Piano annuale 2024/Raccolta pareri per leva sostegno alle comunità

Report riunione aperta con i soci

13 luglio 2023 ore 21

Presenti:

• Stefano Dal Bo
• Ferdinando Traversa
• Marta Arosio
• Anisa Kuci

Note:

• i MOOC sono ottimi ma non molto comunicati sul sito wikimedia.it (ad esempio nell'area partecipa) ed eventuamente wikipedia
• per il sostegno ai progetti dei volontari potrebbe essere più adatta la modalità "a sportello" con 4 momenti in cui è possibile presentare iniziative oppure direttamente con il "modello microgrant"
• servirebbe una nuova brochure istituzionale da stampare
• potrebbe servire una formazione sulla progettazione sia alla commissione microgrant sia ai soci in generale
• sarebbe bello riprendere il programma p2p
• indispensabile una riflessione sull'accoglienza di nuovi volontari (formatori esterni sul tema?)

Altri pareri

• Camillo Pellizzari:

• bene le borse di partecipazione
• la conversione del sostegno ai progetti dei volontari da bando a programma permanente potrebbe essere una buona idea
• consultare la community wishlist e/o i ticket di phabricator per sviluppi sofware/bugfix ad esempio wikidata
• sarebbe meglio privilegiare le attività relative a volontari e contenuti rispetto a comunicazione e advocacy

• Francisco Ardini

• potrebbe essere una buona idea non fare un bando volontari ma mantenere un programma permanente
• le borse di partecipazione sono importanti per favorire la partecipazione del massimo numero possibile di persone agli eventi dal vivo
• le assemblee in modalità ibrida sono importanti, e sarebbe da organizzare sempre così, per massimizzare la partecipazione e mantente al contempo la possibilità dell'incontro in prima persona

• Alessio Melandri

• la richiesta di materiali di formazione e informazione online derivava probabilmente da soci non wikipediani/osmer, attivi nelle comunità ma meno sui progetti, quindi probabilmente sono persone che vanno più accompagnate nella  contribuzione; bisognerebbe anche capire se chi usufruisce dei materiali poi inizia realmente a contribuire
• le attività di outreach, che cercando di spiegare semplicemente le cose di base, sono importanti perché ci sono fraintendimenti di base su CHE COSA siano realmente i progetti Wikimedia e OSM (come sono fatti i progetti, qual è la logica di funzionamento, persino quale sia il nome)
• per lo sviluppo software la parte complicata è valutare i mantenimenti a medio/lungo termine; bisognerebbe avere una lista di tool che si sviluppano, e si vogliono mantenere, e rimetterla in discussione tutti gli anni, e decidere di dismettere mano a mano i tool che diventano obsoleti
• c'è da valutare se vale la pena procurarsi delle competentenze specifiche per poter concretizzare la richiesta della comunità di sviluppi di tool;
• sarebbe bene che ItWikiCon fosse anche rivolta al pubblico, per fare delle attività di coinvolgimento e outreach, non solo già per addetti ai lavori;
• il programma di ItWikiCon arriva sempre in ritardo, e questo è un punto debole, forse sarebbe meglio un sostegno più massiccio su questo punto da parte dell'associazione;
• per incoraggiare l'utilizzo del fondo coordinatori bisognerebbe essere più chiari su che cosa ci si aspetta dall'essere coordinatori (rafforzare la riunone con altre occasioni  di affiancamento? dare degli obiettivi minimi?)
• il yes by default per i microgrant sta funzionando bene anche per la percezione interna dei soci
• un modo per modificare il bando volontari potrebbe essere rendere il bando tematico, anziché generico
• potrebbe essere una possibilità da valutare rendere il bando permanente anziché a scadenza

• Lorenzo stucchi

• Piano 2024, concordo con Francisco su questo "bando volontari ma mantenere un programma permanente”. Richiederei forse un bilanciamento sui progetti o di qualche altro tipo, fare una sorta di filtro, anche se diventerebbe un secondo microgrant. Quindi poi sarebbe meglio tornare al bando. Che però non è stato chiaro negli obbiettivi, nel senso che una persona fa fatica a dedicare tutto il tempo che è richiesto a produrre il materiale che serve senza avere lui stesso un ritorno economico.
• Sono d’accordo anche su questo "per lo sviluppo software la parte complicata è valutare i mantenimenti a medio/lungo termine; bisognerebbe avere una lista di tool che si sviluppano, e si vogliono mantenere, e rimetterla in discussione tutti gli anni, e decidere di dismettere mano a mano i tool che diventano obsoleti” però per i tool osm al momento ci sono tutti e servono, e ora che li monitoriamo ancora meglio. Dovremmo solo capire umap come faro ripartire.
• Sono certamente favorevole su borse per eventi.
• Serve forse in più la possibilità di aiutare i soci nei contatti con enti con cui si vogliono interfacciare.

• Lianna D'amato

• diffondere un po' di più nelle scuole e università il mondo wikimedia, organizzare anche giorni formativi nelle scuole (anche fuori del bando delle scuole). Anche lato biblioteche (al di la dei bandi) cercare di fare un po' più di attività
• WLM - ogni tanto difficoltà a trovare enti che hanno aderito, forse avere una lista dettagliate forse aiuta a contribuire meglio
• problemi con le caselle mail coordinatori
• ottima tempestività nelle risposte da parte del direttivo, aiutano a gestire dubbi e situazioni problematiche
• va bene se il bando volontari si fa più simile al microgrant, facilità le collaborazione non avendo un limite temporale
• positivo avere la possibilità di organizzare eventi o partecipare con il sostegno economico dell'associazione

Appunti staff

• Tutto lo staff:

• Punti di forza:

• approccio microgrant, yes by default
• sostegno alle iniziative di incontro dal vivo delle comunità, comprese le borse
• sostegno per lo sviluppo di tool (da individuare quelli da sviluppare per i progetti wikimedia)
• attenzione e gratificazione ai volontari (kit, gadget, borse di partecipazione...)
• buona conoscenza delle comunità e dei soci/volontari
• facilità di avvio delle collaborazioni semplici (es. fondo coordinatori, rimborsi, ...)

Punti di debolezza:

• bando volontari non funziona
• mancanza di azioni per inclusività e miglioramento accessibilità
• eccessiva importanza e spazio dati alle "loud voices" nelle comunità e fra i soci (ad esempio nelle mailing list, in assemblea, ...)
• mancanza di gestione delle richieste dei nuovi volontari (forse il criterio regionale non è adatto)

• Marta Arosio

• concordo con l'idea di un programma permanente di finanziamento ai progetti dei volontari che sostituisca il bando
• ritengo importante il programma di borse di partecipazione agli eventi dal vivo
• visto l'andamento degli ultimi anni, il programma microgrant è da finanziare in modo più corposo
• importante dividere il fondo per il software in fondo per il mantenimento dei tool già sviluppati e fondo per lo sviluppo di nuovi tool
• il nodo dell'accoglienza e gestione dei nuovi volontari è ancora irrisolto e i tentativi svolti finora poco efficaci, valutare se sviluppare un programma ad hoc
• concordo sul suggerimento di riprendere il programma di formazione p2p

• Anisa Kuci

• Per sviluppi software fare attenzione ai costi aggiuntivi per la manutenzione e la continuita nel tempo, chi farà la manutenzione e chi gestirà il servizio
• Ripensare le modalità del bando volontari per far in modo che non ci siano limiti temporali molto stretti per l'invio delle proposte. Seguire il modello microgrant usando gli stessi criteri che avevamo per l'accettazione delle proposte nei precedenti bandi volontari.
• Alzare il budget borse di partecipazione ad eventi: sono un modo per poter supportare e motivare la comunità per contribuire e anche un modo per mantenere attive le relazioni con la comunità mondiale. Inoltre è condivisione di esperienze e possono nascere potenziali nuove collaborazioni internazionali. Trovare sempre modalità di sostenere anche persone nuove della comunità e persone da gruppi sottorapresentati.