Piano annuale 2025/Relazione

Relazione al piano annuale 2025.

Contesto

Il piano annuale 2025 di Wikimedia Italia fornisce indicazioni sulle attività dell'associazione suddivise nelle tre direzioni (leve del cambiamento) individuate negli anni precedenti e confermate, che sono:

1. Rafforzare la comunità nella sua attività sia online che offline, per farla crescere nel numero e nelle competenze e garantire una continuità generazionale
2. Incrementare la disponibilità di contenuti liberi per accrescere il patrimonio di conoscenza accessibile liberamente a tutti
3. Accrescere la consapevolezza sul valore della conoscenza libera e sostenere il cambiamento.

La definizione dei cambiamenti si basa sulla strategia e la dichiarazione d'intenti di Wikimedia Italia ed è in dialogo con la Strategia Wikimedia 2030.

In coerenza coi limiti temporali del direttivo in carica (in seguito al cambio di statuto di maggio 2024) si è scelto di non procedere con una nuova pianificazione triennale, ma di proporre una rimodulazione nell'orizzonte annuale delle attività nelle tre aree già in essere:

1. Comunità dei progetti
2. Contenuti liberi
3. Comunicazione e advocacy

A queste si aggiungono il dettaglio delle previsioni riguardanti la struttura e l'attività di raccolta fondi.

Panoramica

Il budget 2025 di Wikimedia Italia è espressione dell'intento di operare un contenimento dei costi rispetto all'anno precedente, dando efficienza alla struttura organizzativa, semplificando alcuni processi e mantenendo al contempo degli obiettivi ambiziosi.

Rispetto al 2024 si parla di una discesa ragionata e prudente, che deriva principalmente dal calo delle entrate del 5 per mille (-115.000 € circa). Nonostante ci sia un andamento positivo nelle donazioni dirette, questo incremento non copre ancora le perdite subite nella raccolta del 5 per mille. Il budget 2025 ad ogni modo sarà ancora ben superiore alle entrate previste in funzione di ridurre l'accantonamento storico, in continuità con gli ultimi anni e coerentemente con gli scopi di una associazione non profit.

Tuttavia il significativo calo di preferenze del 5 per mille ci ha fatto ponderare un totale di spesa che possa ridurre le riserve a un ritmo più sostenibile. Se le entrate rimarranno simili a quelle del 2024, per almeno un triennio avremo cassa sufficiente per operare a un regime di deficit simile a quello del 2025. In presenza di ulteriori riduzioni, l'associazione avrà il tempo per trovare ulteriori soluzioni.

Come nuovo direttivo in carica, già nel 2024 abbiamo avviato attività per incrementare la differenziazione delle entrate dell'associazione. Tale approccio sarà ulteriormente consolidato con il piano del 2025. Questo è un punto cruciale ed è anche un suggerimento che la Wikimedia Foundation sta iniziando a dare ai capitoli. Maggiori dettagli nella sezione Raccolta fondi.

Il limitato orizzonte temporale, i processi di riorganizzazione ancora in corso e gli importanti cambiamenti nello staff, nonché l'avvicendamento alla presidenza e vicepresidenza nel direttivo e i necessari tempi di onboarding, hanno purtroppo penalizzato la fase preparatoria del piano: per ovviare a tale limite abbiamo scelto di proporre un Piano di continuità e favorire la progettualità, durante tutto l'anno, e l'apertura alle iniziative e proposte di comunità, coordinatori, soci, volontari e staff.

Pertanto, consci di quanto sia complesso un cambio al direttivo, abbiamo deciso di non stravolgere le direttrici già tracciate nel piano triennale 2022-2024, ma di dare al prossimo direttivo, che invece avrà la possibilità di ragionare su tre anni, un piano snello per affrontare la seconda parte del 2025 e quanti più passi avanti nella finalizzazione della riorganizzazione di staff e risorse.

Aree di intervento

Struttura

Per il 2025 sono state ridotte alcune voci di consulenza, con l'intenzione di fare leva il più possibile sul lavoro interno dello staff. A tal proposito, segnaliamo due nuovi ingressi nello staff in area amministrazione e comunicazione, più una figura in partita IVA part-time in ambito tech (ricerca in corso) e una figura di consulente nel ruolo di direttore esecutivo (ED), come esito del processo di revisione della governance dell'associazione iniziato nel 2023. Sul ruolo di ED, tra la fine del 2024 e l'inizio del 2025 l'obiettivo è di stabilizzare il mandato attraverso una call aperta. L'obiettivo più generale è quello di razionalizzare i costi fissi e dare allo staff e all'associazione una struttura efficiente. In particolare, è un punto fondamentale del piano 2025 ridurre ulteriormente il coinvolgimento del direttivo nelle funzioni operative, in modo da potersi dedicare alle funzioni strategiche. Il 2024 è stato un anno di trasformazione in tal senso e ci aspettiamo che nel 2025 si consolidino i nuovi processi. Abbiamo intenzione anche di revisionare la struttura e il metodo di funzionamento delle commissioni.

Comunità dei progetti

L'area mantiene - e in alcuni casi vede crescere - le risorse allocate. Alcune voci di spesa sono state semplificate, così come i canali tramite cui i volontari possono chiedere finanziamenti. Abbiamo infatti accorpato le due precedenti voci di fondi di finanziamento per i progetti dei volontari, aumentando le risorse del 10%. Il budget allocato avrà nuove, semplificate, regole di spesa che verranno definite entro il 2024. La ratio di fondo è quella di non avere regolamenti diversi per tool e progetti, ma un unico percorso per ottenere dall'associazione risorse per le proprie idee quando superano la semplicità di un microgrant. Data invece la popolarità di quest'ultimo, il valore del fondo microgrant per il sostegno alla comunità è cresciuto del 20%. Il fondo microgrant non sarà destinato solo ai volontari, ma anche agli enti culturali e scuole che vorranno usufruirne.

Inoltre, riteniamo un grande valore la struttura di coordinamento territoriale sulla quale l’associazione può contare, che ci consente di essere più capillarmente presenti sul territorio. La copertura territoriale dell’associazione è un aspetto su cui vogliamo lavorare e di conseguenza auspichiamo che le regioni coperte dai coordinatori (ad oggi 9 su 20) siano sempre di più. Ci proponiamo dunque di coprire almeno altre tre regioni rispetto al 2024. Per garantire il nostro supporto ai coordinatori, rispetto all’anno precedente aumenta anche il valore economico del fondo coordinatori, pur mantenendo lo stesso valore pro capite, con l’auspicio che tutti i coordinatori lo utilizzino per promuovere le attività e gli obiettivi dell’associazione nelle loro regioni. Abbiamo previsto anche un incontro annuale in presenza con i coordinatori, come importante momento di ascolto e confronto.

Abbiamo tenuto molto alla difesa di quest'area rispetto alla diminuzione del budget resasi purtroppo necessaria, data la sua importanza per la vita associativa. Ulteriori riflessioni, non economiche, sono state fatte sulla comunità dei progetti, soprattutto in seguito a una costruttiva sessione "Comunità vs capitoli" svoltasi durante l'itWikiCon 2024 di Padova.

In quest'ambito, l'intento è quello di rendere più stretti i rapporti con i progetti online attraverso il miglioramento degli spazi comuni, una migliore integrazione col tessuto associativo, la condivisione delle capacità economiche che mettiamo a disposizione e - ci piacerebbe - anche attraverso l'incarico di un* community liaison, analogamente a quanto già accade nei confronti della comunità OSM. La progettazione di questi nuovi strumenti e approcci sarà svolta insieme alla comunità online, raccogliendo le sue necessità ed esigenze. In sintesi, per il 2025 vogliamo mantenere, anzi potenziare e semplificare, il supporto alle idee e iniziative di soci e comunità tutta. Sia in senso economico, sia come vicinanza delle parti. In tal senso, auspichiamo per il 2025 un maggior coinvolgimento e partecipazione, anche tramite wikina, sondaggi e mailing list, più di quanto i tanti avvicendamenti del 2024 non ci abbiano permesso materialmente di fare.

Contenuti liberi

Anche in quest'area abbiamo semplificato le voci di budget. In particolare, abbiamo deciso di assegnare alcune voci senza indicazioni specifiche di destinazione per non vincolare l'investimento su istituzioni GLAM prefissate, ma di delegare lo staff a proseguire i lavori con quelle più virtuose e a cercarne di nuove ed efficaci. Vorremmo infatti dedicare tempo e risorse agli enti più importanti e più ingaggiati nel rilascio di contenuti liberi, dandoci la possibilità di essere flessibili con progetti che concludono il loro ciclo di vita e altri che lo aprono.

Il bando MAB ha visto un notevole aumento delle domande presentate e il budget viene confermato, con l'intenzione di migliorare le modalità di presentazione delle domande e svolgimento dei progetti per favorire le istituzioni culturali che possano fornire contributi di qualità e vogliano intraprendere una scelta di collaborazione e contribuzione. Una parte degli investimenti di quest'area erano legate all'etichetta Empowering Italian Glams che dopo tre anni di sviluppo di linee di azione ha concluso il suo periodo di "startup". Pertanto, conclusi gli investimenti, alcune delle attività, come l'accompagnamento delle istituzioni culturali all'adesione ai principi della condivisione libera dei contenuti, verranno internalizzate nelle attività dello staff in collaborazione con i coordinatori, i collaboratori esterni e le istituzioni amiche (e.g. ICOM Italia) e con un miglior coordinamento con la comunità.

Per quanto riguarda i progetti con le scuole, dopo l'uscita della persona dello staff dedicata, dopo aver valutato i limitati esiti di alcuni progetti e in funzione dei tagli descritti in apertura, abbiamo deciso per quest'anno di non emettere il bando scuole. Questo non significa nella maniera più assoluta però voler chiudere alla collaborazione con gli istituti scolastici, che potranno continuare ad accedere ad altre forme di finanziamento, in primo luogo grazie ai fondi, ampliati, per i progetti dei volontari e microgrant. L'intenzione è quella di dare supporto ai volontari che si impegnano ogni giorno in tutta Italia per promuovere Wikipedia, i progetti Wikimedia e OpenStreetMap, anche nei confronti delle giovani generazioni, tramite interventi spot o progetti più strutturati, anche di PCTO (ex "alternanza scuola-lavoro").

Si conferma Wiki Loves Monuments come progetto di punta dell'associazione, attività che continuerà a vedere il coinvolgimento costante dei gruppi organizzativi a livello territoriale, che con il loro impegno consentono ogni anno di far raggiungere al concorso dei risultati rilevanti a livello internazionale, in termini di partecipazione e di qualità. Continuerà anche la partnership con la FIAF, che consente il coinvolgimento dei fotoamatori italiani, il cui contributo è di provato valore, e con ICOM.

Comunicazione e advocacy

L'obiettivo è quello di raccontare le attività dell'associazione e promuovere la visione di Wikimedia Italia per favorire modifiche legislative e in seno alla società. Due macrobiettivi:

• Migliorare la divulgazione di ciò che facciamo, lavorando per raccogliere quanti più nuovi contributi possibili sulle nostre attività ma anche nel racconto di risultati, contenuti e avvenimenti. Siamo ancora, dopo tanti anni, un oggetto misterioso: ci impegneremo per togliere qualche altro velo.
• Spenderci nelle campagne di advocacy per i temi a noi cari, sia in funzione difensiva verso nuove leggi che minano i contenuti liberi, sia per far aprire maggiormente quelle esistenti.

In particolare, per il 2025 vengono potenziate le risorse dedicate agli eventi allo scopo di avere più occasioni per creare connessioni significative e divulgare i nostri valori. Abbiamo intenzione di potenziare la presenza dell'associazione ad eventi organizzati da terzi che abbiano rilevanza tale da poter raggiungere nuovi e più ampi pubblici (ad esempio festival o fiere, comicon, etc.), potenziando la nostra capacità di fare rete e creare partnership di valore. Tra questi, è già in programma un convegno in collaborazione con l'Università di Firenze per valorizzare la comunicazione col mondo accademico e della ricerca, evento che nasce grazie alla rete creata intorno ai Wikidata Days organizzati quest'anno.

Si conferma la strategia di collaborazione con Wikimedia Europe per l'advocacy, adottando la scelta, comune ad altri capitoli, di destinarvi una percentuale fissa delle entrate (nel nostro caso l'1%). L'associazione prenderà parte alle campagne di advocacy nazionali e internazionali proposte da Wikimedia Europe e da Wikimedia Foundation, oltre a continuare il lavoro intrapreso per migliorare il quadro italiano. Continueremo a monitorare, insieme ai partner, la situazione legislativa italiana ed europea per identificare eventuali proposte in grado di mettere a rischio il nostro modello di contribuzione o la sicurezza dei contributori dei progetti, lavorando per diffondere anche nei confronti del legislatore una migliore conoscenza delle sue dinamiche di funzionamento e del valore che apporta.

Siamo consapevoli dei rischi, evidenziati anche dalla Wikimedia Foundation nel suo piano annuale, che i cambiamenti nei trend informativi pongono nei confronti della leadership di Wikipedia e dei progetti Wikimedia e dunque della sostenibilità del loro modello di sviluppo. Una parte delle azioni delineate in questo piano sono volte all'aumento della consapevolezza pubblica dei nostri valori e del nostro modello.

Raccolta fondi

In quest'area, che vogliamo abbia una proporzione di circa il 10% sul budget complessivo, l'obiettivo è diversificare le sorgenti di finanziamento e tamponare la riduzione del 5x1000, in un'ottica a lungo termine di indipendenza e crescita della raccolta fondi diretta.

In particolare vorremmo lavorare su più fronti:

• Sul fronte 5x1000 fare ancora di più squadra con la comunità online e Wikimedia Foundation per entrare nelle finestre di visibilità efficaci. Abbiamo ridotto le spese pubblicitarie pur lasciando una piccola voce di costo per sperimentare.
• Aumentare la base di donazioni individuali, ricorrenti e non, in particolare lavorando sulle pagine che spiegano come vengono investite.
• Sperimentare il terreno delle donazioni corporate.
• Nonostante Wikimedia Italia, a differenza di altri capitoli dalla simile dimensione, non abbia negli ultimi anni presentato una richiesta di questo tipo, per il 2025 abbiamo intenzione di presentare una richiesta per il General Support Fund della Wikimedia Foundation nel Round 2 del Fiscal Year 2024-2025.
• Vagliare la possibilità di investimento a bassissimo rischio di una parte delle riserve (analisi iniziata in passato ma non completata).

Per quanto esitano azioni mirate e specificatamente legate alla raccolta fondi, segnaliamo che quest'area lavora e lavorerà in stretta sinergia con quella di comunicazione. Ad oggi è ancora poco chiaro ai non addetti ai lavori quale sia il valore aggiunto di Wikimedia Italia. Riteniamo si debba ulteriormente migliorare il racconto dei valori e delle iniziative dell'associazione, nonché il posizionamento della stessa. Inoltre vorremmo raggiungere la definizione di azioni e asset concreti di Wikimedia Italia, facilmente raccontabili e spiegabili per facilitare le attività di raccolta fondi.