Bilancio sociale 2020/Comunicazione

La comunicazione di Wikimedia Italia

"Wikimedia Italia persegue finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale, e in particolare un maggiore accesso alla conoscenza e alla formazione, tramite la diffusione, il miglioramento e l'avanzamento del sapere e della cultura: promuove la produzione, raccolta e diffusione gratuita e collaborativa di conoscenza libera; incrementa l'informazione e la consapevolezza sulle questioni sociali e filosofiche correlate. Nel senso inteso dall'associazione, la "conoscenza libera" è costituita da ciò che non è coperto da diritto d'autore e diritti connessi e dalle opere contrassegnate dai loro autori con una licenza che permetta a chiunque di usarle, studiarle, modificarle e ridistribuirle, per qualsiasi finalità, incluse quelle commerciali, fatte salve, al massimo, condizioni che impongono di riconoscere l'attribuzione della paternità e di condividere allo stesso modo le opere derivate."

Sono parole tratte dall'articolo 3 "Finalità e attività" dello Statuto di Wikimedia Italia che nel corso del 2020 è stato adeguato seguendo la Riforma del Terso Settore. La comunicazione ha un ruolo fondamentale dunque perché Wikimedia Italia possa realizzare la propria mission. Anche la strategia definita nel corso del 2019 assegna alla comunicazione un ruolo fondamentale perché deve promuovere "i nostri valori ed i nostri progetti ad ampio spettro con continuità, utilizzando canali nazionali e locali, per incrementare la consapevolezza e supportare il cambiamento".

Strategia di comunicazione Wikimedia

La strategia di comunicazione di WMI si inserisce nel solco delle raccomandazioni della Wikimedia Foundation e fa riferimento ai 10 principi guida:

• • 1.Aumentare la sostenibilità del nostro movimento
  • 2.Migliorare l'esperienza dell'utente
  • 3.Assicurare sicurezza e inclusione
  • 4.Garantire l'equità nel processo decisionale
  • 5.Coordinamento con gli Stakeholder
  • 6.Investire nello sviluppo delle competenze e nella leadership
  • 7.Gestire le conoscenze interne
  • 8.Identificare gli argomenti d'impatto
  • 9.Innovare la conoscenza libera
  • 10.Valutare, Iterare e Adattare

Infografica della WMF sui principi guida

Quali di questi riteniamo prioritari?

1) People centered: La centralità delle persone significa che ogni aspetto del nostro Movimento deve affrontare i bisogni e le sfide delle persone che lo alimentano e che serve, in modo che ognuno possa contribuire nel modo migliore alla somma della conoscenza umana. Il nostro Movimento è alimentato da individui e gruppi, la maggior parte dei volontari e dei partner che lavorano in culture e aree geografiche. Queste parti interessate hanno esigenze uniche, che la tecnologia, le politiche, le pratiche e le strutture devono soddisfare affinché siano responsabilizzate e in grado di contribuire senza barriere. Perché il nostro Movimento si arricchisca di diversità, è necessario sensibilizzare su chi è assente. Per accoglierli, dobbiamo assumerci la responsabilità collettivamente e in modo inclusivo e incoraggiare il cambiamento.

2) Improve user experience: Collaborazione e Cooperazione - La collaborazione e la cooperazione guidano il nostro Movimento mentre attingiamo alla nostra conoscenza collettiva, alle nostre esperienze e alla nostra competenza distribuita per migliorare la nostra efficacia e risposta alle sfide. Gran parte della nostra forza e del nostro impatto risiede nello sviluppo di relazioni collaborative e nel rafforzamento delle partnership con le parti interessate nell'ecosistema della conoscenza libera e oltre che dispongono di conoscenze e risorse che possono aiutarci a innovare, adattarci e crescere. Nel nostro Movimento, prosperiamo imparando gli uni dagli altri e scambiando abilità, conoscenze, strumenti, attrezzature e altre risorse in modo che tutti acquisiamo competenza e siamo in grado di espandere il nostro impatto, coinvolgimento e contributo all'intero Movimento. La collaborazione e la cooperazione sono incoraggiate quando i contributori e le organizzazioni a tutti i livelli hanno il potere di lavorare insieme, collaborare o sostenersi a vicenda nello sviluppo e nel raggiungimento degli obiettivi. L'esperienza e la competenza su come far crescere e rafforzare il nostro Movimento risiedono nello scambio reciproco di conoscenze tra le sue persone.

3) Transparency and accountability: La trasparenza è fondamentale per garantire che tutti possano comprendere chiaramente come funzionano i nostri sistemi, governance e collaborazioni e consente la partecipazione e la responsabilità reciproche. Le nostre azioni saranno intraprese con un impegno deliberato per la trasparenza e la responsabilità reciproche. Un sistema costruito dalla collaborazione dei partecipanti richiede che tutti siano responsabili della sua continua salute, resilienza e successo. Ciò significa che ogni individuo condivide la responsabilità proporzionale per il successo o il fallimento delle azioni che intraprende (o non prendere) per conto del Movimento. Una cultura trasparente consente a tutti di condividere la stessa direzione strategica, crea fiducia nei nostri progetti e promuove la fiducia tra i partecipanti.

«Riconosciamo che il nostro Movimento è incentrato sulle persone e apporterà cambiamenti nella nostra cultura e strutture per affrontare i bisogni e le sfide dei partecipanti attuali così come delle comunità emergenti e future. Affinché tutti si sentano i benvenuti, abbracceremo la diversità e lavoreremo attivamente per rimuovere le barriere per migliorare l'esperienza dell'utente per il consumo e il contributo della conoscenza gratuita. Garantire la sicurezza sarà fondamentale per l'inclusione e una sana partecipazione.

Le aspirazioni strategiche del nostro Movimento saranno possibili solo se ci sarà apertura per la ridistribuzione delle strutture di potere nella comunità offline e un riconoscimento a livello di movimento della nostra responsabilità reciproca. Un'equa distribuzione del potere e delle risorse richiede un nuovo modo di pensare su come le risorse vengono generate, allocate e utilizzate in modo efficiente, con responsabilità e trasparenza.»

Wikimedia Italia nel corso del 2020 ha intrapreso la strada per poter raggiungere queste indicazioni attraverso una riorganizzazione dell'area comunicazione che si completerà nel corso del 2021.

Gli obiettivi stabiliti per il 2020 hanno dovuto subire una revisione profonda per più ragioni: l'inserimento di una figura di coordinamento generale per la comunicazione e la raccolta fondi, le dimissioni della responsabilie comunicazione, un duplice avvicendamento nel consiglio direttivo e infine, ma travolgente, la pandemia generata dal cov-sars2 che ha impedito la realizzazione di ogni evento in presenza compromettendo come per tutti sia la realizzazione dei piani previsti, sia la possibilità di molte attività generative.

Nel 2020 siamo partiti dalla revisione dei principali canali di comunicazione a cominciare dal sito che ha subito un restyling sia nell'architettura dell'nformazione sia nella grafica. Un cambiamento resosi necessario per consentire agli utenti di vivere un'esperienza di navigazione più chiara e appropriata. Maggiori dettagli sulle scelte effettuate si trovano del paragrafo dedicato.

E' stato rivisto anche l'approccio ai social network, a cominciare dalla riattivazione del canale di Instagram. Anche ai social viene dedicato un paragrafo più avanti.

Sviluppi futuri

Partendo daciò che vogliamo che venga percepito all'esterno abbiamo definito l’immagine che vogliamo avere, ovvero quella di una comunità dinamica e partecipativa, dove ciascuno può dare il proprio contributo nella produzione e diffusione della conoscenza. Come dice la strategia WMF 2030 Riconosciamo che il nostro Movimento è incentrato sulle persone e apportiamo cambiamenti nella nostra cultura e strutture per affrontare i bisogni e le sfide dei partecipanti attuali così come delle comunità emergenti e future. Affinché tutti si sentano i benvenuti, abbracceremo la diversità e lavoreremo attivamente per rimuovere le barriere per migliorare l'esperienza dell'utente per il consumo e il contributo della conoscenza gratuita.

Cambiamento da generare:

• Miglioriamo l'atmosfera e la qualità delle collaborazioni (con attenzione agli scambi all'interno dell'associazione) con riferimento al benessere di tutti, allo spirito di rispetto e collaborazione e al codice di condotta
• Mettiamo al centro le parsone. Valorizziamo le iniziative e i protagonisti della comunità Wikimedia (attraverso schede, infografiche, materiali che documentino i progetti e i loro successi, la sistematizzazione della comunicazione delle iniziative)
• Diamo importanza al divertimento e alla sperimentazione che permettono di attivarsi e trovare nella dinamica collaborativa e associativa il piacere di stare insieme (in particolare in questo periodo di emergenza sanitaria e restrizioni)

Riprendiamo l'Obiettivo generale: già citato precedentemente: Comunicare i nostri valori ed i nostri progetti ad ampio spettro con continuità, utilizzando canali interni nazionali e locali, per incrementare la consapevolezza e supportare il cambiamento e aumentare la partecipazione delle persone:

Canali di comunicazione di Wikimedia Italia:

• Canali di comunicazione interni di Wikimedia:

• wikina
• lista associazione
• canali di instant messaging
• Diario di bordo: calendario degli eventi dell'associazione
• Passaparola e comunicazioni personali

• Canali di comunicazione esterni e media:

• sito associazione
• Newsletter associazione
• blog associazione
• profili social media dell'associazione
• network dei social media collegati a istituzioni e persone facenti parti della comunità di Wikimedia (ancora da mappare)
• Bar dei progetti Wikimedia, pagina dei raduni, pagine di progetti. site-notice
• Passaparola e comunicazioni personali (es. utenti dei progetti Wikimedia, network professionale)
• media (da attivare con comunicati stampa, lista di distribuzione e call back)
• Appelli alle candidature per collaboratori (collaborazioni occasionali, assunzioni)
• Bandi destinati a istituzioni e persone (finanziamenti destinati a progetti che sostengono la missione e la strategia di Wikimedia Italia)
• Patrocini a progetti promossi da volontari di Wikimedia e like-minded organizations (organizzazioni che lavorano in ambiti contigui al nostro come Creative Commons, Linux Society, Open Source...)
• Partenariato non oneroso con progetti europei in corso e COST ACTION (network europei di istituzioni accademiche su temi specifici)

Obiettivi specifici

1. Sistematizzare la comunicazione dei progetti di Wikimedia Italia per facilitare la comunicazione delle iniziative della comunità Wikimedia. Migliorare il calendario associativo in relazione al flusso di comunicazione.
2. In occasione di importanti celebrazioni (20 anni di Wikipedia e 10 anni di Wiki Loves Monuments), lanciare campagne di comunicazione per il grande pubblico e con posizionamento strategico. La campagna dedicata al compleanno di Wikipedia può lanciare il calendario delle attività del 2021. Il messaggio è invitare a contribuire ai progetti Wikimedia e attivarsi come volontari ed eventualmente come soci.
3. Potenziare la rete dei social network e aumentare l'ingaggio sui social network
4. Valorizzare i protagonisti della comunità di Wikimedia su nomina dei Wikimediani stessi (per aumentare la consapevolezza e come strumento di riconoscimento e apprezzamento per chi svolge attività)
5. Migliorare la comunicazione interna con riferimento al codice di condotta per contribuire in modo costruttivo nelle attività che vengono messe in campo

Attività

1. Sistematizzare la comunicazione

• Definizione dei contenuti che vogliamo trasmettere (work in progress del gruppo di lavoro o di chi vuole contribuire a questo documento)
• Definizione dell'immagine che vogliamo trasmettere (work in progress del gruppo di lavoro o di chi vuole contribuire a questo documento)
• Definizione di un flusso di comunicazione e abilitazione di una serie di strumenti da porre in campo
• Individuazione di 5 testate e costruzione di una relazione con relativi giornalisti
• Creazione di Kit da fornire a soci e volontari per la loro attivazione: come realizzare un concorso locale WLM, linee guida per promuovere gli eventi che vengono realizzati sul territorio, guida all'utilizzo dei social network (coordinarsi con programma per sviluppo commmunity volontari e soci)

2. Compagne di comunicazione per il grande pubblico in occasione dei 20 anni di Wikipedia e i 10 anni di Wiki Loves Monuments

• Definizione e identificazione dei momenti clou della comunicazione in un calendario: in primis compleanno Wikipedia e WLM (gennaio 1lib/1ref, compleanno Wikipedia, maggio - settembre WLM, ottobre - settimana open, codeweek - itWikiCon) da coordinare con site-notice
• Realizzazione di una mostra per i 20 anni di Wikipedia (c/o Mudec e altre realtà museali sul territorio nazionale) e creazione di una mostra "do it your self" utilizzando monitor disponibili.
• Realizzazione di una mostra fotografica online per i 10 anni di WLM (vedi programma WLM)
• Realizzazione di attività capillari di ufficio stampa sul territorio per la promozione di WLM sui media locali.

Il nuovo sito di Wikimedia Italia

Nel 2016 Wikimedia Italia si è dotata di un sito. Tra il 2016 e il 2019 con l'inserimento di nuove sezioni si è persa l'architettura dell'informazione originaria. Il sito aveva lasciato troppo spazio al blog di notizie. Le informazioni e gli articoli non sempre avevano un taglio che fosse di interesse per un pubblico esterno al mondo mondo associativo. Sono sopraggiunte anche nuove esigenze e la necessità di avere un ambiente online in grado di comunicare con il data base gestionale per l'ottimizzazione del lavoro. Da qui la scelta nel 2020 di realizzare un nuovo sito dove gli ambiti di intervento previsti da statuto potessero trovare una migliore rappresentazione con una sezione dedicata agli obiettivi statutari espressi nell'articolo 3 tradotti nei programmi dedicati GLAM, istruzione, Wiki Loves Monuments, diritti, cooperazione sociale, Wiki Loves Monuments e l'attività di advocacy sulla libertà di panorama connessa al concorso fotografico. E' stata una scelta strategica anche quella di portare i contenuti sito dedicato a Wiki Loves Monuments all'interno del sito di Wikimedia Italia per poter avviare un'attività strutturata di indicizzazione di tutti i contenuti. E' stata prevista una sezione per stimolare la partecipazione delle persone alla vita associativa e per aumentare il numero di contribuenti ai progetti partecipativi promossi da Wikimedia Italia. Nella fase di messa online del sito la sezione non è completa. Il suo sviluppo è previsto per il 2021. Così come non è completa la sezione dedicata al mondo di Wikimedia Italia. Nel 2021 oltre alla presentazione degli organi associativi, dello staff, verrà sviluppata la parte dedicata alla presenza di gruppi territoria distribuiti nelle Regioni italiane. Ogni coordinatore territoriale avrà la possibilità di costruire e gestire le pagine dedicate alle attività a livello locale. Attualmente i coordinatori regionali sono presenti in: Abruzzo, Campania, Lazio, Liguria, Lombardia, Molise, Puglia, Toscana, Umbria. Obiettivo è quello di avere attività distribuite su tutto il territorio nazionale. Sicuramente il concorso fotografico Wiki Loves Monuments può essere uno strumento strategico per il raggiungimento di questo obiettivo.

I canali social di Wikimedia Italia

Per poter monitorare l'andamento delle attività sono stati definiti alcuni indicatori standard per la misurazione delle performance dei vari account rispetto all'anno precente:

• numero di iscritti
• numero di contenuti pubblicati
• numero e tipologia di interazioni
• copertura e visualizzazioni
• valutazione engagement rate
• identificazione dei post più popolari