Organizzazione di eventi

Queste sono linee guida definite sulla base delle esperienze fin qui fatte sull'organizzazione di eventi promozionali: ognuno è libero di proporre aggiunte e modifiche in pagina di discussione. Per un esempio di evento promozionale vedere le lunghe discussioni su Vicenza 2006, ma anche FLCG Milano e FLCG Milano bis

Creare la pagina dell'evento

Inizialmente su Wikimedia.it, su Wikipedia e/o sugli altri progetti coinvolti quando è sicuro che l'evento si può realizzare

Risorse umane :-)

Per coordinare le attività dei soci il direttivo mette a disposizione un riferimento che non ha il compito di organizzare in prima persona, ma di aiutare gli organizzatori, sollecitare eventuali decisioni del direttivo (es. approvare spese, invio gadget...).
Servono squadre per l'organizzazione, ~~preferibilmente~~ necessariamente a queste condizioni e con dei responsabili: ogni evento deve avere un referente che tenga i contatti con gli organizzatori della manifestazione, sia disposto a partecipare ad eventuali riunioni preparatorie e sintetizzi e riferisca all'associazione, per organizzare bene un evento ci devono essere almeno 4 persone che siano disposte a contribuire.
Chi organizza deve inoltre distribuire i compiti e verificare che tutto il materiale sia presente in tempo utile, sollecitare gli altri, coordinare il lavoro locale con quello dei soci distanti attraverso riunioni in Chat ben pubblicizzate in anticipo.
- Logistica: allestire gazebo o tavoli e sedie a seconda della sede.
- Assistenza informatica: procurare PC con Linux e se serve anche proiettore, nonché tutti i cavi e annessi.
- Marketing e merchandising: studiare le modalità di acquisizione dei gadget per avere quello che occorre.
  - I gadget più venduti sono le magliette da uomo (normali T-shirt). Se i gadget sono già stati prodotti bisogna riceverli in tempo utile ovvero bisogna accordarsi per il ritiro da chi li ha in magazzino.
    Nel definire quali e quanti gadget servono oltre alla stagionalità è utile considerare che se l'associazione è presente per la prima volta in un territorio c'è più smercio fra i wikipediani locali (chi ha seguito gli ordini può forse indicare meglio le quantità vendute dei veri gadget).
  - Ricevute per vendite e donazioni: necessari due blocchetti distinti con numerazione progressiva e timbro WMI con CF e PIVA dell'associazione
  - La cassa: definire chi la conserva e in che modo fa pervenire soldi e ricevute al tesoriere.
- Accoglienza e ospitalità: spesso i wikipediani arrivano da lontano ergo servono persone a cui fare riferimento per avere informazioni (dove vado se mi perdo? da chi dormo? dove si mangia? dove parcheggio la macchina? etc). Utile trovare posti letto a basso prezzo e comodamente collegati con la sede dell'evento
- Front office e presentazioni: gestire lo stand di Wikipedia nel corso di tutta la manifestazione; gestire lo sportello di contatto con il pubblico (rispondere alle domande e curiosità su Wikipedia ecc.); offrire i gadget, raccogliendo le offerte e le iscrizioni in favore dell'associazione Wikimedia Italia offrendo, su richiesta, assistenza spicciola agli utenti sull'uso di Wikipedia; organizzare e gestire eventuali eventi in programma: es. [1].

Coinvolgere i Wikipediani

Wikimedia organizza gli eventi allo scopo di aumentare la partecipazione ai progetti e alla stessa Wikimedia.

Utile iniziare due o tre mesi prima a spammare l'evento cominciando es. qui e continuando contattando gli utenti iscritti a progetti locali (es. qui oppure qui)

Adescare i passanti

Non si "volantina" a caso, si dà il materiale solo a chi passando davanti al banco ci da uno sguardo per almeno 2 secondi; questo per evitare che i volantini vengano abbandonati su i tavoli dei banchi immediatamente a ridosso del nostro (come capita molto spesso), e per evitare di rimanere senza pieghevoli nei momenti di maggior bisogno.
Quando si comincia a parlare con il "malcapitato" dovremmo, innanzitutto, cercare di capire "cosa dirgli":
1. se si tratta di una persona che non conosce wikipedia, si potrà cominciare spiegando che cos'è;
2. se si tratta di una persona che "l'ha sentita dire", cercheremo di appurare "cosa ne sa" ed eventualmente ampliare tale conoscenza, avendo cura di sfatare alcuni luoghi comuni che spesso ci accompagnano, ad esempio, a) per inserire qualcosa va mandato ad una redazione, b) gli amministratori sono pagati per lavorare su wiki;
3. se si tratta di un fruitore di wiki, cercheremo di spiegare il concetto di "modificabilità", invitando a contribuire ed a registrarsi;
4. se si tratta di un utente registrato e che ci conosce, allora, si può esordire con la battuta scherzosa "ok allora, visto che ci conosci, visto che la usi e visto che contribuisci... ti manca il passo successivo, ossia, comprare un gadget ^_^". La frase funziona quasi sempre e, una volta portato a casa il maltolto, ci si può intrattenere con l'utente chiarendo suoi dubbi su wiki e presentando i progetti fratelli.
Oltre ai classici "indottrinamenti" sull'enciclopedia, dobbiamo ricordarci dei progetti fratelli, quindi, dovremmo provare ad individuare la persona che ci sta davanti e capire se possa avere un interesse per altri progetti. Al MEI ai soggetti che ci capitavano davanti con "macchinone fotografico semiprofessionale" domandavamo "sei un fotografo?" e finivamo a presentare commons. Ai giornalisti si può presentare news, ai professori e agli insegnanti source e versity... e così via.
Se vi capita fra le mani un giornalista appioppate sempre il presskit.
Per quanto riguarda nello specifico la vendita gadget bisogna un po' "saperci fare". Dopo aver portato avanti i discorsi di cui ai punti 2.1 e ss. si deve cercare di introdurre l'argomento "gratuità"; dovremmo cercare di dire "wikipedia è totalmente gratuita etc... vive esclusivamente di donazioni da parte dei medesimi utenti che la utilizzano e la scrivono" e poi continuare con "noi siamo qui a presentare i progetti wikimedia ed a raccogliere fondi per gli stessi, questi fondi sono utilizzati per poter continuare con l'attività di promozione e per permettere a wiki di rimanere aperta" (piangere miseria paga sempre). Solitamente, a quel punto, la persona comincia a guardarsi intorno cercando di capire che cosa potrebbe comprare... il "bravo venditore" dovrebbe, quindi, prima presentare le magliette e le felpe e poi, in base all'espressione del soggetto, dire "ma comunque ci sono anche le sportine e le spillette".

Materiale necessario

1) Stand all'aperto

Lo striscione nuovo sul gazebo di Vicenza

Gazebo non trabicoloso e picchetti, meglio anche teloni ulteriori
impianto luci (luci basso consumo, cavi elettrici, ciabatte, laccetti fermacavi...)
tavoli, panche e sedie
totem, poster (6 almeno) e striscione

2) Stand al coperto

Lo stand di FLCG Milano 2007

a seconda del materiale già a disposizione in loco, vedi sopra

Presentazioni "live"

computer (5-6 non preziosi, preventivamente testati e preparati con distro linux)
Se necessario, gruppi di continuità
proiettore e schermo per proiezioni
connessione internet (wi-fi e/o via ethernet, velocità accettabile, stabile)

Promozionale

magliette, cappellini e quant'altro per offerte
brochures in quantità e bigini
timbro e blocchetto ricevute, cassa (anche marsupio dedicato :-))

Altro materiale

materiale di cartoleria:
- penne e matite, forbici, nastro adesivo (uno di carta e uno più robusto), pennarelli anche indelebili, taglierino etc.
contenitori per materiale vario
teli o altro per coprire totem o altro se all'aperto (notte)
generi di conforto per la manovalanza
spago
badge per i soci (e wikipediani) presenti allo stand

Da fare

chiamata alle armi con qualche mese di anticipo
riunioni costanti su irc (con pubblicazione log)
- organizzazione gruppi di lavoro
- definizione ambiente operativo (quale ambiente ci ospiterà -necessario sopralluogo-, quale pubblico, quali spazi e strumenti possiamo impegnare?)
- progettazione stand e presentazioni
- verifica materiale disponibile
presenza sul posto dell'evento in numeri adeguati (presenze/assenze vanno anticipate), sufficiente manodopera presente prima e dopo l'evento per montaggio/smontaggio

Riunioni

Le riunioni su IRC devono essere costanti, prefissate con anticipo, automoderate, con ODG e durata stabiliti, con incaricati di pubblicare nel sito i log ed un verbale; (vedi qui un esempio di regole)

Vedi anche...

Organizzazione piccoli eventi status work in progress, RFC
Associazione:Programmazione eventi