Regolamento rimborsi spese

Per favorire il più possibile lo svolgimento delle attività da parte dei volontari, l'associazione garantisce l'opportunità di richiedere rimborsi spese previa approvazione del direttivo e nei limiti dello stanziamento annuale stabilito nel bilancio preventivo.

Regolamento

Questo regolamento norma le modalità di rimborso spese per soci, dipendenti o altre persone che agiscano su incarico dell'associazione.

Finalità

È possibile il rimborso delle spese incorse in nome e per conto dell'associazione nei seguenti casi:

viaggi per operazioni di promozione o pubbliche relazioni dell'associazione, oppure necessari all'efficiente esecuzione di progetti associativi in corso o in preparazione;
soci che ricoprono cariche associative (membri del consiglio direttivo e del collegio dei garanti) nell'esercizio delle loro funzioni;
partecipazione come relatori o rappresentanti all'interno di convegni e simili funzionali al perseguimento degli obiettivi dell'associazione;
altre attività portate avanti per conto dell'associazione, se esplicitamente autorizzate e rispondenti ai medesimi principi.

Spese rimborsabili

È possibile rimborsare le seguenti categorie di spesa:

Per i trasporti:
- treno o aereo: percorso e tariffa più economicamente vantaggiosi, anche considerando i diversi vettori disponibili - nel primo giorno utile o conveniente, da verificare con adeguato anticipo; la spesa va dettagliata con ricevuta;
- automobile: per i rimborsi delle spese di viaggio con l'automobile è necessario fare una stima dei costi e ricevere una approvazione prima di effettuare il viaggio. Il rimborso del costo chilometrico delle spese sostenute per l'uso dell'automobile è ammesso secondo le stime dei costi quantificate e periodicamente aggiornate dall'ACI (Automobile Club d'Italia). Il rimborso è calcolabile attraverso l'applicazione sul sito, utilizzando il solo costo chilometrico derivante dalla voce Costi proporzionali €/km composta da:
  - Quota Capitale
  - Carburante
  - Pneumatici
  - Manutenzione e Riparazione
e calcolando il 50% della cifra risultante.

L'importo del rimborso chilometrico va stimato prima di effettuare il viaggio e comunicato al direttivo.

Resta ferma la necessità di portare ricevute del pagamento del pedaggio per la concessione anche del rimborso delle tariffe autostradali. Vedi dettaglio della procedura da seguire.
- taxi: in generale gli spostamenti in taxi sono sconsigliati, vanno pertanto limitati ai casi in cui sia strettamente necessario (ad es. spostamenti in orari in cui i mezzi non sono disponibili).

Per il pernottamento: alloggio per una spesa massima totale a persona di 70 € a notte; cifre maggiori dovranno essere adeguatamente motivate.

Per il vitto: in casi eccezionali, per eventi o per le trasferte ufficiali all'estero, è previsto anche il rimborso dei pasti.

Ad eccezione dei rimborsi chilometrici per l'automobile, le spese devono essere dettagliate con ricevute o biglietti.

Al fine di massimizzare le attività associative, si invita caldamente il richiedente a scegliere l'opzione al costo minimo ove siano disponibili alternative (per esempio auto vs. treno, singola vs. doppia vs. appartamento o altro).

Autorizzazione

Il rimborso delle spese viene ordinariamente autorizzato dal consiglio direttivo. Altri regolamenti interni dell'associazione, emanati dall'assemblea o dal consiglio direttivo, possono derogare a ciò e prevedere forme diverse di autorizzazione.

Casi non standard

Rimborsi per altre ragioni sono consentiti previo consenso motivato del direttivo.

Modalità di richiesta

Per ottenere il rimborso, basta seguire due semplici passi.

Passo 1: prima della spesa

Prima della spesa, compilare il modulo di autorizzazione, descrivendo brevemente l'attività per cui si chiede il rimborso e indicando l'importo preventivato. La domanda arriverà alla segreteria e alla tesoreria, che provvederà a rispondere nel più breve tempo possibile. La mancata risposta non equivale all'autorizzazione alla spesa. La compilazione del modulo consente al contempo di informare il direttivo della richiesta e di assicurare che le spese autorizzate rientrino nei limiti delle risorse stanziate dall'associazione per l'attività relativa.

Non è necessario compilare il modulo di autorizzazione se la spesa:

corrisponde con quanto previsto nel paragrafo "Partecipazione a eventi" del regolamento;
è incluso in un microgrant già autorizzato (come previsto dal paragrafo "Ambiti di applicabilità");
rientra nei casi previsti dall'articolo 7 dello statuto (soci che ricoprono cariche sociali nell'esercizio delle loro funzioni).

Passo 2: dopo la spesa

Una volta sostenuta la spesa, inviare all'indirizzo tesoreria@wikimedia.it il modulo di rimborso spese accompagnato da documentazione in originale comprovante le spese sostenute.

Il rimborso viene liquidato una volta ricevuti il modulo e la documentazione, e verificata la corrispondenza con le spese autorizzate.

N.B. Le fatture da rimborsare non vanno intestate a Wikimedia Italia, ma eventualmente a chi sostiene la spesa.

Note

Approvazione del presente regolamento

Il presente regolamento è stato approvato nelle seguenti delibere:

12 settembre 2008 (prima stesura);
23 luglio 2009 (stima di spesa sul carburante);
30 giugno 2011 (adozione delle stime ACI);
20 febbraio 2013 (varie);
29 maggio 2015 (riduzione delle stime dei rimborsi auto);
14 ottobre 2017 (aggiornamento criteri).