Valutazione progetti e iniziative

La valutazione di progetti e iniziative si basa sugli obiettivi e i risultati attesi definiti dagli stessi progetti, sulla coerenza dei progetti rispetto ai criteri di selezione dei bandi e sugli obiettivi e le misurazioni d'impatto delle aree di intervento all'interno delle quali sono collocati progetti e iniziative.

Dati quantitativi e qualitativi

Durante la realizzazione di progetti e iniziative può essere utile raccogliere una serie di dati quantitativi e qualitativi che possono risultare funzionali a diverse analisi. Questi dati possono essere irrilevanti rispetto alla valutazione degli obiettivi e risultati attesi dei progetti ma utili per comprendere il funzionamento di progetti e iniziativi e per pianificazioni future.

• Valutazione progetti e iniziativa/Raccolta dati

Processo

Presentazione di una proposta

1. Presentazione di una proposta da parte del responsabile del progetto con la creazione di una pagina in wikina.
2. Approvazione o non approvazione della proposta.
3. Comunicazione dell'approvazione della proposta da parte del referente di Wikimedia Italia al responsabile del progetto.
4. Notizia/articolo/post sul progetto o l'iniziativa da parte dell'addetto alla comunicazione.

Realizzazione di progetti e iniziative

1. Avvio del progetto o dell'iniziativa.
2. Richiesta di modifiche rispetto alla proposta ed eventuale approvazione da parte del referente di Wikimedia Italia (con eventuale consulto della commissione di riferimento o del direttivo).

Monitoraggio e conclusione di progetti e iniziative

1. Relazione sul progetto o l'iniziativa. In caso di progetti pluriennali la relazione è annuale. In caso di progetti e iniziative interne di Wikimedia Italia realizzate annualmente, si chiede se possibile di stilare la relazione a ottobre di ogni anno in modo da considerare la valutazione per la pianificazione dell'anno successivo
2. Approvazione della relazione annuale/finale da parte del referente di Wikimedia Italia (con eventuale consulto della commissione di riferimento o del direttivo). Il referente di Wikimedia Italia può richiedere integrazioni alla relazione prima di procedere all'autorizzazione a procedere con contributo economico parziale/finale.
3. Notifica al direttivo da parte del referente di Wikimedia Italia della conclusione del progetto con approvazione della relazione annuale/finale.
4. Comunicazione dell'approvazione della relazione annuale/finale da parte del referente di Wikimedia Italia (con ringraziamento!).
5. Autorizzazione da parte del referente di Wikimedia Italia a procedere con contributo economico parziale/finale.
6. Notizia/articolo/post sul progetto o l'iniziativa da parte dell'addetto alla comunicazione.

Ruoli

• Responsabile del progetto è la persona che si occupa della realizzazione del progetto (volontario, referente di un'istituzione partner, staff). Può realizzare direttamente il progetto o l'iniziativa o supervisionare la realizzazione del progetto o dell'iniziativa da parte di collaboratori.
• Referente di Wikimedia Italia è il referente di Wikimedia Italia che segue il progetto o l'iniziativa per l'associazione o è incaricato di seguire i progetti finanziati attraverso bandi. Nel caso di progetti e iniziative interne è un volontario o membro del direttivo.
• Commissioni sono gruppo di persone che contribuiscono alle attività dell'associazione su specifiche attività o temi e possono essere coinvolti nella valutazione di progetti e iniziative sia nella fasi di approvazione delle proposte che di approvazione delle relazioni annuali/finali.
• Addetto alla comunicazione è il referente di Wikimedia Italia per la comunicazione.

Valutazione

La valutazione del referente di Wikimedia Italia considera:

1. L'effettiva realizzazione di progetti e iniziative e la loro completezza. Per essere completo il progetto deve essere realizzato almeno all'80% con eventuali variazioni (alcuni risultati più significativi di altri). Nel caso di progetti e iniziative non completi è necessario rivalutare la quota di finanziamento.
2. La completezza della documentazione necessaria per procedere al saldo del finanziamento.
3. Giudizio sulla qualità di progetti e iniziative e successivi sviluppi.
4. La rilevanza di progetti e iniziative rispetto alle finalità dell'associazione e ai suoi obiettivi.

Verifica della completezza della documentazione

Il referente di Wikimedia Italia per approvare la relazione annuale/finale verifica che ogni progetto e iniziativa di Wikimedia Italia (finanziato, organizzato o realizzato in collaborazione con) abbia:

• ✔️ Una pagina pubblica con tutta la documentazione del progetto (o link a dove trovarla) comprensiva della relazione finale e dei link a dati e software (codice sorgente, manuale utente e documentazione tecnica). Preferibilmente la pagina del progetto deve essere su meta o su pagine di progetti Wikimedia o di OpenStreetMap.
• ✔️ Una pagina della wikina con sintesi del progetto e link alla pagina pubblica se disponibile su altri siti. La pagina della wikina permette di pubblicare anche la valutazione interna del progetto e deve essere collegata al piano annuale e alla relazione sulle attività.
• ✔️ Dati (export o come estrarli) e software (comprensivo di codice sorgente, manuale utente e documentazione tecnica) accessibili sulla pagina pubblica o su repository aperti (es. Gitlab, GitHub, Zenodo...)
• ✔️ Giustificativi di spesa per il totale del finanziamento accordato e per le spese ammissibili.
• Relazione finale dell'iniziativa con
  • ✔️ Specchietto riassuntivo che sintetizza obiettivi della proposta, risultati attesi, risultati raggiunti e scostamenti. Gli obiettivi della proposta non possono cambiare mentre le attività e i risultati previsti possono subire delle modifiche durante la realizzazione del progetto informando il referente di Wikimedia Italia.
  • ✔️ Valutazione dei punti di forza del progetto o dell'iniziativa.
  • ✔️ Valutazione delle cose da migliorare/cambiare nel caso si decida di ripetere o proseguire il progetto.
  • ✔️ Crediti completi dell'iniziativa (volontari coinvolti, consulenti/advisors, partecipanti e istituzioni).
  • ✔️ Raccolta di dati quantitativi e qualitativi (raccomandato)

Giudizio sulla qualità di progetti e iniziative e successivi sviluppi

Questa attività è realizzata dal referente di Wikimedia Italia possibilmente in collaborazione con almeno un altro membro dello staff e un volontario oppure con il coinvolgimento di una commissione.

Il giudizio su progetti e iniziative cambia a seconda del tipo di progetto e iniziativa:

• Sperimentale/pilota. Si tratta di iniziative di ricerca e sviluppo, che non hanno precedenti o non hanno precedenti in Italia e che hanno una più elevata possibilità di insuccesso. Il giudizio consiste:
  • +1 iniziativa sperimentale/pilota ben conclusa
  • +2 iniziativa sperimentale/pilota da sviluppare ulteriormente
  • +3 iniziativa modello da replicare o proseguire

• Consolidata. Si tratta di iniziative e progetti che hanno già prodotto buoni risultati in passato come eventi, edizioni locali di Wiki Loves Monuments, wikigite, edit-a-thon, collaborazioni con istituzioni culturali. Questo tipo di iniziative hanno già indicatori quantitativi consolidati.
  • +1 iniziativa ben conclusa
  • +2 grazie per... (partecipazione, atmosfera, ricchi risultati...)

• Sviluppo tecnico. Si tratta di prodotti o servizi sviluppati attraverso fornitori o risorse interne. Il giudizio consiste in:
  • +1 sviluppo tecnico ben concluso
  • +2 sviluppo tecnico che merita di essere sviluppato ulteriormente

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