Procedura approvazione Wikimedia Italia di proposte

Questa è una bozza. Sentiti libero di migliorarla e, se hai domande, dubbi o suggerimenti, per favore usa la pagina di discussione, grazie. Stato valido al 2014.

Introduzione

Wikimedia Italia è un’associazione di volontari che promuove il sapere libero e i progetti Wikimedia, attraverso il coinvolgimento attivo dei suoi soci. Wikimedia Italia apprezza profondamente il contributo volontario e può contribuire a delle proposte e iniziative in diverso modo.

L’obiettivo del contributo di Wikimedia Italia a proposte presentate dai suoi soci o da altri enti e associazioni è quello di facilitare la realizzazione di progetti, eventi e iniziative che partecipano alla realizzazione della missione di Wikimedia Italia. Wikimedia Italia ha inoltre il ruolo di documentare ciò che avviene in Italia nell'ambito del sostegno al sapere libero, ai progetti Wikimedia e OpenStreetMap.

Tipologie di coinvolgimento e sostegno di Wikimedia Italia

Coinvolgimento	Dicitura	Processo di approvazione	Cosa implica (se non concordato diversamente)
Patrocinio	“Con il patrocinio di Wikimedia Italia"	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 10 giorni. Un membro del direttivo (o altra persona incaricata) legge la descrizione dell’evento/progetto/iniziativa e lo sintetizza agli altri membri del direttivo (valutazione basata sulla coerenza della proposta con la sola missione di Wikimedia Italia) Verifica che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Delibera direttivo Comunicazione all'associazione Comunicazione al richiedente. La comunicazione include una frase tipo “Grazie per il lavoro che stai/state svolgendo a sostegno del sapere libero”. Nel caso la richiesta sia respinta, la risposta deve includere la motivazione basata sui criteri di valutazione.	Non è necessario che i proponenti siano soci di Wikimedia Italia. Comunicazione nel sito di Wikimedia Italia degli eventi /progetti/iniziative patrocinati ed elenco inserito nel report annuale di Wikimedia Italia
Sostegno	“con il sostegno di Wikimedia Italia"	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 10 giorni. Un membro del direttivo (o altra persona incaricata) legge la descrizione dell’evento/progetto/iniziativa e lo sintetizza agli altri membri del direttivo (valutazione basata sulla coerenza della proposta con la sola missione di Wikimedia Italia) Verifica che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Delibera direttivo Comunicazione all'associazione Comunicazione al richiedente. La comunicazione include una frase tipo “Grazie per il lavoro che stai/state svolgendo a sostegno del sapere libero”. Nel caso la richiesta sia respinta, la risposta deve includere la motivazione basata sui criteri di valutazione.	Scheda nel sito di Wikimedia Italia del progetto/iniziativa (con crediti completi e ruolo di Wikimedia Italia) aggiornamento della scheda ogni tre mesi. Collaborazione dello staff di Wikimedia Italia nella comunicazione dell’evento (mailing list, report annuale di Wikimedia Italia) Invito ai soci di Wikimedia Italia nel contribuire all'iniziativa Collaborazione dello staff di Wikimedia Italia in eventuali eventi Sostengo economico al progetto (in-kind, staff e comunicazione) Nel caso di promotori con esperienza limitata, Wikimedia Italia può sostenere l’iniziativa anche con la nomina di un tutor, un volontario, membro del direttivo o membro dello staff, che segue il progetto fornendo consigli e affiancando i promotori all’interno di eventi; il tutor tiene i rapporti con i promotori almeno ogni 3 mesi, chiedendo aggiornamenti online o incontrandoli.
Promotore	“un progetto/iniziativa promossa da Wikimedia Italia"	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 30 giorni - 6 mesi. Un membro del direttivo (o altra persona incaricata) legge la descrizione della proposta e la sintetizza agli altri membri del direttivo (valutazione basata sulla coerenza della proposta con missione e programma di Wikimedia Italia) Verifica che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Verifica del budget richiesto e del budget erogabile rispetto al piano annuale. Delibera direttivo. Il direttivo può decidere di lasciare la decisione all’assemblea generale Eventuale decisione dell’assemblea generale Comunicazione all'associazione Comunicazione al richiedente. La comunicazione include una frase tipo “Grazie per la proposta e siamo felici di poter contribuire alla realizzazione di questo progetto a nome di Wikimedia Italia”. Nel caso la richiesta sia respinta, la risposta deve includere la motivazione basata sui criteri di valutazione.	Scheda nel sito di Wikimedia Italia del progetto/iniziativa (con crediti completi e ruolo di Wikimedia Italia) - aggiornamento della scheda ogni tre mesi- La persona o le persone che hanno proposto il progetto sono coinvolte nel progetto come promotori. Coinvolgimento dello staff di Wikimedia Italia nel coordinamento del progetto (monitoraggio avanzamento), nella comunicazione (mailing list, report annuale di Wikimedia Italia), e nella produzione di eventi. Invito ai soci di Wikimedia Italia nel contribuire all'iniziativa Sostegno economico al progetto (in-kind e/o cofinanziamento) Responsabilità legale del progetto Ente richiedente e capofila in caso di richieste di finanziamento; il finanziamento passa attraverso conto di Wikimedia Italia e l’amministrazione è gestita da Wikimedia Italia (raccolta fatture/ricevute, pagamenti e relazione finanziaria).
Partenariato	“in partenariato con Wikimedia Italia"	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 15 giorni - 6 mesi. Un membro del direttivo (o altra persona incaricata) legge la descrizione della proposta e la sintetizza agli altri membri del direttivo (valutazione basata sulla coerenza della proposta con missione e programma di Wikimedia Italia) Verifica che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Verifica del budget richiesto e del budget erogabile rispetto al piano annuale. Delibera direttivo Comunicazione all'associazione Comunicazione al richiedente. La comunicazione include una frase tipo “Siamo felici di poter contribuire come partner a questa iniziativa”. Nel caso la richiesta sia respinta, la risposta deve includere la motivazione basata sui criteri di valutazione.	Non è necessario che i proponenti siano soci di Wikimedia Italia. Scheda nel sito di Wikimedia Italia del progetto/iniziativa (con crediti completi e ruolo di Wikimedia Italia) - aggiornamento della scheda ogni tre mesi Coinvolgimento di Wikimedia Italia come concordato nell’accordo di partenariato (contributo in-kind, co-finanziamento), sempre inclusa la comunicazione del progetto (mailing list, report annuale di Wikimedia Italia). Invito ai soci di Wikimedia Italia nel contribuire all'iniziativa Sostegno economico al progetto (in-kind e/o cofinanziamento). Un volontario, membro del direttivo o membro dello staff viene nominato referente del progetto, con il compito di tenere i rapporti con i promotori almeno ogni 3 mesi, chiedendo aggiornamenti online o incontrandoli e aggiornando la scheda progetto.
Adesione ad altre associazioni	Socio	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 6 mesi. Un membro del direttivo (o altra persona incaricata) legge la descrizione della proposta e la sintetizza (valutazione basata sulla coerenza della proposta con la sola missione di Wikimedia Italia) Verifica che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Comunicazione all’associazione e decisione durante l’assemblea generale. Il direttivo nomina un rappresentante di Wikimedia Italia per le relazioni con l’associazione. Comunicazione all’associazione dopo la decisione che include una frase tipo “Siamo lieti di annunciare che Wikimedia Italia è ora socia istituzionale dell’associazione…”. Nel caso la richiesta sia respinta, non è necessario comunicarlo. La decisione di rinnovare l’iscrizione è deliberata dall’assemblea ogni anno.	La partecipazione come socio di Wikimedia Italia ad altre associazioni è inserita nel sito di Wikimedia Italia (pagine ufficiali, crediti) e nel report annuale dell’associazione. Un rappresentante di Wikimedia Italia partecipa alle assemblee e mantiene le relazioni con l’associazione alla quale Wikimedia Italia ha aderito.

Come presentare una proposta

Proposte di non soci, istituzioni, enti (per patrocinio o partenariato)

1. Comunicazione della proposta a direttivo@wikimedia.it [o altro indirizzo da inserire]
2. Discussione con Wikimedia Italia e definizione del mandato o della richiesta (informazioni sul progetto o evento da patrocinare o lettera di partenariato).

Proposte di soci

1. Creare una scheda progetto sul sito di Wikimedia Italia all'interno della quale descrivere la proposta
2. Scegliere la tipologia di coinvolgimento che si richiede a Wikimedia Italia
3. Candidare la proposta scrivendo a direttivo@wikimedia.it [o altro indirizzo da inserire]

I membri del direttivo o dello staff che candidano una proposta sono invitati a seguire la stessa procedura. I membri del direttivo promotori di una proposta si astengono durante la votazione e non possono essere retribuiti all'interno di progetti in cui Wikimedia Italia è coinvolta (è invece possibile ricevere rimborsi spese di vitto, trasporto e alloggio sostenute per la realizzazione del progetto).

Criteri di valutazione

Nella valutazione delle proposte il direttivo può incontrare o contattare i promotori e chiedere l’opinione di altri soci.

Criteri di valutazione basati sulla coerenza delle proposte con la missione di Wikimedia Italia

1. La proposta implica ricadute sui progetti Wikimedia e/o OpenStreetMap (contenuti, sviluppo software, eventi correlati, accessibilità a dati, formazione, coinvolgimento di enti e persone)
2. La proposta produce contenuti con licenza libera (cc by, cc 0, cc by-sa); non tutti i contenuti prodotti o correlati devono avere una licenza libera ma almeno una selezione deve prevedere la licenza libera. Il direttivo potrà valutare l'opportunità di supportare progetti con licenze semilibere (cc by nc, cc by nc sa) come extrema ratio se il progetto è funzionale agli scopi dell'associazione (ad esempio, l'inizio di una partnership che potrà portare in seguito al rilascio di materiali con una licenza libera).
3. La proposta produce, migliora o diffonde contenuti relativi ad altri ambiti della cultura libera quali il software libero, l'Open Access, i formati aperti e gli Open Data.
4. Non possono essere approvate proposte di soci espulsi dall’associazione, o di persone/enti che stanno facendo uso improprio di trademarks collegati a Wikimedia o che hanno fornito intenzionalmente informazioni ambigue e scorrette. Essere stati bloccati sui progetti Wikimedia può essere un criterio per una valutazione negativa della proposta.
5. In generale non possono essere apporvati progetti contrari alla scopo sociale dell'Associazione. A titolo di esempio, non possono essere approvati progetti che sostengano schieramenti politici, messaggi razzisti e xenofobi, o progetti finalizzati a diffondere specifici credi religiosi.

Criteri di valutazione aggiuntivi basati sulla coerenza delle proposte con il programma di Wikimedia Italia

1. La proposta contribuisce al programma di Wikimedia Italia (priorità, programmi e progetti in corso di Wikimedia Italia).
2. La proposta è coerente con il budget di Wikimedia Italia (centro di costo previsto, risorse richieste non eccedenti le risorse disponibili, fattibilità del coinvolgimento dello staff)
3. La proposta non eccede il numero di progetti che Wikimedia Italia è in grado di gestire in un anno oppure merita di essere approvata anche se supera il numero dei progetti previsti.

Nel caso in cui Wikimedia Italia abbia un ruolo attivo nella realizzazione dei progetti (promotore e partner), è necessario valutare che l’associazione sia in grado di garantire la realizzazione del suo mandato.

Valutazione delle iniziative realizzate

Nella scheda progetto vengono documentati i risultati delle iniziative, le attività realizzate e la coerenza dei risultati rispetto al piano previsto. I risultati ottenuti sono inseriti nella comunicazione dell’associazione (relazione annuale di Wikimedia Italia) esplicitando il ruolo che ha avuto l’associazione. Il tutor e il referente del progetto possono fornire una loro valutazione del progetto. Un progetto, iniziativa o evento che coinvolge Wikimedia Italia può subire modifiche rispetto al piano previsto (da documentare nella scheda progetto) e l’iniziativa può essere interrotta (non realizzata, non completata).

L’associazione è unicamente responsabile della realizzazione delle attività concordate e del suo mandato; affinché vi sia un cambiamento nei ruoli, è necessario che tutte le parti coinvolte siano concordi e firmino un accordo.

Vedi anche

• m:Wikimédia France/Démarche partenariale