Preparazione piano annuale 2022/Sostegno ai progetti e alla comunità

Da Wikimedia Italia.

Attività di interesse generale da Statuto

3.2 organizzazione e gestione di attività culturali, artistiche o ricreative di interesse sociale di cui all'articolo 5, comma 1, lettera i) del Codice del terzo settore:

  • 3.2.1 la promozione e il sostegno dei progetti ospitati dalla Wikimedia Foundation, Inc.;
  • 3.2.2 la promozione e il sostegno dei progetti ospitati dalla OpenStreetMap Foundation;
  • 3.2.3 la promozione e il sostegno di ulteriori progetti caratterizzati da contenuti liberi o software libero;
Dalla strategia
rafforzare la comunità nella sua attività sia online che offline, per farla crescere nel numero e nelle competenze e garantire una continuità generazionale;

Gruppo di lavoro

  • Per il direttivo: Stefano e Paolo
  • Per lo staff: Marta Arosio, Anisa Kuci e Ilaria Diterlizzi
  • Volontari: Lorenzo Stucchi, Marco Brancolini, Fabio Brambilla, Ferdinando Traversa, Valerio Perticone, Camillo Pellizzari

Incontri

Materiali utili

Primo incontro

Giovedì 7 ottobre ore 18 in nella stanza Wikipedia di Moodle

Presenti

Ilaria Diterlizzi, Anisa Kuci, Camillo Carlo Pellizzari, Erica Pedone, Fabio Brambilla, Ferdinando Traversa, Lorenzo Stucchi, Marta Arosio, Paolo Mauri, Stefano Dal Bo, Alessia Cuccaro, Camilla Speriani, Emma Baldin, Marco Brancolini, Piergiovanna Grossi, Valerio Perticone

Report

L'incontro inizia alle 18:05

Anisa spiega che ci saranno tre incontri per la pianificazione 2022. Questo primo incontro sarà introduttivo con brief generale sul metodo di lavoro e brainstorming.

Dopo una breve introduzione sul lavoro di programmazione e sul lavoro del gruppo, Anisa passa la parola a Collectibus. Ragionamento per impatto: verificare se un'attività già in campo dev'essere riproposta o se nuove attività devono essere più strutturate, per ottenere un maggiore impatto. Si spiega brevemente come misurare l'impatto (attività-output-outcome- impatto).

Si comincia elencando le attività in corso che avranno un impatto anche nel 2022: progetto wikipassaporto, finanziamento pre approvato ai coordinatori, microgrant e finanziamento dei progetti proposti dai soci, sostegno dell'associazione organizzativo e finanziario ad eventi (es. State of the Map, FOSS4G,...), borse di studio per i volontari per partecipare ad eventi internazionali (es. Wikimania, conferenza internazionale,..). Per quanto riguarda in particolare le attività che nel 2021 sono state nel programma OpenStreetMap si proseguirà con la creazione del sito OpenStreetMap, i gruppi di lavoro tematici, il progetto Percorsi Agili e gli sviluppi dell'applicazione Osmand.

Si passa ad esaminare gli elementi pre-inseriti nel quadro logico e ad aggiungere possibili azioni ed eventualmente altri obiettivi. Questo lavoro preliminare andrà riesaminato in seguito nel secondo incontro.

  1. OBIETTIVO: creare del materiale che permetta di comunicare a volontari dei progetti Wikimedia e OSM e nuovi potenziali volontari cosa di può fare all'interno di WMI- AZIONI: ampliamento/miglioramento kit volontari (da definire).
  2. OBIETTIVO: organizzare attività nel 70% delle regioni italiane- AZIONI: concorsi locali WML; indirizzare a regioni diverse il bando progetti dei volontari; attività con partner istituzionali. Lorenzo Stucchi evidenzia che i partner devono essere nazionali, per poter avere un forte impatto
  3. OBIETTIVO: Sostenere l'organizzazione di gruppi informali e formali che realizzano attività di WMI e OSM. Valerio Perticone: c'è bisogno che ci sia un corretto coordinamento tra il ruolo associazione e gruppi
  4. OBIETTIVO Sostenere le attività di gruppi o singoli - AZIONI: sportello CC; possibilità di offrire sostegno legale in merito alla contribuzione dei progetti. Fabio Brambilla chiede che lo sportello venga messo in uno specifico posto più visibile e rimarcante che si tratta di un commento professionale legale. Lorenzo Stucchi propone che venga creato un sito o portale che sia un punto di accesso e informazione sui tool utili alla comunità, pareri legali, nuovi progetti utili, come sarà fatto anche per il sito OSM.
  5. OBIETTIVO: creare una procedura chiara di sostegno alle iniziative online e off
  6. OBIETTIVO: migliorare strumenti open che possano essere usati dalla comunità. Ci sono già degli strumenti, come BBB, limeysurvey, nextcloud, stanze del moodle a disposizione della comunità. Valerio Perticone evidenzia che servirebbero delle guide su come utilizzare questi strumenti open utilizzati da WIkimedia Italia. Lorenzo sottolinea che la documentazione è disponibile (forse solo in inglese) ma sicuramente sarebbe utile renderla il più disponibile possibile, dicendo alla comunità che ci sono questi strumenti. Vedi punto 4
  7. OBIETTIVO: produrre strumenti di monitoraggio per i progetti per facilitare modifiche e contributi. Esistono già questi strumenti, ma andrebbero resi più semplici in modo da incoraggiare contribuzioni più strutturate.
  8. OBIETTIVO: creare una segnaletica territoriale e dei gadget che i volontari possono usare per far conoscere i progetti. Da un po' si lavora in questa direzione. Ferdinando dice che per questo obiettivo si potrebbe pensare anche a riattivare il QRpedia
  9. OBIETTIVO: coinvolgere i volontari in attività ludiche. Ferdi dice che sarebbe importante definire delle modalità di sostegno organizzate dai volontari, in tutte le regioni e organizzate direttamente dai volontari (non necessariamente legate ai risultati)

Erica evidenzia che forse sarebbe utile fare un giro di tavolo, per capire quale impatto si vuole ottenere tramite le attività Camilla di Collectibus: moltissime attività, ma bisogna chiedersi qual è l'ambizione in merito ai progetti. Giro di tavolo: qual è l'obiettivo di cambiamento che sentite più urgente?

  1. Marta: la comunità di contributori ai progetti considerasse WMI una potenziale alleata, uno strumento.
  2. Ferdi: trovare nuovi volontari; trovare nuovi strumenti che aiutino chi vuole organizzare eventi o altro in modo più semplice,
  3. Valerio: che le attività vengano fatte in collaborazione tra attività e associazione; migliorare la distribuzione geografica dei soci
  4. Lorenzo: trovare un unico strumento semplificando il sostegno dell'attività volontari
  5. Marco: obiettivo più importante è quello di dare una percezione positiva alla comunità. Fa riferimento ad esempio al fatto che ci siano pochi mappatori esperti soci di WMI.
  6. Camillo: rendere più snello il procedimento di finanziamento ai progetti dei volontari
  7. Fabio: raddoppio il numero di soci WMI, per farlo bisogna rompere la barriera presente tra associazione e comunità e volontari (WMI numero di soci molto basso rispetto ad altre organizzazioni). Lorenzo sottolinea che il problema potrebbe essere il fatto che il rapporto nella comunità è molto virtuale e che sarebbe necessario avvicinare la comunità e far sapere cosa può fare e cosa fa WMI per i progetti
  8. Stefano: bisogna pensare ad avere un percorso che faciliti le domande dei nuovi volontari. Ci sono diverse persone che contattano WMI per diventare volontari, ma poche attività su cui lavorare nel concreto.
  9. Paolo: accompagnamento ai nuovi volontari; nuovi soci permettono all'associazione di ampliare le attività.

Marta e Camilla riassumono il giro di tavolo, notando che tutti gli interventi si concentrano su:

  • una migliore e più profonda integrazione tra comunità di contributori ai progetti e associazione
  • la necessità di ampliare il numero dei soci e dei volontari (i due punti sono strettamente correlati)
  • la necessità di dare sostegno pratico alle iniziative dei volontari in modo sempre migliore e più efficace, sia dal punto di vista finanziario, sia organizzativo, sia attraverso strumenti specifici (tool informatici, strumenti di monitoraggio e visualizzazione, consulenze legali, eccetera)

Marta spiega il LimeSurvey che i partecipanti potranno se vorranno riempire con le loro proposte, per poterne parlare il prossimo incontro. Possibilmente entro mercoledì mattina.

Secondo incontro (da confermare): giovedì prossimo alle 18. In alternativa venerdì 15 alle 17.

L'incontro si chiude alle 19.30.

Secondo incontro

Giovedì 14 ottobre ore 18 in nella stanza Wikipedia di Moodle

Presenti

Anisa Kuci, Camillo Carlo Pellizzari di San Girolamo, Ilaria Diterlizzi, Lorenzo Stucchi, Marta Arosio, Stefano Dal Bo, Emma Baldin, Valerio Perticone, Alessia Cuccaro, Paolo Mauri

Report

L'incontro inizia alle 18:05

Durante la settimana, dall'ultimo incontro ad oggi, si è lavorato sul documento di pianificazione rispetto a statuto e strategia, aggiungendo tutte le proposte arrivate tramite LimeSurvey da parte di coloro che fanno parte del gruppo di lavoro. Marta inizia a descrivere gli obiettivi e le azioni venute fuori dal brainstorming. 

3 macro obiettivi

  • dare sostegno pratico alle iniziative dei volontari
  • ampliamento del numero dei soci e dei volontari 
  • migliore integrazione tra comunità di contributori ai progetti e associazione

Una proposta è fuori dalle 3 macroaree, quella proveniente dalla commissione sostenibilità: coinvolgimento dei soci nella diffusione del 5x1000.

Si passa all'analisi delle proposta: 

  • Obiettivo specifico - dare sostegno pratico alle iniziative dei volontari
  • 1.Miglioramento tool OSM. Lorenzo Stucchi, creatore della proposta in oggetto, descrive brevemente la proposta: finanziamento feature particolarmente richieste da parte della comunità (obiettivo migliore collegamento tra la comunità OSM e Wikimedia);
  • 2.definire le modalità di sostegno per attività ludiche organizzate dai volontari (proposta scaturita dal precendente incontro)
  • 3.Bando attività volontari: proposta di migliorare le tempistiche. Lorenzo Stucchi evidenzia che si potrebbe lavorare ad un bando che includa progetti su più anni, con un budget più alto.
  • Obiettivo specifico - ampliamento del numero dei soci e dei volontari
  • 1.Concorsi locali WLM in ogni Regione/indirizzae a regioni diverse il bando progetti dei volontari/attività con enti nazionali - Proposta di Fabio
  • 2.Wikipensionati - Proposta di Stefano dal Bo. Pensionati hanno disponibilità di tempo, propensi ad un percorso legati alla cultura...ciò che manca è avere delle attività da fargli fare. Si dovrebbe creare sia un percorso di formazione (riguardo gli strumenti wikimedia) e poi trovare il modo più adatto per impiegarli sul campo. Attività tra formazione e sostegno progetti. Stefano propone che si potrebbe pensare ad un corso di formazione che inizia a settembre o (secondo Lorenzo Stucchi) si potrebbero aggiungere ai corsi docenti. I wikipensionati sembrano più interessati a fare attività sul campo (organizza una wiki gita, un editathon, un mapping party,...): volontari attivi sul campo.
  • 3.Rinnovare collaborazione con scout per eventi su OSM - Proposta di Lorenzo Stucchi. Diversi eventi in diversi regioni, visto che loro utilizzano già molti strumenti utili alla mappatura. Questa è un'attività con enti nazionali
  • Obiettivo specifico - migliore integrazione tra comunità di contributori ai progetti e associazione
  • 1.Bando di partecipazione per gli studenti agli eventi FOSS4G e State of the map + Hot - Proposta Lorenzo Stucchi
  • 2.Borse di studio per partecipazione a Wikimania, Wikimedia Conference e altri eventi internazionali.

Si passa a raccogliere idee sulle risorse umane ed economiche necessarie per le singole attività (2022/2024):

attività dettagli attività risorse umane costo discussione
ampliamento/miglioramento kit volontari - grafico; cordinatore/volontari per feedback/responsabile comunicazione/ i project manager delle varie aree - -
gadget responsabile - comunicazione/segreteria/coordinatori 45.000 euro -
sito, portale o luogo che raccolga i vari strumenti a disposizione della comunità (tool, pareri legali,...) 2-3 mesi per valutazione; 2-3 mesi per definire cosa metterci/consultazione con volontari/comunità; 2-3 mesi per realizzare il sito incaricato esterno; project manager interno per coordinamento; commissione tech 10.000 euro Paolo Mauri evidenzia che ci sono già molte piattaforme wiki. Si discute se aggiungere una parte nel sito di Wikimedia o in altri strumenti wiki piuttosto che crearene uno nuovo. Il problema rimane la frammentarietà nel recuperare le informazioni, lo strumento si potrà capire meglio in seguito
valutare la possibilità di offrire sostegno legale e/o formazione 3/4 mesi di valutazione sulla realizzazione; consultazione comunità contribuitori legale esterno; project manager interno per il ruolo di coordinamento - -
sportello CC necessaria una valutazione dei risultati del pilota 2021 legale esterno CC, coordinamento interno WMI 6000 euro -
creare/tradurre documentazione per l'uso degli strumenti a disposizione dei volontari e promuoverla presso la comunità ricognizione documentazione da tradurre o da creare (attività che potrebbero svolgere i volontari) commissione tech, volontari OSM e Wikimedia, project manager interno WMI, incaricati esterni budget annuale dedicato a traduzioni (da stabilire) -
miglioramento tool OSM - 1 risorsa interna WMI (Anisa), project manager OSM WMI, volontari e coordinatori 20/30.000 euro -
prosecuzione attività OSM ongoing - 1 risorsa interna WMI (Anisa), project manager OSM WMI, volontari e coordinatori 10/15.000 euro -
bando attività volontari - - 30.000 euro(bando 2020/2021) Lorenzo Stucchi: bisognerà valutare l'innalzamento del budget nel caso di progetti pluriennali
concorsi locali WML in ogni Regione - 14 coordinatori regionali per coprire il 70%  delle regioni - -
wikipensionati prima fase di ideazione di attività e di formazione da proporre - - -
organizzazione FOSS4G e State of the map+ HOT - personale WMI, volontari WMI - -
borse di studio/rimborsi spese per partecipare ad eventi Wikimedia e OSM - - 10.000 euro budget da aumentare se si organizzano gli eventi
sostegno all'organizzazione della itWikiCon - - 5.000 euro -

Per il prossimo incontro: scansione temporale delle attività e budget. L'incontro si chiude alle 19.25

Terzo incontro

Venerdì 22 ottobre ore 17 in nella stanza Wikipedia di Moodle

Presenti

Anisa Kuci, Camillo Carlo Pellizzari di San Girolamo, Fabio Brambilla, Ferdinando Traversa, Ilaria Diterlizzi, Lorenzo Stucchi, Marta Arosio, Paolo Mauri, Stefano Dal Bo, Emma Baldin

Report

L'incontro si apre alle 17:08.

Per l'incontro del 28 ottobre ore 21, si avrà un'idea del budget necessario per la pianificazione 2022, proveniente da tutti i gruppi di lavoro. Il budget definitivo sarà invece presentato il 20 novembre (ancora da confermare la data) in assemblea.

Si passa a guardare il documento di pianificazione rispetto a statuto e strategia. L'obiettivo di quest'ultimo incontro è quello di riempire la colonna del file sugli obiettivi specifici annuali del 2022 (ovvero da cosa possiamo giudicare che le varie attività proposte siano un successo o meno). 

  • ampliamento/miglioramento dei kit volontari: aggiornare il 20% dei kit dei volontari; feedback sulle modifiche positivo almeno 80%.
  • gadget 2022: vendite; giacenze (quanti gadget rimangono a metà dell'anno)
discussione: sarebbe utile aggiungere alle azioni il sondaggio per i soci, per chiedere loro quali gadget preferiscono. Qualora la logistica dei gadget fosse esternalizzata (proposta a cui si sta già lavorando con la raccolta fondi), sarebbe più sicuramente efficente. Ferdi evidenzia che secondo lui è un problema come vengono ad oggi gestiti i gadget: quando un coordinatore regionale o un volontario vuole dei gadget deve fare una donazione (seppure sia possibile farlo anche attraverso il fondo coordinatore). Marta risponde che si dovrebbe fare un ragionamento con la responsabile del fundraising, perchè al momento si sta pensando di fare una distinzione tra gadget destinati ai volontari (saranno gratuiti) e gadget destinati alla raccolta fondi (a pagamento).
  • portale, sito o luogo che raccolga i vari strumenti a disposizione della comunità: 
discussione: Fabio propone che invece che creare un nuovo sito o portale, si potrebbe allargare il namespace Aiuto di Wikipedia. Il consiglio venuto fuori dalle passate riunioni è stato quello di prendere spunto dal portale OSM in costruzione. Ferdi, concorde con Fabio, evidenzia che potrebbe anche essere costruito in wikina, in modo da non trasformarlo nell'ennesimo sito intilizzato.
output 2022: numero di visite/utilizzatori; esito navigazione/clic finale; analisi del traffico (come si è arriva in quel punto); numero interazioni con la comunità per ulteriori sviluppi
  • creare/tradurre documentazione per l'uso degli strumenti a disposizione dei volontari e promuoverla presso la comunità: numero di utilizzatori; incremento nell'utilizzo degli strumenti
  • sostegno legale e/o formazione in merito ai contributori dei progetti: numero richieste; coerenza tra tipo di richiesta e tipo di intervento  
  • sportello CC (ad oggi circa 20 domande, non è molto visibile però): numero di richieste 
discussione: Fabio evidenzia che dovrebbe essere più visibile (per esempio inserendo il link nella pagina Aiuto dove si parla di copyright).
  • miglioramento tool OSM: numero di strumenti che si finanziano; numero di utilizzatori
  • prosecuzione attività OSM ongoing: numero di utilizzatori. (Lorenzo: sono tool che abbiamo noi sui server e possiamo controllare di più)
  • bando attività dei volontari + fondo coordinatori + microgrant: numero di richieste; eusarimento fondi disponibili.
discussione. Ferdi:Questione microgrant: evidenzia che sarebbe necessario sponsorizzare di più il microgrant (cioè informare tutti che c'è un fondo a disposizione) e abolire la regola di non poter fare più progetti contemporaneamente. Questione bando: va bene avere delle scadenze, una commissione che si occupi delle domande e tempi, ma sarebbe innanzitutto necessario farne almeno 2 all'anno; propone inoltre che si cambi la struttura del bando, perchè quella attuale risulta pesante, perchè ricorda la struttura dei bandi regionali che sono molto più complessi e macchinosi (e spesso spaventano chi deve partecipare).
  • concorsi locali WLM in ogni regione (bugdget presente in GLAM essendo un'azione che rientra in entrambi i gruppi): organizzazione di attività nel 70% delle regioni italiane
  • wikipensionati (sovrapposizione con il gruppo formazione, che sta cercando di sviluppare l'idea in modo più strutturato): numero di volontari coinvolti e formati; numero di volontari che diventano attivi
  • rinnovare collaborazione con scout per OSM: numero di attività con scout
  • organizzazione FOSS4G e State of the map + HOT: numero di partecipanti, numero di eventi. Manca il budget: si decide di scrivere 5.000 euro.
  • borse di studio/rimborsi spese volontari per partecipazione eventi: numero di richieste di borse di studio
discussione: andrebbe, secondo Lorenzo, aumentato il budget. Da 10.000 passa a 12.000 euro 
  • sostegno all'organizzazione della itWikiCon: numero di partecipanti; numero di eventi.
  • coinvolgimento dei soci nella diffusione del 5x1000: numero di soci coinvolti; entità del fundraising (9000+)

Stefano propone di aggiungere una nuova attività relativa ai tool: mettere una taglia per risolvere dei bug che vengono segnalati dalla comunità (nome: concorso risolvi il baco). Viene aggiunta questa azione all'obiettivo "dare sostegno pratico alle iniziative dei volontari". Consisterà nel mettere un bounty (=c'è un bug, questa è la taglia):      *budget: 20.000 euro      *output: numero di bachi segnalati; successo nelle risoluzioni.

Lorenzo propone di vedere la somma del bugdet. Risultato: 180.000 euro!!!! Prossimo incontro, giovedì 28 ottbre.  L'incontro si chiude alle 18:22