Regolamento microgrant
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Il programma Microgrant di Wikimedia Italia sostiene richieste di attività connesse ai progetti Wikimedia; il regolamento è stato creato nel 2017 e modificato nel 2020, nel 2021 (prima volta, seconda volta), nel 2022 e nel 2025 (prima volta, seconda volta).
Obiettivi delle richieste
Le richieste devono essere finalizzate a:
- organizzare eventi per promuovere i progetti Wikimedia e OpenStreetMap;
- incoraggiare enti pubblici o privati a condividere sul web informazioni, documenti (nell'accezione più ampia del termine) o immagini con una licenza CC0, CC BY, CC BY-SA;
- sviluppare innovazioni o soluzioni tecnologiche a supporto delle attività e degli scopi dell'associazione.
Si possono finanziare le spese funzionali all'attività proposta, tra cui:
- spese per servizi o materiali di consumo legate agli eventi, quali catering, locazione spazi, attrezzature, cancelleria, ecc.
- rimborsi spese di vitto, viaggio e alloggio necessari per le attività; per il calcolo del rimborso dei viaggi in auto e per la scelta delle tariffe di mezzi di trasporto e alloggio si fa riferimento ai criteri del regolamento sui rimborsi spese;
- acquisto di attrezzatura permanente (proiettori, scanner, macchine fotografiche ecc.) a supporto di attività che siano replicabili e comunque rispondenti agli scopi dell'associazione; per i materiali così acquistabili deve essere preventivamente verificata con l’associazione l’ammissibilità e la proprietà dei materiali così acquistati sarà dell'associazione; per tale motivi, questa tipologia di spesa è ammessa limitatamente alle richieste presentate da soci di Wikimedia Italia.
Wikimedia Italia, come ETS, deve garantire che le proprie attività siano in prevalenza svolte da volontari: in tale senso il finanziamento non deve configurarsi nella c.d. "contribuzione su commissione".
Inoltre il microgrant può contenere richiesta di supporto non finanziario da parte dell’Associazione in termini di attività svolte dallo staff.
Risorse finanziarie
Lo stanziamento annuale per il programma Microgrant è stabilito nel piano annuale e ripartito in quattro parti uguali corrispondenti ai quattro trimestri dell'anno. Ogni singolo microgrant può destinare massimo 1000 €.
Ciascun richiedente può presentare una richiesta contemporaneamente ad una o più in corso purché siano rispettate le seguenti condizioni:
- l'ammontare complessivo dei finanziamenti richiesti, sommati a quelli in corso, non ecceda il massimale di 3000€;[1]
- le richieste contemporanee presentino sufficienti caratteristiche di distinzione, a giudizio della Commissione;
- non vi sia un ritardo, unicamente attribuibile al richiedente, nella rendicontazione di uno o più dei microgrant precedentemente assegnati.
Le richieste per importi inferiori ai 100€ (definiti "microgrant brevi") possono avvalersi di un percorso semplificato di approvazione.
Supporto non finanziario
Il richiedente può formulare richieste di supporto su alcune attività dell’evento che siano svolte dallo staff dell’Associazione. Questa tipologia di richieste entra in un percorso di verifica che coinvolge il Direttore dello staff, tranne per alcuni casi di ordinario supporto che sono sempre ammissibili:
- organizzazione di spedizioni con corriere (le spese di spedizione devono essere però conteggiate nel microgrant)
- comunicazione dell’evento all’interno del piano di comunicazione dell’Associazione[2]
- predisposizione di sale BBB dedicate all’evento
Microgrant brevi
Per ottenere il finanziamento sarà sufficiente indicare sulla pagina Microgrant la campagna di riferimento, una breve descrizione dell'evento programmato, luogo, data, spese previste e organizzatori e comunicare l'iniziativa alla mail microgrant@wikimedia.it. Entro 3 giorni lavorativi, la segreteria comunicherà l'esito delle verifiche.
A evento concluso, come supporto alla rendicontazione sarà sufficiente indicare nella pagina creata l'elenco dei partecipanti e qualche foto scattata durante lo svolgimento.
Microgrant standard
Presentazione proposte
La richiesta di microgrant deve essere salvata nel paragrafo specifico della pagina Microgrant (se il proponente non è socio, può farsi aiutare da un socio nel farlo o può richiedere supporto alla Segreteria dell'associazione) indicando nome progetto, attività previste, scopo, entità e impiego del finanziamento (lista dei costi e delle spese), altri utenti dei progetti Wikimedia e OSM coinvolti o da coinvolgere, data di fine del progetto e risultati attesi. Il proponente deve inoltre esplicitare eventuali conflitti di interesse. Infine deve comunicare l'iniziativa alla mail microgrant@wikimedia.it.
Le richiesta di microgrant può essere a copertura totale del progetto oppure costituire un co-finanziamento: in questo caso è necessario indicare la natura e l'entità del co-finanziamento e da quale persona, ente o associazione venga erogato. Questo si applica anche ai casi in cui la medesima richiesta viene presentata presso Wikimedia Foundation o altri capitoli Wikimedia.
Non possono accedere al finanziamento tramite microgrant coloro che nei tre mesi precedenti alla richiesta abbiano ricevuto un richiamo formale per aver disatteso le norme dell'Associazione.
Suggerimenti
Prima di presentare una richiesta di microgrant, è consigliato:
- verificare l'attinenza del progetto per cui si presenta la richiesta con i punti elencati nei paragrafi Ambiti applicabilità richieste e Criteri di valutazione e chiedere delucidazioni in caso di dubbi in merito;
- consultare l'archivio delle precedenti richieste con esito positivo e negativo, per evitare progetti duplicati se non sono su aree territoriali o con tematiche differenti.
Criteri di valutazione
Le richieste sono valutate in base a:
- COERENZA: rispondenza del progetto, che il grant finanzia o aiuta a finanziare, ad uno o più specifici punti del Dichiarazione d'intenti, del Piano strategico e coerenza con la Carta etica (in via di definizione);
- IMPATTO: risultati attesi in termini di:
- coinvolgimento di persone (soci o nuovi soci, contributori dei progetti Wikimedia)
- coinvolgimento di istituzioni (es.: scuole, università, musei, biblioteche, gallerie, archivi, enti pubblici) e associazioni a favore della conoscenza libera o rispondenti ai criteri esplicitati nel Piano strategico;
- crescita dei contenuti nei progetti Wikimedia o OpenStreetMap (es.: voci migliorate o nuove voci, file multimediali inseriti con metadati; file multimediali rilasciati con licenza libera, record inseriti nella mappatura OpenStreetMap);
- diffusione della conoscenza dell'associazione e dei suoi fini e progetti;
- EFFICACIA: miglior rapporto tra risorse impiegate ed efficacia dell'iniziativa;
- REPLICABILITÀ: eventuale replicabilità del progetto per il quale viene presentata la richiesta;
- eventuali annotazioni positive sull'attenta amministrazione di precedenti grant al medesimo proponente;
- eventuali annotazioni negative presenti riguardo alle precedenti richieste dello stesso proponente.
Procedura di valutazione
La valutazione avviene secondo i criteri illustrati nel punto precedente e in relazione con il quadro complessivo delle altre richieste pervenute, con l'obiettivo di garantire che lo stanziamento trimestrale previsto sia utilizzato il più efficacemente possibile. La verifica l'assenza di conflitto di interessi del proponente e degli altri soci eventualmente coinvolti, così come esplicitato da apposito regolamento[3] è parte del processo di valutazione.
Nel caso in cui la richiesta presenti almeno uno dei seguenti elementi di peculiarità:
- impegno dello staff in attività non ordinarie
- spese per eventi al di fuori del territorio italiano
- acquisto di attrezzatura permanente
il microgrant deve passare in valutazione a Tesoriere e Direttore Esecutivo per verifiche e chiarimenti prima di giungere alla Commissione. Questa fase può portare ai seguenti esiti:
- ritorno della richiesta (con eventuali variazioni o limitazioni) all’iter di approvazione con la Commissione;
- valutazione definitiva della richiesta in sede di Direttivo;
- inammissibilità della richiesta;
Ogni richiesta giunta alla Commissione viene valutata dalla stessa entro una settimana; la Commissione può condurre la valutazione anche a ranghi ridotti, qualora uno o anche due dei suoi membri siano impossibilitati ad esprimersi per indisponibilità nella settimana di valutazione. La Commissione discute internamente la richiesta, coinvolgendo il richiedente per approfondimenti ove lo ritenesse utile, e si esprime con votazione sulla pagina della richiesta.
Il processo di valutazione è considerato completato allo scadere della settimana o quando sono stati formalizzati tutti e 5 i voti dei componenti della Commissione. Allo scadere, la votazione risulta valida se vi sono almeno 3 voti espressi (le astensioni anche se formalizzate, non contano come voto espresso). La richiesta viene approvata se la votazione è valida e i voti favorevoli espressi sono non inferiori a quelli sfavorevoli.
La Commissione oltre a pubblicare le motivazioni del voto comunica prontamente al richiedente l'esito per mezzo email e tramite l’aggiornamento della pagina del microgrant in wikina.
Il richiedente, in assenza di una votazione valida allo scadere della settimana, può richiedere che la sua richiesta sia esaminata direttamente dal Tesoriere scrivendo a microgrant@wikimedia.it.
Si tenga conto che:
- una proposta respinta non può essere più presentata nella medesima forma;
- le decisioni della Commissione in merito alle richieste, espresse con una votazione valida, non sono sindacabili: eventuali controversie devono essere risolte seguendo i meccanismi già previsti in seno all'associazione[4].
Erogazione finanziamento
In caso di esito positivo della richiesta, il finanziamento potrà essere erogato secondo tre modalità alternative, che vanno concordate scrivendo a tesoreria@wikimedia.it con in copia segreteria@wikimedia.it :
- pagamento diretto di fatture o ordini da parte di Wikimedia Italia (in questo caso le fatture devono essere intestate a Wikimedia Italia);
- rimborso di spese effettuate dal beneficiario a seguito della presentazione dei giustificativi[5] (in questo caso eventuali fatture NON possono essere intestate a Wikimedia Italia);
- anticipo al beneficiario (su richiesta motivata, e a discrezione della Commissione).
Commissione di valutazione
La Commissione di valutazione dei microgrant è composta da cinque soci, nominati dal direttivo con mandato triennale, per un massimo di due mandati consecutivi. Ciascun membro della Commissione decade:
- al termine del mandato
- su propria richiesta
- a seguito dell'assunzione di altra carica sociale incompatibile con il ruolo in Commissione
- per inattività (segnalata dal Tesoriere e/o dagli altri membri della Commissione) protrattasi per 3 mesi consecutivi
Nomina
La selezione dei componenti della Commissione avviene tramite un bando aperto ai soci che non ricoprano alcuna carica prevista da statuto o regolamento.
Il bando viene pubblicato su tutti i canali comunicativi dell'associazione almeno un mese prima della scadenza naturale del mandato del membro in carica oppure entro due settimane in caso di decadenza per diversa motivazione. Le candidature e le presentazioni dei candidati sono pubblicate su un'apposita pagina del wiki dell'associazione. Qualora non ci fosse un numero sufficiente di candidati, il direttivo si riserva la possibilità di cooptazioni.
La nomina diviene effettiva con l'accettazione da parte di ciascun candidato e con la compilazione della dichiarazione di interesse. La Commissione nomina al suo interno un segretario con il compito di coordinare la Commissione stessa e di curare i rapporto con il direttivo.
Contabilità dei microgrant
Il referente dello staff per il programma microgrant e l’amministrazione mantengono la contabilità del fondo microgrant, verificano i rendiconti dei microgrant assegnati ed erogano i rimborsi.
Obblighi del richiedente
Il proponente, in quanto responsabile del progetto, deve:
- farsi garante del corretto e attento impiego dei fondi ottenuti in base al progetto presentato
- comunicare alla Commissione eventuali variazioni in corso d'opera dell'impiego dei fondi erogati maggiori del 10% o proroghe della data di fine del progetto ed attendere la sua approvazione.
- presentare, entro due settimane dalla fine del progetto indicata nella richiesta, una relazione in cui sono descritte modalità con cui si sono svolte le attività, eventuali variazioni e proroghe, effetti e risultati ottenuti. Per tale relazione va usato il modulo, presente sul sito dell'associazione, con le stesse voci di quello presentato per la richiesta, ma nel quale devono essere indicati i risultati effettivamente raggiunti e le spese effettivamente sostenute.
Alla relazione deve essere allegato un prospetto delle spese sostenute e devono essere consegnati tutti i documenti necessari per la rendicontazione[6]. Eventuali avanzi di cassa devono essere restituiti all'associazione.
Nel caso in cui l'attività finanziata sia stata un editathon, a una settimana dal termine dell'evento va prevista una verifica degli inserimenti e delle modifiche nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap; tale verifica deve essere inserita nella relazione.
La mancata presentazione entro il termine previsto della relazione comporta l'annotazione sulla pagina in cui la richiesta è pubblicata.
La mancata realizzazione del progetto finanziato, invece, preclude per un anno qualunque richiesta di microgrant da parte del medesimo proponente, a meno di giustificati motivi non dipendenti dalla volontà del proponente e riconosciuti come validi dalla Commissione.
Il proponente che abbia fatto richiesta di attrezzatura permanente iscritta al libro cespiti dell’Associazione, rimane responsabile della custodia e della cura di tale attrezzatura anche dopo la conclusione dell’evento per il quale è avvenuto l’acquisto; in quanto custode di un bene dell’Associazione si impegna a renderlo disponibile anche per eventi ove non fosse direttamente coinvolto ma che abbisognassero dello strumento. Qualora il custode non volesse o potesse rinnovare il proprio status di socio, o comunque non necessiti per altre attività deve restituire l’attrezzatura entro il tempo massimo di sei mesi all’Associazione.
Contatti
- Per contattare la tesoreria di Wikimedia Italia la mail è tesoreria@wikimedia.it
- Per contattare la Commissione microgrant è possibile scrivere a microgrant@wikimedia.it
- Per qualsiasi altra necessità è possibile contattare lo staff di Wikimedia Italia all'indirizzo segreteria@wikimedia.it
Note
- ↑ Questa condizione non si applica fino al 31 dicembre 2021.
- ↑ Per tempi e modalità consultare le linee guida per la comunicazione dei progetti dei volontari.
- ↑ Vedi apposito regolamento
- ↑ Vedi art. 11 dello Statuto.
- ↑ Sono ammessi fatture, scontrini, titoli di viaggio. Non sono ammessi ricevute per donazioni liberali ad enti e associazioni.
- ↑ Va sempre richiesta fattura quando possibile, intestando le stesse direttamente all'associazione.