Procedura approvazione Wikimedia Italia di proposte

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Introduzione

Wikimedia Italia è un’associazione che promuove Wikipedia, i progetti Wikimedia, OpenStreetMap e il sapere libero, attraverso il coinvolgimento attivo dei volontari. Wikimedia Italia apprezza profondamente il contributo volontario e può contribuire a delle proposte e iniziative in diverso modo.

L’obiettivo del contributo di Wikimedia Italia a proposte presentate dai volontari e da altri enti e associazioni è quello di facilitare la realizzazione di progetti, eventi e iniziative che partecipano alla realizzazione del suo scopo definito nel suo statuto, dei suoi intenti, della sua strategia e del suo piano annuale. Wikimedia Italia ha inoltre il ruolo di documentare ciò che avviene in Italia nell'ambito del sostegno al sapere libero, ai progetti Wikimedia e OpenStreetMap.

Approccio della procedura di approvazione di Wikimedia Italia alle proposte

L'approccio di Wikimedia Italia è rispondere "sì" a tutte le proposte che riceve ("yes by default"), fatti salvi alcuni criteri di esclusione e la diversa tipologia di sostegno che può approvare.

Criteri di esclusione

1. Scopo. Non possono essere approvati progetti che non contribuiscono allo scopo sociale dell'Associazione. A titolo di esempio, non possono essere approvati progetti che sostengano schieramenti politici, messaggi razzisti e xenofobi, progetti finalizzati a diffondere specifici credi religiosi o altre forme di iniziative propagandistiche non correlate agli scopi di Wikimedia. La proposta deve prevedere ricadute sui progetti Wikimedia e/o OpenStreetMap. In altre parole la proposta deve prevedere per esempio produzione di contenuti per i progetti, sviluppo di software libero rilevante per le nostre comunità, realizzazione di eventi che rinforzano le nostre comunità o le allargano, potenziamento dell'accessibilità a dati, formazione, coinvolgimento di enti e persone rilevanti per le nostre comunità e i contenuti che ci interessano. La proposta può anche produrre, migliorare o diffondere contenuti relativi ad altri ambiti della cultura libera quali il software libero, l'Open Access, i formati aperti e gli Open Data.
2. Cultura libera. La proposta non produce contenuti con strumenti o licenze libere (CC0, CC BY, CC BY-SA); non tutti i contenuti prodotti o correlati devono usare strumenti o licenze libere ma almeno una selezione.
3. Proponente. La proposta è presentata da un volontario espulso dall’associazione, o da persone/enti che stanno facendo uso improprio di loghi e marchi collegati a Wikimedia o che hanno fornito intenzionalmente informazioni ambigue e scorrette, o che hanno ricevuto un richiamo formale dall'associazione negli ultimi 3 mesi. Essere stati bannati/bloccati sui progetti Wikimedia può essere un criterio per una valutazione negativa della proposta. In ogni caso qualsiasi persona e istituzione patrocinata o sostenuta da Wikimedia Italia è tenuta al rispetto del codice di condotta. Ci devono essere elementi ragionevoli per ritenere che il proponente sia in grado di realizzare la proposta. Nel caso sia necessario un sostegno o affiancamento, Wikimedia Italia invita i volontari con esperienza a fornire aiuto o valuta la possibilità di affiancare un collaboratore.

Inoltre da un punto di vista formale:

1. La proposta deve avere una durata definita. È necessario che l'iniziativa abbia una durata e che sia realizzata in quella durata o deve essere comunicata l'eventuale posticipo o proroga.
2. Non possono essere approvate iniziative che implicano un pagamento a membri del direttivo o altri volontari con ruoli istituzionali.

Per la comunicazione e l'uso del marchio si chiede di fare riferimento alle Linee guida comunicazione.

Procedura

Tutte le richieste vengono inviate al responsabile del programma di riferimento che controlla i criteri di esclusione (eventualmente confrontandosi con lo staff) e fornisce le sue indicazioni al direttivo.

Progetti approvati e progetti con partner con cui è stipulata una convenzione

Il patrocinio e l'uso del logo è automatico per i progetti approvati e per i progetti con partner con cui è stipulata una convenzione. Le iniziative vanno comunque segnate in wikina, inserite nel diario di bordo se ci sono eventi correlati e va prevista la comunicazione.

Richiesta non onerosa

Fatti salvi i criteri di esclusione, tutte le richieste non onerose sono sostenute. In pratica il sostegno di Wikimedia Italia consiste in un patrocinio.

Convenzione

• Le convenzioni devono essere disponibili su una pagina pubblica in wikina o su altro progetto wikimedia.
• Ad ogni convenzione deve essere associato un piano di attività (almeno un'attività specifica, collegata alla convenzione, che si intende portare avanti con tempi definiti). Il piano di attività può essere redatto anche successivamente alla convenzione ma è necessario prevedere entro quando sarà redatto.
• Le attività riportate nella convenzione e nel piano delle attività dovranno prevedere un gruppo di lavoro composto da uno o più soci o volontari.

La convenzione deve essere inviata in lista associazione per permetterne la visione e rispondere ad eventuali chiarimenti dei soci. Se la convenzione coinvolge OpenStreetMap il link deve essere anche condiviso con una lista OpenStreetMap.

Dopo 7 giorni dalla pubblicazione in lista, la convenzione può essere approvata e deliberata dal direttivo.

Richiesta di coinvolgimento all'interno di un bando

• Verificare che non si stiano sostenendo due proposte in competizione all'interno dello stesso bando. Se questo avviane, vanno informati i partner e verificato con loro se è possibile.
• Verificare che il responsabile del programma sia d'accordo nel caso siano previste attività che li coinvolgano.
• Possibilmente associare al progetto un volontario che possa poi seguire l'iniziativa nel caso venga sostenuta e realizzata.

Richiesta di firma per petizione o lettera di protesta

• Inviare una notifica alla commissione advocacy che ha 2 giorni per eventualmente esprimere opinione contraria al sostegno.

Richiesta che prevede un sostegno economico (finanziario o monte ore del personale)

Oltre a i criteri di esclusione, il responsabile del programma verifica:

• Se la richiesta rientra nel piano annuale, la richiesta è immediatamente approvata e poi inserita nella relazione del piano annuale.
• Se la richiesta non rientra nel piano annuale, il responsabile di programma valuta la qualità e pertinenza della richiesta coinvolgendo anche la sua commissione ed eventualmente il comitato degli esperti.

Richieste che non rientrano nel piano annuale

Le proposte che non rientrano nel piano annuale, possono essere sostenute se soddisfano ulteriori criteri di valutazione:

• La proposta è particolarmente meritevole o risponde con tempismo ad un'esigenza delle comunità o della situazione contemporanea.
• La proposta è coerente con il budget di Wikimedia Italia (centro di costo previsto, risorse richieste non eccedenti le risorse disponibili, fattibilità del coinvolgimento dello staff)
• La proposta non eccede il numero di progetti che Wikimedia Italia è in grado di gestire in un anno oppure merita di essere approvata anche se supera il numero dei progetti previsti. Nel caso in cui Wikimedia Italia abbia un ruolo attivo nella realizzazione dei progetti (promotore e partner), è necessario valutare che l’associazione sia in grado di garantire la sua realizzazione.

La valutazione della commissione viene inviata al direttivo con le raccomandazioni o eventuali suggerimenti o opzioni di sostegno.

Nel caso la proposta non possa essere sostenuta si può prevedere se inserirla nel piano annuale dell'anno successivo.

Partecipazione ad eventi da parte dei soci con rimborso spese

La procedura è descritta nel regolamento.

Tipologie di coinvolgimento e sostegno di Wikimedia Italia

Coinvolgimento	Dicitura	Processo di approvazione	Cosa implica (se non concordato diversamente)
Patrocinio	“Con il patrocinio di Wikimedia Italia"	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 7-10 giorni. Revisione del responsabile del programma in base ai criteri di esclusione. Verifica inoltre che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Comunicazione all'associazione con 7 giorni di tempo per manifestare problemi (come per la procedura di partecipazione dei soci ad eventi). Comunicazione al richiedente. La comunicazione include una frase tipo “Grazie per il lavoro che stai/state svolgendo a sostegno del sapere libero”. Nel caso la richiesta sia respinta, la risposta deve includere la motivazione basata sui criteri di esclusione. Si chiede al patrocinato se possibile di dire come è andata l'iniziativa. Questa informazione viene comunicata all'associazione che comunica al patrocinato qualcosa come “Grazie per il lavoro che hai//avete realizzato a sostegno del sapere libero” e inviata nella mailing list associazione e inserita nella wikina.	Non è necessario che i proponenti siano soci di Wikimedia Italia. Comunicazione nel sito e nei canali di comunicazione di Wikimedia Italia degli eventi /progetti/iniziative patrocinati ed elenco inserito nel report annuale di Wikimedia Italia
Sostegno	“con il sostegno di Wikimedia Italia"	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 10 giorni. Revisione del responsabile del programma in base ai criteri di esclusione e in base al piano e budget annuale. Eventuale proposta di sostenere il progetto con budget extra o di inserire il progetto nel piano dell'anno successivo. Verifica inoltre che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Il responsabile del programma dà il suo avviso sulla proposta e quella della commissione (vedi sopra) Comunicazione al direttivo. Approvazione in verbale o eventuale delibera in base all'entità del finanziamento (>2'000 euro) Comunicazione al richiedente. La comunicazione include una frase tipo “Grazie per il lavoro che stai/state svolgendo a sostegno del sapere libero”. Nel caso la richiesta sia respinta, la risposta deve includere la motivazione basata sui criteri di valutazione. Comunicazione all'associazione	Scheda nel sito di Wikimedia Italia del progetto/iniziativa (con crediti completi e ruolo di Wikimedia Italia) aggiornamento della scheda ogni tre mesi. Collaborazione dello staff di Wikimedia Italia nella comunicazione dell’evento (mailing list, report annuale di Wikimedia Italia) Invito ai soci di Wikimedia Italia nel contribuire all'iniziativa Collaborazione dello staff di Wikimedia Italia in eventuali eventi Sostengo economico al progetto (in-kind, staff e comunicazione) Nel caso di promotori con esperienza limitata, Wikimedia Italia può sostenere l’iniziativa anche con la nomina di un tutor, un volontario, membro del direttivo o membro dello staff, che segue il progetto fornendo consigli e affiancando i promotori all’interno di eventi; il tutor tiene i rapporti con i promotori almeno ogni 3 mesi, chiedendo aggiornamenti online o incontrandoli.
Promotore	“un progetto/iniziativa promossa da Wikimedia Italia"	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 30 giorni - 6 mesi. Revisione del responsabile del programma in base ai criteri di esclusione e in base al piano e budget annuale. Eventuale proposta di sostenere il progetto con budget extra o di inserire il progetto nel piano dell'anno successivo. Verifica inoltre che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Il responsabile del programma dà il suo avviso sulla proposta e quella della commissione (vedi sopra) Verifica del budget richiesto e del budget erogabile rispetto al piano annuale. Delibera direttivo. Il direttivo può decidere di lasciare la decisione all’assemblea generale Eventuale decisione dell’assemblea generale Comunicazione all'associazione Comunicazione al richiedente. La comunicazione include una frase tipo “Grazie per la proposta e siamo felici di poter contribuire alla realizzazione di questo progetto a nome di Wikimedia Italia”. Nel caso la richiesta sia respinta, la risposta deve includere la motivazione basata sui criteri di valutazione.	Scheda nel sito di Wikimedia Italia del progetto/iniziativa (con crediti completi e ruolo di Wikimedia Italia) - aggiornamento della scheda ogni tre mesi- La persona o le persone che hanno proposto il progetto sono coinvolte nel progetto come promotori. Coinvolgimento dello staff di Wikimedia Italia nel coordinamento del progetto (monitoraggio avanzamento), nella comunicazione (mailing list, report annuale di Wikimedia Italia), e nella produzione di eventi. Invito ai soci di Wikimedia Italia nel contribuire all'iniziativa Sostegno economico al progetto (in-kind e/o cofinanziamento) Responsabilità legale del progetto Ente richiedente e capofila in caso di richieste di finanziamento; il finanziamento passa attraverso conto di Wikimedia Italia e l’amministrazione è gestita da Wikimedia Italia (raccolta fatture/ricevute, pagamenti e relazione finanziaria).
Partenariato	“in partenariato/in collaborazione con Wikimedia Italia"	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 15 giorni - 6 mesi. Un membro del direttivo (o altra persona incaricata) legge la descrizione della proposta e la sintetizza agli altri membri del direttivo (valutazione basata sulla coerenza della proposta con missione e programma di Wikimedia Italia) Verifica che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Verifica del budget richiesto e del budget erogabile rispetto al piano annuale. Delibera direttivo Comunicazione all'associazione Comunicazione al richiedente. La comunicazione include una frase tipo “Siamo felici di poter contribuire come partner a questa iniziativa”. Nel caso la richiesta sia respinta, la risposta deve includere la motivazione basata sui criteri di valutazione.	Non è necessario che i proponenti siano soci di Wikimedia Italia. Scheda nel sito di Wikimedia Italia del progetto/iniziativa (con crediti completi e ruolo di Wikimedia Italia) - aggiornamento della scheda ogni tre mesi Coinvolgimento di Wikimedia Italia come concordato nell’accordo di partenariato (contributo in-kind, co-finanziamento), sempre inclusa la comunicazione del progetto (mailing list, report annuale di Wikimedia Italia). Invito ai soci di Wikimedia Italia nel contribuire all'iniziativa Sostegno economico al progetto (in-kind e/o cofinanziamento). Un volontario, membro del direttivo o membro dello staff viene nominato referente del progetto, con il compito di tenere i rapporti con i promotori almeno ogni 3 mesi, chiedendo aggiornamenti online o incontrandoli e aggiornando la scheda progetto.
Adesione ad altre associazioni	Socio	Tempo standard di approvazione dalla richiesta: 6 mesi. Un membro del direttivo (o altra persona incaricata) legge la descrizione della proposta e la sintetizza (valutazione basata sulla coerenza della proposta con la sola missione di Wikimedia Italia) Verifica che non ci siano sovrapposizioni con altri enti e progetti sostenuti. Nel caso vi siano sovrapposizioni vanno informati gli enti/persone con i quali Wikimedia Italia già collabora e vanno verificati insieme quali potrebbero essere i problemi derivanti da tale sovrapposizione. Comunicazione all’associazione e decisione durante l’assemblea generale. Il direttivo nomina un rappresentante di Wikimedia Italia per le relazioni con l’associazione. Comunicazione all’associazione dopo la decisione che include una frase tipo “Siamo lieti di annunciare che Wikimedia Italia è ora socia istituzionale dell’associazione…”. Nel caso la richiesta sia respinta, non è necessario comunicarlo. La decisione di rinnovare l’iscrizione è deliberata dall’assemblea ogni anno.	La partecipazione come socio di Wikimedia Italia ad altre associazioni è inserita nel sito di Wikimedia Italia (pagine ufficiali, crediti) e nel report annuale dell’associazione. Un rappresentante di Wikimedia Italia partecipa alle assemblee e mantiene le relazioni con l’associazione alla quale Wikimedia Italia ha aderito.

Come presentare una proposta

Proposte di non soci, istituzioni, enti (per patrocinio o partenariato)

1. Comunicazione della proposta a segreteria@wikimedia.it
2. Discussione con Wikimedia Italia e definizione del mandato o della richiesta (informazioni sul progetto o evento da patrocinare o lettera di partenariato).

Proposte di soci

1. Creare una scheda progetto sul sito di Wikimedia Italia all'interno della quale descrivere la proposta
2. Scegliere la tipologia di coinvolgimento che si richiede a Wikimedia Italia
3. Candidare la proposta scrivendo a direttivo@wikimedia.it [o altro indirizzo da inserire]

I membri del direttivo o dello staff che candidano una proposta sono invitati a seguire la stessa procedura. I membri del direttivo promotori di una proposta si astengono durante la votazione e non possono essere retribuiti all'interno di progetti in cui Wikimedia Italia è coinvolta (è invece possibile ricevere rimborsi spese di vitto, trasporto e alloggio sostenute per la realizzazione del progetto).

Valutazione delle iniziative realizzate

Nella scheda progetto vengono documentati i risultati delle iniziative, le attività realizzate e la coerenza dei risultati rispetto al piano previsto. I risultati ottenuti sono inseriti nella comunicazione dell’associazione (relazione annuale di Wikimedia Italia) esplicitando il ruolo che ha avuto l’associazione. Il tutor e il referente del progetto possono fornire una loro valutazione del progetto. Un progetto, iniziativa o evento che coinvolge Wikimedia Italia può subire modifiche rispetto al piano previsto (da documentare nella scheda progetto) e l’iniziativa può essere interrotta (non realizzata, non completata).

L’associazione è unicamente responsabile della realizzazione delle attività concordate e del suo mandato; affinché vi sia un cambiamento nei ruoli, è necessario che tutte le parti coinvolte siano concordi e firmino un accordo.

Vedi anche

• m:Wikimédia France/Démarche partenariale