Utente:Francesca Pinto/modifiche

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Per favorire il più possibile lo svolgimento delle attività da parte dei volontari, l'associazione garantisce l'opportunità di richiedere rimborsi spese previa approvazione del direttivo e nei limiti dello stanziamento annuale stabilito nel bilancio preventivo.

Regolamento

Questo regolamento norma le modalità di rimborso spese per soci, dipendenti o altre persone che agiscano su incarico dell'associazione.

Finalità

È possibile il rimborso delle spese incorse in nome e per conto dell'associazione nei seguenti casi:

• viaggi per operazioni di promozione o pubbliche relazioni dell'associazione, oppure necessari all'efficiente esecuzione di progetti associativi in corso o in preparazione;
• soci che ricoprono cariche associative (membri del consiglio direttivo e del collegio dei garanti) nell'esercizio delle loro funzioni;
• partecipazione come relatori o rappresentanti all'interno di convegni e simili funzionali al perseguimento degli obiettivi dell'associazione;
• altre attività portate avanti per conto dell'associazione, se esplicitamente autorizzate e rispondenti ai medesimi principi.

Spese rimborsabili

È possibile rimborsare le seguenti categorie di spesa:

• Per i trasporti:
  • treno o aereo: percorso e tariffa più economicamente vantaggiosi, anche considerando i diversi vettori disponibili - nel primo giorno utile o conveniente, da verificare con adeguato anticipo; la spesa va dettagliata con ricevuta;
  • automobile: per i rimborsi delle spese di viaggio con l'automobile è necessario fare una stima dei costi e ricevere una approvazione prima di effettuare il viaggio. Il rimborso del costo chilometrico delle spese sostenute per l'uso dell'automobile è ammesso secondo le stime dei costi quantificate e periodicamente aggiornate dall'ACI (Automobile Club d'Italia). Il rimborso è calcolabile attraverso l'applicazione sul sito, utilizzando il solo costo chilometrico derivante dalla voce Costi proporzionali €/km composta da:
    • Quota Capitale
    • Carburante
    • Pneumatici
    • Manutenzione e Riparazione

  e calcolando il 50% della cifra risultante.

  L'importo del rimborso chilometrico va stimato prima di effettuare il viaggio e comunicato al direttivo.

  Resta ferma la necessità di portare ricevute del pagamento del pedaggio per la concessione anche del rimborso delle tariffe autostradali. Vedi dettaglio della procedura da seguire.

  • taxi: in generale gli spostamenti in taxi sono sconsigliati, vanno pertanto limitati ai casi in cui sia strettamente necessario (ad es. spostamenti in orari in cui i mezzi non sono disponibili).

• Per il pernottamento: alloggio per una spesa massima totale a persona di 100 € a notte; cifre maggiori dovranno essere adeguatamente motivate.

• Per il vitto: in casi eccezionali, per eventi o per le trasferte ufficiali all'estero, è previsto anche il rimborso dei pasti.

Ad eccezione dei rimborsi chilometrici per l'automobile, le spese devono essere dettagliate con ricevute o biglietti.

Al fine di massimizzare le attività associative, si invita caldamente il richiedente a scegliere l'opzione al costo minimo ove siano disponibili alternative (per esempio auto vs. treno, singola vs. doppia vs. appartamento o altro).

Autorizzazione

Il rimborso delle spese viene ordinariamente autorizzato dal consiglio direttivo. Altri regolamenti interni dell'associazione, emanati dall'assemblea o dal consiglio direttivo, possono derogare a ciò e prevedere forme diverse di autorizzazione.

Casi non standard

Rimborsi per altre ragioni sono consentiti previo consenso motivato del direttivo.

Modalità di richiesta

Per ottenere il rimborso, basta seguire due semplici passi.

Passo 1: prima della spesa

Prima della spesa, compilare il modulo di autorizzazione (realizzato con WMI-LimeSurvey), descrivendo brevemente l'attività per cui si chiede il rimborso e indicando l'importo preventivato. La domanda arriverà alla segreteria e alla tesoreria, che provvederà a rispondere nel più breve tempo possibile. La mancata risposta non equivale all'autorizzazione alla spesa. La compilazione del modulo consente al contempo di informare il direttivo della richiesta e di assicurare che le spese autorizzate rientrino nei limiti delle risorse stanziate dall'associazione per l'attività relativa.

Non è necessario compilare il modulo di autorizzazione se la spesa:

1. corrisponde con quanto previsto nel paragrafo "Partecipazione a eventi" del regolamento;
2. è incluso in un microgrant già autorizzato (come previsto dal paragrafo "Ambiti di applicabilità");
3. rientra nei casi previsti dall'articolo 7 dello statuto (soci che ricoprono cariche sociali nell'esercizio delle loro funzioni).

Passo 2: dopo la spesa

Una volta sostenuta la spesa, inviare all'indirizzo tesoreria@wikimedia.it il modulo di rimborso spese in formato PDF accompagnato da documentazione in originale comprovante le spese sostenute.

Il rimborso viene liquidato una volta ricevuti il modulo e la documentazione, e verificata la corrispondenza con le spese autorizzate.

N.B. Le fatture da rimborsare non vanno intestate a Wikimedia Italia, ma eventualmente a chi sostiene la spesa.

Tempistiche di rimborso

I rimborsi vengono normalmente eseguiti il 10, il 20 e il 30 di ciascun mese, per tutte le richieste di rimborso valide pervenute almeno 5 giorni lavorativi prima di tale scadenza. Per il mese di febbraio la scadenza del 30 è da intendersi come l'ultimo giorno del mese. Nel caso le suddette scadenze cadano in giorni festivi, il rimborso verrà eseguito il primo giorno feriale successivo.

Se per necessità organizzative, si rendesse necessario modificare o sopprimere una delle normali scadenze, ne viene data comunicazione dalla Segreteria ai soci con congruo preavviso.

Note

Approvazione del presente regolamento

Il presente regolamento è stato approvato nelle seguenti delibere o riunioni del Direttivo:

• 12 settembre 2008 (prima stesura);
• 23 luglio 2009 (stima di spesa sul carburante);
• 30 giugno 2011 (adozione delle stime ACI);
• 20 febbraio 2013 (varie);
• 29 maggio 2015 (riduzione delle stime dei rimborsi auto);
• 14 ottobre 2017 (aggiornamento criteri).
• 24 febbraio 2025 (innalzamento della quota per i pernottamenti e specifica delle tempistiche di rimborso).

MODIFICHE PAG Regolamento rimborsi spese/Rimborsi chilometrici ACI https://wiki.wikimedia.it/wiki/Regolamento_rimborsi_spese/Rimborsi_chilometrici_ACI

Questa pagina contiene le istruzioni per effettuare il calcolo del rimborso chilometrico, secondo i parametri dell'Automobile Club d'Italia (ACI), da riportare nel modulo di rimborso.

Per le informazioni necessarie al calcolo collegarsi alla pagina dedicata del sito dell'ACI. Il calcolo avviene compilando il secondo foglio del file, denominato Rimborso_chilometrico_ACI, il cui totale (l'informazione della cella Rimborso totale) dovrà poi essere riportato nel primo foglio del file, cioè il modulo di richiesta vero e proprio.

Sito ACI

Collegandosi al link sopra indicato si verrà indirizzati alla schermata denominata Calcoli standard.

Nei menu a tendina indicare la tipologia del mezzo utilizzato (automobile, motociclo, ecc.) e il tipo di alimentazione dello stesso (benzina verde, gasolio, ecc.). Una volta indicata la marca del proprio mezzo si aggiornerà automaticamente l'elenco con tutti i tipi di mezzi prodotti da quella determinata casa produttrice, evidenziando in giallo i veicoli ancora in produzione e in azzurro quelli ormai fuori produzione. Cliccare sul tipo specifico del proprio mezzo.

Ricordarsi di cambiare il campo Data calcolo con la data del viaggio per il quale si chiede il rimborso (è preimpostata la data del momento nel quale si accede al sito). Questo campo permette di calcolare il rimborso in base alla quotazione del prezzo del carburante di quel determinato giorno, oltre a calcolare l'età dell'automezzo per i parametri di usura e manutenzione.

Infine, inserire il codice CAPTCHA e cliccare su "Calcola". Nella schermata riepilogativa sono contenute tutte le informazioni necessarie per compilare il prospetto di calcolo nel secondo foglio del modulo di richiesta.

Compilazione del modulo

Per il calcolo del rimborso è sufficiente utilizzare i dati forniti dal sito ACI relativi alla sola voce "Costi proporzionali €/km"

Dati viaggio

Compilare le celle di questa tabella con le informazioni generali sul viaggio, come data, località di partenza e di arrivo, e il motivo del viaggio. Per la cella distanza (km) inserire solo la distanza tra le due località, senza fare il calcolo totale dei km percorsi. Esso verrà fatto in automatico in base all'indicazione del menu a tendina Andata e ritorno (in poche parole, il comando "SI" raddoppia la distanza).

Riepilogo dati autovettura utilizzata

Compilare le celle di questa tabella con le informazioni contenute nella prima parte del riepilogo visualizzato dal sito dell'ACI. In particolare indicare Categoria, Marca, Modello e Alimentazione del mezzo utilizzato per il viaggio.

Costi proporzionali €/km

Compilare le celle di questa tabella con le informazioni contenute nell'omonima tabella del riepilogo del sito ACI. In particolare, riportare fedelmente i dati Quota Capitale, Carburante, Pneumatici e Manut.Riparazione.

Inserire nel modulo i valori.

Calcolo finale dell'importo del rimborso

Il modulo calcola automaticamente la cifra da richiedere, prendendo il 50% dell'importo derivante dal calcolo ACI sopra descritto.