Linee guida scrittura email

Da Wikimedia Italia.
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OK. Le persone informatizzate sanno come scrivere una email. Però, come ogni specifico social network, le email e le mailing list hanno regole sociali tutte proprie, da seguire per rispettare la community. ❤️

Questa pagina ha consigli socio-tecnici, utili soprattutto in comunicazioni via email da Wikimedia Italia verso il pubblico.

Preferire il formato testo (evitare HTML)

Il formato testo è un formato che si riconosce perché contiene letteralmente soltanto testo. Si riconosce quando la mail contiene solo testo, senza alcun layout avanzato luccicante da pagina di giornale.

Esempi:

  • OK: quando si invia una mail, preferire il formato testo
  • OK: quando si risponde una mail, preferire il formato testo
  • NO: inviare mail in formato HTML senza fornire alcun supporto al formato testo

Motivi:

  • Accessibilità:
    Una mail in formato testo è più accessibile per la maggior parte degli screen reader, in aiuto alle persone con cecità o ipovedenti.
  • Inclusione:
    Una mail testuale è più accessibile su un terminale. È così che si leggevano le mail quando sono nate ed è così che le persone dovrebbero poter interagire tutt'oggi se lo desiderano.
  • Sostenibilità:
    Una mail HTML occupa più spazio di una mail testuale, più tempo per essere trasmessa, più risorse computazionali per farne il render e visualizzarla. Quando si invia una mail, il suo peso viene moltiplicato per le centinaia di riceventi, che spesso archiviano questa email per molto tempo. Inoltre, chi risponde ad una mail HTML, spesso risponde nello stesso formato. Il formato testuale è da preferire per una gestione più attenta delle risorse finite, sia energetiche che tecnologiche.
  • Reputazione mailserver:
    È più difficile per i sistemi anti-spam valutare il contenuto una mail in formato HTML. Questo formato può innalzare il livello di segnalazione spam.

Suggerimenti:

Evitare servizi short URL

Esempi:

  • OK: usare "w.wiki" per accorciare le query di Wikidata o gli url dei progetti Wikimedia con la funzione Special:UrlShortener va benissimo, siccome questo sito rimanda a siti affidabili del mondo Wikimedia
  • NO: usare "bit.ly" e qualsiasi altro servizio esterno non Wikimedia e non elencato in domini
  • NO: condividere notizie di altre persone che usano link brevi. Non è necessario contattarli per farglielo togliere: è sufficiente pubblicare un nuovo messaggio correggendo l'URL.

Motivi:

  • Minimizzazione dei dati personali:
    Le aziende e le persone che gestiscono il servizio di short URL (e.g. "bit.ly") intercettano il traffico in arrivo e i metadati di navigazione (indirizzo IP, lingua del browser, sistema operativo, ecc.). Evitare di cedere i dati personali a terzi è in linea con il principio di minimizzazione GDPR.
  • Rallentamento nell'accesso:
    Un servizio di short URL rallenta l'accesso all'URL di destinazione. A volte si tratta di pochi istanti in più ma a volte anche diversi secondi.[1]
  • Sicurezza:
    Le persone non dovrebbero aprire un link solo per sapere qual è la destinazione finale, questa è una cattiva pratica di sicurezza informatica e facilita il social engineering. Avere un pubblico di persone informate ad aprire soltanto link ufficiali aumenta la sicurezza dell'associazione. Evitare di aprire link esterni a caso è importante per tutelare un'associazione che ha potenzialmente un milione di euro di donazioni nel conto corrente da proteggere.

Eliminare parametri di tracciamento

Esempi:

Motivi:

  • Minimizzazione dei dati personali:
    Le persone che gestiscono tale servizio di short URL (e.g. "bit.ly") intercettano il traffico in arrivo e i metadati di navigazione (indirizzo IP, lingua del browser, sistema operativo, ecc.). Evitare di cedere i dati personali a terzi è in linea con il principio di minimizzazione GDPR.
  • Brand reputation:
    Wikimedia Italia è un'associazione che promuove la cultura libera. Co-partecipare al tracciamento delle relazioni fra gli utenti e i loro interessi non è mai stato parte di questa visione e mai dovrebbe esserlo. Non curare questo particolare, e lasciare i parametri di tracciamento e non riconoscere il problema, peggiora la reputazione etica del capitolo.

Suggerimenti:

Disattivare il tracciamento nelle newsletter

Esempi:

  • NO: avere una newsletter che manipola ogni link per sostituire la destinazione con un altro indirizzo esterno
  • OK: avere una newsletter in cui ogni link è rimasto come l'autore l'aveva originariamente scritto

Altri esempi correlati:

  • NO: avere un software sul proprio computer (spesso "antivirus") che manipola ogni link per sostituire la destinazione con un altro indirizzo esterno (e.g. mandando allo specifico antivirus) e manipolando quindi ogni link in ogni propria risposta.

Motivi:

  • Sicurezza:
    Non permettere facilmente di esaminare qual è la vera destinazione di un link è una pratica che favorisce un ampio spettro di attacchi informatici e social engineering.
  • Brand reputation:
    Wikimedia Italia è un'associazione che promuove la cultura libera. Avere una newsletter che applica tracciamento degli utenti per scoprire quando aprono una notizia, un link in una notizia, quando lo fanno, ecc., non è mai stato parte di questa visione e mai dovrebbe esserlo. Non curare questo particolare, e lasciare un sistema di tracciamento interno in una propria newsletter, e non riconoscere il problema, peggiora la reputazione etica del capitolo
  • Minimizzazione dei dati personali:
    Quando una newsletter converte ogni link in altri link di tracciamento, significa che ogni persona che apre un link, invia alla newsletter tutta una serie di informazioni, fra cui l'ora esatta in cui il link è stato aperto, quale link è stato aperto, da quale indirizzo IP, ecc. Questo tracciamento è da evitare per essere maggiormente in linea con il principio di minimizzazione dei dati personali del GDPR.

Problemi noti:

Contatti

In caso di dubbi sulle buone pratiche e le potenziali ripercussioni tecniche consulta pure la commissione Tech.

Note

  1. ↑ https://web.archive.org/web/20121112030704/http://blog.watchmouse.com/2010/03/url-shorteners-make-the-web-substantially-slower-facebooks-fb-me-is-slowest/

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