Regolamento rimborsi spese

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Per favorire il più possibile lo svolgimento delle attività da parte dei volontari, l'associazione garantisce l'opportunità di richiedere rimborsi spese previa approvazione del direttivo e nei limiti dello stanziamento annuale stabilito nel bilancio preventivo. Tali rimborsi - quando non connessi strettamente alla realizzazione di una proposta presentata tramite la procedura di microgrant - possono riguardare:

• viaggi attinenti ad operazioni di promozione, pubbliche relazioni, relativi ai progetti associativi in corso o in fase di preparazione;
• soci che ricoprono cariche associative (membri del consiglio direttivo e del collegio dei garanti) nell'esercizio delle loro funzioni;
• spese per i volontari chiamati come relatori all'interno di convegni e simili se ritenuti di importanza per l'associazione;
• spese per i volontari come rappresentanti dell'associazione in eventi di nota rilevanza o uniformemente alle indicazioni strategiche previste dalla pianificazione.

Spese rimborsate

• Per i viaggi:
  • treno: tariffa più bassa ed economicamente più vantaggiosa tra i diversi vettori che servono la tratta interessata, da dettagliare con biglietto;
  • aereo: low cost ove possibile, da dettagliare con biglietto;
  • automobile: per i rimborsi delle spese di viaggio con l'automobile è necessario fare una stima dei costi e ricevere una approvazione prima di effettuare il viaggio. Il rimborso del costo chilometrico delle spese sostenute per l'uso dell'automobile è ammesso secondo le stime dei costi quantificate e periodicamente aggiornate dall'ACI (Automobile Club d'Italia). Il rimborso è calcolabile attraverso l'applicazione sul sito ACI disponibile a questa pagina, utilizzando il solo costo chilometrico derivante dalla voce COSTI PROPORZIONALI €/km composta da:
    • Quota Capitale
    • Carburante
    • Pneumatici
    • Manutenzione e Riparazione

  e calcolando il 50% della cifra risultante.

  L'importo del rimborso chilometrico va stimato prima di effettuare il viaggio e comunicato al direttivo. Si ricorda che in generale i soci sono invitati a limitare l'utilizzo dell'auto e a utilizzare altre modalità di trasporto a costo più basso.

  Resta ferma la necessità di portare ricevute del pagamento del pedaggio per la concessione anche del rimborso delle tariffe autostradali. Vedi dettaglio della procedura da seguire.

  • taxi: da dettagliare con ricevuta. In generale gli spostamenti in taxi sono da limitare ai casi in cui sia strettamente necessario (ad es. spostamenti in orari in cui i mezzi non sono disponibili).

• Per il pernottamento: alloggio per una spesa massima totale a persona di 70 € a notte, da dettagliare con ricevute; cifre maggiori dovranno essere adeguatamente motivate.

• Per il vitto: in casi eccezionali, per eventi o per le trasferte ufficiali all'estero, è previsto anche il rimborso dei pasti, da dettagliare con ricevute.

È consigliabile far intestare le spese mediante fattura, ricevuta o scontrino parlante direttamente a Wikimedia Italia, via Bergamo 8, 20900 Monza (MB) - P. IVA IT05599740965 - CF 94039910156.

Al fine di garantire rimborsi al maggior numero possibile di soci, si invita caldamente il richiedente a limitare le spese e scegliere, nei limiti del possibile, opzioni a basso costo.

Casi non standard

Rimborsi per altre ragioni sono consentiti previo consenso motivato del direttivo.

Modalità di rimborso

Per ottenere il rimborso, basta seguire due semplici passi:

Passo 1.

Compilare questo modulo online, in cui descrivere brevemente l'attività per cui si chiede il rimborso e indicare un importo massimo preventivabile al momento della richiesta. Una volta compilato, verrà trasmessa automaticamente domanda alla segreteria e alla tesoreria, che provvederà a rispondere nel più breve tempo possibile: la mancata risposta non equivale all'autorizzazione alla spesa. La compilazione del modulo consente al contempo di informare il direttivo della richiesta e di gestire al meglio le risorse stanziate dall'associazione sapendo in anticipo quando si andrà a stanziare per il richiedente.

Passo 2.

Il rimborso viene liquidato dopo che la segreteria ha ricevuto il modulo di rimborso spese accompagnato da documentazione in originale comprovante le spese sostenute, il tutto da inviare all'indirizzo tesoreriawikimedia.it.

Note

Approvazione del presente regolamento

Il presente regolamento è stato approvato nelle seguenti delibere:

• 12 settembre 2008 (prima stesura);
• 23 luglio 2009 (stima di spesa sul carburante);
• 30 giugno 2011 (adozione delle stime ACI);
• 20 febbraio 2013 (varie);
• 29 maggio 2015 (riduzione delle stime dei rimborsi auto).