Organizzazione di eventi

Queste sono linee guida definite sulla base delle esperienze fin qui fatte sull'organizzazione di eventi promozionali: ognuno è libero di proporre aggiunte e modifiche in pagina di discussione. Per un esempio di evento promozionale vedere le lunghe discussioni su Vicenza 2006, ma anche FLCG Milano e FLCG Milano bis

Creare la pagina dell'evento

Inizialmente su Wikimedia.it, su Wikipedia e/o sugli altri progetti coinvolti quando è sicuro che l'evento si può realizzare.

Risorse umane

Per coordinare le attività dei soci il direttivo mette a disposizione un riferimento che non ha il compito di organizzare in prima persona, ma di aiutare gli organizzatori, sollecitare eventuali decisioni del direttivo (es. approvare spese, invio gadget...).
Servono squadre per l'organizzazione, necessariamente a queste condizioni e con dei responsabili: ogni evento deve avere un referente che tenga i contatti con gli organizzatori della manifestazione, sia disposto a partecipare ad eventuali riunioni preparatorie e di verifica, sintetizzi e riferisca all'associazione con riunioni in chat, pubblicazione log IRC, mail e aggiornamenti della pagina dell'evento con il punto della situazione, sincronizzi la pagina in wikina e quella su Wikipedia, possibilmente aggiorni in real time dall'evento; per organizzare bene un banchetto o simile presenza pubblica in giornata ci devono essere quindi almeno 4 persone che siano disposte a contribuire, possibilmente locali.
Chi organizza deve inoltre distribuire i compiti e verificare che tutto il materiale sia presente in tempo utile, sollecitare gli altri, coordinare il lavoro locale con quello dei soci distanti attraverso riunioni in Chat ben pubblicizzate in anticipo.
Gli organizzatori possono richiedere dei rimborsi spese.

Può essere utile conoscere alcuni dei compiti e delle informazioni necessari prima di assumersi la responsabilità di un evento:

- Logistica: allestire gazebo o tavoli e sedie a seconda della sede.
- Assistenza informatica: procurare PC con Linux e se serve anche proiettore, nonché tutti i cavi e annessi.
- Marketing e merchandising: studiare le modalità di acquisizione dei gadget per avere quello che occorre.
  - I gadget più venduti sono le magliette da uomo (normali T-shirt). Se i gadget sono già stati prodotti bisogna riceverli in tempo utile ovvero bisogna accordarsi per il ritiro da chi li ha in magazzino.
    Nel definire quali e quanti gadget servono oltre alla stagionalità è utile considerare che se l'associazione è presente per la prima volta in un territorio c'è più smercio fra i wikipediani locali (chi ha seguito gli ordini può forse indicare meglio le quantità vendute dei veri gadget)
  - Ricevute per vendite e donazioni: necessari due blocchetti distinti con numerazione progressiva e timbro WMI con CF e PIVA dell'associazione; compilare le ricevute avendo cura di indicare, pur nella fretta, almeno quantità e tipologia di merce venduta
  - La cassa: definire chi la conserva e in che modo fa pervenire soldi e ricevute al tesoriere
- Accoglienza e ospitalità: spesso i wikipediani arrivano da lontano, ergo servono persone a cui fare riferimento per avere informazioni (dove vado se mi perdo? da chi dormo? dove si mangia? dove parcheggio la macchina?, etc). Utile trovare posti letto a basso prezzo e comodamente collegati con la sede dell'evento
- Front office e presentazioni: gestire lo stand di Wikipedia nel corso di tutta la manifestazione; gestire lo sportello di contatto con il pubblico (rispondere alle domande e curiosità su Wikipedia ecc.); offrire i gadget, raccogliendo le offerte e le iscrizioni in favore dell'associazione Wikimedia Italia offrendo, su richiesta, assistenza spicciola agli utenti sull'uso di Wikipedia; organizzare e gestire eventuali eventi in programma: es. [1].

Coinvolgere i Wikimediani

Wikimedia organizza gli eventi allo scopo di aumentare la partecipazione ai progetti e alla stessa Wikimedia.

Utile iniziare due o tre mesi prima a spammare l'evento cominciando dal Diario di Bordo e dalla pagina di Programmazione eventi e proseguendo con:

pagina raduni su Wikipedia
ML di Wikipedia, Bar e Wikipediano (con criterio)
talk utenti presenti localmente
pagine di discussioni di portali e progetti geograficamente e/o tematicamente interessati;
siti, forum, mailing lists non-WMF, nonché altri mass media per informare il territorio;
Tutti i nostri siti e liste, anche con aiuto di AdWords.

Da fare

chiamata alle armi con qualche mese di anticipo
riunioni costanti su irc (con pubblicazione log)
- organizzazione gruppi di lavoro
- definizione ambiente operativo (quale ambiente ci ospiterà -necessario sopralluogo-, quale pubblico, quali spazi e strumenti possiamo impegnare?)
- progettazione stand e presentazioni
- verifica materiale disponibile
presenza sul posto dell'evento in numeri adeguati (presenze/assenze vanno anticipate), sufficiente manodopera presente prima e dopo l'evento per montaggio/smontaggio

Riunioni

Le riunioni su IRC devono essere costanti, prefissate con anticipo, automoderate, con ODG e durata stabiliti, con incaricati di pubblicare nel sito i log ed un verbale; (vedi qui un esempio di regole)

Riepilogo dei compiti

Panoramica generale non esaustiva sui compiti, per una stima delle persone necessarie:

allestimento primo giorno
allestimento giornaliero (apertura)
disallestimento giornaliero (chiusura)
disallestimento ultimo giorno
trasporto o invio gadget (andata)
trasporto o invio gadget (ritorno)
ricevere pacchi dalle Poste, attendere, istruire e/o sbrigarsela con altri corrieri
parlare con le scolaresche
parlare con gli insegnanti
approntare presentazione dei progetti/tenere uno speech
approntare slideshow di immagini da Commons o altro per il banchetto
portare e mostrare DVD PoliTo, Exa o ultimo dump
rivolgere la parola ai passanti
vendere gadget/tenere cassa
preparare/aggiornare inventari giorno per giorno
fare i conti finali
preparare comunicati stampa prima dell'evento
preparare comunicati stampa durante e dopo l'evento
preparare relazioni per wmi
fotografare stand ed eventuali conferenze
spiegare iniziative e campagne WMI, anche alla stampa, su richiesta
trovare e/o guidare mezzi privati per trasportare persone o cose in casi di "emergenza"
trattare con l'organizzazione per richieste non esaudite o problemi tecnici dell'ultimo momento

Allo stand: adescare i passanti

Non si "volantina" a caso, si dà il materiale solo a chi passando davanti al banco ci da uno sguardo per almeno 2 secondi; questo per evitare che i volantini vengano abbandonati su i tavoli dei banchi immediatamente a ridosso del nostro (come capita molto spesso), e per evitare di rimanere senza pieghevoli nei momenti di maggior bisogno.
Quando si comincia a parlare con il "malcapitato" dovremmo, innanzitutto, cercare di capire "cosa dirgli":
1. se si tratta di una persona che non conosce wikipedia, si potrà cominciare spiegando che cos'è;
2. se si tratta di una persona che "l'ha sentita dire", cercheremo di appurare "cosa ne sa" ed eventualmente ampliare tale conoscenza, avendo cura di sfatare alcuni luoghi comuni che spesso ci accompagnano, ad esempio, a) per inserire qualcosa va mandato ad una redazione, b) gli amministratori sono pagati per lavorare su wiki;
3. se si tratta di un fruitore di wiki, cercheremo di spiegare il concetto di "modificabilità", invitando a contribuire ed a registrarsi;
4. se si tratta di un utente registrato e che ci conosce, allora, si può esordire con la battuta scherzosa "ok allora, visto che ci conosci, visto che la usi e visto che contribuisci... ti manca il passo successivo, ossia, comprare un gadget ^_^". La frase funziona quasi sempre e, una volta portato a casa il maltolto, ci si può intrattenere con l'utente chiarendo suoi dubbi su wiki e presentando i progetti fratelli.
Oltre ai classici "indottrinamenti" sull'enciclopedia, dobbiamo ricordarci dei progetti fratelli, quindi, dovremmo provare ad individuare la persona che ci sta davanti e capire se possa avere un interesse per altri progetti. Al MEI ai soggetti che ci capitavano davanti con "macchinone fotografico semiprofessionale" domandavamo "sei un fotografo?" e finivamo a presentare commons. Ai giornalisti si può presentare news, ai professori e agli insegnanti source e versity... e così via.
Se vi capita fra le mani un giornalista appioppate sempre il presskit.
Per quanto riguarda nello specifico la vendita gadget bisogna un po' "saperci fare". Dopo aver portato avanti i discorsi di cui ai punti 2.1 e ss. si deve cercare di introdurre l'argomento "gratuità"; dovremmo cercare di dire "wikipedia è totalmente gratuita etc... vive esclusivamente di donazioni da parte dei medesimi utenti che la utilizzano e la scrivono" e poi continuare con "noi siamo qui a presentare i progetti wikimedia ed a raccogliere fondi per gli stessi, questi fondi sono utilizzati per poter continuare con l'attività di promozione e per permettere a wiki di rimanere aperta" (piangere miseria paga sempre). Solitamente, a quel punto, la persona comincia a guardarsi intorno cercando di capire che cosa potrebbe comprare... il "bravo venditore" dovrebbe, quindi, prima presentare le magliette e le felpe e poi, in base all'espressione del soggetto, dire "ma comunque ci sono anche le sportine e le spillette".

Materiale necessario

1) Stand all'aperto

Lo striscione nuovo sul gazebo di Vicenza

Gazebo non trabiccoloso e picchetti, meglio anche teloni ulteriori
impianto luci (luci basso consumo, cavi elettrici, ciabatte, laccetti fermacavi...)
tavoli, panche e sedie
totem, poster (6 almeno) e striscione.

2) Stand al coperto

Lo stand di FLCG Milano 2007

a seconda del materiale già a disposizione in loco, vedi sopra
espositore e banner pomodori
striscione panorama Tartarotti
teli per coprire tavoli e scatole (se non forniti dall'organizzazione)
- In aggiunta o in alternativa, materiali "fai da te" quali
loghi su A4 plastificati
cartelloni sulle iniziative correnti WMI
eventuali cartelli di approfondimento su progetti fratelli e/o wiki minori
prezzario + invito alla donazione
"kit" in formato digitale: file archivio di nostri PDF (brochure, bigino, materiale No Pago ecc) e di presentazioni (slide informative, immagini da Commons ecc.) - se lo si realizza, pubblicizzarlo con apposito avviso
avvisi riportanti giorno e ora di eventuali iniziative correlate, ad es. conferenze (da collocare vicino allo stand, all'entrata dell'evento, all'ingresso della sala riservata, in bacheche ecc.).

Presentazioni "live"

computer (5-6 non preziosi, preventivamente testati e preparati con distro Linux)
se necessario, gruppi di continuità
proiettore e schermo per proiezioni
connessione internet (wi-fi e/o via ethernet, velocità accettabile, stabile: se non fornita dall'organizzazione, procurarsi se possibile una schedina)
ciabatte, prolunghe ecc.
lucchetti per portatili
CD Polito, Cd Exa (quest'ultimo anche solo per esposizione)
per eventuali computer non utilizzabili dal pubblico:
- loop di immagini da Commons (ad es. Pictures of the Year – non funzionante –)
- schermata principale, Ultime Modifiche, voce sulla città e/o sull'evento e/o su eventuali ospiti importanti (magari da lasciare aperte nel browser portando il pc in stand-by, se non c'è connessione)
- webcam sui passanti e scritta accattivante a fianco.

Promozionale

magliette, cappellini e quant'altro per offerte
brochure di Wikipedia e 10 cose da sapere, presskit, bigini, cartoline, materiale di eventuale iniziative correlate (ad es. Non pago di leggere, presentazione e modulo firme)
manuale Ialweb (generalmente solo per esposizione; se l'evento è una Fiera del libro e sono ancora disponibili, si può invece portarli per smaltirli e/o liberarne qualche copia in uno spazio di BookCrossing)
timbro e blocchetto ricevute, cassa (anche marsupio dedicato).

Altro materiale

materiale di cartoleria:
- penne (molte biro) e matite, forbici, nastro adesivo (uno di carta e uno più robusto), pennarelli anche indelebili, taglierino, puntine da disegno, nastro biadesivo, colla, spillatrice, carta da imballaggio (può essere utile per rimandare indietro pacchi), post-it in più misure, evidenziatori, spago etc.
contenitori per materiale vario (procurarsi per tempo scatoloni adatti se si deve rimandare indietro merce; lasciare ai locali se lo richiedono materiale promozionale per ulteriori eventi in loco)
contenitore per donazioni (abbiamo quello di iPins)
caramelle e/o cioccolatini per i passanti
generi di conforto per la manovalanza (bottiglie d'acqua in primis, soprattutto se c'è un relatore)
badge per i soci (e wikipediani) presenti allo stand
la nostra Moleskine
moduli di iscrizione a Wikimedia Italia
moduli di raccolta contatti (persone che desiderano ricevere informazioni via mail, avvisi in caso di altri eventi in zona ecc.)
copie del contratto con l'organizzazione, ricevute ecc.
inventario completo della merce ricevuta, dove spuntare gli articoli man mano che si vendono (utile per inviare in un secondo momento un elenco del materiale venduto e di quello restituito).
spiccioli per dare il resto (è molto utile avere sotto mano monete da 50c per via delle spilline).

Attività da porre in essere durante e dopo l'evento

Tenere sempre a portata di mano la pagina della wikina relativa all'evento.
Non tenere col fiato sospeso gli altri soci, ma aggiornarli frequentemente sull'andamento, ad esempio via Twitter scrivendo #Wikimedia nel messaggio (vedi); disponibile anche un'utenza identi.ca (chiedere la parola d'accesso a infowikimedia.it).
Aggiornare in tempo reale la situazione delle vendite, in modo da avere sotto controllo la disponibilità di un dato gadget senza doverlo cercare per ore.
A fine evento procedere al conteggio del denaro e all'inventario del materiale rimasto, in modo da verificare se non si sia "smarrito" qualcosa per strada.
Dopo l'evento aggiornare o creare la pagina pubblica della wikina dedicata all'evento; in una pagina collegata in Associazione: scrivere solo ciò che non interessa/non vogliamo far sapere al pubblico. Riassumere le conclusioni nel Wikimedia news (nel caso non ci sia molto da dire scrivere ci si può limitare a questo saltando il punto precedente). L'associazione deve capire perché è o non è valsa la pena di partecipare, per informare i soci sull'andamento delle attività e avere un'idea di come spendere le nostre energie in futuro; gli esterni (compresi gli altri capitoli) devono sapere che cosa facciamo per eventualmente prendere spunto o almeno sapere che possono chiederci informazioni.

Piccoli eventi

Organizzare piccoli eventi non è difficile né troppo impegnativo. Basta:

aver tempo: essere soli non è un problema se avete tempo; ma essere in due è sempre meglio (chiamata alle armi su Wiki e mailing list: vedi sopra);
trovare una sede (per piccoli eventi è bene che sia un locale/bar/circolo etc.), già pronta e solita ospitare piccoli eventi quali le presentazioni di Associazioni;
parlare chiaramente con i gestori della sede: quali spazi, quale data, quali strumenti saranno a disposizione e soprattutto "chi pensa a cosa"; alcuni locali organizzano eventi e devolvono parte dell'incasso o cose simili;
provvedere a un volantino in duplice versione:
- formato A4, con alcune copie con loghi a colori, preferibilmente,
- formato A5 (due per foglio A4), in b/n, da lasciare in posti tattici e distribuire con ingegno (per non sprecarne);
il volantino dovrebbe esser conciso: estetica semplice e chiara, caratteri normali, loghi e Wikipedia in bella vista; deve riportare le seguenti informazioni: dove, quando, eventuali costi e info fondamentali, e sinteticamente cosa si farà (semplice presentazione, dibattito, etc.); che sia chiaro cosa è Wikipedia (enciclopedia... :-P);
preparare comunicato stampa (sintetico e chiaro, mettendo a disposizione un contatto per ulteriori informazioni; esplicitare se non volete che sia pubblicato il contatto); il vostro obiettivo deve essere l'apparire negli annunci degli eventi del giorno (e magari farsi contattare da qualche giornalista);
inviare comunicati stampa una settimana prima (non oltre) alle varie redazioni locali dei vari quotidiani, puntando molto su quelli gratuiti; inviare anche ai siti internet di informazione sugli eventi cittadini e simili; non dimenticatevi le radio locali.

Molto più semplice può essere partecipare a una tavola rotonda, conferenza, barcamp o simile già organizzata da altri, naturalmente se avete qualcosa di opportuno da dire che si inserisca bene nel contesto (la presentazione tipo probabilmente non sarà adatta, ma i consigli del paragrafo seguente sono comunque utili).

La presentazione

La presentazione può essere gestita in vari modi (ovviamente è sempre necessaria una preparazione del materiale):

presentazione tramite slide (vedere Documenti e presentazioni) che se datate vanno aggiornate nei numeri e che andrebbero personalizzate secondo i casi specifici; le presentazioni non possono essere molto lunghe (20 min di presentazione bastano ed avanzano, provate prima);
presentazione dal vivo sul sito (necessità di connessione a internet): è utile prepararsi alcuni link utili come riferimenti per strutturare la presentazione, magari una sandbox specifica o voci che si aveva intenzione di migliorare:
presentazione off-line tramite screenshot da wikipedia (ne verranno caricati alcuni in Documenti e presentazioni); gli screenshot dovrebbero essere organizzati in sottocartelle per argomento e messi in ordine logico; utile prepararli con specifici avvisi (ben leggibili) per aiutarsi nella spiegazione.

In questi casi è sempre fondamentale l'uso di un computer, di un videoproiettore e di uno schermo o parete bianca :-) (procurabile tramite prestito, noleggio, etc.; prima di noleggiarlo informarsi su eventuali associazioni che lo prestino... non la parete bianca...). La connessione, se disponibile, è senz'altro molto utile per una buona presentazione.

Naturalmente sono consigliabili abbinamenti di slide con screenshot o Wikipedia dal vivo, che spesso funziona molto bene anche da sola ma è un ottimo modo per integrare la presentazione tradizionale (a volte troppo astratta) passando alla pratica (la "normale amministrazione" in un wiki può essere abbastanza sorprendente e straordinaria per i profani: potenza della tecnologia). Considerate sempre che il testo piccolo nello schermo è poco leggibile.

Vedi anche Tenere una presentazione (Faccio Cose Vedo Gente).

Errori facili

Errori che si commettono facilmente sono:

volantino mal fatto: non verrebbe letto dai più, restando di fatto inutile; attenti che non manchino informazioni fondamentali;
comunicati stampa all'ultimo minuto;
evento poco accessibile per:
- costi elevati d'ingresso,
- abbinamento con eventi non utili né interessanti per il nostro target,
- sede non adatta (valutate voi).

Spese

Le principali spese che si affrontano nell'organizzazione di un evento simile sono legate alle stampe/fotocopie (cercare una buona copisteria universitaria) e ai fax per i comunicati stampa (se presente è meglio una mail).
Mettete in conto anche una buona richiesta di tempo...

Vedi anche...