Organizzazione di eventi

Queste non sono linee guida ufficiali ma esperienze sull'organizzazione di eventi promozionali: ognuno è libero di aggiungere e correggere. Per un esempio di evento promozionale vedere le lunghe discussioni su Vicenza 2006, ma anche FLCG Milano e FLCG Milano bis

Creare la pagina dell'evento

Inizialmente su Wikimedia.it, quando si è definito che l'evento si farà su Wikipedia

Risorse umane :-)

• squadre per l'organizzazione, preferibilmente necessariamente a queste condizioni e con dei responsabili:

ogni evento deve avere un referente che tenga i contatti con gli organizzatori della manifestazione, sia disposto a partecipare ad eventuali riunioni preparatorie e sintetizzi e riferisca all'associazione, per organizzare bene un evento ci devono essere almeno 4 persone che siano disposte a contribuire.

• Chi organizza deve inoltre distribuire i compiti e verificare che tutto il materiale sia presente in tempo utile, sollecitare gli altri, coordinare il lavoro locale con quello dei soci distanti attraverso riunioni in Chat ben pubblicizzate in anticipo.

• • Logistica:allestire gazebo o tavoli e sedie a seconda della sede
  • Assistenza informatica: procurare PC con Linux e se serve anche proiettore, nonchè tutti i cavi e annessi
  • Marketing e merchandising: studiare le modalità di acquisizione dei gadget per avere quello che occorre.

I gadget più venduti sono le magliette da uomo (normali T-shirt). Se i gadget sono già stati prodotti bisogna riceverli in tempo utile ovvero bisogna accordarsi per il ritiro da chi li ha in magazzino. Nel definire quali e quanti gadget servono oltre alla stagionalità è utile considerare che se l'associazione è presente per la prima volta in un territorio c'è più smercio fra i wikipediani locali. (chi ha seguito gli ordini può forse indicare meglio le quantità vendute dei veri gadget)

Ricevute per vendite e donazioni: necessari due blocchetti distinti con numerazione progressiva e timbro WMI con CF e PIVA dell'associazione

La cassa: definire chi la conserva e in che modo fa pervenire soldi e ricevute al tesoriere.

• • Accoglienza e ospitalità: spesso i wikipediani arrivano da lontano ergo servono persone a cui fare riferimento per avere informazioni (dove vado se mi perdo? da chi dormo? dove si mangia? dove parcheggio la macchina? etc)
  • Front office e presentazioni: gestire lo stand di Wikipedia nel corso di tutta la manifestazione; gestire lo sportello di contatto con il pubblico (rispondere alle domande e curiosità su Wikipedia ecc.); offrire i gadget, raccogliendo le offerte e le iscrizioni in favore dell'associazione Wikimedia Italia offrendo, su richiesta, assistenza spicciola agli utenti sull'uso di Wikipedia; organizzare e gestire eventuali eventi in programma: es [1]

Coinvolgere i Wikipediani

Wikimedia organizza gli eventi allo scopo di aumentare la partecipazione a Wikipedia e alla stessa Wikimedia.

Utile iniziare due o tre mesi prima a spammare l'evento cominciando qui e continuando contattando gli utenti iscritti a progetti locali (es. qui oppure qui)

Materiale necessario

1) Stand all'aperto

• Gazebo non trabicoloso e picchetti, meglio anche teloni ulteriori
• impianto luci (luci basso consumo, cavi elettrici, ciabatte, laccetti fermacavi...)
• tavoli, panche e sedie
• totem, poster (6 almeno) e striscione

2) Stand al coperto

• a seconda del materiale già a disposizione in loco, vedi sopra

Presentazioni "live"

• computer (5-6 non preziosi, preventivamente testati e preparati con distro linux)
• Se necessario, gruppi di continuità
• proiettore e schermo per proiezioni
• connessione internet (wi-fi e/o via ethernet, velocità accettabile, stabile)

Promozionale

• magliette, cappellini e quant'altro per offerte
• brochures in quantità e bigini
• timbro e blocchetto ricevute, cassa (anche marsupio dedicato :-))

Altro materiale

• materiale di cartoleria:
  • penne e matite, forbici, nastro adesivo (uno di carta e uno più robusto), pennarelli anche indelebili, taglierino etc.
• contenitori per materiale vario
• teli o altro per coprire totem o altro se all'aperto (notte)
• generi di conforto per la manovalanza
• spago
• badge per i soci (e wikipediani) presenti allo stand

Da fare

• chiamata alle armi con qualche mese di anticipo
• riunioni costanti su irc (con pubblicazione log)
  • organizzazione gruppi di lavoro
  • definizione ambiente operativo (quale ambiente ci ospiterà -necessario sopralluogo-, quale pubblico, quali spazi e strumenti possiamo impegnare?)
  • progettazione stand e presentazioni
  • verifica materiale disponibile
• presenza sul posto dell'evento in numeri adeguati (presenze/assenze vanno anticipate), sufficiente manodopera presente prima e dopo l'evento per montaggio/smontaggio

Riunioni

Le riunioni su IRC devono essere costanti, prefissate con anticipo, automoderate, con ODG e durata stabiliti, con incaricati di pubblicare nel sito i log ed un verbale; (vedi qui un esempio di regole)

Vedi anche...

• Organizzazione piccoli eventi status work in progress, RFC