Microgrant/2025/Conferenza MERGE-it 2025 a Verona/Relazione

Questo è il report finale della conferenza MERGE-it 2025.

Contesto

Questo report è dovuto a Wikimedia Italia per:

la copertura di 1000€ per due giorni di catering
finanziamento andato alla cooperativa sociale "i piosi" di Verona (Microgrant/2025/Conferenza MERGE-it 2025 a Verona) da parte di Wikimedia Italia, pagamento originariamente anticipato dal volontario Valerio Bozzolan

Questo report è anche indirizzato a Italian Linux Society per la copertura del restante importo del catering:

500€ sempre per il suddetto catering, da parte di Italian Linux Society, sempre anticipatoo dal volontario Valerio Bozzolan

Questo report quindi è indirizzato ad entrambe queste organizzazioni.

In breve

Sebbene questo report è volutamente molto auto-critico, l'evento è andato bene, nonostante lo sciopero nazionale dei mezzi, nonostante la sede non sia collocata in una posizione strategica, nonostante il caldo, e nonostante avessimo una sola persona volontaria disponibile nella sede.

Cosa è andato male

Sciopero nazionale

Due giorni prima dell'evento, la gentile partecipante Giulia Bimbi dal gruppo GOLEM (Gruppo Operativo Linux Empoli) ha segnalato che era stato da poco confermato uno sciopero nazionale dei trasporti di 24 ore, compreso trasporto aereo, trasporto ferroviario, alcune sigle di trasporto locale e trasporto autostradale.

Sono seguite diverse comunicazioni di annullamenti della partecipazione da diverse persone partecipanti.

Posizione della sede

Diverse persone hanno segnalato che la città di Verona non collega per niente bene la sede, sia per la mancanza di mezzi pubblici frequenti, sia per la mancanza di parcheggi gratuiti.

Parcheggio

Necessità di avere un parcheggio gratuito in sede (Alcune persone hanno pagato 15€ in 2 giorni di parcheggio.). Il parcheggio che era di fronte alla sede era stato dichiarato come non utilizzabile dai partecipanti. Le persone della sede non hanno saputo indicare parcheggi alternativi. I partecipanti si sono auto-gestiti consigli sull'argomento.

Temperature massime elevate

Il 20-22 giugno a Verona fa già troppo caldo. Temperature massime dei tre giorni: °C33.8, 30.6, 31.7 circa.

Abbiamo utilizzato almeno 4 condizionatori dedicati alla nostra sala;

più due condizionatori per una saletta per la riunione interna di due di chi avrebbe moderato i World Cafè.

Convenzioni con hotel

Soltanto 1 hotel ha risposto (e all'ultimo momento) con una convenzione, la quale comunque non era granché come sconto (solo 5% di sconto).

Probabilmente bisogna martellare gli hotel, molto prima, con chiamate dirette e poi mail.

Carico di lavoro, Supporto dalla sede (volontari locali)

La persona volontaria Pietro Fornalè, locale di Verona era l'unica persona attiva nella sede 311 Verona per l'evento. È stata straordinariamente utile nel risolvere diverse problematiche, ma era l'unica persona locale disponibile per il MERGE-it.

Devono esserci delle persone in sede il giorno prima o almeno due/tre ore prima.

Questo ha creato un carico di lavoro non indifferente nell'organizzazione dell'evento.

Diverse persone hanno notato un totale burnout di Valerio Bozzolan su certe questioni. Valerio si è ritrovato ad assumere quasi interamente l’onere organizzativo, con un carico di lavoro difficilmente sostenibile da una singola persona, fra cui, gestione programma di 2 giorni, gestione ricezione slide, allestimento sede, allestimento streaming, gestione streaming, post-produzione, ...

In vista di future edizioni, indispensabile la creazione di un comitato dedicato al supporto e alla gestione logistica dell’evento. Frammentare in microcompiti per ognuno. Importantissima una persona dedicata per la ricezione delle slide in tempo.

Alcune persone sono venute solo per la loro presentazione e poi sono andate via.

E' necessario che ognuno faccia la sua parte. Tanti speaker hanno fatto le slide il giorno stesso. Alcuni le hanno fornite 5 minuti prima. Questo sarà pure "un classico" ma non è collaborativo e andrebbe menzionato nel codice di condotta di chi è speaker. Basterebbe che ogni persona facesse la sua piccola parte per sé stessi, per ridurre enormemente lo stress di chi organizza (e di chi parla).

Contatto istituti tecnici

Valerio aveva contattato 6 istituti tecnici limitrofi, segnalando semplicemente il volantino da poter stampare in sala insegnanti. Nessuno ha risposto. Erano:

https://www.itcspindemonte.edu.it/

https://www.ferrarisfermi.it/

https://www.marconiverona.edu.it/

https://www.itscangrande.edu.it/

https://www.marcopolovr.edu.it/

https://istitutosalesianosanzeno.it/

Ufficio relazioni con il pubblico del Comune di Verona

A margine, l'ufficio relazioni con il pubblico del comune di Verona aveva la casella di posta piena per 2 settimane prima dell'evento, quindi per contattarli abbiamo prima dovuto portare a casa una segnalazione tecnica da esterni sui loro sistemi e aiutarli nella risoluzione. MERGE-it ha risolto anche questo! L'URP ci ha ringraziato per la segnalazione, ma non ci hanno poi risposto in merito alla pubblicazione della notizia del MERGE-it nel loro sito...

Attrezzatura Registrazione Video

FOSDEM Video-Box

Siccome l'evento FOSDEM è il più grande del mondo sul tema e vanta una enorme automazione per gestione streaming e registrazione audio/video, li abbiamo contattati per capire se potevano prestarci attrezzatura e a quali costi. Ci hanno proposto di prestarci, a spese loro, 3 video-box, e diversi microfoni professionali, per un totale di circa 3000€ di attrezzatura (!) Purtroppo non avevamo alcuna organizzazione che potesse fare da garante per questa cifra come assicurazione danni e quindi non abbiamo potuto sfruttare la cosa.

Successivamente, dal FOSDEM, hanno proposto di inoltrare a gratis almeno 1 video-box, per studiarla meglio ma non eravamo in tempo per l'evento. Avremmo potuto organizzarci mesi prima.

Antani Box: Come piano "B" per registrare audio/video avevamo chiesto all'End Summer Camp di fornire la propria attrezzatura (una "Antani Box") in grado di catturare il video HDMI, e di registrare e mandare in streaming una diretta, usando il software libero Open Broadcaster Software; chiedendo anche in prestito l'operatrice video nickname "Casa". Sfortunatamente non era possibile fornire questo dispositivo almeno il giorno prima dell'inizio dell'evento, o comunque non era possibile avere l'operatrice "Casa" negli stessi giorni, per incompatibilità di calendario.

Poteva andare meglio

Pubblicazione Programma

Sarebbe stato meglio pubblicare e riflettere sul programma molto prima, per comunicare prima l'evento.

La prima versione del programma era uscita "solo" il 20 maggio cioè un mese prima dell'evento.

Pause

sarebbe meglio avere più pause fra una sessione e l'altra per compensare sforamenti e ritardi. Anche solo di 1 minuto. Queste micro-pause comunque non sono semplicissime da impostare in Pretalk.

Tempi per socializzare

si poteva socializzare essenzialmente durante i pasti. Forse avendo più pause si poteva socializzare di più. Quindi più spazio per il networking. C'era una sala, ma era molto calda, non era realmente appetibile, senza macchinetta caffè ecc.

Pranzo

quantità e offerta

Alcune persone del pubblico sarebbero state disposte a pagare, per avere più diversità del pranzo.

E.g. meglio a "buffet".

Alcune persone nel pranzo di sabato non sapevano che potevano chiedere il bis (era avanzato molto riso).

(Nota interna: abbiamo speso circa 10€ a testa per ogni pasto)

Mancanza di scelta, assenza di buffet

Pubblico: Ci poteva essere più pubblico (e.g. più di 60 persone). Lo sciopero nazionale dei trasporti ha dato sicuramente un duro colpo.

Articoli dal comunicato stampa

il giornalista e attivista Italo Vignoli ha proattivamente investito del tempo in un bel comunicato stampa, che purtroppo ha portato soltanto 1 articolo online (per quanto ci risulta):

https://arenadigitale.it/2025/06/09/merge-it-2025-il-meeting-delle-comunita-italiane-per-le-liberta-digitali/

Fabio Lovato è riuscito a far pubblicare questo articolo: https://blog.quintarelli.it/2025/06/se-siete-a-verona-o-dintorni-dal-20-al-22-giugno-non-perdetevi/

La testata CittàdiVerona.it ci ha fatto un articolo su richiesta, ma lo ha fatto eliminando la notizia dell'edizione precedente del MERGE-it https://www.cittadiverona.it/eventi/merge-it/ - sarebbe stato carino tenerle entrambe

Social Media

Free Software Foundation Europe aveva preparato del materiale di comunicazione per Mastodon (account MERGE-it) che però non è stato utilizzato. Per il futuro, potrebbe aiutare prevedere fin da subito messaggi molto molto brevi, e comunque nel limite di Mastodon (e.g. limite max 500 caratteri). Potrebbe essere anche utile non preparare messaggi molto generici (e.g. l'evento inizia fra 1 mese, 2 settimane, 1 settimana, ecc.), ma tentare di creare messaggi più informativi (e.g. menzionando 1 post su 1 keynote, 1 post su 1 attività, 1 post su 1 relatrice, ecc.) affinché il messaggio sia più attrattivo

Riconoscimento catering del primo giorno

Non è stato saggio non avere neanche una foto delle persone del catering, perché abbiamo fatto fatica ad individuarli. Non ha aiutato il fatto che le stesse persone del catering della cooperativa "i Piosi" a cui ci siamo rivolti (consigliate dal gentile Antonio Faccioli del 311 Verona, che ringraziamo), quella cooperativa era la stessa che distribuiva il pranzo da un food-truck a pagamento per gli altri dipendenti del coworking. Questo ha causato una certa incertezza su dove le persone del MERGE-it dovessero mettersi in fila, soprattutto perché le persone erano molte ed in fila sotto al sole, senza capire se la propria fila portasse da qualche parte, e soprattutto perché effettivamente persino Antonio Faccioli, che li conosce da anni, pensava che tutte le persone della cooperativa fossero tutti lì per il nostro evento (quando solo parte del loro staff era per noi - in particolare, il food-truck non era per noi). Questa incertezza è durata probabilmente 5-6 minuti scarsi, però era tempo in più sotto al sole, e la gente iniziava ad essere un po' esausta, affamata e assetata sotto al sole, e alcune persone sono passate davanti ad altre nella fila (poiché alcune aspettavano in una fila sbagliata).

Comunque, chi non era contento della pasta al pomodoro, ha potuto pagarsi qualcos'altro al food-truck, ed è stato direi valore aggiunto, nonostante questo problema di comunicazione.

Comunicazione dei menu del pranzo

Il catering aveva assicurato un menù adatto a tutte le intolleranze e preferenze alimentari segnalate, però avremmo potuto comunicare meglio questo menù con anticipo, anche in assenza di esplicite domande in chat a riguardo. (Sapere il menù con anticipo non è una cosa che ho visto in altri eventi con catering, ma è una cosa che avremmo potuto fare perché avevamo un menù molto semplice e breve, facilmente comunicabile - era letteralmente "pasta al pomodoro"). Per bilanciare, dopo il primo pranzo, abbiamo pubblicato con anticipo il menù di tutti i ristoranti a pagamento successivi, direttamente nel programma, con già una pre-selezione delle opzioni vegane e dei prezzi.

Sede - Variazioni percorso d'accesso

Letteralmente ad un'ora dall'inizio dell'evento, ci è stato detto che i partecipanti sarebbero dovuti passare dalla scala antincendio esterna laterale, e non dall'ingresso principale, perché nel corridoio «c'era gente che lavorava e avremmo potuto disturbarli». Abbiamo quindi mandato persone volontarie a mettere cartelli in mezzo alla strada e per tutte le scale antincendio, cosa non semplicissima, mettere cartelli in mezzo ad una strada e che rimangano visibili. Abbiamo letteralmente messo cartelli nel mezzo dell'asfalto della strada privata, per indicare dove stavano le scale anti-incendio.

Il giorno dopo, ci è stato detto di non usare più la scala anti-incendio (!) quindi abbiamo dovuto togliere tutti i cartelli precedenti (!) e metterne altri per far passare le persone dal corridoio. Questo è stato un fattore di stress non indifferente, non solo per chi organizzava.

Navigazione stradale

Il ristorante della cena di sabato ha mandato alcune persone nel pallone, forse perché era situato in mezzo a tre vie letteralmente rispettivamente chiamate "Via Dietro Pallone", "Vicolo Pallone", e "Via Pallone". Inoltre, Su OpenStreetMap, il contesto del ristorante Leon D'oro non era sufficientemente mappato: non era mappato un grosso muraglione alto almeno ~6 metri che impediva alle persone di accedere dal lato Est. Quindi alcuni partecipanti hanno fatto tutto il giro dell'isolato in senso anti-orario per capire da dove entrare.

→ Abbiamo migliorato la situazione della mappatura, post-evento.

Inoltre era bene scrivere più in evidenza che la prenotazione era dalle 19:15 alle 21:00, quindi indicando meglio l'orario di fine. Comunque, il ristorante ci ha tenuti fino alle 21:25 almeno, senza farci pressione.

Ritardi partecipanti sessione domenicale

L'incontro di domenica con la passeggiata in Verona dalla gentile Piergiovanna Grossi è dovuto iniziare più tardi del previsto per aspettare diverse persone partecipanti. Alcune persone hanno dovuto aspettare in piedi diverso tempo.

Accessibilità Città di Verona: Si è presentata una persona volontaria straordinaria in sedia a rotelle ma la città di Verona è purtroppo ricca di strade fatte di sanpietrini o asfalto con molte buche. È andata bene che alcune persone hanno aiutato a spingere la carrozzella, aiutandosi, e questa è stata comunque un'opportunità per ripassare i problemi di accessibilità in OpenStreetMap, anche per gli esercizi commerciali. Su questo la città di Verona potrebbe fare qualcosa in più.
Allergie e preferenze alimentari: Le persone con allergie e preferenze alimentari, si sono trovate il sabato ad avere qualche problema esistenziale perché il sabato NON c'erano persone del catering, ed era stata fatta soltanto la consegna delle vettovaglie, e non avevamo pensato che avremmo dovuto essere molto informati sul fatto che il riso non contenesse glutine, o cose del genere. In breve, il catering aveva garantito di fornire un pasto senza glutine per il sabato e senza gli allergeni segnalati, ma avremmo dovuto comunicarlo meglio ai partecipanti e a chi distribuiva il cibo (sempre volontari partecipanti) per evitare ambiguità di comunicazione.; Questo ha anche dimostrato che risparmiare sul catering NON è una buona idea, e poter avere qualcosa in più, per avere personale esperto a distribuire il cibo, è una cosa di minima dignità per chi ha serie intolleranze alimentari e ha domande non banali, e magari non ha tempo per farsi 2 ore di andata e ritorno per il centro di Verona a sue spese, per auto-munirsi di cibo. Quindi, 1500€ di budget per catering, a Verona, in un evento di due giorni, non è sufficiente per evitare burnout delle persone che organizzano (e avevamo già scelto una cooperativa molto low-cost - che ha fatto più di quanto richiesto).
World Café e Open Space: Restituzione World Cafè: sarebbe bello documentare maggiormente le restituzioni dei World Cafè.; Quindi non solo per rompere le barriere e vedersi faccia a faccia ed ispirarsi, ma anche per produrre qualcosa.; Tavole Rotonde Quadrate: Le tavole rotonde, erano quadrate.; Chiarire lo scopo degli spazi (ci sono output?)
Training moderazione: Dare più spazio e fare delle prove, non tutte le persone conoscono la nobile arte della moderazione (ma chi ha scritto questo nel pad? asd).; Inserire più tool di facilitazione; Comunicazione in anticipo con i partecipanti per spiegare di cosa si tratta e cosa aspettarsi (e magari iniziare a pensare a dei temi): ad esempio, a inizio giornata anticipare che ci sarà questo spazio, o segnalarlo sul gruppo Telegram qualche giorno prima.
Open space e world cafè non chiarissimi nei programmi: Forse meglio piazzarli non agli estremi.; Su questo, memo futuro: su Pretalx, evitare a tutti i costi di mettere le tavole rotonde come info fuori dal programma. Al contrario, creare una VERA sessione in Pretalx, affinché sia ben più visibile. Per poterlo fare, però, serve assegnare la sessione ad almeno una persona "speaker". Come workaround abbiamo assegnato alle persone ideatrici e moderatrici = Marta Andreoli, Lorenzo Losa.
Audio e Video: La videocamera era stata messa di lato. Probabilmente era da mettere meglio di fronte. Però, di fronte avrebbe coperto la vista a diverse persone.; La scarsa lunghezza del cavo USB a disposizione è stata un grosso problema. Portarsi prolunghe USB, poiché le webcam sono una frequente soluzione di emergenza.; Tempo necessario per la post-produzione: Post-produzione devastante. Alcuni partecipanti si chiedono quanti video saranno realmente rivisti.; Probabilmente video molto brevi questa edizione aiutano molto nella post-produzione. Se ci fossero fondi, avrebbe forse senso investirli in service video.

Cosa è andata bene

Rispetto tempistiche: In generale le persone speaker hanno rispettato i propri tempi.; Ha aiutato preparare slide con "tempo scaduto, si prepari il prossimo"
Qualità dei talk: Gli interventi sono risultati generalmente comprensibili e molto interessanti, anche per un pubblico non nel settore.
Durata dei talk: Il format da meno di 7 minuti, meno di 13 minuti, e meno di 30 minuti ecc. ha portato ad un forte scambio di opinioni, molta più attenzione, molto più "MERGE-it". Avevamo il dubbio che questo format non piacesse alle persone speaker, ma sono arrivate quasi subito tante richieste di talk anche nel poco tempo a disposizione, cosa molto positiva. Chi ha chiesto più tempo, lo ha generalmente avuto, soprattutto se il talk faceva parte di un discorso più ampio, e non solo una descrizione della propria attività o della propria organizzazione. Su questo, sarebbe utile avere esplicite linee guida per la commissione programma.
Singola traccia: Il format a singola traccia ha funzionato incredibilmente per aumentare esponenzialmente il numero di talk visti da ogni partecipante. Alcuni partecipanti hanno confessato che, andando al FOSDEM (60 tracce parallele) magari riescono a vedere 2-4 talk al massimo. Invece, al MERGE-it 2025 ci sono persone che hanno visto tutti i 25+ talk. Abbiamo così evitato il problema del 2024, cioè la dispersione del pubblico e.g. evitando che una persona speaker keynote avesse pochissimi partecipanti nella propria sessione.
Sessione di ice-breaking iniziale

Alcune persone hanno apprezzato questo spazio aperto a tutte le persone partecipanti. Si poteva prendere il microfono e dire da dove si veniva, cosa si faceva, ecc.

Può essere inserita anche in altri momenti e non necessariamente all'interno del World Café.

World Café & Open Space

Ottimo riscontro per i nuovi formati di tavole rotonde, strutturate secondo metodologie Open Space e World Café (quest'ultimo proposto da Marta Andreoli, FSFE), che hanno favorito un dialogo molto diretto e partecipato tra i presenti.  "Non solo presentazioni al MERGE-it!"

Tavole rotonde (world cafè e open space): occasione di parlare con le persone faccia a faccia "perché vedersi permette anche di poter arrivare a fare le cose insieme"; rapporto umano

«mi è piaciuto molto il world cafè perché permetteva di vedere diverse opinioni dello stesso argomento»

Luogo per scambiare opinioni e contatti

Argomenti molto interessanti e luogo per imparare, tanti contenuti interessanti e digeribili anche per chi non è così tecnico

In generale tavole rotonde molto apprezzate per confrontare opinioni diverse. Rapporto umano.

Molto apprezzati gli snack ad ogni tavolo delle sessioni (vedi sotto Merende)

Contatti stampa diretti

La gentile Piergiovanna ha contattato direttamente un suo contatto stampa che conosceva direttamente, ed ha funzionato perché è uscito un buon articolo nonostante l'organizzazione avesse seguito poco le richieste del giornalista: https://www.larena.it/argomenti/spettacoli/appuntamenti/liberta-digitali-e-cultura-open-verona-ospita-merge-it-1.12713075

Valerio ha contattato direttamente una marea di siti di pubblicazione di eventi, e solo 3 hanno pubblicato l'evento:

https://www.larena.it/argomenti/spettacoli/appuntamenti/liberta-digitali-e-cultura-open-verona-ospita-merge-it-1.12713075

https://www.zazoom.it/2025-06-09/conferenza-merge-it-2025-sulle-liberta-digitali-community-open/17156678/

https://www.cittadiverona.it/eventi/merge-it/

Costi Zero della Sede

Al contrario del Politecnico di Torino (prima edizione 2018), la sede 311 è garanzia di assenza di costi a sorpresa. Hanno addirittura coperto loro i costi extra di pulizia sale di sabato.

Enormi monitor

I due enormi monitor in cascata forniti dalla sede permettevano di condividere facilmente una singola sorgente HDMI su entrambi i monitor.

Wi-Fi

Il Wi-Fi era facilmente utilizzabile (grazie ad un QR code) e ha retto sia il pubblico che lo streaming. Nessuna persona si è lamentata.

Microgrant

Sia Wikimedia Italia che Italian Linux Society ci hanno concesso il microgrant. WMIT ha coperto 1000€ dei 1500€ delle spese del catering, ed è stato fondamentale affinché tutte le persone partecipanti non si portassero pranzo al sacco per 2 giorni di fila.

Pretalx & Pretix

Nessun incidente tecnico né in Pretalx (gestione programma) né in Pretix (gestione biglietti). Mai usati prima, hanno funzionato subito.

Il MERGE-it 2025 ha adottato il software libero Pretalx per gestire la Call 4 Speaker, tutte le comunicazioni con chi era Speaker, la valutazione del programma, e tutta la progettazione del programma.

L'autore stesso del software, Tobias Kunze, ci ha fatto un notevole sconto per usare la loro stessa installazione, senza quindi necessità di farcene una nostra e curarla, e ci ha fornito assistenza in prima persona per un paio di problemi critici, assistenza che non meritavamo. Questa cosa ha ridotto enormemente lo stress.

Partecipazione

Venerdì c'era abbastanza gente, nonostante lo sciopero nazionale dei trasporti di treni, aerei, autostrade.

Sabato c'era la sala piena, nonostante lo sciopero del giorno precedente.

Cibo e Merende

Ogni tavolo del World Cafè aveva una sua merenda speciale. Era simpatico spostarsi di tavolo e accedere ad una merenda diversa e favoriva lo scambio di tavolo.

Le persone vegetariane in generale hanno segnalato feedback positivi sul pranzo di sabato e domenica (e.g. feedback positivo da Marcello il Vichingo, venuto da Palermo, dal Free Circle) poiché sia la pasta al pomodoro di venerdì, che il riso e la macedonia di sabato, erano pasti vegani.

Registrazione video con BigBlueButton

Nessun incidente tecnico con BigBlueButton dall'associazione "CH Open". Si conferma come una "demo" di BigBlueButton incidentalmente molto molto affidabile.

È stata una buona idea quella di usare BigBlueButton per fare tutto quanto, così le registrazioni erano immediatamente disponibili, ed inoltre così chiunque può fare post-produzione dei materiali (poiché i materiali sono già online), ed inoltre così fare post-produzione è più semplice poiché le slide, e la webcam, sono livelli separati componibili a piacimento (rispetto a cattura schermo con Open Broadcaster Software.).

L'installazione BigBlueButton di CH Open ha funzionato perfettamente, come sempre, anche se non gli diamo un centesimo. (Non fatelo a casa, donategli qualcosa, affidatevi ad un fornitore a pagamento).

Fotografie della volontaria Gaia in licenza libera.

La volontaria Gaia Barbarino è stata molto disponibile a fare una marea di fotografie in licenza libera. Gaia e Timothy hanno proposto di caricarle in autonomia su Wikimedia Commons. Fonte:

https://t.me/mergeit_official/9328

https://t.me/mergeit_official/9338

https://t.me/mergeit_official/9352

https://t.me/mergeit_official/9363

(e molte altre)

È stato utile e simpatico anche darle un badge ufficiale per la fotografia, da appendere sul vestito.

Video riprese e avanzamento slide: Il volontario Timothy il mattino stesso del venerdì ha proattivamente fornito una videocamera fish-eye con cui è stato registrato il video di ogni singolo intervento, in qualità superiore rispetto all'attrezzatura prevista portata da casa.; Lo stesso volontario ha anche portato un aggeggio wireless a forma di mini-consolle, per avanzare le presentazioni. Questo ha creato una certa ilarità perché molti boomer non avevano mai visto una consolle e non sapevano come avanzare, ed è stato necessario produrre delle FAQ a riguardo (in licenza libera) su come giocare ad un GameBody, ovvero come usare i due pulsanti destra/sinistra.
Volontariato distribuzione pranzo di sabato: Come sempre, persone volontarie over-qualified hanno deciso di fare lavori di manovalanza, fra cui complimenti a Marta Andreoli, Lorenzo Losa, Mike ESC, e altre persone che hanno letteralmente salvato la distribuzione del pranzo di sabato, mettendosi in prima persona a distribuire il riso e la macedonia.
Meteo: Non è piovuto, abbiamo potuto mangiare fuori sotto ad un tendone parasole.
Pulizia post-evento: Moltissime persone hanno fatto la loro parte per pulire la sede in maniera davvero impeccabile. C'è una foto in cui il pavimento sembra talmente pulito da poterci mangiare la pasta sopra.; Per dire, sul livello di auto-pulizia raggiunta: c'era una porta di vetro, la quale aveva un fogliettino adesivo attaccato (molto piccolo), con su scritto "chiudimi", e probabilmente quel foglietto era poi sparito/caduto a colpa della vecchiaia del foglietto e dell'andirivieni dei partecipanti, e una persona del MERGE-it ha notato l'incidente e sostituito quel foglietto.

Cosa è andata di fortuna

Etichette last-minute partecipanti: Circa due ore prima dell'inizio dell'evento, la persona volontaria Pietro Fornalè ha trovato una stampante per etichette ed è riuscito a stampare un'etichetta per tutte le persone relatrici. Questa cosa è stata devastante perché la stampante funzionava solo con software molto proprietario, e ha dovuto ricopiare a mano ogni etichetta, all'interno di un computer con Windows e in un programma proprietario, per più di 60+ nomi. Eroe.
Pranzo di sabato all'ombra: I tavoli esterni avevano un tendone che era abbassato. Una persona volontaria (non sappiamo chi!) ha sistemato proattivamente il tendone, poiché non era in posizione e poi l'ha anche rimesso a posto.
Cancello parcheggio: Nessuna persona è rimasta chiusa dentro al parcheggio privato con sbarra a chiusura automatica. Fortunatamente c'era apertura automatica per uscita veicoli dall'interno. Non lo sapevamo ed è andata di fortuna.
Posate catering compostabili: Si è scoperto che tutte le posate e le stoviglie usa-e-getta del catering di venerdì e sabato erano interamente bio-degradabili. Questa cosa è stata molto apprezzata dalle persone partecipanti attente all'ambiente e la inseriamo nella sezione "è andata di fortuna" perché onestamente non ci era venuto in mente di chiederlo esplicitamente. Consigliamo di tenerne conto esplicitamente in futuro per far sì che altri catering seguano questo stesso principio, evitando plastica usa-e-getta a tutti i costi. Ringraziamo ancora la cooperativa sociale "iPiosi" che ci ha preparato i pranzi.
Cena di sabato - c'era posto: Quella sera c'era una tavolata da 50 persone di fianco a noi e fino all'ultimo il locale non era sicuro di poterci ospitare. Cosa alla fine successa e ci hanno tenuto dalle 19:15 fino alle 21:20 almeno (avevano detto 21:00 tempo massimo).
Accessibilità ristorante della domenica: Fortunatamente il ristorante della domenica a pranzo era al pian terreno ed accessibile a sedia a rotelle, utile per una nostra partecipante con questa attrezzatura. Almeno 1 persona ha colto l'occasione per migliorare la mappatura anche di accessibilità, con StreetComplete.
Mappatura fontanelle: A Verona erano già molto ben mappate le fontanelle di acqua potabile, utile in questa giornata caldissima.

Crediti

Questa relazione è rilasciata in doppia licenza, Creative Commons Zero 1.0 (pubblico dominio) e Creative Commons BY-SA 4.0 internazionale, da parte di:

Valerio Bozzolan
Marta Andreoli
Lorenzo Losa
Piergiovanna Grossi
e altre persone contributrici