Linee guida scrittura email

OK. Le persone informatizzate sanno come scrivere una email. Però, come ogni specifico social network, le email e le mailing list hanno regole sociali tutte proprie, da seguire per rispettare la community. ❤️

Questa pagina ha consigli utili soprattutto in comunicazioni via email da Wikimedia Italia verso il pubblico.

Preferire il formato testo (evitare HTML)

Il formato testo è un formato che si riconosce perché contiene letteralmente soltanto testo. Si riconosce quando la mail contiene solo testo, senza alcun layout avanzato luccicante da pagina di giornale.

Esempi:

• OK: quando si invia una mail, preferire il formato testo
• OK: quando si risponde una mail, preferire il formato testo
• NO: inviare mail in formato HTML senza fornire alcun supporto al formato testo

Motivi:

• Accessibilità:

  Una mail in formato testo è più accessibile per la maggior parte degli screen reader, in aiuto alle persone con cecità o ipovedenti.

• Inclusione:

  Una mail testuale è più accessibile su un terminale. È così che si leggevano le mail quando sono nate ed è così che le persone dovrebbero poter interagire tutt'oggi se lo desiderano.

• Sostenibilità:

  Una mail HTML occupa più spazio di una mail testuale, più tempo per essere trasmessa, più risorse computazionali per farne il render e visualizzarla. Quando si invia una mail, il suo peso viene moltiplicato per le centinaia di riceventi, che spesso archiviano questa email per molto tempo. Inoltre, chi risponde ad una mail HTML, spesso risponde nello stesso formato. Il formato testuale è da preferire per una gestione più attenta delle risorse finite, sia energetiche che tecnologiche.

• Reputazione mailserver:

  È più difficile per i sistemi anti-spam valutare il contenuto una mail in formato HTML. Questo formato può innalzare il livello di segnalazione spam.

Suggerimenti:

• Qualsiasi client di posta, webmail o app ha un'opzione "preferisci formato testo". Ecco degli esempi:

  Configurazione su Thunderbird

  https://askubuntu.com/q/100797/263638

  ...

Evitare servizi short URL

Esempi:

• OK: usare "w.wiki" per accorciare le query di Wikidata o gli url dei progetti Wikimedia con la funzione Special:UrlShortener va benissimo, siccome questo sito rimanda a siti affidabili del mondo Wikimedia
• NO: usare "bit.ly" e qualsiasi altro servizio esterno non Wikimedia e non elencato in domini
• NO: condividere notizie di altre persone che usano link brevi. Non è necessario contattarli per farglielo togliere: è sufficiente pubblicare un nuovo messaggio correggendo l'URL.

Motivi:

• Minimizzazione dei dati personali:

  Le aziende e le persone che gestiscono il servizio di short URL (e.g. "bit.ly") intercettano il traffico in arrivo e i metadati di navigazione (indirizzo IP, lingua del browser, sistema operativo, ecc.). Evitare di cedere i dati personali a terzi è in linea con il principio di minimizzazione GDPR.

• Sicurezza:

  Le persone non dovrebbero aprire un link solo per sapere qual è la destinazione finale, questa è una cattiva pratica di sicurezza informatica e facilita il social engineering. Avere un pubblico di persone informate ad aprire soltanto link ufficiali aumenta la sicurezza dell'associazione. Evitare di aprire link esterni a caso è importante per tutelare un'associazione che ha potenzialmente un milione di euro di donazioni nel conto corrente da proteggere.

Eliminare parametri di tracciamento

Esempi:

• NO: condividere una notizia del genere: https://example.com/news/abc/?fbid=12314324123123123123
• OK: condividere l'indirizzo minimo necessario alla navigazione (senza ?fbid= ecc.)

Motivi:

• Minimizzazione dei dati personali:

  Le persone che gestiscono tale servizio di short URL (e.g. "bit.ly") intercettano il traffico in arrivo e i metadati di navigazione (indirizzo IP, lingua del browser, sistema operativo, ecc.). Evitare di cedere i dati personali a terzi è in linea con il principio di minimizzazione GDPR.

• Brand reputation:

  Wikimedia Italia è un'associazione che promuove la cultura libera. Co-partecipare al tracciamento delle relazioni fra gli utenti e i loro interessi non è mai stato parte di questa visione e mai dovrebbe esserlo. Non curare questo particolare, e lasciare i parametri di tracciamento e non riconoscere il problema, peggiora la reputazione etica del capitolo.

Suggerimenti:

• Per rimuovere questi parametri inutili da ogni link prima dell'invio della mail ci sono strumenti automatici. Esempio per Firefox:

  https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/neat-url/

Disattivare il tracciamento nelle newsletter

Esempi:

• NO: condividere un link del genere: https://example.com/news/abc/?fbid=12314324123123123123
• OK: condividere il link minimo necessario alla navigazione (senza ?fbid= ecc.)

Motivi:

• Minimizzazione dei dati personali:

  Il parametro di tracciamento permette al sito di destinazione e a vari social network esterni di intercettare le relazioni fra le persone e associarle ad interessi comuni. Questo tracciamento arricchisce i metadati che i siti in questione hanno già a disposizione (non solo indirizzo IP, ecc.) ed è da evitare per essere maggiormente in linea con il principio di minimizzazione dei dati personali del GDPR.

• Brand reputation:

  Wikimedia Italia è un'associazione che promuove la cultura libera. Avere una newsletter che applica tracciamento degli utenti per scoprire quando aprono una notizia, un link in una notizia, quando lo fanno, ecc., non è mai stato parte di questa visione e mai dovrebbe esserlo. Non curare questo particolare, e lasciare un sistema di tracciamento interno in una propria newsletter, e non riconoscere il problema, peggiora la reputazione etica del capitolo.

Contatti

In caso di dubbi sulle buone pratiche e le potenziali ripercussioni tecniche consulta pure la commissione Tech.