Utente:Kaspo/bozza regolamento coordinatori

I gruppi di coordinamento sono composti da soci di una stessa regione che promuovono iniziative per conto di Wikimedia Italia. Obiettivo primario è incentivare le attività dei soci e la formazione di gruppi di volontari attivi localmente.

Il gruppo di coordinamento al suo interno può scegliere se attribuire ai singoli coordinatori compiti specifici quali, ad esempio: istruzione, istituzioni culturali, OpenStreetMap. È possibile, qualora vi fosse reale necessità, una suddivisione su base sub-regionale dei compiti dei coordinatori. La scelta dei ruoli, ed eventuali modifiche devono essere comunicate tempestivamente al referente dei coordinatori. All’interno del gruppo di coordinamento regionale tutti i coordinatori sono di pari grado ma è loro consentito eleggere un rappresentante/coordinatore/leader al loro interno, il quale non ha nessun ruolo gerarchico formale superiore riconosciuto per Wikimedia Italia.

Ogni socio può far parte contemporaneamente di massimo tre gruppi di coordinamento.

L'incarico di coordinatore è incompatibile con quello di membro del consiglio direttivo o garante.

Coordinamento nazionale

Il coordinamento nazionale è una figura di raccordo tra i coordinamenti regionali e il direttivo. Visto l'importante ruolo è auspicabile che tale coordinamento sia composto da almeno tre persone. Se non si ottengono candidature a sufficienza è dovere del referente dei coordinatori trovare dei soci adeguati a ricoprire tale ruolo. I componenti il Coordinamento nazione possono chiedere di essere inseriti nella mailing-list direttivo e possono scriverci se chiesto loro di farlo. Non essendo rappresentanti eletti sono una sorta di portavoci e non devono esprimere i propri pareri personali ma riportare il sentimento degli altri coordinatori e soci. Possono partecipare alle riunioni del direttivo e prendere parole per le questioni che riguardano le attività sociali ma si devono astenere o uscire dalla stanza qualora si discuta di altri argomenti. Non hanno diritto di voto.

Attività principali del coordinamento nazionale

coordina le attività dei coordinatori regionali tematici.

In particolare,

organizza incontri periodici con i coordinatori della propria area.
stabilisce l'ordine del giorno, convoca le riunioni e le presiede;
partecipa alla definizione delle attività dell'associazione nel suo settore;
su indicazione del consiglio direttivo e del presidente, può essere chiamato a rappresentare verso l'esterno l'associazione nel suo ambito di attivi;
si rapporta con le figure omologhe negli altri capitoli.

Il coordinatore nazionale per le istituzioni culturali è invitato a: seguire le liste internazionali come la lista GLAM e Cultural-Partners; partecipare, se possibile, a incontri internazionali come l'European GLAMwiki Coordinators meeting; curare la sezione italiana della newsletter mensile GLAM.

Per il ruolo di coordinatore nazionale, data la particolare evidenza e rilievo della carica, sussistono i seguenti requisiti aggiuntivi: una competenza dimostrabile del settore per cui si candida; esperienza dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap; una maggiore capacità comunicativa; una maggiore disponibilità temporale. Al fine di verificare la rispondenza ai criteri sopra elencati, salvo casi di preclara manifesta esperienza o documentazione;, è obbligatorio che un coordinatore nazionale sia stato almeno per un anno coordinatore regionale o tematico oppure abbia fatto parte del consiglio direttivo.

Nomina dei coordinatori

In qualsiasi momento un socio può chiedere di entrare a far parte di uno o più coordinamenti facendone richiesta motivata al direttivo. Il direttivo sentirà in audizione contemporanemente il candidato assieme al gruppo di coordinamento di cui vuole far parte e successivamente deciderà se nominarlo coordinatore. È auspicabile che i soci facciano domanda congiunta per diventare coordinatori. Ciò aiuta il lavoro di scelta del direttivo che quindi sa che loro lavorano volentieri assieme. Qualora invece per una stessa regione si ricevono più candidature autonome, tutti i candidati saranno ascoltati assieme per valutare la possibilità di nominarli congiuntamente. Se due persone o due gruppi di candidati coordinatori non vogliono lavorare assieme è possibile prevedere due gruppi di coordinamento per regione. La suddivisione può avvenire su base tematica (esempio coordinamento beni culturali e coordinamento istruzione) o su base sub-regionale (es. coordinamento Molise area Isernia e coordinamento Molise area Campobasso). A meno di forti dissidi è sempre preferibile un solo coordinamento regionale.

Criteri di selezione dei coordinatori

Il coordinatore è un socio che mette a disposizione il proprio entusiasmo contribuendo attivamente alla vita dell'associazione e agendo proattivamente in nome di quest'ultima. Il coordinamento comporta un ruolo di responsabilità, poiché si andrà ad agire come interfaccia tra l'associazione e il contesto territoriale e istituzionale. Nella selezione di un coordinatore, pertanto, è auspicabile tenere conto di:

forte motivazione;
capacità relazionali;
disponibilità a presenziare sul territorio;
capacità organizzative;
capacità di lavorare in gruppo;
attività passata nell'associazione;
esperienza sui progetti Wikimedia o OpenStreetMap;
esperienza nel settore a cui fa riferimento il ruolo.

È preferibile che il candidato abbia esperienza di almeno un progetto Wikimedia o di OpenStreetMap; non costituisce tuttavia requisito fondamentale, potendo l'associazione provvedere a una formazione in tal senso. È valutato negativamente, ma non è automaticamente squalificante, il fatto che un socio sia stato in passato rimosso dalla posizione di coordinatore per inattività o comportamento non idoneo alle linee dell'associazione (si veda il paragrafo "Decadenza e termine del mandato"). Non può essere valutata una candidatura avanzata da un volontario non socio. Per il ruolo di coordinatore nazionale, data la particolare evidenza e rilievo della carica, sussistono i seguenti requisiti aggiuntivi: una competenza dimostrabile del settore per cui si candida; esperienza dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap; una ottima capacità comunicativa; una consistente disponibilità temporale. Al fine di verificare la rispondenza ai criteri sopra elencati, salvo casi di preclara esperienza o documentazione, è obbligatorio che un coordinatore nazionale sia stato almeno per un anno coordinatore regionale o tematico oppure abbia fatto parte del consiglio direttivo.

Entrata in ruolo

Una volta raccolte le candidature, bisogna: verificare che i candidati siano effettivamente soci e che siano in regola con il pagamento della quota associativa per l'anno per cui si sono candidati; deliberare le nomine, che saranno effettive condizionatamente all'accettazione, alla presentazione della dichiarazione d'interesse e di eventuali altri passaggi formali entro una data fissata; dare il benvenuto ai coordinatori, spiegando i passi successivi; annunciare le nomine ai soci; raccogliere i contatti (almeno nome, nome utente, email, numero di telefono, account hangouts) di tutti; assicurarsi che tutti i nominati siano iscritti alla lista soci e alle liste regionali e tematiche (aggiornando eventualmente gli amministratori); chiedere di compilare le dichiarazioni d'interesse, e solo una volta fatto questo: aggiornare la pagina Chi siamo con l'elenco dei nomi; predisporre i vari accessi (mail, Nextcloud, ecc.); aggiornare le iscrizioni alla lista coordinatori; organizzare un primo incontro dei coordinatori - preferibilmente dal vivo e altrimenti in videoconferenza - da tenersi entro due mesi dalla nomina. Riunione dei coordinatori Dopo la loro nomina, il referente dei coordinatori convoca entro e non oltre i due mesi una riunione di tutti i coordinatori, nazionali e regionali, per: Condividere i progetti in corso in ambito locale, evidenziando punti di forza o debolezza. pianificare una strategia coordinata utile a sviluppare progetti afferenti alla mission di Wikimedia Italia, valutando, attraverso il confronto delle esperienze, possibili collaborazioni intraregionali. Il referente dei coordinatori ha il compito, di convocare una riunione online dei coordinatori nel mese di giugno e di settembre per monitorare i risultati raggiunti. Il referente dei coordinatori organizza eventi di formazione per i coordinatori stessi e li supporta nella predisposizione della relazione finale.

Rapporti con il direttivo

Il direttivo ha il dovere di sentire il parere dei coordinatori nelle scelte che riguardano la propria area di competenza. Fatto salve le prerogative statutarie del direttivo, il direttivo non può non tener conto del parere dei coordinatori e qualora delibere in loro contrasto è tenuto a motivare le sue scelte di fronte ai soci.

Relazione annuale

Ogni gruppo di coordinamento stende la propria relazione annuale delle attività svolte entro il 31 gennaio fatte e la rendicontazione dei soldi spesi. In tale relazione rientrano anche le attività non direttamente organizzate dai coordinatori ma dai semplici soci anche senza alcun coinvolgimento dei coordinatori. È fatto obbligo infatti dei soci di informare i coordinatori delle attività che intendono svolgere e hanno svolto e dei coordinatori di tenersi aggiornate su esse. La commissione microgrant valuta tali rendicontazioni entro la prima assemblea dei soci annuale. Il suo compito è di valutare se i soldi del budget loro assegnato siano stati spesi correttamente e perseguendo le finalità sociali. Nell'emissione del giudizio la commissione può esprimere tre tipi di parere: Valutazione positiva. Va tutto bene le spese sono tutte documentate e spese correttamente per utilità sociali Valutazione neutra. Alcune spese non sono corrette o comunque sono stati spesi dei soldi per attività che non hanno raggiunto sufficienti risultati, si poteva fare un uso migliore dei soldi Valutazione negativa. Sono stati spesi dei soldi per attività non conformi alle attività sociali o peggio sono stati sperperati.

Si invita la commissione microgrant a fare ricorso della valutazione negativa solo nei casi più gravi.

In caso valutazione neutra il direttivo può decidere nei confronti del gruppo di coordinamento di ridurre loro il budget a disposizione o chiedere loro ulteriori spiegazioni. In caso di valutazione negativa il gruppo di coordinamento perde automaticamente il budget loro assegnato. Il direttivo può decidere di revocare tutti i coordinatori o solo alcuni. Nei casi più gravi può chiedere loro anche la restituzione dei rimborsi già percepiti.

Cosa ci si aspetta a supporto di un coordinatore

Il direttivo e lo staff si impegnano ad informare preventivamente i coordinatori di attività svolte nella loro area territoriale o tematica, eventualmente coinvolgendoli nelle azioni e nelle decisioni. In particolare i membri dello staff che si occupano di progetti ed i coordinatori relativi mantengono comunicazioni regolari. Ad ogni coordinatore è assegnato un indirizzo email @wikimedia.it, un accesso a Nextcloud, e, se ne fa richiesta, biglietti da visita.

Cosa ci si aspetta da un coordinatore

Un coordinatore:

collabora con gli altri coordinatori della propria regione e con il coordinamento nazionale
lavora in contatto con le comunità di riferimento (ad esempio quelle di Wikipedia o OpenStreetMap), seguendone i principali canali di comunicazione (es. la lista talk-it per OpenStreetMap);
è iscritto alla lista soci, e la segue regolarmente;
è iscritto alla lista dei coordinatori regionali, e la segue regolarmente;
se coordinatore regionale, è iscritto alla lista della propria regione (es. lombardia@wikimedia.it), se esistente (vedi l'elenco completo delle liste);
è proattivo nella creazione di nuovi contatti e nuove attività;
supporta i soci della propria regione, ne favorisce incontri e momenti di attività sociale;
coadiuva i nuovi coordinatori entrati in carica o subentrati ad esso.

Tutti i soci che intendono portare avanti un'attività nella regione devono informare il proprio coordinamento regionale se esiste. Il coordinamento non deve approvare o avvallare i progetti ma semplicemente essere informato. E' buona norma che i coordinatori aiutino e collaborino nelle iniziative portate avanti dai soci.

Decadenza e termine del mandato

La qualifica di coordinatore si perde per:

dimissioni;
perdita della qualifica di socio;
revoca dovuta ad inattività, deliberata dal consiglio direttivo;
revoca dovuta a comportamento non idoneo alle linee dell'associazione, deliberata dal consiglio direttivo.

Il coordinatore uscente darà comunicazione ai propri contatti istituzionali del nuovo riferimento, che sia un nuovo coordinatore nel suo stesso ruolo o, in mancanza di questo, altri coordinatori vicini per area geografica o territoriale, aggiungendolo in copia nelle comunicazioni. Per quanto riguarda i profili istituzionali locali presenti sui social media, il coordinatore uscente avrà cura di aggiungere tra gli amministratori la figura subentrante o più prossima. Dal termine di mandato o dalla conferma delle dimissioni, entro sei mesi si provvederà alla chiusura dell'indirizzo email ufficiale nel caso di coordinatore nazionale, altrimenti entro un mese; alla disiscrizione dalla mailing list di coordinamento entro una settimana; alla chiusura dell'accesso alla piattaforma cloud entro due settimane. In casi di comportamento non idoneo alle linee dell'associazione, si procederà immediatamente alla chiusura contemporanea di tutti gli account sopra indicati.

Gestione dei conflitti fra coordinatori

Fatto salvo il diritto di ogni socio a ricorrere presso il Collegio dei garanti nei casi previsti dall'art. 11 dello statuto, si invita caldamente un coordinatore che riscontri un problema o una difficoltà, di qualunque tipo, con un altro coordinatore a intavolare immediatamente un dialogo con il diretto interessato. Qualora tale dialogo si risolva in un nulla di fatto, o non vi sia mutua soddisfazione, ci si potrà rivolgere: in caso di conflitto fra coordinatori della stessa area tematica di due regioni diverse: nell'ordine al coordinatore nazionale tematico (se presente) e poi al referente dei coordinatori in seno al direttivo; in caso di conflitto fra coordinatori nella stessa regione: nell'ordine al coordinatore regionale (se presente) e poi al referente dei coordinatori in seno al direttivo; in ogni altro caso: ci si rivolge al referente dei coordinatori in seno al direttivo. Solo nel caso in cui le precedenti strade siano state seguite, per quanto possibile, senza arrivare a una composizione, è possibile presentare una segnalazione formale al referente dei coordinatori. Entro 3 giorni dalla ricezione della segnalazione, il referente dei coordinatori (o chi da lui delegato) informerà, fisicamente o tramite sistemi di comunicazione telefonica/web, il soggetto della segnalazione. Informato della segnalazione e di quanto riferito in essa, il soggetto così interpellato avrà diritto di replica in presenza - fisica o virtuale - del sollecitante. Il referente dei coordinatori avrà solo il compito di favorire il dialogo tra le parti, agendo a sua discrezione per una risoluzione serena e soddisfacente delle parti e garantendo la riservatezza della procedura. In caso di conflitto d'interessi, il direttivo individua una figura differente rispetto al referente dei coordinatori per la risoluzione della disputa.

Fondo dei coordinatori

I coordinatori regionali sono una figura di raccordo tra l'associazione e il territorio e hanno la possibilità di promuovere e incentivare iniziative di vario genere. Per questo hanno spesso la necessità di far fronte a piccole spese necessarie per l'organizzazione e la buona riuscita delle iniziative (rimborsi spese, affitti sale, gadget, rinfreschi...) in modo agevole e rapido.

Ad ogni gruppo di coordinamento viene assegnato un budget annuale di 1.000€ da spendere per realizzare le attività sul territorio. Il direttivo può aumentare tale budget per tutti i coordinamenti o anche ad un singolo coordinamento particolarmente meritevole. Entro tale budget non sono compresi i rimborsi spese di viaggio che da regolamento possono chiedere qualsiasi socio. Nel caso in cui però questi superino il limite previsto dal regolamento dedicato e riguardino trasferte per la partecipazione ad eventi o conferenze sui temi di Wikimedia Italia che possano riguardare la regione, è possibile farli valere sul fondo dei coordinatori.