Differenze tra le versioni di "Organizzazione di eventi"
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+ | '''ogni evento deve avere un referente''' che tenga i contatti con gli organizzatori della manifestazione, sia disposto a partecipare ad eventuali riunioni preparatorie e sintetizzi e riferisca all'associazione, per organizzare bene un evento ci devono essere '''almeno 4 persone''' che siano disposte a contribuire. | ||
+ | *Chi organizza deve inoltre distribuire i compiti e verificare che tutto il materiale sia presente in tempo utile, sollecitare gli altri, coordinare il lavoro locale con quello dei soci distanti attraverso riunioni in Chat ben pubblicizzate in anticipo. | ||
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+ | **Logistica:allestire gazebo o tavoli e sedie a seconda della sede | ||
+ | **Assistenza informatica: procurare PC con Linux e se serve anche proiettore, nonchè tutti i cavi e annessi | ||
+ | **Marketing e merchandising: studiare [[Associazione:Regole_acquisizione_gadget|le modalità di acquisizione dei gadget]] per avere quello che occorre. | ||
+ | '''I gadget più venduti sono le magliette da uomo''' (normali T-shirt). Se i gadget sono già stati prodotti bisogna riceverli in tempo utile ovvero bisogna accordarsi per il ritiro da chi li ha in magazzino. | ||
+ | Nel definire quali e quanti gadget servono oltre alla stagionalità è utile considerare che se l'associazione è presente per la prima volta in un territorio c'è più smercio fra i wikipediani locali. (chi ha seguito gli ordini può forse indicare meglio le quantità vendute dei veri gadget) | ||
+ | :Ricevute per vendite e donazioni: necessari due blocchetti distinti con numerazione progressiva e timbro WMI con CF e PIVA dell'associazione | ||
+ | :La cassa: definire chi la conserva e in che modo fa pervenire soldi e ricevute al tesoriere. | ||
+ | **Accoglienza e ospitalità: spesso i wikipediani arrivano da lontano ergo servono persone a cui fare riferimento per avere informazioni (dove vado se mi perdo? da chi dormo? dove si mangia? dove parcheggio la macchina? etc) | ||
+ | **Front office e presentazioni: gestire lo stand di Wikipedia nel corso di tutta la manifestazione; gestire lo sportello di contatto con il pubblico (rispondere alle domande e curiosità su Wikipedia ecc.); offrire i gadget, raccogliendo le offerte e le iscrizioni in favore dell'associazione [[Wikimedia Italia]] offrendo, su richiesta, assistenza spicciola agli utenti sull'uso di Wikipedia; organizzare e gestire eventuali eventi in programma: es [http://it.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Raduni/Fa%27_la_cosa_giusta_2007#Eventi] | ||
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+ | ===Coinvolgere i Wikipediani=== | ||
+ | Wikimedia organizza gli eventi allo scopo di aumentare la partecipazione a Wikipedia e alla stessa Wikimedia. | ||
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+ | Utile iniziare due o tre mesi prima a spammare l'evento cominciando [http://it.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:Raduni#Torino qui] e continuando contattando gli utenti iscritti a progetti locali (es. [http://it.wikipedia.org/wiki/Progetto:Torino qui] oppure [http://it.wikipedia.org/wiki/Progetto:Piemonte qui]) | ||
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*chiamata alle armi con qualche mese di anticipo | *chiamata alle armi con qualche mese di anticipo |
Versione delle 07:27, 28 giu 2007
Queste non sono linee guida ufficiali ma esperienze sull'organizzazione di eventi promozionali: ognuno è libero di aggiungere e correggere. Per un esempio di evento promozionale vedere le lunghe discussioni su Vicenza 2006, ma anche FLCG Milano e FLCG Milano bis
Creare la pagina dell'evento
Inizialmente su Wikimedia.it, quando si è definito che l'evento si farà su Wikipedia
Risorse umane :-)
- squadre per l'organizzazione,
preferibilmentenecessariamente a queste condizioni e con dei responsabili:
ogni evento deve avere un referente che tenga i contatti con gli organizzatori della manifestazione, sia disposto a partecipare ad eventuali riunioni preparatorie e sintetizzi e riferisca all'associazione, per organizzare bene un evento ci devono essere almeno 4 persone che siano disposte a contribuire.
- Chi organizza deve inoltre distribuire i compiti e verificare che tutto il materiale sia presente in tempo utile, sollecitare gli altri, coordinare il lavoro locale con quello dei soci distanti attraverso riunioni in Chat ben pubblicizzate in anticipo.
- Logistica:allestire gazebo o tavoli e sedie a seconda della sede
- Assistenza informatica: procurare PC con Linux e se serve anche proiettore, nonchè tutti i cavi e annessi
- Marketing e merchandising: studiare le modalità di acquisizione dei gadget per avere quello che occorre.
I gadget più venduti sono le magliette da uomo (normali T-shirt). Se i gadget sono già stati prodotti bisogna riceverli in tempo utile ovvero bisogna accordarsi per il ritiro da chi li ha in magazzino. Nel definire quali e quanti gadget servono oltre alla stagionalità è utile considerare che se l'associazione è presente per la prima volta in un territorio c'è più smercio fra i wikipediani locali. (chi ha seguito gli ordini può forse indicare meglio le quantità vendute dei veri gadget)
- Ricevute per vendite e donazioni: necessari due blocchetti distinti con numerazione progressiva e timbro WMI con CF e PIVA dell'associazione
- La cassa: definire chi la conserva e in che modo fa pervenire soldi e ricevute al tesoriere.
- Accoglienza e ospitalità: spesso i wikipediani arrivano da lontano ergo servono persone a cui fare riferimento per avere informazioni (dove vado se mi perdo? da chi dormo? dove si mangia? dove parcheggio la macchina? etc)
- Front office e presentazioni: gestire lo stand di Wikipedia nel corso di tutta la manifestazione; gestire lo sportello di contatto con il pubblico (rispondere alle domande e curiosità su Wikipedia ecc.); offrire i gadget, raccogliendo le offerte e le iscrizioni in favore dell'associazione Wikimedia Italia offrendo, su richiesta, assistenza spicciola agli utenti sull'uso di Wikipedia; organizzare e gestire eventuali eventi in programma: es [1]
Coinvolgere i Wikipediani
Wikimedia organizza gli eventi allo scopo di aumentare la partecipazione a Wikipedia e alla stessa Wikimedia.
Utile iniziare due o tre mesi prima a spammare l'evento cominciando qui e continuando contattando gli utenti iscritti a progetti locali (es. qui oppure qui)
Materiale necessario
1) Stand all'aperto
- Gazebo non trabicoloso e picchetti, meglio anche teloni ulteriori
- impianto luci (luci basso consumo, cavi elettrici, ciabatte, laccetti fermacavi...)
- tavoli, panche e sedie
- totem, poster (6 almeno) e striscione
2) Stand al coperto
- a seconda del materiale già a disposizione in loco, vedi sopra
Presentazioni "live"
- computer (5-6 non preziosi, preventivamente testati e preparati con distro linux)
- Se necessario, gruppi di continuità
- proiettore e schermo per proiezioni
- connessione internet (wi-fi e/o via ethernet, velocità accettabile, stabile)
Promozionale
- magliette, cappellini e quant'altro per offerte
- brochures in quantità e bigini
- timbro e blocchetto ricevute, cassa (anche marsupio dedicato :-))
Altro materiale
- materiale di cartoleria:
- penne e matite, forbici, nastro adesivo (uno di carta e uno più robusto), pennarelli anche indelebili, taglierino etc.
- contenitori per materiale vario
- teli o altro per coprire totem o altro se all'aperto (notte)
- generi di conforto per la manovalanza
- spago
- badge per i soci (e wikipediani) presenti allo stand
Da fare
- chiamata alle armi con qualche mese di anticipo
- riunioni costanti su irc (con pubblicazione log)
- organizzazione gruppi di lavoro
- definizione ambiente operativo (quale ambiente ci ospiterà -necessario sopralluogo-, quale pubblico, quali spazi e strumenti possiamo impegnare?)
- progettazione stand e presentazioni
- verifica materiale disponibile
- presenza sul posto dell'evento in numeri adeguati (presenze/assenze vanno anticipate), sufficiente manodopera presente prima e dopo l'evento per montaggio/smontaggio
Riunioni
Le riunioni su IRC devono essere costanti, prefissate con anticipo, automoderate, con ODG e durata stabiliti, con incaricati di pubblicare nel sito i log ed un verbale; (vedi qui un esempio di regole)
Vedi anche...
- Organizzazione piccoli eventi status work in progress, RFC