Regolamento programmi di finanziamento di Wikimedia Italia

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Wikimedia Italia mette a disposizione programmi di finanziamento per iniziative finalizzate a:

• promuovere i progetti Wikimedia e OpenStreetMap;
• favorire la pubblicazione e la diffusione di contenuti con licenze libere (CC BY-SA 4.0, CC BY 4.0, CC0 / Pubblico dominio, ODbL);
• sviluppare innovazioni o soluzioni tecnologiche a supporto delle attività e degli scopi dell’associazione.

I programmi di finanziamento sono articolati in base alla tipologia di proponente:

1. Programmi di finanziamento dedicati alle persone fisiche per sostenere la comunità di riferimento, composta dai volontari e dai soci dell’associazione, nonché dai volontari attivi nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap:
   • Programma Microgrant e, al suo interno, Programma Microgrant Rapido;
   • Programma Grant.
2. Programma di finanziamento per enti terzi affini per la realizzazione di progettualità coerenti con la mission e gli scopi dell’associazione tramite il Programma Microgrant per enti terzi.

Le richieste inviate da soggetti che non rientrano tra i beneficiari previsti per ciascun programma saranno respinte e, se possibile, il richiedente sarà reindirizzato verso la tipologia di programma corretta.

Programmi di finanziamento per persone fisiche

Massimali per programma

Il Programma Microgrant Rapido finanzia attività e progetti fino ad un massimo di 250 €.

Il Programma Microgrant finanzia attività e progetti fino ad un massimo di 2.000 €.

Il Programma Grant finanzia attività e progetti fino ad un massimo di 10.000 €.

Tutti e tre i programmi possono coprire l’intero costo del progetto oppure solo una parte, qualora siano presenti co-finanziamenti. In tal caso è necessario indicare l’ammontare e la provenienza dei co-finanziamenti. Questo vale anche se la stessa richiesta è stata presentata alla Wikimedia Foundation o ad altri capitoli Wikimedia.

Referenti della valutazione delle proposte per programma

• Visto l'importo massimo di 25 0€, le richieste di Microgrant Rapidi vengono valutate direttamente dalla Direzione di Wikimedia Italia e la comunicazione dell'esito viene data via mail entro 5 giorni dal ricevimento della proposta. A parte questa eccezione, tutte le disposizioni del presente regolamento che non riguardano specificamente Microgrant e Grant si applicano comunque anche ai Microgrant Rapidi.
• Microgrant e Grant, invece, vengono valutati da un'apposita Commissione e seguono l’iter descritto nelle sezioni seguenti del regolamento.

Commissione Microgrant e Grant

Componenti

La Commissione di valutazione è composta da cinque soci, nominati dal direttivo con mandato biennale. Ciascun membro della Commissione decade: al termine del mandato; su propria richiesta; a seguito dell'assunzione di altra carica sociale incompatibile con il ruolo in Commissione; per inattività (segnalata dal Tesoriere e/o dagli altri membri della Commissione) protrattasi per 3 mesi consecutivi.

Il Tesoriere è il referente del direttivo per la commissione. Il community manager è il referente dello staff per la commissione.

Nomina dei membri della Commissione

La selezione dei componenti della Commissione avviene tramite un bando aperto ai soci, pubblicato sui canali comunicativi dell’associazione, tipicamente un mese prima della scadenza del mandato, oppure entro due settimane in caso di decadenza anticipata.

Le candidature e le presentazioni dei candidati sono pubblicate sul wiki dell’associazione. In caso di numero insufficiente di candidati, il direttivo può procedere per cooptazione.

La nomina diventa effettiva con l’accettazione del candidato e la compilazione della dichiarazione di interesse.

Istruttoria e criteri di valutazione Microgrant e Grant

Le proposte sono valutate dalla Commissione in base ai seguenti criteri:

• COERENZA - rispondenza del progetto ad uno o più specifici punti della Dichiarazione d'intenti, e della Strategia in vigore;
• IMPATTO - risultati attesi in termini di:
  • coinvolgimento di persone (soci o nuovi soci, contributori dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap)
  • coinvolgimento di stakeholder (es.: scuole, università, musei, biblioteche, gallerie, archivi, enti pubblici) e associazioni a favore della conoscenza libera o rispondenti ai criteri esplicitati nella Strategia;
  • crescita dei contenuti nei progetti Wikimedia o OpenStreetMap (es.: voci migliorate o nuove voci, file multimediali inseriti con metadati; file multimediali rilasciati con licenza libera, record inseriti nella mappatura OpenStreetMap);
  • diffusione della conoscenza dell'associazione, dei suoi fini e progetti.
• EFFICACIA - miglior rapporto tra risorse impiegate ed efficacia dell'iniziativa;
• REPLICABILITÀ - eventuale replicabilità del progetto per il quale viene presentata la richiesta;
• PREGRESSO - si terrà conto di eventuali annotazioni positive o negative relative alla gestione di precedenti finanziamenti da parte dello stesso proponente;
• CONFLITTO DI INTERESSE - la verifica dell'assenza di conflitto di interesse del proponente e degli altri soci e volontari eventualmente coinvolti nella proposta, è parte del processo di valutazione.

La Commissione discute internamente la richiesta e può coinvolgere il richiedente per eventuali chiarimenti. Successivamente esprime il proprio parere tramite votazione sulla pagina della proposta.

La valutazione può avvenire anche a ranghi ridotti se uno o due membri della Commissione sono assenti. La votazione è valida se sono espressi almeno tre voti (le astensioni non sono conteggiate) e la richiesta è approvata se i voti favorevoli non sono inferiori a quelli contrari.

Il Tesoriere può porre veto su una proposta qualora la ritenga inadeguata. Inoltre, in caso di proposte che risultino politicamente controverse o che possano avere un impatto significativo sull’immagine, sulla linea o sugli equilibri dell’associazione, il Tesoriere può comunicare alla Commissione la necessità di un confronto preliminare con il Direttivo.

Le decisioni della Commissione non sono sindacabili. Una proposta respinta non può essere ripresentata nella medesima forma.

Valutazioni preliminari Microgrant e Grant

La proposta deve essere valutata preliminarmente da Tesoriere e Direttore Esecutivo nel caso in cui la richiesta presenti almeno uno dei seguenti elementi:

• impegno dello staff in attività non ordinarie;
• spese per eventi al di fuori del territorio italiano;
• acquisto di attrezzatura permanente.

Questa fase può portare ai seguenti esiti:

• ritorno della richiesta (eventualmente con modifiche o limitazioni) alla Commissione;
• valutazione definitiva da parte del Direttivo;
• dichiarazione di inammissibilità della richiesta.

Durata dell'istruttoria Microgrant e Grant e comunicazione dei risultati

La richiesta è approvata se i voti favorevoli non sono inferiori a quelli contrari. L’esito della valutazione viene comunicato:

• per i Microgrant entro 14 giorni dalla presentazione della richiesta, via e-mail al proponente e sulla pagina wiki della proposta.
• per i Grant entro 30 giorni dalla presentazione della richiesta, via e-mail al proponente e sulla pagina wiki della proposta.

In caso di richieste urgenti è possibile segnalarlo alla Commissione indicando i motivi dell’urgenza e il termine entro cui serve una risposta. Se la Commissione ritiene l’urgenza giustificata, la proposta sarà valutata entro il termine indicato; in caso contrario la richiesta sarà respinta.

Spese ammesse e non ammesse

Possono essere finanziate esclusivamente le spese relative a:

• servizi e materiali per eventi (catering, affitto spazi, attrezzature, cancelleria);
• materiali promozionali (brochure, locandine, gadget);
• rimborsi di viaggio, vitto e alloggio necessari per trasferte; per il calcolo del rimborso dei viaggi in auto e per la scelta delle tariffe di mezzi di trasporto e alloggio si fa riferimento ai criteri del regolamento rimborsi spese;
• acquisto di beni durevoli necessari allo svolgimento delle attività (es. proiettori, scanner, macchine fotografiche). La proprietà dei beni durevoli acquistati rimane a Wikimedia Italia. Questa tipologia di spesa è ammessa solo per richieste presentate da soci dell’associazione.

Non possono essere finanziati:

• compensi o retribuzioni per volontari iscritti nel registro;
• pagamenti non documentati da giustificativi fiscali validi e/o correttamente intestati (per indicazioni sulla corretta intestazione, si rimanda alla sezione Erogazione finanziamento).

Erogazione finanziamento

In caso di approvazione, il finanziamento può essere erogato secondo tre modalità, che vanno concordate scrivendo a tesoreria wikimedia.it con in copia segreteriawikimedia.it:

1. pagamento diretto da parte di Wikimedia Italia di fatture o ordini,
2. rimborso delle spese sostenute dal beneficiario durante l’implementazione del progetto, previa presentazione della richiesta e dei relativi giustificativi tramite https://rimborsi.wikimedia.it/ - i rimborsi vengono effettuati il 10, 20 e 30 di ogni mese, per le richieste pervenute almeno 5 giorni lavorativi prima della relativa scadenza;
3. in caso di comprovata necessità e urgenza, rimborso tramite bonifico istantaneo, previa approvazione del Direttore Esecutivo e presentazione dei relativi giustificativi di spesa.

Il referente dello staff e l’amministrazione mantengono la contabilità dei programmi di finanziamento e verificano i rendiconti. Per la corretta rendicontazione delle spese, anche in riferimento alla corretta intestazione dei giustificativi, è necessario distinguere tra:

a) Rimborso spese vive sostenute dal volontario per lo svolgimento dell’attività

Si tratta delle spese che il volontario sostiene personalmente per svolgere l’attività, come ad esempio vitto, alloggio, trasporti o parcheggi. In questo caso fatture e ricevute possono essere intestate al singolo volontario, in quanto la spesa è personale ma sostenuta per l’attività associativa ed è rimborsabile secondo quanto previsto dall’art. 17 del d.lgs. 117/2017 (Codice del Terzo Settore). I rimborsi sono nominali: nel caso siano previsti rimborsi spese a soggetti diversi dai proponenti, sarà necessario fornire un elenco con nome e cognome delle persone interessate.

b) Spese anticipate dal volontario per conto di Wikimedia Italia per lo svolgimento dell’attività

Si tratta di spese sostenute dal volontario per conto dell’associazione, come ad esempio l’acquisto di beni o servizi necessari allo svolgimento dell’attività (cancelleria, altri materiali o il pagamento di servizi quali catering o ristoranti per gruppi al posto di catering, affitto spazi, ecc.). In questi casi, fatture e ricevute devono essere intestate a Wikimedia Italia, in quanto la spesa è a tutti gli effetti dell’ente. Per le spese documentate da scontrini, ove possibile, sono preferibili scontrini parlanti riportanti il codice fiscale di Wikimedia Italia; in mancanza, sono ammessi scontrini non parlanti, purché adeguatamente descritti e riconducibili all’attività svolta.

In assenza di documenti fiscali correttamente intestati secondo le modalità sopra indicate, non sarà possibile procedere all'erogazione del finanziamento, in ragione dei vincoli amministrativi e contabili che Wikimedia Italia, in quanto APS ETS, è tenuta a rispettare. Per ulteriori informazioni si rimanda al regolamento rimborsi spese.

Obblighi del richiedente

Il proponente, in quanto responsabile del progetto, deve:

• garantire il corretto impiego dei fondi ottenuti;
• comunicare alla Commissione eventuali variazioni superiori al 10% del budget o proroghe della durata del progetto e attendere l’approvazione;
• presentare una relazione sulle attività svolte, i risultati conseguiti, le spese sostenute e la documentazione per la rendicontazione finanziaria. Nel caso di editathon e/o mapathon, la relazione deve contenere un resoconto sulle modifiche nei progetti Wikimedia e/o OpenStreetMap. In particolare:
  • per il Programma Microgrant Rapido la relazione e i documenti per la rendicontazione finanziaria devono essere presentati entro 14 giorni dalla conclusione del progetto, tramite il modulo "Modello relazione microgrant rapido". Il mancato invio entro il termine comporta l’annotazione sulla pagina della richiesta;
  • per il Programma Microgrant la relazione e i documenti per la rendicontazione finanziaria devono essere presentati entro 14 giorni dalla conclusione del progetto, tramite il modulo "Modello relazione microgrant". Il mancato invio entro il termine comporta l’annotazione sulla pagina della richiesta;
  • per il Programma Grant la relazione e i documenti per la rendicontazione finanziaria devono essere presentati entro 30 giorni dalla conclusione del progetto, tramite il modulo "Modello relazione grant". Il mancato invio entro il termine comporta l’annotazione sulla pagina della richiesta;
• accertarsi che nell’implementazione del progetto e in caso di eventi in presenza sia sempre rispettato il Codice di condotta di Wikimedia Italia;
• qualora il progetto preveda attività in presenza è consigliato che il proponente e le persone coinvolte si iscrivano al registro dei volontari occasionali per garantire la copertura assicurativa;
• il proponente che riceve attrezzatura permanente resta responsabile della sua custodia anche dopo la conclusione del progetto. In quanto custode di un bene dell’associazione si impegna a renderlo disponibile anche per altre attività dell’associazione. Qualora non possa più custodirlo o non rinnovi l’iscrizione come socio, l’attrezzatura deve essere restituita entro sei mesi.

La mancata realizzazione del progetto finanziato preclude per un anno la presentazione di nuove richieste, salvo cause di forza maggiore comunicate tempestivamente alla Commissione e da essa convalidate.

Presentazione della proposta

Microgrant Rapido

Per presentare una proposta di Microgrant Rapido, occorre inserire il template {{Wikimedia Italia/Proposte microgrant rapido}} nella sezione “Proposte in discussione nel 2026” nell'apposita pagina su Meta-Wiki, compilando tutti i campi e inviare una email a segreteriawikimedia.it.

Entro 5 giorni lavorativi la segreteria comunicherà l'esito.

Microgrant

Per presentare una proposta di Microgrant occorre andare nell'apposita pagina su Meta-Wiki (Wikimedia Italia/Programmi di finanziamento/Microgrant) e quindi inserire il titolo della proposta nel campo dedicato e compilare la pagina seguendo le istruzioni.

È possibile assegnare lo status di bozza durante la preparazione. Quando la proposta è pronta, cambiare lo status in richiesta e linkare la pagina nella sezione proposte in discussione nel 2026 e segnalare la proposta all’indirizzo micrograntwikimedia.it. Se si riceve una risposta automatica con oggetto “Il tuo messaggio a Microgrant attende l'approvazione del moderatore” non è necessario fare altro: la Commissione ha ricevuto la richiesta.

Entro 14 giorni la commissione comunicherà l'esito.

Grant

Per presentare una proposta di Grant occorre andare nell'apposita pagina su Meta-Wiki (Wikimedia Italia/Programmi di finanziamento/Grant) e quindi inserire il titolo della proposta nel campo dedicato e compilare la pagina seguendo le istruzioni.

È possibile assegnare lo status di bozza durante la preparazione. Quando la proposta è pronta, cambiare lo status in richiesta e linkare la pagina nella sezione proposte in discussione nel 2026 e segnalare la proposta all’indirizzo grantwikimedia.it. Se si riceve una risposta automatica con oggetto “Il tuo messaggio a Grant attende l'approvazione del moderatore” non è necessario fare altro: la Commissione ha ricevuto la richiesta.

Entro 30 giorni la commissione comunicherà l'esito.

Programma di finanziamento per enti terzi

Massimale del programma

Il Programma Microgrant per enti terzi finanzia attività e progetti fino ad un massimo di 5.000 €.

Istruttoria e criteri di valutazione

La richiesta, compilata in tutte le sue parti e corredata dalla documentazione richiesta, sarà oggetto di istruttoria entro 30 giorni lavorativi dalla data di ricezione completa della stessa. L’istruttoria sarà svolta dal Direttore Esecutivo e dallo staff dell’area progettuale di riferimento; gli esiti saranno sottoposti alla valutazione del Direttivo di Wikimedia Italia, che delibererà in merito all’ammissione al contributo compatibilmente con le risorse disponibili.

Costituirà motivo di preferenza la maggiore conformità dei progetti ai seguenti criteri:

• coerenza tra gli obiettivi della richiesta e le finalità istituzionali di Wikimedia Italia;
• coerenza tra la richiesta, gli scopi statutari e l’esperienza dell’ente proponente;
• completezza nella descrizione della richiesta e congruenza tra attività, obiettivi e voci di spesa;
• impatto sui progetti Wikimedia e su OpenStreetMap;
• impatto sui volontari di Wikimedia Italia;
• promozione di forme di sinergie territoriali e ricadute positive sui diversi stakeholder coinvolti;
• presenza di eventuali forme di co-finanziamento da parte di altri enti erogatori e/o investimento di risorse proprie dell’ente proponente;
• proporzionalità tra il bilancio dell’ente proponente e l’importo del contributo richiesto.

L’esito dell’istruttoria viene comunicato via e-mail al Rappresentante Legale dell’ente proponente entro 30 giorni dal ricevimento della proposta.

In caso di esito positivo dell'istruttoria

In caso di accettazione della proposta:

• sarà stipulata una convenzione per la realizzazione del progetto;
• saranno forniti i modelli per la rendicontazione finanziaria e narrativa e indicate le tempistiche di rendicontazione.

Erogazione finanziamento

Salvo diverso accordo formalizzato in fase di definizione della convenzione, l’erogazione del contributo avverrà a seguito di rendicontazione narrativa e finanziaria, con presentazione delle relative fatture e ricevute intestate all’ente proponente.

Presentazione della proposta

Per presentare la proposta è necessario compilare il form disponibile al link https://survey.wikimedia.it/index.php/631165 e allegare i documenti richiesti.

Contatti

• Per contattare la tesoreria di Wikimedia Italia la mail è tesoreriawikimedia.it
• Per contattare la Commissione è possibile scrivere a micrograntwikimedia.it
• Per qualsiasi altra necessità contattare lo staff di Wikimedia Italia all'indirizzo segreteriawikimedia.it