopo statutario

Come prevede l’articolo 3 dello Statuto, “L’Associazione ha per obiettivo di contribuire attivamente a diffusione, miglioramento e avanzamento del sapere e della cultura promuovendo la produzione, raccolta e diffusione gratuita di contenuti liberi (Open Content) per incentivare le possibilità di accesso alla conoscenza e alla formazione. Sono definiti "contenuti liberi" nel senso inteso dall’associazione tutte le opere che sono state contrassegnate dai loro autori con una licenza che ne permetta l’elaborazione e/o la diffusione gratuita. In aggiunta a ciò sarà approfondita anche la conoscenza e la consapevolezza delle questioni sociali e filosofiche correlate.

In particolare Wikimedia Italia si dà come obiettivo di promuovere e sostenere, direttamente o indirettamente, gli sviluppi, i trasferimenti, le traduzioni in lingua italiana dei progetti della Wikimedia Foundation, Inc. Anche se Wikimedia Italia è soggetta alla legge italiana, i suoi obiettivi includono il sostegno ai progetti di Wikimedia Foundation, Inc. nel suo complesso e non solamente a quelli in lingua italiana. Wikimedia Italia non ha interesse a intervenire nella gestione dei siti di Wikimedia Foundation, Inc.”

Cosa facciamo: attività che ci caratterizzano

Utilizzando strumenti liberi (in sostanza wiki e software liberi) e procedure documentate:

• promuoviamo la conoscenza libera,
• invitiamo le istituzioni e i privati a liberare contenuti e li aiutiamo a farlo,
• insegniamo a scrivere su Wikipedia e a contribuire agli altri progetti Wikimedia.

Per fare questo organizziamo percorsi di formazione in scuole, musei, archivi, biblioteche, promuoviamo la figura del wikimediano in residenza presso istituzioni culturali, comunichiamo in occasioni pubbliche i nostri valori e i nostri progetti, organizziamo raduni, incontri informali e eventi particolari quali maratone di scrittura di voci, mapping party, wikigite, ecc..

I progetti sui quali abbiamo concentrato le maggiori risorse negli ultimi anni sono Wiki Loves Monuments e i progetti con archivi, musei e biblioteche.

Visione: quale cambiamento Wikimedia Italia vuole realizzare nel lungo periodo

«Imagine a world in which every single human being can freely share in the sum of all knowledge. That’s our commitment». «Un mondo in cui ogni singolo essere umano possa prendere parte liberamente alla totalità della conoscenza».

È la vision di Wikimedia Foundation ed è spesso considerata come la vision dell’intero movimento. Wikimedia Italia condivide tale visione facendola propria.

Valori fondamentali

I valori a cui si ispirano Wikimedia Foundation e il movimento sono:

• libertà,
• accessibilità e qualità,
• indipendenza,
• impegno all’apertura e alla diversità,
• trasparenza nei confronti della comunità e dell’esterno,
• la comunità è la nostra maggiore risorsa,

Wikimedia Italia li condivide in senso generale, scegliendo, in particolare, di ispirare la propria azione ai seguenti valori, sentiti come fondamentali:

• libertà di “poter fare” e di “poter essere”: licenze e software libero per garantire la libertà di fruizione e di creazione dei contenuti;
• non discriminazione per promuovere l’uguaglianza e impegno all’apertura e alla diversità: assenza di tolleranza verso discriminazioni interne, non collaborazione con entità che portano avanti pratiche discriminatorie, approccio “ecologico” che tenga conto anche dei fattori sociali ed economici che impediscono a monte l’accesso alla conoscenza (non collaborazione con entità che contribuiscono alla creazione e al mantenimento di queste barriere);
• mettere i volontari dell’associazione al primo posto perché “quest’Associazione non ha altre mani, se non quelle dei volontari”.
• indipendenza da condizionamenti, pressioni o da manipolazioni da parte di soggetti terzi, che vorrebbero utilizzare il movimento per perseguire i propri scopi senza comprenderne e abbracciarne davvero i valori.
• accesso alla conoscenza come diritto umano fondamentale e come “recupero” di quelle conoscenze che rischiano di andare perdute (portando in forma digitale ciò che è cartaceo o analogico).
• partecipazione, intesa come:
  • collaborazione: lavorare insieme e in modo collaborativo mettendo le persone in condizioni di poter contribuire realmente;
  • come corollario: promozione del valore della solidarietà tra i volontari stessi.
  • inclusività: apertura verso le persone, senza discriminazioni di alcun genere.
• trasparenza verso i soci e verso l’esterno (con posizioni pubbliche in linea con ciò che realmente pensiamo e facciamo);
• rispetto delle posizioni altrui, pur nella diversità di visioni e ascolto “vero” dell’altro (in termini negativi, assenza di arroganza intellettuale).

Missione: in che modo vogliamo raggiungere il cambiamento desiderato contenuto nella visione?

“Comunicare in maniera diffusa a persone, gruppi informali, associazioni, istituzioni educative e culturali il senso della conoscenza libera e del software libero, per generare un cambiamento culturale che porti a contributi spontanei nel lungo termine e per migliorare la legislazione attuale”.

Analisi delle relazioni con i soci e i donatori

Fotografia attuale dei soci

Nuovi soci per anno

Tabella 1 - Ricorsività dei soci WMI (2014-2015)

Anno	Totale soci	Soci nuovi	Rinnovi
2014	394	83	195
2015	405	39	168

Fotografia attuale dei donatori

Analisi per fascia di donazione

Tabella 2 - Analisi donazioni per range (2009-2015)

Anno	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015
Range	€	€	€	€	€	€	€
0-10	8.801,22	44.204,09	8.584,22	4.675,42	4.665,92	2.696,61	2.553,91
11-50	22.407,21	212.039,30	37.099,63	24.668,66	16.005,08	12.438,81	5.111,18
51-100	6.760,00	25.493,19	8.330,00	7.312,36	4.339,99	4.700,00	2.580,00
Oltre 100	5.045,00	16.565,00	12.399,58	5.301,00	8.093,50	7.420,00	3.865,00
Totali	43.013,43	298.301.58	66.413,43	41.957,44	33.104,49	27.255,42	14.110,09

Media per range di donazione

Tabella 3 - Media donazioni per range (2009-2015)

Range in euro	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015
0-10	€ 6,86	€ 6,91	€ 7,20	€ 7,36	€ 6,41	€ 6,23	€ 5,50
11-50	€ 28,95	€ 26,91	€ 28,63	€ 27,80	€ 28,48	€ 30,26	€ 31.35
51-100	€ 96,57	€ 95,12	€ 94,66	€ 91,40	€ 92,34	€ 88,68	€ 86,00
Oltre 100	€ 240,24	€ 267,18	€ 476,91	€ 265,05	€ 362,82	€ 436,47	€ 351,36
Totali	€ 20,02	€ 20,42	€ 25,51	€ 25,86	€ 23,53	€ 29,82	€ 21,12

Analisi per metodo di pagamento

Tabella 4 - Analisi donazioni per metodo di pagamento (2009-2015)

Anno	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015
Metodo pagamento	€	€	€	€	€	€	€
Bonifico Bancario	19.418,17	104.728,29	37.223,82	19.320,39	15.979,22	17.312,61	6.256,45
PayPal	23.395,26	193.553,29	27.299,61	19.546,10	15.929,57	8.314,81	6.987,64
C/C postale	0,00	20,00	1.890,00	3.090,95	1.195,70	1.628,00	866,00
Contante	200,00
Tot./anno	43.013,43	298.301,58	66.413,43	41.957,44	33.104,49	27.255,42	14.110,09

Tabella 5 - Media donazioni per range (2009-2015)

Tipologia donazione	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015
Bonifico Bancario	€ 34,53	€ 30,48	€ 41,79	€ 37,94	€ 45,81	€ 50,87	€ 36,16
PayPal	€ 14,78	€ 17,35	€ 16,65	€ 19,93	€ 16,27	€ 17,51	€ 15,23
C/C postale			€ 23,55	€ 31,12	€ 19,42	€ 24,48	€ 24,05

Ricorsività dei donatori e delle donazioni

Tabella 6 - Ricorsività dei donatori (2009-2015)

	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015
N. donatori unici	1772	14253	2487	1474	1257	–	338
N. donatori ricorrenti (>2)	11	175	49	88	42	–	183
Totale donatori/anno	1783	14428	2536	1562	1299	–	485

Tabella 7 e 8 - Ricorsività dei donatori (2009-2015)

	2009	2010	2011	2012	2013	2014	2015
2009	2140	256	46	47	35	27	13
2010	256	4281	339	644	409	186	125
2011	46	339	2484	254	151	74	56
2012	47	644	254	1546	164	95	79
2013	35	409	151	164	1316	68	56
2014	27	186	74	95	68	586	57
2015	13	125	56	79	56	57	485

	0	1	2	3	4	5	6
2009	2140	256	46	47	35	27	13
2010	14281	339	644	409	186	125
2011	2484	254	151	74	56
2012	1546	164	95	79
2013	1316	68	56
2014	586	57
2015	485

I progetti: SWOT Analysis e obiettivi strategici

Analisi SWOT del progetto in Wiki Loves Monuments

	2015	2016
Istituzioni coinvolte	392	569
delle quali Comuni	2016	303
Monumenti autorizzati	5.168	6.033
Premi e concorsi speciali	9	14

Piano di fundraising

Nel corso del 2015 e del 2016, Wikimedia Italia ha portato avanti una serie di attività volte a rafforzare il lavoro di fundraising, coerentemente con gli obiettivi prefissati nel piano strategico precedente. Alcune azioni chiave hanno riguardato il miglioramento dell’interazione con soci e donatori attraverso il sito internet e il database: è stata creata una pagina con un modulo per l’iscrizione automatica, collegata direttamente al database, nella quale sono messe in risalto le quote agevolate. Inoltre, è stata creata una pagina per le donazioni più accattivante e sono state automatizzate alcune operazioni, come per esempio la creazione di ricevute per i donatori che ne fanno richiesta. Sono inoltre state attivate le convenzioni con importanti musei partner a livello nazionale delle quali possono beneficiare i soci presentando la tessera annuale. Si è poi intrapresa un’attività di recupero dei contatti con le aziende già presenti nel database dell’Associazione. Da ultimo, a partire dal 2016 è stato prodotto una piano operativo annuale di fundraising, volto a una maggiore strutturazione del lavoro.

Nonostante i progressi fatti, nel triennio successivo si rende necessario migliorare e rafforzare tutte le azioni. In particolare si evidenziano importanti punti di debolezza, quali il contatto con i donatori, la capacità di portare avanti in modo sistematico le azioni pianificate, la gestione di soci e donatori nel database e, non ultimo, il rafforzamento della visibilità di Wikimedia Italia.

A questo proposito sarà fondamentale che fundraising e comunicazione lavorino in modo coordinato e si supportino vicendevolmente, perché i messaggi rivolti verso l’esterno siano efficaci e coerenti.

Obiettivi strategici del fundraising 2017-2019

Gli obiettivi del piano di fundraising per il triennio 2017-2019 sono il frutto di un’elaborazione delle considerazioni emerse dai questionari proposti ai soci, dalle call tematiche con i coordinatori, i membri del direttivo e altri soci interessati e da un’analisi delle attività del biennio 2015-2016.

Da queste analisi si è potuto constatare che è possibile migliorare ulteriormente l’attività di fundraising rispetto agli anni passati costruendo un piano più strutturato.

Si è visto che WMI ha la necessità di incrementare il numero dei suoi soci e di coinvolgere maggiormente nelle sue attività i soci di più vecchia data al fine di avere una maggiore partecipazione nei progetti e di incrementare la disponibilità dei soci ad agire localmente sul territorio. È fondamentale che i soci condividano i valori della comunità wikimediana: i contributori di Wikipedia e dei progetti fratelli possono essere risorse fondamentali per migliorare l’attività e lo sviluppo dell’associazione.

È anche importante evitare di perdere i vecchi soci coinvolgendoli maggiormente nella vita associativa, rendendoli partecipi delle attività in corso e andando incontro alle loro esigenze, sostenendo, moralmente ed economicamente, idee e proposte che siano conformi alla mission di WMI e migliorando la comunicazione interna ed esterna.

Un altro importante risultato di questa analisi è la necessità di trovare nuovi donatori e fidelizzare coloro che hanno donato in passato, comunicando in maniera più efficace le attività portate avanti dall’associazione e facendo sentire il donatore parte importante dell’attività associativa. Un’altra strada per raccogliere fondi, oltre allo strumento del cinque per mille, è il coinvolgimento di enti, associazioni e aziende per la realizzazione comune di progetti, ad esempi, mediante la partecipazione ai numerosi bandi che potrebbero interessare WMI.