Organizzazione di eventi

Da Wikimedia Italia.
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Queste non sono linee guida ufficiali ma esperienze sull'organizzazione di eventi promozionali: ognuno è libero di aggiungere e correggere. Per un esempio di evento promozionale vedere le lunghe discussioni su Vicenza 2006, ma anche FLCG Milano e FLCG Milano bis

Creare la pagina dell'evento

Inizialmente su Wikimedia.it, su Wikipedia quando è sicuro che l'evento si può realizzare

Risorse umane :-)

  • squadre per l'organizzazione, preferibilmente necessariamente a queste condizioni e con dei responsabili:

ogni evento deve avere un referente che tenga i contatti con gli organizzatori della manifestazione, sia disposto a partecipare ad eventuali riunioni preparatorie e sintetizzi e riferisca all'associazione, per organizzare bene un evento ci devono essere almeno 4 persone che siano disposte a contribuire.

  • Chi organizza deve inoltre distribuire i compiti e verificare che tutto il materiale sia presente in tempo utile, sollecitare gli altri, coordinare il lavoro locale con quello dei soci distanti attraverso riunioni in Chat ben pubblicizzate in anticipo.
    • Logistica:allestire gazebo o tavoli e sedie a seconda della sede
    • Assistenza informatica: procurare PC con Linux e se serve anche proiettore, nonchè tutti i cavi e annessi
    • Marketing e merchandising: studiare le modalità di acquisizione dei gadget per avere quello che occorre.

I gadget più venduti sono le magliette da uomo (normali T-shirt). Se i gadget sono già stati prodotti bisogna riceverli in tempo utile ovvero bisogna accordarsi per il ritiro da chi li ha in magazzino. Nel definire quali e quanti gadget servono oltre alla stagionalità è utile considerare che se l'associazione è presente per la prima volta in un territorio c'è più smercio fra i wikipediani locali. (chi ha seguito gli ordini può forse indicare meglio le quantità vendute dei veri gadget)

Ricevute per vendite e donazioni: necessari due blocchetti distinti con numerazione progressiva e timbro WMI con CF e PIVA dell'associazione
La cassa: definire chi la conserva e in che modo fa pervenire soldi e ricevute al tesoriere.
    • Accoglienza e ospitalità: spesso i wikipediani arrivano da lontano ergo servono persone a cui fare riferimento per avere informazioni (dove vado se mi perdo? da chi dormo? dove si mangia? dove parcheggio la macchina? etc). Utile trovare posti letto a basso prezzo e comodamente collegati con la sede dell'evento
    • Front office e presentazioni: gestire lo stand di Wikipedia nel corso di tutta la manifestazione; gestire lo sportello di contatto con il pubblico (rispondere alle domande e curiosità su Wikipedia ecc.); offrire i gadget, raccogliendo le offerte e le iscrizioni in favore dell'associazione Wikimedia Italia offrendo, su richiesta, assistenza spicciola agli utenti sull'uso di Wikipedia; organizzare e gestire eventuali eventi in programma: es [1]

Coinvolgere i Wikipediani

Wikimedia organizza gli eventi allo scopo di aumentare la partecipazione a Wikipedia e alla stessa Wikimedia.

Utile iniziare due o tre mesi prima a spammare l'evento cominciando qui e continuando contattando gli utenti iscritti a progetti locali (es. qui oppure qui)



Materiale necessario

1) Stand all'aperto

Lo striscione nuovo sul gazebo di Vicenza
  • Gazebo non trabicoloso e picchetti, meglio anche teloni ulteriori
  • impianto luci (luci basso consumo, cavi elettrici, ciabatte, laccetti fermacavi...)
  • tavoli, panche e sedie
  • totem, poster (6 almeno) e striscione

2) Stand al coperto

Lo stand di FLCG Milano 2007
  • a seconda del materiale già a disposizione in loco, vedi sopra

Presentazioni "live"

  • computer (5-6 non preziosi, preventivamente testati e preparati con distro linux)
  • Se necessario, gruppi di continuità
  • proiettore e schermo per proiezioni
  • connessione internet (wi-fi e/o via ethernet, velocità accettabile, stabile)

Promozionale

  • magliette, cappellini e quant'altro per offerte
  • brochures in quantità e bigini
  • timbro e blocchetto ricevute, cassa (anche marsupio dedicato :-))

Altro materiale

  • materiale di cartoleria:
    • penne e matite, forbici, nastro adesivo (uno di carta e uno più robusto), pennarelli anche indelebili, taglierino etc.
  • contenitori per materiale vario
  • teli o altro per coprire totem o altro se all'aperto (notte)
  • generi di conforto per la manovalanza
  • spago
  • badge per i soci (e wikipediani) presenti allo stand

Da fare

  • chiamata alle armi con qualche mese di anticipo
  • riunioni costanti su irc (con pubblicazione log)
    • organizzazione gruppi di lavoro
    • definizione ambiente operativo (quale ambiente ci ospiterà -necessario sopralluogo-, quale pubblico, quali spazi e strumenti possiamo impegnare?)
    • progettazione stand e presentazioni
    • verifica materiale disponibile
  • presenza sul posto dell'evento in numeri adeguati (presenze/assenze vanno anticipate), sufficiente manodopera presente prima e dopo l'evento per montaggio/smontaggio

Riunioni

Le riunioni su IRC devono essere costanti, prefissate con anticipo, automoderate, con ODG e durata stabiliti, con incaricati di pubblicare nel sito i log ed un verbale; (vedi qui un esempio di regole)

Vedi anche...