GLAM/Archivi/Archivio Meraviglioso

CheFare è un’associazione culturale non-profit fondata nel 2014 che si occupa, fra le altre cose, di "mettere insieme" enti non profit e del mondo culturale per partecipare a bandi di finanziamento; loro si occupano delle parti di progettazione e rendicontazione. Su loro proposta, abbiamo partecipato a un bando Cariplo, capofila l'Istituto dei ciechi di Milano.

Il Progetto

Titolo

L'Archivio Meraviglioso, una piattaforma collaborativa per l'apertura della conoscenza

Bando

Luoghi dell'innovazione culturale. Scadenza 30 settembre 2019

Partner

• Istituto dei Ciechi di Milano
• cheFare

Fornitori

• Archivio di Stato di Milano
• Calib.ro
• Icas94
• La compagnia della valigia

Obiettivo del progetto

L’obiettivo principale è ​contrastare la marginalità e l’esclusività dell’archivio rendendolo fruibile da tutti​. La trasformazione del patrimonio archivistico dell’Istituto sarà effettuata in chiave digitale e tecnologica, riversando i contenuti conservati analogicamente ​in sistemi di accesso, valorizzazione e liberazione delle informazioni ​che sfrutteranno soluzioni tecnologiche.

Lo scopo finale è quello di trasformare questi elementi di conoscenza in leve per lo ​sviluppo di un sapere condiviso non solo per le persone disabili visive ma per porzioni ampie di cittadinanza. La valorizzazione di tale patrimonio passerà anche ​dalla co-progettazione di nuovi format di attività orientati al coinvolgimento di pubblici diversi​.Le expertise di ogni membro della rete, partner o fornitore, sono integrate in modo organico nel progetto con l’obiettivo organizzativo di stabilire una collaborazione strategica ​duratura e di lungo periodo. L’Istituto dei Ciechi diverrà, in quest’ottica,un luogo-cardine dell’innovazione culturale, di processo e di prodotto, sia sul piano analogico che su quello digitale.

L’Archivio Meraviglioso ​costruirà sperimentalmente una nuova pietra di paragone su tre livelli distinti ma compenetrati​: quello dei pubblici di persone disabili visive; quello dei pubblici della cultura, del design, della scienza e dell’open culture a Milano e in Lombardia; quello dell’avanguardia internazionale sulla valorizzazione innovativa dei patrimoni archivistici.

Budget

Totale: €390.000 (di cui €90.000 di co-finanziamento dei partner)

Totale dopo ridimensionamento 215.000 (di cui €65.000 di co-finanziamento dei partner)

Totale budget iniziale WMI: €60.000

Totale budget WMI dopo il ridimensionamento: €30.000 (di cui 14.000 di personale strutturato)

Durata

24 mesi (indicativamente gennaio 2020 - dicembre 2021, dipende dai tempi di risposta di Fondazione Cariplo)

Il 27 febbraio 2020 Cariplo comunica che il progetto è approvato con un finanziamento di 150.000 €

Incontri e aggiornamenti

Incontro del 22 febbraio 2022

Riunione: Wikimedia (Marta, Ilaria, Marco e Dario) - Chefare - Calib.ro

Riscontro richiesa di rimodulazione budget

Marilù Manta di Chefare conferma la possbilità di rimodulazione, per cui si decide di mantenere lo stesso budget e ridistribuirlo su nuove risorse concentrandoci sull'attività che stanno svolgendo su Wikisource (04 Produzione - wikimediano esperto per lavoro su piattaforma Wikisource). L'unica richiesta da parte loro è che però la variazione non sia maggiore del 15% del nostro budget.

Lo staff di Wikimedia decide di togliere tutto ciò è possibile dalla voce "incaricare un formatore esterno per talk pubblico" cioè 1300€, redistribuendoli in maniera equa tra i due wikimediani che stanno già lavorando su Wikisource.

Lettere di incarico integrative

17 febbraio 2022: Lettere di incarico per Paola Rampoldi e Guido Baratta di 650€ lordi a persona. Obiettivo: rifinire al meglio il lavoro di trascrizione su Wikisource.

Incontro del 10 febbraio 2022

All'incontro partecipano: Marta Arosio, Ilaria Diterlzzi, Marco Chemello, Dario Crespi, Alice Montarasio, Guido Baratta e Paola Rampoldi. L'obiettivo del'l'incontro è stabilire un to do dei prossimi mesi, in vista della chiusura del progetto ad agosto 2022. Coloro che attualmente si stanno occupando del lavoro di trascrizione della rivista Buon Cuore su Wikisource, Guido e Paola, fanno notare che vista l'elevata mole di lavoro si dovrà scegliere se completare il lavoro di trascrizione al 100% lasciando meno tempo per la formattazione e correzione o se fare un lavoro più accurato ma non finire tutte le trascrizioni. Si decide di proseguire il lavoro con l'obiettivo di completare le trascrizioni al 100%, avvisando però i partner di questa situazione; le trascrizioni sono troppe in base alle ore di lavoro calcolate e comunque di più rispetto a quelle inizialmente stabilite. Esigenza: terminare il lavoro.

Le restanti attività da fare sono:

• 2 workshop uno su Wikidata e uno su Wikisource (600€ + 500€ di rimborso spese) - febbraio, marzo
• incaricare un formatore esterno per talk pubblico (1600€ + 1200€ di rimborso spese) - maggio, giugno
• incaricare un grafico per infografiche per enti culturali (500€) - aprile, maggio
• realizzazione video tutorial per enti culturali (4000€) - aprile, maggio

Marco Chemello si occuperà dell'organizzazione dei workshop su Wikidata e Wikisource. Marco ricorda che sono già stati fatti due incontri su Wikisource aperti, ma poco partecipati dai partner.

Si decide di mandare una mail alla project manager del progetto Marilù Manta per chiedere se è possibile spostare parte del budget restante sul lavoro che stanno già facendo i wikimediani visto che è più di ciò che riescono a fare in quelle ore. Se ne occupa Ilaria.

Incontro del 22 settembre 2021

L'incontro viene dedicato al brainstorming per la progettazione dell'applicazione web del progetto (da sviluppare ex novo da parte di Ca.libro). La mattina si discute dei contenuti e il pomeriggio della struttura. Viene proposta l'idea di utilizzare Internet Archive come archivio per le immagini per l'applicazione web.

Partecipano per Wikimedia Italia (mattina) Erica Pedone e Francesca Lissoni, (pomeriggio) Marco Chemello.

A seguito della riunione viene aperta da ricerca di collaboratori in Ricerca collaboratori/2021/Collaboratore per Archivio Meraviglioso.

Incontro dell'8 settembre 2021

(L'incontro viene preceduto il giorno primna 7 settembre da un incontro informale con Marilù Manta, Marco Chemello e Flora Santarelli dell'Archivio di Stato di Milano.)

Selezionare una persona (o più in base alla disponibilità oraria e al budget) come WMI per lavoro su Wikisource: o persona già competente o disposta a essere formata da Marco Chemello. Ricade su nostro budget al posto del "formatore". Entro un mese selezionare. Per alcune parti di lavoro (trascrizione e rilettura) coinvolgere i volontari di Wikisource e il pubblico (anche con più editathon, online o in presenza, Marco ipotizza 5-6). Editathon di mattina in presenza con studenti, superiori o universitari; editathon online orario dopo lavoro per altro tipo di pubblico. Quando la call è pronta, condividere con partner così Istituto Ciechi fa girare la voce.

Cosa serve per editathon: indici fatti e create singole pagine.

Calibro: sincronizzare editathon con lavoro di Calibro. Fare un passaggio con loro per capire entro quando hanno bisogno i materiali per elaborare i dati. Due editathon almeno entro fine anno: novembre e dicembre.

Workshop 22/09 con Ca.libro in presenza all'Istituto dei Ciechi: coinvolgere comunicazione

Presenti: Marco Chemello e Francesca Lissoni

A seguito della riunione viene stilata una bozza di ricerca di collaboratori.

Incontro del 21 luglio 2021

(riunione in presenza presso Istituto Ciechi, presente Marco Chemello per Wikimedia Italia)

Abbiamo discusso telefonicamente con Flora Santorelli dell'Archivio di Stato di Milano, la quale ci ha esposto quali sono i documenti interessanti che ha individuato nella sua ricerca che sono legati alla storia dell'Istituto Ciechi. Come Wikimedia Italia abbiamo rimarcato 1) la necessità di non selezionare in maniera troppo esclusiva i materiali da digitalizzare, per averne di più a disposizione e 2) (ancora una volta) che tutti i materiali digitalizzati debbano essere caricati su Wikimedia Commons, pertanto non ci possiamo accontentare di una generica autorizzazione per usi "senza scopo di lucro" da parte dell'Archivio di Stato (per questo bisognerà avere il placet del direttore).

Lato Wikimedia abbiamo inoltre chiesto che tutti i file digitalizzati delle riviste vengano caricati (con lo stagista dell'ente, Tommaso Furlan, abbiamo già caricato buona parte delle immagini tratte dalle riviste). Abbiamo inoltre individuato con le archiviste dell'Istituto una ulteriore piccola tranche di immagini (extra riviste), relative alle personalità rilevanti per la storia dell'istituto (benefattori), di una parte delle quali (c. 30-40) sono state utilizzate per la loronewsletter per pubblicare delle biografie (che possiamo riutilizzare). Abbiamo chiesto che in tutte queste pagine venga inserita la licenza libera, così da poter riutilizzare testi e immagini. Potremmo inoltre estrapolare i dati anagrafici per creare le entità su Wikidata dei benefattori.

La maggior parte dell'incontro, nella seconda parte, è stato dedicato a una presentazione generale con esempi di quello che dovrebbe essere il "prodotto" (al di là del lato Wikimedia) multimediale finale (solo i primi accenni): per questo verrà fissato nella seconda metà di settembre un primo incontro di brainstorming (ristretto, a cui non parteciperà Wikimedia Italia). Rispetto al prodotto finale andranno posti dei limiti precisi sugli argomenti da tratta, che dovranno essere in stretta relazione ai contenuti messi a disposizione (quella che viene digitalizzata tratta solo di una piccola parte della storia anche editoriale dell'Istituto).

Con la project manager Marilù Manta abbiamo convenuto che sarà necessario assoldare alcune risorse esterne almeno per le parti più lunghe in termini di ore del lavoro su Wikisource (trascrizione, formattazione e rilettura), per ottenere più rapidamente un prodotto fruibile (altrimenti ci potranno volere anni). Per quanto riguarda la creazione degli indici su Wikisource, che è prioritaria, avevamo chiesto che venisse fatta dallo stagista, ma l'Istituto ha anche proposto un evento tipo laboratorio (con studenti?).

Altri laboratori aperti al pubblico che si potranno fare (oltre a trascrizione e rilettura) sono relativi alle biografie su Wikipedia e/o Wikibooks (a seconda della rilevanza enciclopedica dei benefattori).

I problemi emersi sono essenzialmente di limiti di risorse dell'Istituto: tempo delle archiviste e dello stagista limitati.

Incontro del 13 aprile 2021

Rendicontazione

• prima rendicontazione dell'anticipo a ottobre 2021 (utile per chiedere acconto)
• tenere un timesheet delle ore del personale
• non è obbligatorio un timbro sulle buste paga (ma utile farlo). Bisogna giustificare come si è calcolata la percentuale del personale imputata alla rendicontazione. Ovviamente non rendicontabile in altri progetti (o 5x1000!)
• vedere linee guida Cariplo (costo aziendale lordo)
• tenere archiviati: cedolino - cedolino per matricola, da cui si vede costo aziendale - contabile bonifico stipendio
• file utili nella cartella condivisa di Drive - Rendicontazione
• se come personale si cambia da una persona all'altra non succede niente

Incontro del 19 maggio 2020

Ad oggi non è ancora possibile accedere agli archivi, quindi in accordo con Enrica Panzeri e Melissa Tondi dell'archivio e del museo dell'istituto, Italo Mangini dell'amministrazione dell'istituto e Marilù Manta di cheFare si è deciso di posticipare l'inzio delle attività a Settembre 2020

(...)

Incontro del 29 aprile 2020

A causa della situazione sanitari mondiale, le attività previste sono state messe in stand-by. Nella giornata del 29 aprile sono stati ripresi i contatti con Marilù Manta per capire come riorganizzare i tempi e le attività in accordo con le disposizioni ministeriali del distanziamento sociale. L'Istituto dei ciechi di Milano ad oggi è ancora chiuso.

Marilù Manta ha illustrato due ipotesi:

• 1° ipotesi) Personale interno dell'Istituto dei ciechi di Milano, fisicamente accede all'archivio, realizza un censimento delle fonti analogiche, proponendo dei cluster tematici sul quale da remoto i partner possono cominciare a dialogare;

• 2° ipotesi) Rimandiamo l'inizio del progetto a Settembre chiedendo a Fondazione Cariplo una proroga dei tempi. Questa decisione dipenderà dalla volontà del Presidente dell'Istituto dei ciechi di Milano e dalle disposizione ministeriali.

Siamo rimasti d'accordo con Marilù Manta che a metà Maggio faremo una riunione per capire con quale ipotesi procedere.

Incontro del 17 marzo 2020

Marilù Manta comunica l'approvazione del progetto, ma con un ridimensionamento del budget e ricalcolo delle ore a disposizione per ogni fase;

Incontro del 11 settembre 2019

Riunione all'Istituto dei Ciechi con presenti: Francesca Lissoni e Gian Francesco Esposito (Mizar) per WMI; Enrica Panzeri, Melissa Tondi e Italo Mangini dell'Istituto dei Ciechi; Marilù Manta e Federico Nejrotti di Che-fare; Matteo Azzi di Calib.ro. Si definiscono le linee generali del progetto sulla base di una proposta di Che fare. Si decide di partire con il lavoro aggiornandoci via telefono e via email. Per WMI lavora Francesca Lissoni, in collaborazione con Mizar. Il progetto viene inviato a Fondazione Cariplo il giorno venerdì 27 settembre 2019 (qui i dettagli).

Incontro del 3 settembre 2019

Il 3 settembre si tiene una lunga riunione introduttiva all'istituto dei ciechi di Milano. Partecipano Marta per WMI, Enrica Panzeri e Melissa Tondi dell'archivio e del museo dell'istituto, Italo Mangini dell'amministrazione dell'istituto, Flora Santorelli dell'Archivio di Stato, Federico Nejrotti e Marilù Manta di cheFare. L'archivio dell'Istituto dei ciechi ha l'obiettivo di far conoscere le proprie collezioni e nel 2020 festeggia i 180 anni dalla fondazione; il lavoro si potrebbe quindi concentrare sui fondi archivistici relativi alla storia dell'istituto, oppure su un fondo storico di giocattoli per bambini non vedenti. E' evidente che le persone dell'istituto non hanno le idee chiare, l'archivio di stato è invece molto disponibile a supportare la direzione che verrà scelta, e che CheFare ha già un'idea precisa, che però non riesce a comunicare nei dettagli a causa della predominanza nel discorso dei temi relativi all'istituto. Senz'altro è necessario che i passi necessari alla stesura del progetto siano fatti rapidamente vista la deadline di fine settembre 2019. Attendiamo una proposta più precisa da cheFare.

Primi contatti

Nel marzo e aprile 2019 Frussi e Daniele Saibene li incontrano due volte per parlare della possibile partecipazione di WMI a bandi e nella comunicazione, eventualmente con uno spazio nel loro portale.

Il 14 giugno Federico Nejrotti scrive a Frussi e Marta parlando di una possibile risposta a un bando Cariplo con l'Archivio di Stato di Milano come capofila, per proporre una piattaforma di talk, workshop e iniziative sul tema dell'open culture all'interno degli spazi dell'Archivio di Stato nell'arco di 18/24 mesi.

Il 2 luglio invitano un rappresentante WMI a un panel a tema archivi per la rassegna Fatticult, il 24 settembre a Mantova insieme a Flora Santorelli dell'Archivio di Stato di Milano e Francesca De Chiara della Fondazione Bruno Kessler. Dovrebbe partecipare Lorenzo.

Il 24 luglio ci comunicano che l'Archivio di Stato, per ragioni burocratiche, non può fare da capofila per la richiesta di finanziamento, e che stanno cercando un altro possibile capofila.

L'8 agosto ci scrivono dicendo di aver trovato un possibile nuovo capofila dell'Istituto dei Ciechi di Milano, che dispone anche di un fondo archivistico sulle metodologie didattiche alternative per gli studenti ipovedenti, di cui una parte dovrebbe essere liberabile da diritti d'autore. Inoltre stanno pensando di coinvolgere Calib.ro, un'agenzia di Milano specializzata in visualizzazione dati, produrre in dispositivi grafici e comunicativi accessibili.

Ci invitano a una prima riunione conoscitiva martedì 3 settembre, per poter confrontarsi sulla "mission" della rete di partner e poi cominciare, se ci sarà accordo, i lavori di progettazione per l'application (deadline fine settembre). Dovrebbero inviarci una bozza di lavoro su scopi e ambizioni del progetto entro fine agosto.

Materiali utili

• Il progetto finale presentato a Fondazione Cariplo
• Budget di Wikimedia Italia
• Delibera del consiglio direttivo di Wikimedia Italia
• Realazione lavoro svolto su Wikisource
• Numeri della rivista Buon Cuore su Wikisource
• Cronoprogramma delle attività su Nextcloud>progetti>istituzioni culturali>archivio meraviglioso>2022>20220207 Archivio Meraviglioso Timeline gennaio-agosto 2022