Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primo anno

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Relazione sul primo anno del direttivo eletto il 17 dicembre 2020 e composto da Iolanda Pensa (presidente), Stefano Dal Bo (vicepresidente), Marta Pigazzini (tesoriere), Paolo Mauri (segretario), Lucia Marsicano (referente soci). Stefano Dal Bo e Paolo Mauri sono stati confermati nelle elezioni dell'assemblea online del 15 maggio 2021.

Cose che ci piacciono e che riteniamo stiano andando bene

Personale

• Staff e collaboratori sono persone competenti e motivate e tutti con conoscenza di base dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap o con formazione in corso.
• A fronte di una serie di cambiamenti interni, nomina di un direttore esecutivo per 6 mesi e possibilità di testare una collaborazione ed eventualmente confermarla

Direttivo

Regolarità e prevedibilità

• Riunioni del direttivo di circa 1 ora-1ora e mezza, regolari e con cadenza settimanale. Incontro concordato con tutti i componenti e con l'organo di controllo con orari alternati per venire incontro alle diverse esigenze (tendenzialmente lunedì alle 18.30 oppure 21).
• Alternate riunioni formali (con la presenza dell'organo di controllo) e informali, in modo da poter avere il tempo anche di discutere questioni e non solo prendere decisioni.

Trasparenza

• Calendario delle riunioni del direttivo e ordine del giorno pubblicato anticipatamente online e accessibile a tutti.
• Verbali del direttivo approvati e pubblicati a fine riunione, accessibili molto rapidamente.

Partecipazione e processi decisionali

• Delibere preparate dallo staff e accompagnate da preventivi ed eventuali pareri delle commissioni/comunità/coordinatori.
• Processo decisionale basato sul consenso e sostenuto dal lavoro preparatorio. Tendenzialmente l'obiettivo è decidere all'unanimità.
• Presenza consistente dei membri del direttivo alle riunioni con rare assenze giustificate.

Gestione conflitto d'interessi

• Eventuali conflitti d'interessi gestiti a inizio riunioni; la procedura è stata inserita nel modello di verbale in modo da ricordarsi alla lettura dell'ordine del giorno di segnalare eventuali situazioni.
• Astensione dei componenti del direttivo collegati a enti/persone correlate alla delibera o coinvolti nel processo preparatorio

Cose da migliorare

• La struttura delle riunioni del direttivo potrebbe essere sistematizzata meglio (avviso sui conflitti d'interesse, aggiornamenti con breve riassunto delle informazioni, delibere e verbali e temi da discutere con prossimi passi). Spazio dove proporre argomenti all'ordine del giorno da parte di staff e collaboratori.
• Nelle riunioni del direttivo si gestiscono più questioni amministrative che questioni di sostanza (programmi, progetti chiave, contenuti, direzione strategica).
• Riorganizzazione degli spazi di discussione telegram usati dall'associazione.
• Va rinforzata la raccolta fondi di Wikimedia Italia con attenzione ai donatori, 5x1000, sponsor, bandi europei e nazionali e strategie di co-finanziamento congiunte.