Modello di Accordo di riservatezza (non disclosure agreement)

ACCORDO DI RISERVATEZZA (NON DISCLOSURE AGREEMENT) TRA

Wikimedia Italia - associazione per la diffusione della conoscenza libera, P.Iva 05599740965, C.F. 94039910156, con sede legale presso Via Bergognone 34, 20144 Milano (MI), PEC wikimediaitalia@pec.it, rappresentata da [omissis], residente in [omissis], codice fiscale [omissis]

E

[nome socio/collaboratore/volontario, nata/o a in, residente, CF]

PREMESSO CHE

• Wikimedia Italia dispone di Informazioni Riservate, quali i dati personali e altre informazioni relative all’attività e all’organizzazione dell’Associazione;
• in relazione al rapporto intrattenuto con Wikimedia Italia, Lei riceverà, tratterà o avrà accesso in qualità [ruolo specifico ricoperto] a dati personali e a informazioni di natura sensibile e riservata relative all’Associazione, e così da intendersi qualsiasi informazione di natura tecnica, organizzativa, finanziaria, operativa, amministrativa, economica, di carattere commerciale (le “Informazioni”). Riconosce che è di importanza essenziale per Wikimedia Itala che Lei garantisca e mantenga la riservatezza delle suddette Informazioni. E’ consapevole che Le è stato consentito l’accesso alle Informazioni a condizione del pieno rispetto da parte Sua dei termini del presente Accordo di Confidenzialità (l’“Accordo”).

SI CONVIENE CHE

1. La socia/o o la volontaria/il volontario o la collaboratrice/il collaboratore è tenuta/o a mantenere assoluta confidenzialità riguardo ai dati personali e a tutte le Informazioni acquisite da Wikimedia Italia e in particolare si impegna a:
   1. considerare dati personali e tutte le Informazioni come strettamente riservate e, pertanto, a non divulgarle e non renderle note a soggetti terzi.
      Le Informazioni non dovranno essere cedute, scambiate, rese pubbliche o rese, direttamente o indirettamente, disponibili, integralmente o parzialmente, ad alcun soggetto terzo in qualsivoglia modalità (ivi espressamente incluse la riproduzione fotostatica o qualsiasi altro supporto o formato), e non potranno essere da Lei utilizzate per finalità diverse da quelle indicate da Wikimedia Italia e/o che possano, direttamente o indirettamente, essere pregiudizievoli per l’Associazione.
   2. adottare tutte le cautele e le misure di sicurezza necessarie e opportune, secondo i migliori standard professionali, al fine di mantenere la protezione e segretezza delle Informazioni e per prevenire qualsiasi furto, manipolazione, sottrazione, distrazione, accesso o utilizzo non autorizzato delle stesse.
      Tutte le copie delle Informazioni dovranno pertanto essere trattate con la massima cura al fine di garantire il mantenimento della loro riservatezza.
      Per quanto sopra Lei si impegna a:
      1. mantenere i documenti elettronici e qualsiasi altro dato o documento accessibile attraverso l’utilizzo di dispositivo elettronico, debitamente protetto da codice di protezione (come la password) o altrimenti messo in sicurezza contro l’accesso agli stessi da parte di persone non autorizzate;
      2. custodire i documenti analogici e i dati non accessibili attraverso l’utilizzo di dispositivo elettronico (ad es. documenti cartacei) in luoghi sicuri quando gli stessi non siano utilizzati; non lasciare i documenti incustoditi e/o visibili e accessibili a terzi su scrivanie o all’interno di uffici e posti di lavoro, luoghi pubblici, privati e domestici;
      3. adottare, in maniera sistematica, misure appropriate per evitare che documenti contenenti le Informazioni, vengano lasciati in luoghi dove gli stessi possano essere letti da parte di persone non autorizzate; evitare divulgazioni di Informazioni in presenza di terzi che non abbiano necessità di venirne a conoscenza;
      4. custodire con la massima diligenza ogni device contenente dati personali e Informazioni di Wikimedia Italia, evitando l’accesso a detti dati e Informazioni, e/o ai documenti che li contengono, a terzi soggetti non autorizzati;
      5. non utilizzare i telefoni in modalità tali da consentire l’ascolto e l’acquisizione da parte di terzi delle Informazioni e utilizzare telefoni cellulari con la massima accortezza;
      6. accertarsi con la massima accortezza della reale identità dell’interlocutore o del mittente/destinatario delle comunicazioni e dei messaggi contenenti dati personali e/o Informazioni riservate, verificandola tramite idonee misure (es. telefonando al soggetto in questione) in caso di dubbio o incertezza riguardo alla sua veridicità anche al fine di evitare incidenti di sicurezza informatica;
      7. alla cessazione dei rapporti con Wikimedia Italia, o a seguito di richiesta da parte di Wikimedia Italia in qualsivoglia momento, restituire immediatamente le Informazioni che si trovino in Suo possesso su qualsiasi formato e con qualsiasi modalità analogica o elettronica si trovino conservate, senza farne copia alcuna integrale o parziale;
      8. alla cessazione dei rapporti con Wikimedia Italia, o comunque dietro specifica richiesta dell’Associazione in qualsivoglia momento, distruggere ogni copia di dati personali e Informazioni riservate in suo possesso – ad eccezione delle copie da restituirsi e/o restituire all’Associazione di cui al precedente capo – su qualsiasi supporto e in qualsiasi formato cartaceo o elettronico, salvo diverse disposizione iscritte da parte di Wikimedia Italia.
   3. osservare rigorosamente la normativa vigente in materia di privacy e di protezione dei dati personali;
   4. non utilizzare, trasferire, riprodurre, distribuire, copiare, tanto parzialmente quanto integralmente, dati personali e Informazioni Riservate in qualsiasi forma trasmesse e di cui Lei sia venuto a conoscenza e/o in possesso.
   5. comunicare immediatamente a Wikimedia Italia, entro e non oltre il termine di 24 ore, qualsiasi fuga, perdita, furto, sottrazione, di dati personali e/o Informazioni riservate o eventuale trasmissione delle medesime a persone che non siano titolate a riceverle. Lei dovrà prestare, nei limiti in cui ciò sia possibile in base alle circostanze e per quanto di Sua competenza, ogni ragionevole sforzo al fine di supportare e collaborare con Wikimedia Italia per fornire ogni informazione utile e ricostruire l’accadimento con la maggiore accuratezza e contenerne le conseguenze, nonché per inviare ogni necessaria comunicazione alle Autorità preposte e agli interessati.
2. Lei riconosce e accetta che le possibili conseguenze per la mancata protezione della riservatezza dei dati personali e delle Informazioni riservate o per qualsiasi violazione del presente Accordo includono quanto segue:
   1. potrà essere ritenuto responsabile per violazione del presente Accordo;
   2. potrà incorrere in responsabilità per il risarcimento dei danni cagionati a Wikimedia Italia per la divulgazione, lo sfruttamento, l’abuso nell’utilizzo dei dati personali e/o delle Informazioni di cui sopra.
3. Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana. Qualsiasi controversia che dovesse sorgere dal o in relazione al presente Accordo, anche riguardante la sua interpretazione, è devoluto alla competenza in via esclusiva del foro di Milano.

Milano, lì…………………….

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Wikimedia Italia
[firma lrpt]

Per presa visione e accettazione
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nome socio/a volontario/a collaboratrice/collaboratore
[firma]