Tutorato p2p/Come organizzare

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Procedura

• Se non sono già presenti proposte in Associazione:Tutorato_p2p#Proposte_e_richieste, scrivere una nuova proposta e/o chiedere nuovi spunti nella mailing list generale dei soci;
• Oltre al tema del corso e al tutor, definire durata, logistica (in presenza, da remoto o misto) e di conseguenza numero massimo di iscrizioni;
• D'accordo con il tutor proporre due o tre possibili date, verificando prima la disponibilità della location, e raccogliere le adesioni in primo luogo dei soci e degli organizzatori. Servono almeno due organizzatori per gli eventi in presenza, meglio tre; importante avere qualcuno competente dal punto di vista tecnico/informatico per gli eventi da remoto;
• Una volta stabilite data e ora, raccogliere eventualmente le adesioni di altri potenziali interessati ad esempio partecipanti a formazioni precedenti, comunità dei progetti wiki (tramite Bar) co-workers (tramite mailing list BASE) contatti GLAM, scuole, eccetera. Attenzione che i non soci non possono vedere le pagine del namespace Associazione, quindi sarà necessario segnare le adesioni in qualche altro luogo tenendo d'occhio il numero massimo stabilito;
• Verificare i dettagli tecnici (vedi successiva check list): sala, dotazioni tecniche, rinfresco per gli eventi in presenza e piattaforma per webinar per gli eventi da remoto. In ogni caso assicurarsi di poter registrare (eventualmente anche di mandare in streaming) l'evento per poterlo poi mettere a disposizione su YouTube.
• Assicurarsi che tutti i partecipanti siano a conoscenza dei dettagli di partecipazione (link per il collegamento e/o indirizzo fisico, ora di convocazione - almeno 15 minuti prima dell'inizio - eventuali materiali e strumenti necessari); è bene inviare una mail di ricapitolo anche il giorno stesso, con un numero di telefono da contattare in caso di problemi;
• Per gli eventi in presenza, a partire almeno da due ore prima, fare prove tecniche di connessione, registrazione, streaming e simili, allestire lo spazio e il rinfresco. Ricordarsi di attaccare i cartelli di indicazione per raggiungere la sala e di occuparsi di tenere gli accessi aperti. Per gli eventi da remoto, connettersi con il formatore e possibilmente con qualche partecipante amico almeno mezz'ora prima e fare le prove tecniche. Dovrebbe sempre esserci una persona senza incarichi tecnici che fa accoglienzao.
• Durante l'evento ricordarsi di appuntare i partecipanti sia in presenza che da remoto, come minimo il numero totale, se possibile nomi, ente di appartenenza e provenienza (mailing list, invito dedicato, post sul bar, ...).
• Dopo l'evento inviare una mail di ringraziamento e il link al video e agli eventuali altri materiali. Se possibile lanciare l'incontro successivo. Per gli organizzatori, fare il punto di quello che è successo e dei margini di miglioramento.

Check list

Allestimento

• sala (verificare la disponibilità PRIMA di fissare il giorno!)
• sedie
• piani d'appoggio per scrivere o per i portatili
• illuminazione
• cartelli di indicazione per l'accesso
• consolle/tavolo per il rinfresco
• rinfresco (indispensabili almeno acqua e bicchieri, con due cose in più si fa miglior figura)
• blocchi appunti
• penne

Tecnica

• connessione wifi dedicata e/o cavo
• password wifi ben visibile (se servono account individuali, prepararli prima e distribuirli stampati)
• 2 computer
• schermo / proiettore
• casse (verificare se sono integrate nello schermo; anche in questo caso, se ce ne sono di scorta meglio)
• microfono (se possibile non usare quello integrato nel computer)
• cavi di connessione audio e video con lo schermo/le casse/il microfono
• prese e cavi elettrici
• ciabatte (se servono anche i computer dei partecipanti)
• telefono di contatto (ricordarsi di fornire il numero ai partecipanti)
• eventuali presentazioni
• piattaforma webinair
• piattaforma streaming (o almeno per registrazione)
• eventuale telecamera

Persone

• una persona per l'accoglienza e la gestione dei partecipanti
• una persona che gestisce la parte tecnica e online
• una o più persone che gestiscono webinair/streaming/registrazione
• qualcuno incaricato di fare foto (anche uno dei partecipanti)