Codice di condotta/Regolamento di attuazione

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Procedura di gestione delle segnalazioni sulla condotta

Wikimedia Italia si è dotata di un proprio Codice di condotta, applicabile a soci e volontari e in tutti gli eventi dell'associazione, e aderisce al Codice Universale di Condotta della Wikimedia Foundation (UCoC), ovvero l'insieme base di linee guida sui comportamenti desiderati e su quelli inaccettabili.

Il presente regolamento si applica esclusivamente alle violazioni del Codice di condotta di Wikimedia Italia e dello UCoC e non alle controversie tra soci, volontari o organi di altra natura, che vengono gestite dal Collegio dei Garanti ai sensi dell'art. 11.2 dello Statuto, senza formalità di procedure. Le decisioni relative al Codice di condotta prese ai sensi del presente regolamento da Direttivo e Comitato CoC sotto definito non costituiscono lodo di arbitrato irrituale come invece previsto per le decisioni arbitrali prese dal Collegio dei Garanti ai sensi dell'art. 11.2 dello Statuto.

Sono considerate violazioni del codice di condotta i comportamenti di un individuo o di un gruppo, considerati scorretti secondo le regole di condotta stabilite all'interno dell'associazione e i valori del movimento Wikimedia.

Non sono da confondere con detti comportamenti, decisioni e affermazioni d'intento relative alle scelte strategiche, progettuali o organizzative definite da organi, staff, coordinatori, che non riguardino comportamenti di individui o gruppi: pareri contrari a questi atti rientrano tra le opinioni da esprimere direttamente agli interessati o sui canali di discussione sociali e già presenti. Tuttavia, l'esternazione di tali opinioni deve sempre svolgersi conformemente a quanto previsto dal Codice di condotta e dall'UCoC.

Il Codice di condotta di Wikimedia Italia, in aggiunta all'UCoC già contraddistinto da una natura universale, si applica a tutti gli eventi e le iniziative online o offline organizzate, co-organizzate, finanziate o supportate dall'associazione e, qualora agiscano in quanto membri dell'associazione, dai suoi soci e volontari.

Le condotte che si verificano nel corso di eventi (co-)organizzati dall'associazione e necessitano di un intervento immediato, quale ad esempio l'allontanamento di un partecipante dall'evento, vengono in prima istanza esaminate dagli organizzatori dell'evento (o da un responsabile per il codice di condotta da essi delegato) e, qualunque sia il provvedimento immediato preso, riportate secondo la presente procedura.

Principio di funzionamento

Il sistema di tutela e conciliazione di Wikimedia Italia funziona secondo il ciclo seguente (SE.VE.RI.OS.A.):

1. SEgnalazione
2. VErifica
3. RIsoluzione
4. OSservazione e monitoraggio
5. Anticipazione

Gli organi che guidano il procedimento sono, in primo luogo, il Comitato CoC, definito a seguire, per quanto riguarda le fasi della gestione della segnalazione, della verifica e dei casi più semplici di risoluzione, mentre per le fasi successive il Consiglio Direttivo, ovvero per i casi più complessi di risoluzione, nonché per il monitoraggio e le attività di prevenzione.

Comitato Codice di Condotta

Il Comitato Codice di Condotta (Comitato CoC) è composto da:

• n. 2 membri individuati con preferenza per Coordinatori e Referenti Gruppi di Lavoro, a candidatura spontanea, approvati dal Collegio dei Garanti, considerando equilibrio e integrità del comportamento pregresso, con periodicità annuale;
• n. 2 membri del Consiglio Direttivo;
• il Direttore Esecutivo, senza diritto di voto.

Tutti i componenti del Comitato CoC si impegnano a:

• mantenere la massima riservatezza delle informazioni acquisite;
• acquisire o mantenere aggiornata la propria formazione sulle tematiche relative al codice di condotta;
• astenersi dalla discussione in caso di coinvolgimento personale.

Entrambi gli organi decidono su questo tipo di questioni sempre nella loro composizione integrale, a meno che segnalante o segnalato facciano parte di uno di questi due organi: in tal caso, i soggetti verranno esclusi da tutto il procedimento di verifica e decisionale.

A. Segnalazione

Il motore di questo processo è la segnalazione di fatti avvenuti al Comitato CoC. Una segnalazione può essere avviata da chiunque.

1. Ogni segnalazione deve essere comunicata necessariamente tramite i canali di segnalazione dedicati, rigorosamente in maniera privata per limitare ulteriori rischi o incorrere involontariamente in forme di diffamazione:
   • e-mail: segnalazioniCoC@wikimedia.it, oppure
   • comunicazione verbale alle persone di contatto indicate durante la specifica attività o evento, che sono comunque tenute a formalizzare la segnalazione tramite e-mail all'indirizzo sopra indicato entro 72h,
   • o per le vie brevi tramite un membro del Comitato CoC.
2. Tutte le persone coinvolte nel trattamento della segnalazione si impegnano a garantire l'anonimato del soggetto segnalante e la riservatezza dei fatti riportati (anche nei confronti della persona indicata per aver compiuto il comportamento errato, nonché di quelle che si suppone siano a conoscenza dei fatti), nonché l'impegno per un ascolto empatico e non giudicante, teso a dare credibilità immediata alla segnalazione.
3. Il Comitato CoC effettua una prima valutazione del rischio immediato relativo a quanto segnalato.
4. Il Comitato CoC dà rapido riscontro della ricevuta segnalazione via e-mail al segnalante (entro 72 ore dalla ricezione).
5. Il Comitato CoC chiede il consenso informato su ogni azione successiva che si intende intraprendere.

B. Verifica

L'associazione si prende carico di procedere alla verifica degli aspetti più critici della segnalazione, a garanzia della robustezza del procedimento e di tutti i coinvolti. Il procedimento di verifica dei fatti riportati è guidato dal Comitato CoC, che:

1. Affronta una prima comprensione, sintesi e classificazione di rischio dovuto al problema segnalato (entro 4 giorni dall'invio della segnalazione), annotando il Registro Segnalazioni.
2. Comunica al Consiglio Direttivo il ricevimento di una nuova segnalazione, indicando segnalante, segnalato e categoria di problema.
3. Definisce una tempistica chiara per l'emissione di una proposta di risoluzione.
4. Documenta per iscritto gli elementi raccolti e il processo decisionale, procedendo nell'ordine a:
   1. Individuare i fatti da verificare e i testimoni da intervistare, motivando la scelta e documentando il consenso ottenuto dal segnalante per procedere in tal senso.
   2. Nel caso il segnalante e la possibile vittima non coincidano, contattare prima il segnalante e poi la persona indicata come possibile vittima per confermare la buona comprensione del problema e raccogliere il consenso a procedere con la verifica.
   3. Intervistare i testimoni, nella maniera più neutra, esponendo al minimo gli elementi più sensibili raccolti, al fine di ottenere una visione adeguata dei fatti avvenuti.
   4. Chiedere agli intervistati di mantenere la riservatezza dei fatti riportati e di non affrettare deduzioni sulla base delle domande ricevute.
5. Riporta al Consiglio Direttivo una sintesi degli elementi raccolti e propone una forma di risoluzione.
6. Archivia in maniera sicura e adeguatamente riservata la documentazione raccolta sui sistemi informatici forniti dall'associazione.
7. Procede ad irrogare direttamente una delle sanzioni di lieve o media entità proposte a seguire o deferisce il caso al Consiglio Direttivo per una sanzione di maggiore entità.

In assenza di consenso della possibile vittima del comportamento scorretto ai fini di procedere con la verifica, la segnalazione rimane registrata ma decade la possibilità di procedere ad ulteriori azioni di risoluzione a meno di quelle relative alle segnalazioni improprie.

La decisione è presa, motivata e registrata facendo riferimento a quanto previsto dal Codice di condotta dell'associazione, dall'UCoC, dallo Statuto, dal Regolamento dell'associazione.

C. Risoluzione

In caso di verifica della segnalazione eseguita con esito sufficientemente chiaro, l'azione correttiva deve essere ben proporzionata e graduale rispetto al problema verificatosi, nonché mirata a colpire il comportamento fattuale, e non la persona o il suo pensiero o modo di essere.

Il Comitato CoC procede direttamente all'irrogazione delle seguenti sanzioni di lieve o media entità. Prima dell'irrogazione di una sanzione o del deferimento al Consiglio Direttivo, il Comitato CoC comunica all'interessato gli elementi raccolti non coperti da riservatezza illustrando le azioni che intende intraprendere e acquisendo eventuali controdeduzioni.

• In caso di violazioni lievi, occorse al primo episodio, si ricorre a sanzioni di lieve entità come:
  • un richiamo scritto;
  • se del caso, una richiesta di scuse alla vittima e conciliazione;
• In caso di violazioni ripetute, anche se di lieve entità, oppure gravi si ricorre a sanzioni di media entità:
  • sospensione temporanea da 15 giorni a 6 mesi dai canali di comunicazione sociali, dagli eventi sociali, dai finanziamenti, dalle borse di partecipazione e/o da altre iniziative dell'associazione;
  • altre misure formative o richieste di scuse, anche pubbliche;
  • se del caso, una formazione dedicata obbligatoria.

In caso di violazioni sia ripetute che gravi, il Comitato CoC deferisce il caso al Consiglio Direttivo, con una sua proposta di azione da intraprendere, che può ricomprendere sanzioni gravi fino a:

• rimozione permanente dai canali di comunicazione sociali, dagli eventi sociali, dai finanziamenti, dalle borse di partecipazione o da altre iniziative dell'associazione;
• la radiazione del socio così come prevista dallo Statuto.

La risoluzione adottata e i commenti in appello vengono registrati sinteticamente sul Registro Segnalazioni.

Segnalazioni improprie

Il Comitato CoC garantisce tanto la posizione del segnalato quanto la posizione del segnalante, agendo secondo la presunzione di buona fede. Invece, in caso di segnalazioni infondate, prende gli opportuni provvedimenti.

La gestione delle segnalazioni improprie, ovvero infondate, impropriamente effettuate in pubblico o diffamatorie:

• viene attivata autonomamente dal Comitato CoC, o dal Consiglio Direttivo a seguito di monitoraggio o tramite segnalazioni ricevute, quando si evidenzia l'inattendibilità delle segnalazioni, specie se di fatti gravi o se reiterate;
• prevede la ricerca di eventuali elementi diffamatori nella segnalazione (es. segnalazione basata su sospetti non verificati, sistematica reiterazione di segnalazioni, invio di segnalazioni attraverso canali pubblici o inappropriati, ecc.);
• a seguito di indagine, se la segnalazione è ritenuta diffamatoria e se si ritiene necessario, si attivano forme di risarcimento reputazionale:
  • azioni di comunicazione pubblica riparatoria;
  • sanzioni al segnalante, secondo le modalità sopra descritte.

Appello

Le decisioni possono essere appellate, tanto dal segnalato quanto dal segnalante, qualora questi ritenga che l'azione intrapresa risulti inefficace o inadeguata, a seconda della tipologia:

• se la decisione è stata presa dal Comitato CoC (sanzione lieve o media), con richiesta di appello al Consiglio Direttivo;
• se la decisione è stata presa dal Consiglio Direttivo (sanzione grave), con richiesta di appello al Collegio dei Garanti.

D. Osservazione e monitoraggio

Gli strumenti di osservazione e monitoraggio principali sono il Registro Segnalazioni e la Matrice dei Rischi di Condotta.

Ogni anno il Direttivo, insieme al Comitato CoC, riesamina gli strumenti e pianifica azioni per la riduzione dei rischi.

Registro Segnalazioni

• Collocazione: cartella condivisa e riservata dell'associazione
• Accesso riservato a: Consiglio Direttivo, Comitato CoC
• Tempo di conservazione: 10 anni

Data	Segnalatore	Segnalato	Possibile vittima	Tipologia di rischio	Risoluzione
Es. 01/01/2025	Mario Rossi	Antonio Verdi	Giovanni Bianchi	Insulti e reiterata ilarità sul cognome	Avvertimento verbale in data 31/01/2025
…

E. Anticipare

L'Associazione si impegna ad attivare e mantenere vive iniziative formative che forniscano:

• formazione per i membri del Comitato CoC sul codice di condotta, sulla valutazione di problematiche di sicurezza e benessere della comunità, sul riconoscimento di elementi diffamatori;
• formazione CoC e UCoC per tutti i soci e volontari;
• workshop periodici di sensibilizzazione (es. comunicazione non violenta, ecc.);
• risorse culturali e di competenza per la risoluzione e mediazione dei conflitti;
• verifica dell'efficacia delle misure di risoluzione (es. verifica dopo un lasso di tempo dall'effettiva risoluzione del problema, ecc.);
• revisione annuale del registro delle segnalazioni, con analisi e conseguente aggiornamento annuale della matrice dei rischi (vedi allegato) e revisione delle azioni schermo per ridurre i rischi in futuro.