Piano annuale 2020

Wikimedia Italia è una associazione di promozione sociale per la diffusione della cultura libera rappresentata in particolare dal progetto Wikipedia, la famosa enciclopedia online. A Wikimedia Italia afferisce anche OpenStreetMap Italia come capitolo nazionale di un progetto che punta a creare e rendere disponibili dati cartografici, liberi e gratuiti a chiunque ne abbia bisogno. Gli assi di attività specializzati su alcuni settori ritenuti di particolare interesse, a cui il piano del 2019 faceva riferimento come programmi, sono incentrati nel 2020 sui valori dell'associazione definiti nella strategia. In particolare i singoli progetti trovano il loro posto all'interno di una unica cornice di senso che comprende le seguenti azioni:

• far conoscere i progetti Wikimedia e OpenStreetMap, le loro modalità operative, la conoscenza ed il software libero per accrescere la consapevolezza dei contenuti liberi;
• rafforzare la comunità nella sua attività sia online che offline, per farla crescere nel numero e nelle competenze e garantire una continuità generazionale;
• incrementare la disponibilità di contenuti liberi, in particolare tramite l'apertura di contenuti chiusi, per accrescere il patrimonio di conoscenza accessibile liberamente a tutti.
• promuovere cambiamenti istituzionali e legislativi in accordo con i valori e finalità dell'associazione;

Per sviluppare una coerente progettualità con la strategia abbiamo rivisto la denominazione delle categorie scegliendo una dicitura che potesse esprimere i valori in cui crediamo e che risultano trasversali a tutti i progetti. Ad esempio OpenStreetMap non è più presente come un progetto a sé stante ma è presente in tutte le nuove categorie quali:

• Incrementare contenuti liberi
• Fotografia civica
• Istruzione
• Rafforzare la comunità
• Comunicazione
• Raccolta fondi

Questo piano fornisce il contesto per il bilancio preventivo 2020, e sarà presentato all'assemblea del 23 novembre 2019.

Introduzione

Volontari

Le attività dei soci e volontari rappresentano la risorsa fondante della comunità di Wikimedia Italia. Per questo il punto nella strategia che mira a rafforzarla rappresenta un investimento per garantire la continuità nel tempo dei progetti legati alla cultura libera. Il Diario di Bordo è una fonte diretta di comunicazione che mostra l'impatto della forza motrice dell'associazione sul territorio locale e nazionale. L'associazione Wikimedia Italia sostiene i soci e volontari affinché possano diffondere in modo sempre più capillare e competente il sapere libero. I soci e volontari di OpenStreetMap assicurano inoltre continuità nelle attività di formazione e di importazione di dati aperti.

Personale

Il personale dell'associazione esiste in larga parte per sostenere le attività dei soci e volontari, assicurando che possano concentrare il proprio tempo su ciò che sanno fare meglio e che non siano usurati da oneri meno congeniali. Per fare un esempio, la comunicazione aiuta i soci a diffondere e promuovere le attività, anche per fare crescere l'associazione; la segreteria si occupa di assicurare la correttezza contabile della vita associativa; i responsabili di specifici programmi (detti anche project manager) assicurano un livello di servizio minimo agli enti e alle istituzioni convenzionate anche quando i volontari non possono dedicare loro il tempo necessario. Inoltre l'associazione, specialmente se aiutata da un finanziamento esterno, si dota di forza lavoro per coprire specifiche necessità su progetti di particolare intensità che richiedono costanza nel tempo, ancorché analoghi alle attività sui progetti normalmente svolte da volontari. È il caso dei cosiddetti wikimediani in residenza (WiR) attivati presso varie istituzioni.

Sintesi del piano

Con questo piano abbiamo cercato di:

• mantenere un testo che faccia comprendere la direzione progettuale attraverso una facile lettura per sezioni;
• Mantenere la struttura di presentazione dell'anno precedente perché efficace nel mostrare un processo di cambiamento da una situazione di partenza a una di arrivo, attraverso una serie di indicatori che consentano ai soci di capire come e dove poter dare il loro contributo;
• assicurare la massima trasparenza del processo e chiarezza dei ragionamenti nella fase di elaborazione delle varie sezioni del piano attraverso il lavoro collegiale dei gruppi che hanno coinvolto personale, direttivo, volontari.
• ottimizzare le risorse disponibili, perfezionando degli equilibri interni per raggiungere in modo unitario e coerente gli obiettivi dell'associazione.

Andando programma per programma:

• Incrementare i contenuti liberi: vogliamo che Wikimedia Italia diventi un interlocutore affidabile e autorevole per le istituzioni culturali. Per questo cercheremo di attivare delle connessioni tra enti con progetti ed eventi di Wikimedia che modifichino la percezione culturale delle istituzioni a favore di un sapere libero. Vogliamo promuovere OpenStreetMap attraverso progetti di collaborazione civica con i comuni.
• Fotografia civica: ottimizzare la tempistica nella gestione del concorso fotografico e migliorare la comunicazione interna; avviare un'azione di advocacy estesa agli enti, coinvolgere le scuole e OpenStreetMap nel concorso Wiki Loves Monuments
• Istruzione: perfezionare i corsi MIUR per consolidare la nostra posizione come ente accreditato per la formazione; promuovere la valenza didattica dei progetti di Wikimedia ai docenti potenziando la comunicazione. Definire delle risorse strutturate per la formazione. Promuovere OpenstreetMap per l'insegnamento della geografia.
• Rafforzare la comunità: il programma si muove in continuità con l'anno precedente, confermando le attività di sostegno alla progettualità dei volontari, come i microgrant, che si dotano di un'offerta internazionale. Viene rafforzata la formazione interna affiancando ai tutorati paritari una offerta in e-learning sui progetti wiki. Sul fronte delle connessioni fra i soci e nella comunità, è stato confermato il sostegno all'organizzazione dell'itWikiCon.
• Comunicazione: vogliamo essere più incisivi verso la comunicazione esterna; accanto alla stampa vogliamo provare a intensificare il canale dei social
• Raccolta fondi: si vuole provare a investire nel corporate; si mantiene l'attenzione agli individui curati in futuro da un coordinatore per il ruolo di raccolta fondi.

Incrementare i contenuti liberi

Situazione attuale

L'adozione di approcci aperti alla conoscenza, la creazione di contenuti liberi e la liberazione di contenuti esistenti non sono valori ampiamente condivisi all'interno delle istituzioni culturali se non da parte di qualche funzionario particolarmente attento a queste tematiche e consapevole delle esperienze internazionali. D'altra parte l'attenzione verso le piattaforme Wikimedia e in generale verso le possibilità di condivisione di contenuti è crescente, ma riguarda soprattutto le possibilità di promozione, più che la consapevolezza di una missione comune volta alla diffusione della conoscenza.

Per quanto riguarda Wikimedia Italia, sebbene le attività con le istituzioni culturali, in particolare biblioteche e musei, siano avviate da anni, la mancanza di una proposta organica e continuativa nel tempo comporta la mancata percezione della capacità di Wikimedia Italia di essere un interlocutore istituzionale; tale capacità emerge in particolari occasioni, cresciute negli anni, ma tuttavia sporadiche se non occasionali.

In questo momento è attivo un solo wikipediano in residenza di lungo termine (presso BEIC). Nel 2019 sono state firmate alcune convenzioni che tuttavia per ora, oltre ad alcune piccole attività non onerose, hanno avuto limitati risvolti pratici, e in particolare non ci sono state liberazioni di contenuti. Si avverte il bisogno di una maggiore collaborazione da parte dei soci per seguire i progetti avviati sul territorio grazie anche a una loro specifica formazione sulle competenze richieste dalle convenzioni con gli enti.

L'azione di OpenStreetMap merita di essere valorizzata all'interno delle istituzioni culturali sia per liberare dati da geolocalizzare sia per predisporre dei servizi al cittadino. Nei musei in particolare si ravvisa un alto potenziale in termini di promozione turistica grazie alla creazione di itinerari interni al museo che integrano in una unica soluzione di realtà aumentata i contenuti di Wikipedia.

Cambiamento desiderato

• I decisori incoraggiano l'adozione di licenze libere per le istituzioni culturali, che viene vista come un'opportunità, e non come una minaccia
• Si stabilisce la consapevolezza diffusa della missione comune volta alla diffusione della conoscenza fra istituzioni culturali e Wikimedia Italia
• L'adozione di approcci aperti alla conoscenza, la creazione di contenuti liberi e la liberazione di contenuti esistenti diventano una prassi
• Il progetto OpenStreetMap è visto come un servizio che valorizza i beni delle istituzioni culturali

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Wikimedia Italia deve divenire un partner istituzionale accreditato, percepito come affidabile e attore principale nella scena della cultura aperta italiana. Dato il suo alto fattore di coinvolgimento della comunità, deve poter interloquire alla pari con tutti i possibili portatori di interesse culturale all'interno del territorio, sia a livello nazionale, sia regionale, in maniera capillare e puntuale. Deve dialogare con istituzioni pubbliche (ministeri, direzioni generali, organismi di controllo, musei, biblioteche, archivi) e con enti di natura privata (istituzioni ecclesiastiche, fondazioni, e così via), accreditandosi come soggetto di riferimento nella fornitura di contenuti e di formazione, oltre che come partner progettuale affidabile in grado di stabilire o co-progettare linee guida e direttive nel nome della conoscenza libera e collaborativa.

• aumentando i contenuti di qualità sui progetti che derivano da attività Wikimedia e OpenstreetMap
• rendendo stabile l'offerta formativa per le istituzioni
• creando strumenti di supporto alla contribuzione per le istituzioni
• essendo presenti e attivi durante i momenti di confronto importanti per il nostro target
• favorendo la crescita di gruppi locali ben collegati con l'associazione
• formando soci con competenze avanzate per la gestione di progetti avviati con le istituzioni culturali
• creando occasioni di confronto istituzionale nazionale sui dati aperti
• intraprendendo alcuni progetti ambiziosi ma facilmente comunicabili, di valorizzazione dei beni culturali che siano in grado di coinvolgere molti volontari e enti

Attività

Contenuti sui progetti Wikimedia

• monitoraggio e revisione degli accordi esistenti
• attivare nuovi wikimediani in residenza, anche su progetti OpenStreetMap

Offerta formativa e strumenti di supporto alla contribuzione

• edizione 2020 della summer school ed eventualmente winter school
• definizione di un "cultural kit" differenziato per tipo di ente
• creazione di un percorso di formazione per wikimediani in residenza
• realizzazione di video sull'uso dei progetti e sulla contribuzione
• redazione di brochure e materiali online per le istituzioni culturali

Momenti di confronto

• partecipare attivamente e istituzionalmente in incontri chiave nel settore culturale
• organizzare convegni nazionali sul tema dei dati aperti per creare rete tra gli archivi, biblioteche e musei nazionali.

Collaborazioni

• stilare un regolamento per le istituzioni che vogliono collaborare con l'associazione
• stilare un regolamento per le istituzioni che vogliono collaborare con OpenStreetMap

Risultati misurabili

• 15 partecipanti summer school (altri 15 se anche winter)
• numero immagini e documenti concessi con licenza libera
• utilizzo contenuti liberati effettivo nei progetti Wikimedia
• 5 eventi chiave nei quali l'associazione partecipa
• 3 convegni nazionali: possibilmente uno per museei, uno per archivi, uno per biblioteche
• 5 enti/associazioni coinvolte in progetti
• numero di persone coinvolte negli eventi
• 4 video realizzati
• un Wir formato
• 2 progetti OpenStreetMap con enti

Analisi dei rischi

• elevato costo o impegno per la realizzazione di materiali di supporto alla contribuzione
• accordi e convenzioni che non producono attività o al contrario che producono attività eccessivamente onerose o non adeguatamente ripartite tra i partner

Fotografia civica

Situazione attuale

L'attività dei volontari che, su Wikipedia e su Wikimedia Commons, si impegnano per documentare il patrimonio culturale italiano è resa particolarmente difficile da vincoli legali come l'assenza della libertà di panorama e le restrizioni imposte dal Codice dei beni culturali e del paesaggio. Wiki Loves Monuments, come concorso fotografico, ha permesso di arricchire Wikipedia e Wikimedia Commons con decine di migliaia di foto e di avvicinare nuovi utenti ai progetti Wikimedia. Le maggiori criticità emerse nel 2019 sono:

• mancanza di attività non saltuarie sui temi di advocacy
• eccessiva concentrazione temporale delle attività WLM
• accumulo pluriennale non smaltito di lavoro tecnico
• comunicazione non soddisfacente tra lavoro centrale e volontari sul territorio
• mancanza di coinvolgimento di OpenStreetMap nel progetto WLM

Cambiamento desiderato

• I decisori politici sono sensibilizzati al tema della libertà di panorama, in modo che siano superate le attuali restrizioni legali e chiunque abbia la possibilità di scattare e condividere foto del patrimonio culturale italiano, su Wikipedia e in rete.
• La condivisione delle foto dei monumenti sotto licenza libera sia visto dalle istituzioni come un'opportunità, e non come una minaccia.
• Wiki Loves Monuments sia la base per una alleanza con partner istituzionali (ministeri e sovrintendenze, uffici beni culturali ecclesiastici) ed enti non profit (associazioni nazionali e locali di amici dei monumenti e paesaggio).
• Si crei una "connessione culturale" tra enti pubblici e privati in merito all'uso di licenze libere attraverso mirate iniziative di informazione.
• Il concorso si estenda, come logica aspettativa, a un progetto più ampio di censimento su Wikidata dei monumenti in Italia (non esiste attualmente un archivio unico di tutti i monumenti) che ne favorisca conoscenza e conservazione.
• Sia favorita la conoscenza, riscoperta e la valorizzazione anche del patrimonio minore e non solo dei monumenti più noti.
• Sia allargata la base di soci e di volontari che si avvicinano a Wikimedia, portando in questo modo nuovi utenti.
• Venga promossa l'utilità dell'associazione presso la cittadinanza attraverso azioni di fundraising (bandi, donazioni, ...).
• Attraverso il coinvolgimento di numerosi comuni, si propongano altri progetti Wikimedia.
• Le ricadute di Wiki Loves Monuments abbiano maggiori ricadute su tutti i progetti di Wikimedia e OpenStreetMap
• Vengano coinvolte anche le scuole nel concorso fotografico

Come possiamo ottenere questo cambiamento

1. Facendo in modo che le attività di advocacy e coinvolgimento degli enti locali siano più continuative, sistematiche ed efficaci
2. Incoraggiando e indirizzando l'adesione dei volontari al progetto
3. Organizzando attività di coinvolgimento delle scuole, quali un concorso fotografico ad hoc, che risponda alle esigenze di tempistica dei programmi scolastici
4. Sviluppando strumenti informatici che semplifichino il lavoro tecnico necessario al concorso e incoraggino gli enti locali a svolgerne una parte
5. Affrontando e normalizzando il lavoro arretrato

Attività (nel 2020)

Attività ordinarie

• Attività di base per l'organizzazione del concorso, come indicate dal comitato internazionale
• Standardizzare la tempistica
• Ricercare nuove autorizzazioni a livello nazionale e locale
• Censire su Wikidata i monumenti sul territorio.
• supportare i gruppi locali

Advocacy e attività con gli enti locali

• affido delle attività di advocacy a ente esterno o a incaricato a progetto
• Attività di formazione degli enti promosse da Wikimedia Italia con organizzazione di seminari/tavole rotonde sul tema della libertà di panorama
• svolgere attività continuativa verso gli enti locali, tramite l'attivazione di stage oppure tramite l'affido di queste attività ad ente esterno

Coinvolgimento della comunità

• organizzazione di momenti di formazione per fotografi
• organizzazione di momenti di formazione per pregiurati
• organizzazione di momenti di formazione per volontari locali
• organizzazione di un concorso scolastico (in collaborazione con l'area istruzione)
• revisione del regolamento e delle procedure di caricamento per incoraggiare la documentazione del patrimonio culturale "minore"
• Standardizzare attività wikigite come proposta annuale.

Sviluppo software

• valutazione possibilità di sviluppo software per semplificare gli inserimenti in Wikidata, sia da parte di volontari che da parte di amministrazioni locali, semplificazione dell'accesso alla documentazione delle liberatorie,
• affido delle attività di sviluppo e implementazione per il concorso 2020 (Synapta) previa valutazione dei bisogni

Risultati misurabili

• 3 seminari/tavole rotonde sul tema della libertà di panorama
• 400 liberatorie nuove ricevute
• numero di correzioni a item su Wikidata
• 4 momenti di formazione organizzati
• 20 studenti/classi partecipanti al concorso WLM scuole
• 500 fotografie di monumenti non precedentemente documentati

Analisi dei rischi

Advocacy e attività con gli enti locali

• inefficacia delle azioni di sensibilizzazione proposte, a fronte di un impegno economico rilevante

Coinvolgimento della comunità

• mancanza di partecipazione ai momenti di formazione
• difficoltà di organizzazione, sul lato scolastico e/o sul lato di integrazione con il concorso WLM "classico"
• inefficacia delle misure di incoraggiamento alla documentazione del patrimonio culturale minore
• difficoltà di integrazione misure di incoraggiamento alla documentazione del patrimonio culturale minore con il regolamento o le procedure WLM

Sviluppo software

• difficoltà di utilizzo dei nuovi strumenti software da parte della comunità o degli enti locali

Istruzione

Situazione attuale

Negli ultimi anni, lo sforzo è stato indirizzato a migliorare la percezione dei progetti Wikimedia da parte delle scuole e delle università presentandolo come un'utile risorsa didattica e un ambiente promettente per l'apprendimento e la costruzione collaborativa della conoscenza e per promuovere competenze digitali, di information literacy e di cittadinanza, ma i progressi conseguiti sono in aree ristrette e devono ancora consolidarsi.

Il programma istruzione, quindi, in accordo con la strategia si propone di contribuire a far conoscere, in maniera via via più diffusa e approfondita, i progetti Wikimedia e OpenStreetMap nelle scuole e nelle università per promuovere i valori della cultura libera, far crescere la comunità di contributori nel numero e nelle competenze anche per garantirne una continuità generazionale.

A fronte di un incremento delle attività con le scuole c'è bisogno di standardizzare i contenuti da offrire ai docenti nei corsi accreditati con il MIUR tramite la predisposizione di materiale didattico tarato sui contenuti dei progetti di Wikimedia.

Cambiamento desiderato

Incrementare l'utilizzo dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap nelle scuole e nelle università allo scopo di:

• far percepire la libertà digitale come un valore civico fondante negli enti di formazione;
• diffondere il valore della cultura libera e della condivisione del sapere per favorire un cambiamento sociale;
• favorirne un utilizzo più consapevole e l'adozione quali strumenti didattici di uso comune;
• aumentare il numero di contributori anche occasionali (persone che hanno almeno un'esperienza di contribuzione di progetti Wikimedia/OpenStreetMap);
• favorire la possibilità di diventare contributori a più lungo termine;
• incrementare i contenuti liberi disponibili sui progetti (per tutte le età, sui diversi progetti).

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Formazione docenti

• Potenziare la comunicazione con i canali istituzionali esistenti, per promuovere i nostri corsi.
• Formare docenti o animatori digitali che diffondano i progetti di Wikimedia nelle scuole.
• Predisporre attività formative di qualità per i docenti e facilitarne la partecipazione.

Formazione studenti

• Offrire attività diversificate per età che possano generare curiosità verso i progetti Wikimedia, farli conoscere e amare, dare la possibilità di sperimentarli contribuendo in modo adeguato alla propria età.
• Promuovere i progetti OpenStreetMap per lo studio della geografia.

Università

• Organizzare nelle università iniziative di formazione e contribuzione ai progetti Wikimedia/OpenStreetMap su materie accademiche.
• Coltivare i rapporti con le università per essere coinvolti come partner nelle loro attività.
• Essere presenti nei maggiori convegni nazionali/internazionali, in particolare quelli dedicati alla formazione ed educazione, parlando di Wikipedia e dei progetti Wikimedia/OpenStreetMap.
• Promuovere la cultura libera e le pubblicazioni scientifiche sotto licenze libere.

Attività

Formazione docenti:

• Percorso di accreditamento come ente formatore presso il MIUR: erogare i 3 corsi riconosciuti dal MIUR, ciascuno in 3 sedi, possibilmente entro giugno 2020 per poter poi fare domanda a ottobre 2020 per diventare ente formatore accreditato. Per questo sfruttare o creare occasioni (come incontri con i collegi docenti o eventi) per promuoverli.
• Implementazione di un ambiente e-learning come archivio di risorse didattiche per la formazione in presenza e online.
• Protocollo di intesa con il MIUR: portarne avanti l'attuazione svolgendo le attività previste.
• Rapporti istituzionali: proseguire quelli con il MIUR e far crescere quelli con gli uffici scolastici regionali e gli uffici scolastici territoriali da parte dei coordinatori regionali.
• Partecipazione a eventi: Promuovere la partecipazione dei soci in qualità di relatori a eventi di qualità inerenti il mondo della scuola, dell'università e della didattica, dove poter intercettare nuovo pubblico di interesse.
• Promuovere eventi di respiro nazionale per far conoscere i progetti didattici di Wikimedia Italia

Formazione studenti:

• Corsi, presentazioni, percorsi di alternanza scuola lavoro, bandi: proseguire le attività rispondendo a tutte le richieste che arrivano ma in particolare curare relazioni e supportare soci e coordinatori regionali nella creazione di rapporti e reti nel territorio che favoriscano progetti a lungo termine.
• Concorso nazionale per le scuole
• Studenti e tirocinanti nella sede dell'associazione: se possibile, accogliere nella sede dell'associazione studenti dell'alternanza scuola lavoro o studenti universitari come tirocinanti.
• Risorse e strumenti: Promuovere tra i volontari lo sviluppo e il miglioramento di strumenti e risorse utili alle scuole.
• Creare collaborazioni tra scuole e biblioteche locali per promuovere percorsi di lettura e scrittura

Università:

• Collaborazioni con le università: mantenere o creare occasioni di collaborazione con le università per promuovere la conoscenza e la contribuzione ai progetti Wikimedia/OpenStreetMap.
• Creazione comunità di universitari wikimediani: creare una comunità di confronto tra wikimediani, soci e non soci, che appartengono al mondo dell'università al fine di censire i progetti universitari e confrontarsi su bisogni e possibili attività di supporto da parte dell'associazione.
• Campagna open access
• Creare collaborazioni tra specifici dipartimenti dell'Università e OpenStreetMap

Comunicazione:

• Articoli sul blog dell'associazione
• Sito web, con una sezione dedicata all'università (non presente attualmente) e una sezione per le scuole dove rendere disponibili e facilmente accessibili materiali informativi e risorse per i docenti (schoolkit, link ai tutorial sui diversi progetti wiki/OpenStreetMap).
• Materiali: Creare una nuova brochure per le scuole ripensando l'impostazione dei corsi e delle attività.

Crescita interna dell'associazione:

• Comunicazione: aumentare la comunicazione interna riattivando la mailing list scuola per facilitare uno scambio tra soci.
• Monitoraggio: monitorare la qualità delle nostre proposte formative tramite questionari per docenti e studenti.
• Favorire la presenza di coordinatori per l'istruzione nelle diverse regioni e fare degli incontri periodici di programmazione delle attività.

Risultati misurabili

• Almeno 5 corsi MIUR erogati entro giugno 2020
• Almeno 15 scuole e 4 università coinvolte in attività didattiche laboratoriali (non presentazioni frontali);
• Almeno 1000 docenti, studenti o personale universitario intercettati con presentazioni, eventi, attività didattiche varie;
• Almeno 1000 articoli resi open access a seguito della campagna di sensibilizzazione.
• Almeno 4 coordinatori regionali scuola nel 2021
• Almeno 2 università che collaborano con Wikimedia Italia in modo continuativo attraverso la pubblicazione di voci scientifiche
• Partecipanti concorso scuola
• Valutazione svolta attraverso questionari post-corso/attività per studenti e docenti:
  • 80% (+5% rispetto 2019) dei docenti complessivamente soddisfatti (ovvero che hanno dato punteggio 4 o 5 su 5);
  • 70% (+20% rispetto 2019) degli studenti complessivamente almeno mediamente soddisfatti (ovvero che hanno dato punteggio 3, 4 o 5 su 5).

Analisi dei rischi

• Corsi MIUR: non riuscire a erogarli per mancanza di partecipanti.
• Il MIUR, come è stato nel 2019, potrebbe non portare avanti l'attuazione del Protocollo di intesa.
• Le risorse umane dell'associazione e dello staff potrebbero non essere sufficienti per realizzare e coordinare quanto pianificato, anche tenendo conto delle emergenze non pianificate.
• Disponibilità disomogenea dei formatori OpenStreetMap per i corsi docenti riconosciuti dal MIUR.

Rafforzare la comunità

Situazione attuale

Wikimedia Italia è un'associazione di volontariato, nata per sostenere la comunità di progetti come Wikipedia, Wikisource e OpenStreetMap. La maggioranza delle attività che portiamo avanti esiste grazie ad i soci e ai volontari, che però hanno bisogno di sostegno. L'importanza della partecipazione dei volontari è ulteriormente evidenziata dalla riforma del terzo settore.

In particolare, i soci sentono la necessità di una formazione interna che gli permetta di aumentare le proprie conoscenze, sia su argomenti wiki che più generali, e di conoscere meglio gli altri volontari presenti sul territorio.

Dal 2015 abbiamo una struttura di coordinamento regionale e nazionale che dobbiamo rafforzare e ampliare. Inoltre in merito agli strumenti di supporto messi a disposizione di Wikimedia Italia è opportuno sensibilizzare i soci a un loro uso efficace destinato a rafforzare i valori dell'associazione.

Cambiamento desiderato

I volontari avviano e portano avanti attività di successo e gratificanti. Hanno le competenze necessarie per seguirle, con una crescita a livello personale e associativo. La mancanza di risorse o di competenze personali non sono generalmente un ostacolo alla realizzazione dei progetti.

Cresce il numero dei soci attivi, che sono meglio connessi fra di loro. I coordinatori coprono tutte le regioni italiane e le aree tematiche, collaborano fra loro e sono un punto di riferimento per i soci locali.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Wikimedia Italia può agire su quattro fronti:

• la formazione dei volontari;
• il sostegno economico;
• il sostegno organizzativo;
• la creazione di spazi di condivisione fra i volontari.

Nel 2020, confermiamo le iniziative di sostegno economico già esistenti (come ad esempio la copertura delle spese di viaggio o i microgrant per progetti), che si sono mostrate funzionali. Cerchiamo di risolvere le criticità emerse nel tempo, in particolare nell'accesso da parte dei coordinatori e dei soci attivi ai sostegni economici, e migliorando la comunicazione tra soci e staff.

Attività

Sostegno economico

Manteniamo le forme di sostegno esistenti, in particolare con i rimborsi spese per la partecipazione ad eventi, i microgrant per progetti e il fondo per i progetti proposti dai soci durante l'anno. In merito ai microgrant, che hanno avuto nell'ultimo anno una partecipazione deludente, ne incoraggiamo l'uso e rivediamo il regolamento e i processi per semplificarli e renderli più efficaci, partendo da un ciclo di interviste ai soci più attivi per comprendere la loro esperienza o perché non hanno partecipato finora al programma. Il programma potrebbe essere esteso a livello internazionale, con la collaborazione di altri capitoli.

Formazione

La formazione è un'esigenza sentita da molti soci. La via maestra sono i tutorati p2p, tipicamente tenuti da soci per gli altri soci. Oltre al tutorato viene proposto un ambiente e-learning per facilitare una formazione più strutturata a distanza. In particolare attraverso un incarico esterno si intendono attivare due corsi: uno su Wikipedia e uno su WLM che forniscano delle indicazioni per familiarizzare con questi progetti. In questo modo si intende anche creare un archivio di contenuti dell'associazione.

Connessioni fra i soci

• Rendere più funzionali gli strumenti di partecipazione online, e in particolare la lista di discussione dei soci.
• Valorizzare le attività legate ad OpenStreetMap
• Incentrare le assemblee di Wikimedia Italia sulla discussione fra soci
• Incontro quadrimestrale con i coordinatori per programmare e coordinare iniziative
• Sostenere l'organizzazione della itWikiCon 2020 da parte di un gruppo di volontari
• Nuovo form di iscrizione con più informazioni e autorizzazione privacy in modo che i coordinatori possano contattare le persone della propria regione.
• I coordinatori regionali devono essere informati dallo staff degli eventi in regione
• Tutti gli eventi devono essere inviati in lista soci (da regolamento se si vuole il patrocinio sarebbe già così ma è ampiamento disatteso)

Risultati misurabili

Generali:

1. 70 soci portano avanti avanti almeno un'attività presente nel diario di bordo
   • Misura l'attività dei soci. Il diario di bordo non cattura tutto, ma è un buon indicatore.
   • 2016 e 2017 si attestano intorno ai 50.
2. 200 attività presenti sul diario di bordo sono portate avanti primariamente da volontari
   • da verificare il numero 2018

Sostegno economico:

1. Riceviamo 20 richieste di finanziamenti per progetti
   • Nel 2018 e nel 2019, l'obiettivo di 40 richieste è definito pensando agli stanziamenti complessivi, al taglio atteso delle richieste, e ad un tasso sano di proposte rifiutate.
2. 20 volontari distinti partecipano a eventi internazionali/nazionali

Formazione:

1. 15 attività di formazione
   • include tutte le categorie: formazione p2p o esterna, di persona o da remoto, escludendo quelle portate avanti dal solo staff
2. 8 videotutorial o altri filmati creati
   • baseline: 4 a inizio ottobre 2018, come registrazione dei tutorati
   • 60 persone distinte partecipano alle attività di formazione
   • comprende tutte le categorie di formazione e di pubblico
3. attivazione dell'ambiente e-learning e dell'erogazione di un corso; con partecipazione annuale di almeno 30 soci.

Connessioni fra i soci e partecipazione:

1. ottimizzazione moderazione mailing list
2. 110 soci scrivono almeno una volta nella mailing list dell'associazione
   • Baseline: fra il 2014 e il 2017 compreso fra 85 e 110. Gennaio-settembre 2018 circa 95.
   • Storicamente tende a crescere, ma non in modo costante: c'è stato un picco nel 2008 che non è stato più raggiunto fino al 2016.
   • Dalla fondazione ad oggi sono poco meno di 300.
3. 50 persone fanno almeno una modifica sulla wikina
   • baseline: 32 nel 2018 fino a fine agosto

Coordinatori:

1. Il 75% dei coordinatori porta avanti almeno 2 attività (da diario di bordo)

Comunicazione

Situazione attuale

Nel corso del 2019 le attività di comunicazione di Wikimedia Italia sono proseguite nel solco di quanto impostato nel 2018, con l'intento primario di:

• Garantire al pubblico esterno completezza e continuità dell'informazione sui diversi canali dell'associazione (blog, newsletter, social);
• Assicurare copertura e visibilità alle iniziative dei soci;
• Coltivare un'interazione positiva con la comunità attiva sui progetti Wikimedia e con la stampa.

Nonostante la qualità e la frequenza dell'informativa sia in generale apprezzata dai soci, lo scambio con la stampa e la comunità Wikimedia sia migliorato e i pubblici esterni coinvolti nelle attività di comunicazione siano in crescita (numero di seguaci sui canali social, numero di iscritti alle newsletter, numero di visitatori al sito web, numero di giornalisti con cui l'associazione ha interagito), la sfera di influenza e la capacità di Wikimedia Italia di stimolare interazioni sul tema della conoscenza libera risultano ancora limitate e da ampliare.

Cambiamento desiderato

• Le nostre attività di comunicazione "predicano ai convertiti", nel 2020 vogliamo trovare il modo di interessare un pubblico più ampio, con l'obiettivo di adempiere pienamente alla nostra missione di diffusione della conoscenza libera
• Vogliamo orientare al meglio le nostre attività di comunicazione ponendoci obiettivi mirati, legati al fundraising (es. portare sul nostro sito o sui nostri canali persone per farle donare o associare) o ai programmi (es. fare iscrivere i docenti ai nostri corsi) e monitorando i risultati raggiunti per valutare l'efficacia delle nostre azioni
• Vogliamo dare maggiore spazio ai progetti Wikimedia, per farli conoscere e rafforzare la comunità online e offline, come richiede la nostra strategia
• Vogliamo impostare una strategia di comunicazione che includa un panorama diversificato dei media dai canali tradizionali a quelli digitali
• Vogliamo comunicare le nostre attività ad associazioni affini allo scopo di creare una collaborazione tra associazioni che perseguono obiettivi comuni in modo da rafforzare nel contesto culturale italiano la riflessione sui contenuti aperti e la libertà digitale
• Vogliamo comunicare l'importanza di OpenStreetMap come progetto per conoscere e vivere in modo attivo il territorio

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Per raggiungere il cambiamento desiderato, nel 2020 lavoreremo per:

• Migliorare il nostro sito web, incrementare e differenziare i contenuti del nostro blog e migliorare l'indicizzazione in modo da attrarre un pubblico più ampio
• Ampliare la gamma dei nostri materiali di comunicazione, realizzando nuovi impaginati cartacei che possano meglio rispondere alle esigenze dei nostri target e dei soci
• Testare attività di comunicazione mirata con obiettivi legati ai programmi e al fundraising, misurandone gli impatti in termini di conversioni
• Realizzare contenuti ad hoc con taglio "didattico" sui progetti Wikimedia e su OpenStreetMap
• Servirsi di influencer nei social per divulgare i nostri contenuti
• Ricavarsi uno spazio di presentazione delle nostre attività nelle televisioni locali o nazionale

Attività

Attività continuative da mantenere

Blog

Pubblicazione di articoli sul blog per dare visibilità agli eventi e ai progetti promossi dall'associazione.

Social

Affidare a un ente esterno la gestione della comunicazione social

Newsletter

Stesura e invio newsletter quindicinale.

Ufficio stampa

• Stesura e diffusione comunicati stampa;
• monitoraggio uscite stampa.

Nuove attività

Revisione del sito web istituzionale e del CRM

(attività in collaborazione con l'area fundraising)

• Analisi della situazione attuale e i "desiderata"
• Scelta dei fornitori
• Definizione della nuova alberatura del sito web e della struttura/funzioni del CRM
• Implementazione e test dei nuovi strumenti

Tempistiche: attività da concludere entro il primo semestre 2020

Ottimizzazione del sito web per i motori di ricerca (da realizzare in parallelo alla revisione del sito web istituzionale)

• Scelta dei fornitori
• Analisi del sito web e dei contenuti con obiettivo di aumento contatti/traffico
• Creazione di nuovi contenuti (articoli) per il blog a cura di redattori esterni esperti
• Formazione al personale addetto alla comunicazione e ai soci interessati

Tempistiche: primi tre punti da realizzare entro il primo semestre 2020, ultimi due punti nel secondo semestre 2020

Realizzazione di nuovi impaginati cartacei che possano meglio rispondere alle esigenze dei nostri target e dei soci

(attività in collaborazione con l'area programmi)

• Ideazione, impaginazione e stampa di una nuova brochure sulle attività didattiche
• Ideazione, impaginazione e stampa di una nuova brochure rivolta alle istituzioni culturali (GLAM)
• Ideazione e impaginazione di cartoline o volantini per promuovere Wiki Loves Monuments
• Ideazione e impaginazione di materiali per promuovere le nostre attività di advocacy (se necessario e da definire, a seconda delle campagne che promuoveremo)

Tempistiche: da definire in accordo con i project manager

Realizzazione contenuti ad hoc con taglio "didattico" sui progetti Wikimedia e su OpenStreetMap

• Scrittura articoli di approfondimento sui progetti per il blog, da rilanciare sui social
• Raccolta di testimonianze di wikimediani attivi, con l'obiettivo di dare loro visibilità sul blog
• Produzione brevi "pillole video" sui progetti

Tempistiche: da realizzare nel secondo semestre 2020

Organizzazione di un seminario/meeting con i giornalisti volto a stilare una mini-guida per la stampa al movimento Wikimedia

• Individuazione di almeno cinque giornalisti da invitare
• Selezione di temi/questioni da sollevare durante l'incontro
• Organizzazione dell'incontro
• Redazione della guida
• Pubblicazione della guida (cartaceo e online)

Tempistiche: da realizzare nel secondo semestre 2020

Risultati misurabili

Sito web

• Pubblico (numero visitatori)
• Frequenza (numero articoli pubblicati sul blog)
• Traffico organico (visite da motori di ricerca)

Social

• Pubblico (numero like su pagina Facebook, numero follower Twitter)
• Frequenza (numero post pubblicati)
• Coinvolgimento (engagement rate: numero reazioni, numero di visualizzazioni, numero di condivisioni)

Newsletter

• Pubblico (numero contatti)
• Interesse (tasso disiscrizione e tasso apertura)
• Efficienza (click/totale aperture)

Stampa

• Approfondimento (numero articoli con intervista a un socio o a personale Wikimedia Italia/editoriali)
• Coinvolgimento (numero giornalisti coinvolti nella realizzazione di contenuti)

Analisi dei rischi

• Le attività potrebbero comportate un grande dispendio di tempo e soldi, ma non consentire di raggiungere i risultati sperati;
• Le risorse umane dell'associazione potrebbero non essere sufficienti per realizzare e coordinare quanto pianificato;
• La gestione delle attività continuative e delle "emergenze" non pianificate potrebbe essere talmente complessa e time consuming da non permettere di realizzare quanto pianificato.

Raccolta fondi

Situazione attuale

Dal 2012 sono state tentate diverse attività di raccolta fondi sia verso gli individui sia in ambito aziendale, ma a distanza di alcuni anni il 5x1000 rimane l'unico canale in grado di garantire la reale sostenibilità economica dell'associazione e dei suoi progetti, finanziando circa il 70% delle attività dell'ultimo quinquennio.

Dal 2019 Wikimedia Italia, si è avvalsa di una consulenza per stabilire le direzioni di sviluppo con focus su raccolta fondi da individui. Per il 2020 il direttivo Wikimedia Italia ha scelto di testare il focus dell'area fundraising sul mercato del corporate e sulle fondazioni di erogazione.

Cambiamento desiderato

Sul lungo termine si auspica che le fonti di entrata per l'associazione siano differenziate e diminuisca la dipendenza dal 5x1000, in uno scenario in cui:

• si siano individuati strumenti che garantiscano una crescita stabile
• aziende partner e sponsor si attivino in favore dell'associazione, con attività integrate tra progetti e sostegno economico (responsabilità sociale di impresa)
• all'interno dell'associazione ci sia una struttura stabile in grado di individuare bandi pubblici e finanziamenti da fondazioni di erogazione
• l'associazione sia ben riconoscibile all'esterno e genericamente ricondotta a una leadership di settore nei suoi campi di azione

Nel breve periodo (2020) ci si pone i seguenti obiettivi:

• ottimizzare le attività già in essere, rinnovando gli strumenti di gestione dei contatti (CRM) e di comunicazione (sito, materiali web e cartacei) [primo semestre 2020] con un'attenzione sul mercato del corporate.
• istituire un processo di acquisizione e fidelizzazione strutturato sul corporate [secondo semestre 2020]
• istituire un processo di scouting delle fondazioni di erogazione
• mantenere stabili i risultati sul mercato degli individui integrando la loro crescita con il processo di crescita del corporate

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Al fine di ottimizzare le attività esistenti occorre disporre di strumenti più efficienti, quali CRM e nuove pagine nel sito web, ed elaborare una comunicazione più efficace, dal punto di vista dei contenuti e della grafica. A tale scopo sarà fondamentale lavorare in sinergia con l'area di comunicazione, con il supporto di consulenti esterni esperti.

Il perseguimento di questo cambiamento richiede un copioso lavoro "dietro le quinte", che coprirà almeno il primo semestre del 2020, volto a definire le esigenze specifiche e successivamente a elaborare prodotti organici tra loro ed efficaci (CRM, sito web e grafica). Solo in un secondo momento (secondo semestre del 2020) sarà possibile mettere alla prova quanto prodotto, rivolgersi al pubblico esterno e valutare sul campo le funzionalità.

Parallelamente al lavoro di rinnovamento degli strumenti e dei materiali, verrà attivata un'azione di acquisizione fidelizzazione sul mercato del corporate fundraising e delle fondazioni di erogazione, che costituirà il focus per l'anno 2020.

Attività

Aziendale

In previsione di una strategia di crescita che integri più mercati della raccolta fondi, si vuole focalizzare la strategia raccolta fondi 2020 sulle aziende, senza marginalizzarla al solo programma WLM. Pertanto si pensa di puntare su un sostegno strutturale che non si limiti alla sponsorizzazione annuale singola, ma fidelizzi più aziende in programmi a loro dedicati su più progetti specifici. Per far ciò si procederà inizialmente con un processo in tre fasi:

• Stesura di una carta etica chiara che orienti nella scelta di partner e sponsor (con una commissione di soci)
• Analisi delle aziende esistenti e sviluppo di un processo di membership
• Coinvolgimento aziendale (con consulenza dedicato o agenzia)
• Revisione dei processi di acquisizione e fidelizzazione e del programma di aziende finanziatrici (secondo semestre) sulla base dei risultati delle nuove acquisizioni

Lo spettro di azioni in cui si potrà concretizzare il lavoro sulle aziende è il seguente:

• Eventi aziendali
• Volontariato aziendale
• Payroll giving (con acquisizione anagrafiche per supportare l'area individui)
• Regali solidali (incluso merchandising dedicato)
• Cause Related Marketing
• Sostenibilità sociale di impresa (su progetti WLM o OpenStreetMap)
• Donazioni inkind

Inoltre si lavorerà per creare materiali di presentazione e comunicazione alle aziende con un'agenzia esterna e con dei pacchetti di sostegno per progetti specifici.

CRM

Il database attuale risulta inadatto. Lo strumento ad oggi in uso è un database con caratteristiche di base, che nella sua attuale versione non avrebbe le indispensabili funzioni per la gestione degli strumenti di raccolta fondi anche su corporate utili alla crescita dell'sssociazione. Per questo nel 2019 si è individuato un fornitore che potrebbe supportare l'associazione nella migrazione dall'attuale CRM al nuovo. Attenzione particolare verrà posta nei moduli del corporate.

Sito web

Nell'ottica di utilizzare il web anche come strumento di acquisizione per la raccolta fondi, è necessaria una ristrutturazione del sito che punti a creare un percorso mirato per ogni utente che vi atterri. L'attuale sito è disfunzionale per noi da tanti punti di vista:

• Comunicativo e grafico: non è stato pensato un impianto grafico univoco e associabile alle diverse campagne e alle diverse azioni azioni.
• Nell'alberatura: l'alberatura è chiaramente disomogenea e soprattutto nella parte di raccolta fondi, disfunzionale rispetto alla donazione.

Individui

• Elaborare una struttura di targhettizzazione per ogni gruppo di stakeholder presenti nel CRM: donatori, ex donatori, soci, ex soci, prospect, lead
• Realizzare la campagna del 5x1000 come gli altri anni. Nel corso del 2019 sono stati realizzati un nuovo sito e una nuova creatività, che dovranno essere riutilizzati. Realizzare un nuova grafica per il central notice.
• Integrare l'acquisizione di nuove anagrafiche e donatori dalle azioni di corporate sopra indicate (es. payroll giving o eventi aziendali)
• Partendo dalle azioni di corporate, sviluppare un programma per grandi donatori.

Risultati misurabili

Risultati per strumenti e processi generici

Corporate

• Almeno 10 aziende a db che seguano un nuovo ciclo di comunicazione dall'acquisizione alla fidelizzazione.
• Almeno tre creatività per nuovi materiali e grafiche destinate alla raccolta fondi.
• Almeno cinque convenzioni con un partner che coniughi attività di raccolta fondi, programmi e attività istituzionale (per eventi aziendali o payroll giving).
• Almeno 5 pacchetti elaborati per ogni programma e progetto dell'associazione da proporre ai diversi target di corporate

Fondazioni di erogazione

• Almeno 10 opzioni proposte di possibili bandi a cui applicare
• Presentare richieste ad almeno 2 bandi nell'anno.

CRM

• Migrazione entro il primo semestre del 2020
• Interazione del CRM con il sito web
• Migrare anche la parte di gestione finanziaria insieme al CRM di raccolta fondi
• Avere tutti gli strumenti di marketing automation funzionanti per le azioni di fidelizzazione, entro il primo semestre 2020.

Sito web

• Migrazione entro il primo semestre del 2020
• Interazione del Sito WEB con il CRM di raccolta fondi

Individui

• 5x1000: almeno 1200 utenti lasciano i contatti per ricevere il promemoria (nel 2019 erano circa 930)
• 5x1000: utilizzo di un nuovo central notice che aumenti l'efficacia
• Che almeno il 3% degli individui acquisiti su campagne di corporate rinnovino una seconda azione con Wikimedia a seguito di un processo di fidelizzazione.

Sono parte dei risultati misurabili il raggiungimento degli obiettivi di raccolta previsti a budget.

Analisi dei rischi

• Il maggior rischio per questa area è dato dall'assenza di uno storico paragonabile sul quale basarsi per ristrutturare strumenti e processi.
• Mancano fornitori storici che allo stato attuale possano garantire un prezzo concorrenziale.
• Il fatto di avere una sola persona dedicata alla raccolta fondi, nel momento in cui verranno migrati sia il sito che il CRM, rischia di bloccare operativamente le altre attività di raccolta fondi.