Regolamento rimborsi spese

Work in progress

Per favorire il più possibile lo svolgimento delle attività da parte dei volontari, l'associazione garantisce l'opportunità di richiedere rimborsi spese previa approvazione del direttivo e nei limiti dello stanziamento annuale stabilito nel bilancio preventivo.

Tali rimborsi possono riguardare solo spese incorse in nome e per conto dell'associazione per raggiungere specifici obiettivi:

• viaggi per operazioni di promozione o pubbliche relazioni dell'associazione, oppure necessari all'efficiente esecuzione di progetti associativi in corso o in preparazione;
• soci che ricoprono cariche associative (membri del consiglio direttivo e del collegio dei garanti) nell'esercizio delle loro funzioni;
• spese per i volontari chiamati come relatori o rappresentanti all'interno di convegni e simili necessari al perseguimento degli obiettivi dell'associazione.

Una specifica delibera del direttivo o organo delegato può autorizzare rimborsi per tipologie diverse rispondenti ai medesimi principi.

Spese rimborsate

• Per i viaggi:
  • treno o aereo: percorso e tariffa più economicamente vantaggiosi, effettuando un confronto tra i diversi vettori disponibili - nel primo giorno utile o conveniente, da verificare con adeguato anticipo; la spesa va dettagliata con ricevuta;
  • automobile: per i rimborsi delle spese di viaggio con l'automobile è necessario fare una stima dei costi e ricevere una approvazione prima di effettuare il viaggio. Il rimborso del costo chilometrico delle spese sostenute per l'uso dell'automobile è ammesso secondo le stime dei costi quantificate e periodicamente aggiornate dall'ACI (Automobile Club d'Italia). Il rimborso è calcolabile attraverso l'applicazione sul sito ACI disponibile a questa pagina, utilizzando il solo costo chilometrico derivante dalla voce COSTI PROPORZIONALI €/km composta da:
    • Quota Capitale
    • Carburante
    • Pneumatici
    • Manutenzione e Riparazione

  e calcolando il 50% della cifra risultante.

  L'importo del rimborso chilometrico va stimato prima di effettuare il viaggio e comunicato al direttivo.

  Resta ferma la necessità di portare ricevute del pagamento del pedaggio per la concessione anche del rimborso delle tariffe autostradali. Vedi dettaglio della procedura da seguire.

  • taxi: da dettagliare con ricevuta; in generale gli spostamenti in taxi sono sconsigliati, vanno pertanto limitati ai casi in cui sia strettamente necessario (ad es. spostamenti in orari in cui i mezzi non sono disponibili).

• Per il pernottamento: alloggio per una spesa massima totale a persona di 70 € a notte, da dettagliare con ricevute; cifre maggiori dovranno essere adeguatamente motivate.

• Per il vitto: in casi eccezionali, per eventi o per le trasferte ufficiali all'estero, è previsto anche il rimborso dei pasti, da dettagliare con ricevute.

È consigliabile far intestare le spese mediante fattura, ricevuta o scontrino parlante direttamente a Wikimedia Italia, via Bergamo 8, 20900 Monza (MB) - P. IVA IT05599740965 - CF 94039910156.

Al fine di massimizzare le attività associative, si invita caldamente il richiedente a scegliere l'opzione al costo minimo ove siano disponibili alternative (per esempio auto vs. treno).

Casi non standard

Rimborsi per altre ragioni sono consentiti previo consenso motivato del direttivo.

Modalità di rimborso

Per ottenere il rimborso, basta seguire due semplici passi:

Passo 1.

Compilare questo modulo online, in cui descrivere brevemente l'attività per cui si chiede il rimborso e indicare un importo massimo preventivabile al momento della richiesta. Una volta compilato, verrà trasmessa automaticamente domanda alla segreteria e alla tesoreria, che provvederà a rispondere nel più breve tempo possibile: la mancata risposta non equivale all'autorizzazione alla spesa. La compilazione del modulo consente al contempo di informare il direttivo della richiesta e di assicurare che le spese autorizzate rientrino nei limiti delle risorse stanziate dall'associazione per l'attività relativa.

Passo 2.

Il rimborso viene liquidato dopo che la segreteria ha ricevuto il modulo di rimborso spese accompagnato da documentazione in originale comprovante le spese sostenute, il tutto da inviare all'indirizzo tesoreriawikimedia.it.

Eccezioni

La procedura e le modalità di rimborso qui illustrate valgono in tutti i casi, tranne:

1. nei casi previsti dall'articolo 7 dello statuto;
2. se sussiste la corrispondenza con quanto previsto nel paragrafo "Partecipazione a eventi" del regolamento;
3. se il rimborso spese risulta essere strettamente necessario per lo svolgimento di un'attività per cui si chiede finanziamento tramite programma microgrant: in questo caso, esso va incluso nella richiesta stessa di finanziamento, come previsto dallo specifico paragrafo "Ambiti di applicabilità".

Note

Approvazione del presente regolamento

Il presente regolamento è stato approvato nelle seguenti delibere:

• 12 settembre 2008 (prima stesura);
• 23 luglio 2009 (stima di spesa sul carburante);
• 30 giugno 2011 (adozione delle stime ACI);
• 20 febbraio 2013 (varie);
• 29 maggio 2015 (riduzione delle stime dei rimborsi auto).