Organizzazione di eventi

Queste non sono linee guida ufficiali ma esperienze sull'organizzazione di eventi promozionali: ognuno è libero di aggiungere e correggere. Per un esempio di evento promozionale vedere Vicenza 2006

Materiale necessario

1) Stand all'aperto

• Gazebo non trabicoloso e picchetti, meglio anche teloni ulteriori
• impianto luci (luci basso consumo, cavi elettrici, ciabatte, laccetti fermacavi...)
• tavoli, panche e sedie
• totem, poster (6 almeno) e striscione

2) Stand al coperto

• a seconda del materiale già a disposizione in loco, vedi sopra

Presentazioni "live"

• computer (5-6 non preziosi, preventivamente testati e preparati con distro linux)
• Se necessario, gruppi di continuità
• proiettore e schermo per proiezioni
• connessione internet (wi-fi e/o via ethernet, velocità accettabile, stabile)

Promozionale

• magliette, cappellini e quant'altro per offerte
• brochures in quantità e bigini
• timbro e blocchetto ricevute, cassa (anche marsupio dedicato :-))

Altro materiale

• materiale di cartoleria:
  • penne e matite, forbici, nastro adesivo (uno di carta e uno più robusto), pennarelli anche indelebili, taglierino etc.
• contenitori per materiale vario
• teli o altro per coprire totem o altro se all'aperto (notte)
• generi di conforto per la manovalanza
• spago
• badge per i soci (e wikipediani) presenti allo stand

Risorse umane :-)

• squadre per l'organizzazione, preferibilmente a queste condizioni e con dei responsabili:
  • allestimento stand
  • front office
  • supporto tecnico (connessione, luci e computer)
  • logistica

Da fare

• chiamata alle armi con qualche mese di anticipo
• riunioni costanti su irc (con pubblicazione log)
  • organizzazione gruppi di lavoro
  • definizione ambiente operativo (quale ambiente ci ospiterà -necessario sopralluogo-, quale pubblico, quali spazi e strumenti possiamo impegnare?)
  • progettazione stand e presentazioni
  • verifica materiale disponibile
• presenza sul posto dell'evento in numeri adeguati (presenze/assenze vanno anticipate), sufficiente manodopera presente prima e dopo l'evento per montaggio/smontaggio

Riunioni

Le riunioni su IRC devono essere costanti, prefissate con anticipo, automoderate, con ODG e durata stabiliti, con incaricati di pubblicare nel sito i log ed un verbale; (vedi qui un esempio di regole)

Vedi anche...

• Organizzazione piccoli eventi status work in progress, RFC