Da Wikimedia Italia.
Relazione di fine mandato di Iolanda Pensa nominata presidente di Wikimedia Italia il 17 dicembre 2020 e riconfermata fino al 18 maggio 2024.
Raccomandazioni per il futuro
- Pianificare le attività su 3 anni
- Integrare un piano di sostenibilità
- Completare il ciclo dei progetti (selezione, sostegno, valutazione, ringraziamenti, comunicazione)
- Riuscire a dire di sì [perché è più facile dire di no]
- Coinvolgere (es. commissioni) e ringraziare i volontari
Risultati in sintesi
Attività dei diversi ambiti
Struttura
| Area
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Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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| Documentazione
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- Lunga esperienza e conoscenza dell'associazione da parte di alcuni membri dello staff
- Disponibilità di soci ed ex membri del direttivo a collaborare e condividere informazioni ed esperienza
- Documentazione disponibile in wikina e nextcloud
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- Documentazione non sempre aggiornata in wikina
- Mancanza di backup sulla documentazione
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- Lavoro di riorganizzazione e aggiornamento della documentazione in wikina
- Creazione di pagine di progetto per quelli in corso e passati
- Sistematizzare aggiornamento progetti e materiale di riferimento template:attività
- Documentazione sui patrocini - Patrocini
- Apertura nuova istanza di Nextcloud e riordino documentazione in archivio
- Riordino documentazione in Nextcloud
- Siamo riusciti ad avere un incendio dei server francesi nel 2021 e una cancellazione totale della nostra documentazione archiviata nei server tedeschi nel 2024. Tutto recuperato.
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| Organizzazione
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- Manuale del direttivo ma non un manuale interno (come se le cose da fare le dovesse fare il direttivo)
- Mancanza di un regolamento del personale
- Mancanza di procedure consolidate e operative; in alcuni casi mancanza completa di procedure
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| Conti correnti e altri strumenti
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- Strumenti bancari, paypal
- Disponibilità di risorse economiche
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- Account ancora aperti di ex membri del direttivo e ex staff; carta di credito di ex staff non chiusa; account intestati a ex membri del direttivo
- Conti non accessibili da tempo
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- Chiusura accesso conti a ex membri del direttivo e ex staff
- Chiusura carta di credito di ex staff (non ancora chiusa dal 2017)
- Chiusura del conto corrente Unicredit
- Accessi per il conto postale
- Firma digitale e online dei documenti bancari su Inbiz (conto Unicredit)
- Carte prepagate per membro staff e tesoriere
- Delega di spesa, accesso ai conti e carta prepagata al direttore esecutivo Catrin Vimercati
- Chiusura conto postale
- Chiusura conto PayPal
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| GDPR
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Avviato il processo per la GDPR
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Il consulente lascia l'incarico
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- Procedura per tutte le persone coinvolte e per le commisioni
- Monitoraggio accessi in wikina con template (bellissimo!)
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| Infrastruttura
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- BBB e Moodle dell'associazione
- Siti, domini, server
- Uso di strumenti liberi
- Preferenza per strumenti liberi nelle policy dell'associazione
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- Problemi di accesso ai server
- Mancanza di regolamentazione su accessi, dichiarazione COI e NDA Non disclosure agreement
- Mancanza di familiarità con gli strumenti liberi da parte del personale
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- Inserimento nel piano annuale di una figura di supporto tecnico
- Prima revisione su accessi e forniture
- Nuova istanza Nextcloud
- Attivazione istanza Bitwarden (poi non in uso)
- Introduzione di Mattermost come strumento di comunicazione interna (sperimentale, per ora solo staff) (poi non in uso)
- Pulizia account email obsoleti, linea guida sulla gestione degli account
- Richiesta di blocco globale degli account WMIT obsoleti esistenti nei progetti
- Sostituzione del CRM
- Backup regolare di tutti i sistemi
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| Segreteria e denunce
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- Sistema OTRS
- Gestione centralizzata della posta in entrata
- Supporto legale per minacce di denunce e situazioni complesse
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- Circa una minaccia di denuncia ogni 2 mesi con periodi più intensi in coincidenza con eventi/comunicati
- Modello di lettera di risposta dell'avvocato mai revisionata da Wikimedia Foundation team legal
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- Revisione della lettera di risposta da parte dell'avvocato e della strategia in coordinamento con Wikimedia Foundation team legal
- Aggiornamento dati referenti legal su Wikipedia
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| Sede
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- Postazioni a BASE
- Magazzino con affitto annuale
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- Aumento dei costi di BASE e dubbi sul contesto
- Spazio magazzino separato dalla sede di BASE
- Necessità di definire sede
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- Partecipazione al bando per la sede VOCE Volontari al Centro (primi classificati) - https://voce.milano.it. Attualmente in fase di definizione consegna spazi nel 2023
- Collaborazione come co-organizzatori per Wiki Loves Monuments 2022 con l'Istituto italiano dei castelli http://www.istitutoitalianocastelli.it/ (nostri vicini di spazio nella sede di VOCE)
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| Associazione
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Statuto adeguato al Codice del terzo settore
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- Nuove richieste di adeguamento del Codice del Terzo settore
- Cambiamenti continui nelle indicazioni per gli enti del Terzo settore
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Assemblee
Modifiche a statuto e regolamento. Tra le principali durata di 3 anni del direttivo e elezioni
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Personale
| Area
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Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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| Collaboratori
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Personale e collaboratori sono persone competenti e motivate e tutti con conoscenza di base dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap o con formazione in corso.
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- Assenza di un addetto per la comunicazione; il responsabile raccolta fondi trasformato in responsabile raccolta fondi e comunicazione.
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- Importanti cambiamenti all'interno dello staff. Non si è rinnovata la collaborazione con la coordinatrice dei programmi; hanno dato le dimissioni per un altro lavoro la responsabile scuole e la responsabile raccolta fondi e
- Sostituzioni di maternità per due collaboratrici con ricerca collaboratori.
- Potenziamento dello staff con assunzione di nuova collaboratrice progetti, collaboratore comunicazione e collaboratrice segreteria e amministrazione.
- Nomina di un nuovo consulente del lavoro per rispondere meglio alle esigenze dell'associazione - Consulente del lavoro
- Nomina di un nuovo medico del lavoro per pensionamento - Associazione:Medico del lavoro
- Potenziamento collaborazione con il commercialista - Associazione:Commercialista
- Revisione preventivi consulente legale e poi conferma incarico - Associazione:Consulenze legali
- Mansionari, deleghe, KPI e MBO
- Assunzione Chiara Mignolli (responsabile amministrativo)
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| Organigramma
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- Struttura pensata con un coordinatore dei programmi, un referente per l'amministrazione e un responsabile raccolta fondi. Definizione di un sistema di valutazione del personale.
- Organizzazione con dipendenti sotto le 15 persone e quindi con struttura abbastanza snella e meno complessa da gestire.
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- Mancanza di un direttore esecutivo o di una figura di coordinamento dello staff e di raccordo con il direttivo; questo ruolo in passato era stato svolto essenzialmente dal presidente.
- Sistema di valutazione del personale non operativo, mancanza di mansionari e definizione di obiettivi di lavoro individuali.
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- Organigramma
- Definizione ruoli e mandati
- Mansionari, deleghe, KPI e MBO
- A fronte di una serie di cambiamenti interni, nomina di un direttore esecutivo per 6 mesi e possibilità di testare una collaborazione ed eventualmente confermarla. Deleghe e definizione mandato del direttore esecutivo
- Percorso di affiancamento sulla governance da parte di Confini
- Nomina di un project manager fino a maggio 2024, estensione del mandato fino a dicembre 2024 come direttore esecutivo ad interim
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| Comunicazione interna
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- Riunioni di staff e direttivo settimanali lunedì alle 12.00 con produzione di un verbale.
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Mancanza di un raccordo tra direttivo e staff all'interno delle riunioni del direttivo.
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- Verbali della riunioni dello staff
- Verifica implementazione delibere/verbale alla riunione dello staff
- Partecipazione del direttore esecutivo alle riunioni del direttivo
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| Formazione
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Percorso di formazione previsto per tutto lo staff
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- Solo alcuni collaboratori con attrezzatura dedicata
- Budget allocato all'attrezzatura
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- Mantenuto percorso di formazione dello staff nell'ambito dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap
- Potenziate occasioni di formazione. 3 membri dello staff hanno partecipato a Certificazione Creative Commons 2021.
- 3 membri dello staff stanno partecipando a Certificazione Creative Commons 2022; formazione specialistica in contabilità.
- Percorsi di formazione personalizzati per lo staff
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| Attrezzatura
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- Necessità di avere attrezzatura dell'associazione anche per motivi di sicurezza e privacy (GDPR)
- Situazione differenziata tra i membri dello staff
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- Investimenti su strumentazione per lo staff, sia per il miglioramento delle postazioni che per la gestione della privacy con strumentazione di lavoro.
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Direttivo
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Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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| Impegno
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Da sempre grande impegno da parte dei membri del direttivo nel contribuire all'associazione
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- Impegno di lavoro molto gravoso per direttivo e presidente
- Durata di 2 anni del mandato dei membri del direttivo (ci vuole circa 1 anno per conoscere bene l'associazione e riuscire a contribuire; 2 anni non permettono di vedere i risultati del proprio lavoro)
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Impegno del direttivo principalmente circoscritto alle riunioni direttivo e riunioni con lo staff
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| Riunioni
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- Lunghissime riunioni del direttivo
- Pochi verbali disponibili e documenti interni con informazioni non pubblicabili
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- Riunioni del direttivo di circa 1 ora-1ora e mezza, regolari e con cadenza settimanale. Incontro concordato con tutti i componenti e con l'organo di controllo con orari alternati per venire incontro alle diverse esigenze (tendenzialmente lunedì alle 18 oppure 21)
- Alternate riunioni formali (con la presenza dell'organo di controllo) e informali, in modo da poter avere il tempo anche di discutere questioni e non solo prendere decisioni
- Struttura regolare dell'ordine del giorno con aggiornamenti, questioni da verbalizzare, delibere e questioni da discutere
- Presenza consistente dei membri del direttivo alle riunioni con rare assenze giustificate
- Obiettivo di prendere decisioni sentendo i pareri di persone esperte, dando spazio a discussioni e raccogliendo opinioni
- Decisioni basate su comparazione di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori
- Relazione da parte del componente del direttivo che ha partecipato alle discussioni delle commissioni o sta seguendo la questione
- Processo decisionale basato sul consenso e sostenuto dal lavoro preparatorio. Tendenzialmente l'obiettivo è decidere all'unanimità
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| Collaborazione con il personale
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Incontri settimanali con lo staff per avere punto di contatto e discussioni
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- Mancanza di un raccordo tra staff e direttivo
- Nessun membro dello staff partecipa alle riunioni del direttivo
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- Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni del direttivo
- L'ordine del giorno è accessibile al personale e possono essere proposti punti da discutere o decisioni da prendere (via mail o alla riunione di staff)
- Il verbale e le delibere riportano il nome del referente di Wikimedia Italia per le diverse azioni
- Lavoro preparatorio eseguito dallo staff con raccolta del loro parere, richiesta di preventivi e raccolta di pareri di commissioni/comunità/coordinatori
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| Collaborazione con soci e volontari
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- Incontri "Dillo al direttivo"
- Preparazione del piano annuale realizzato in collaborazione con i soci
- Coinvolgimento di soci e volontari su specifici progetti (Wiki Loves Monuments)
- Rete di esperti tra i soci e i volontari e contatti con esperti attraverso progetti e iniziative realizzate dall'associazione
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- Necessità di coinvolgere anche i volontari nel dialogo e nei processi decisionali
- Pochissimi punti di contatto tra soci e volontari con il direttivo
- Pochissime occasioni di coinvolgimento di esperti (solo attraverso mandati o invitandoli all'interno di eventi)
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- Raccolta di pareri di commissioni/comunità/coordinatori
- Un membro del direttivo partecipa alle discussioni delle commissioni - Commissioni
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| Monitoraggio operato del direttivo
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- Presenza dell'Organo di controllo durante le riunioni del direttivo per monitorare funzionamento
- Durata di 2 anni del mandato dei membri del direttivo (che permette di non confermare l'incarico a membri del direttivo di cui non si apprezza l'operato)
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| Gestione conflitto d'interessi
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Regolamento conflitto d'interessi
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- Eventuali conflitti d'interessi gestiti a inizio riunioni; la procedura è stata inserita nel modello di verbale in modo da ricordarsi alla lettura dell'ordine del giorno di segnalare eventuali situazioni.
- Astensione dei componenti del direttivo collegati a enti/persone correlate alla delibera o coinvolti nel processo preparatorio
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| Gestione codice di condotta
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- Creazione di un sistema di richiami formali con lettera che descrive il problema e 3 mesi di sospensione dai finanziamenti e da incarichi associativi; dopo 3 richiami è prevista l'espulsione
- Nel 2021 sono stati fatti 3 richiami formali a soci
- Gestione di una situazione critica all'interno del personale
- Inserimento del codice di condotta nel processo di iscrizione all'associazione e per i candidati al direttivo
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Pianificazioni e relazioni sulle attività
| Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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Raccomandazioni
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- Relazione sulle attività dal 2008 (con eccezione del 2014)
- Piano annuale dal 2018
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- Il piano annuale non è il punto di riferimento per le attività
- Scarsa correlazione tra il piano annuale e la relazione sulle attività
- Scarsa correlazione tra il piano annuale e le attività realmente realizzate
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Progetti settore sostegno ai volontari e comunità
| Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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- Coinvolgimento volontari
- Definizione nello statuto di un'attenzione ai volontari che possono non essere soci
- Sostegno
- Bandi per i volontari
- Microgrant
- Richieste al direttivo
- Coinvolgimento in processi decisionali
- Esistenza della commissione microgrant
- Coinvolgimento di soci in commissioni nominate per selezione del personale e progetti
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- Coinvolgimento volontari
- Limitata comunicazione ai volontari non soci
- Soci coinvolti nella commissione microgrant
- Sostegno
- Coinvolgimento in processi decisionali
- Accessi senza dichiarazione d'interessi e NDA Non disclosure agreement
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- Coinvolgimento volontari
- Priorità definita dal direttivo che vuole focalizzarsi sui volontari: coinvolgere e indirizzarsi ai volontari (anche non soci) e prestare particolare attenzione a coinvolgere i volontari dei progetti Wikimedia e di OpenStreetMap
- Sostegno
- Semplificazione procedura patrocini ed elenco condiviso - Patrocini
- Potenziamento risorse per bandi
- Coinvolgimento in processi decisionali
- Creazione di nuove commissioni che coinvolgono soci e volontari su specifici temi e iniziative, con ruolo consultivo per arricchire i processi decisionali
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Advocacy e Wiki Loves Monuments
| Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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- Europa
- Ruolo attivo nel Free Knowledge Advocacy Group EU
- Attività europee con coinvolgimento attivo di soci e Wikimedia Italia
- Creative Commons
- Collaborazione con Deborah De Angelis (e Creative Commons Italia) consolidata
- Relazioni istituzionali
- Attività con ministeri quasi 10 anni
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- Mancanza di un gruppo di lavoro allargato con referente Wikimedia Italia
- Situazione complessa per il recepimento della direttiva europea
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- Realizzazione piano annuale
- Integrazione
- Europa e internazionale
- Incontro con Free Knowledge Advocacy Group EU e potenziamento collaborazione
- Incontro con referenti Policy di Wikimedia Foundation e collaborazione
- Creazione di un gruppo di lavoro per le questioni internazionali che coinvolge Paolo Casagrande (referente Wikimedia Italia), Iolanda Pensa (per il direttivo), Mattia Nappi, Deborah De Angelis, Maurizio Codogno, Federico Leva, Lorenzo Losa
- Avvio procedura per diventare osservatori WIPO - Associazione:Candidatura osservatore speciale WIPO
- Creative Commons
- Potenziamento delle relazioni con Creative Commons internazionale attraverso la partecipazione di personale e soci di Wikimedia Italia allla Certificazione Creative Commons GLAM 2021 insieme a Deborah De Angelis
- Attività relative al recepimento della direttiva europea - collaborazione con Creative Commons Italia, lettere congiunte, partecipazione a convegni, audizione in Senato
- Candidatura per la Conferenza per RightsCon 2022
- Nuovo approccio
- Avvio colloqui con 6 studi legali per Wiki Loves Monuments seguendo la direttiva europea
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Progetti settore istruzione
| Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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- Gruppo di formatori consolidati e con esperienza
- Sistema di monitoraggio dei corsi con questionario
- Collaborazione con il Ministero dell'Istruzione per formazioni
- Struttura Moodle e BBB
- Interesse nel potenziare formazione online e creazione di strumenti e formazione a distanza (mooc)
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- Wikimedia Italia non può avere collaborazioni occasionali con formatori perché la formazione è la sua attività principale
- Necessità di potenziare il lavoro di formazione in tutta Italia
- Importanza di sostenere il lavoro dei formatori con comunicazione, riconoscimento delle competenze e occasioni di formazione aggiuntiva
- La realizzazione di Mooc è interessante quando eseguita in modo professionale e utile avere partner anche per dare visibilità ai corsi
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- Esecuzione del piano annuale con le necessarie modifiche rese necessarie dalle dimissioni della responsabile Istruzione
- Realizzazione della Certificazione formatori con certificazione di 12 candidati selezionati per la fase pilota
- Collaborazione con Università di Padova per i Mooc (parte essenzialmente nel 2022)
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Progetti settore GLAM e Wiki Loves Monuments
| Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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- Esperienza di collaborazioni con GLAMs
- Gruppo di formatori e Wikipediani in residenza con esperienza
- Progetti con musei di varie regioni d'Italia
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- I bandi producono progetti molto tempo dopo i finanziamenti
- Il sistema dei Wikipediani in residenza non è scalabile
- I piccoli musei hanno più difficoltà nell'aprire il loro patrimonio e pochi contenuti digitali
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- Esecuzione del piano annuale
- Potenziamento collaborazioni istituzioni nazionali nell'ambito di Wiki Loves Monuments: Arci Liguria, Touring Club Italiano
- Lavoro su un sistema di collaborazione con istituzioni scalabile
- DMP Data Management Plan del Museo Egizio in collaborazione con Creative Commons Italia nell'ambito della Certificazione Creative Commons GLAM
- Empowering Italian GLAMs
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Comunicazione
| Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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- Wikina
- La wikina è uno strumento consolidato che raccoglie già molta documentazione sulla storia e le attività di Wikimedia Italia
- Comunicazione interna
- Mailing list soci (opzionale)
- Newsletter
- Social media con informazioni su eventi
- Comunicazioni ai volontari
- Alcuni eventi pubblicati nelle pagine dei raduni di Wikipedia in italiano
- Alcune pagine di progetti su meta o pagine progetti di Wikipedia in italiano
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- Wikina
- I volontari non possono modificare la wikina (bisogna avere un account che solo i soci hanno)
- Comunicazione interna
- La mailing list nel 2020 è stata bloccata per alcuni giorni per i toni delle discussioni
- Pochi contributi alla mailing list di poche persone
- Comunicazioni ai volontari
- Molte comunicazioni attraverso la mailing list soci non aperta ai non soci
- Poca comunicazione nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap (bar, pagine di progetti...)
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- Realizzazione del piano annuale 2021
- Wikina
- Riorganizzazione della wikina con spazi aperti ai soli soci (ns Associazione, Ufficio, Direttivo) e spazi aperti a tutti (ns principale); questo permette aggiornamento della versione di mediawiki
- Anche le pagine nel namespace "Direttivo" e "Ufficio" sono eliminate, trasferite o rese accessibili a tutti i soci
- Riorganizzazione grafica della wikina per facilitare la navigazione tra le pagine Grafica wikina 2021-2022
- Aggiornamento wikina
- Finalizzare Grafica wikina 2021-2022
- VisualEditor
- Comunicazioni interna
- 3 nuovi moderatori della mailing list (Fabio Brambilla, Michele Lavazza e Nicolabel)
- Riorganizzazione degli spazi di discussione usati dall'associazione sperimentando un nuovo strumento
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Raccolta fondi
| Aspetti positivi all'arrivo 2020
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Punti critici all'arrivo 2020
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Azioni realizzate 2021-2024
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- 5x1000
- Riserve di fondi del 5x1000
- Raccolta fondi del 5x1000 attiva e positiva
- Raccolta fondi
- Diverse collaborazioni in passato per la raccolta fondi
- Assunzione Erica Pedone per la raccolta fondi
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- 5x1000
- Necessità e importanza di rendicontare le spese e di realizzare spese commisurate alla raccolta fondi
- Raccolta fondi
- Incarico a Erica Pedone su raccolta fondi e comunicazione non in linea con l'assunzione
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- 5x1000
- Raccolta fondi
- Esecuzione piano annuale
- Incarico a consulenze esterno
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- Va rinforzata la raccolta fondi di Wikimedia Italia con attenzione ai donatori, 5x1000, sponsor, bandi europei e nazionali e strategie di co-finanziamento congiunte.
Priorità definite dal direttivo
Il direttivo ha definito a inizio mandato una serie di priorità[2]
Adeguamenti organizzativi
- Adeguare il funzionamento di Wikimedia Italia ai grandi cambiamenti che ha vissuto l'associazione negli ultimi anni con le modifiche dello statuto, i cambiamenti imposti dalla nuova normativa del terzo settore e la revisione dell'organo di controllo
- Sovrintendere alle normali procedure, migliorarle e sistematizzarle
- Introdurre sistemi di controllo della qualità.
- Livelli di requisiti di Wikimedia Italia
- Avvio lavoro sulle procedure
- Proposta revisione statuto - rimandata
- Sistema di doppia validazione interna; ovvero ogni documento che va al direttivo o all'esterno deve essere validato da almeno 2 persone
Rinforzare lo staff
- Rinforzare l'autonomia e la responsabilità dello staff nella gestione dell'associazione e nella realizzazione del piano annuale per assicurare il funzionamento generale di Wikimedia Italia e alleggerire il ruolo esecutivo del direttivo
- Focus sul piano annuale come strumento esecutivo e di gestione del budget (iscritto in statuto, dichiarazione d'intenti, strategia, piano triennale)
- Organigramma
- Nomina direttore esecutivo e mandato
- Esecuzione del piano annuale nel 2021 e 2022
Dire di sì
Dire di no
- Rendere esecutivo il codice di condotta
- integrare il codice universale di condotta
- applicare il codice di condotta a tutti (soci, volontari, partner, staff)
- creare procedure di richiamo e sanzioni.
- Delibera su approvazione codice universale di condotta
- 3 richiami scritti eseguiti nel 2021
Associazione nazionale
- Sostenere la presenza di Wikimedia Italia su tutto il territorio nazionale
- Inserite le regioni in cui siamo meno presenti come preferenza nei bandi
Contribuire a realizzare quello che era già previsto
Sostanziale continuità rispetto alla situazione esistente e alle decisioni prese dagli altri direttivi (es. realizzazione del piano annuale)
Trasparenza e coinvolgimento volontari
Note
Pagine correlate
Cosa facciamo
Chi siamo
Dove siamo