Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primo anno

Da Wikimedia Italia.
Direttivo Compiti In corso Riunioni Delibere Firme Tesoreria Manuale Compiti fissi Richieste al direttivo

Relazione sul primo anno del direttivo eletto il 17 dicembre 2020 e composto da Iolanda Pensa (presidente), Stefano Dal Bo (vicepresidente), Marta Pigazzini (tesoriere), Paolo Mauri (segretario), Lucia Marsicano (referente soci). Stefano Dal Bo e Paolo Mauri sono stati confermati nelle elezioni dell'assemblea online del 15 maggio 2021.

Analisi dei diversi ambiti

Struttura

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
Documentazione
  • Lunga esperienza e conoscenza dell'associazione da parte di alcuni membri dello staff
  • Disponibilità di soci ed ex membri del direttivo a collaborare e condividere informazioni ed esperienza
  • Documentazione disponibile in wikina e nextcloud
Organizzazione
Conti correnti e altri strumenti
  • Strumenti bancari, paypal
  • Disponibilità di risorse economiche
GDPR
  • Avviato il processo per la GDPR
Infrastruttura
  • BBB e Moodle dell'associazione
  • Siti, domini, server
  • Uso di strumenti liberi
  • Preferenza per strumenti liberi nelle policy dell'associazione
Segreteria e denunce
  • Sistema OTRS
  • Gestione centralizzata della posta in entrata
  • Supporto legale per minacce di denunce e situazioni complesse
Sede
  • Postazioni a BASE
  • Magazzino con affitto annuale
Associazione
  • Statuto adeguato al Codice del terzo settore
Documentazione
  • Documentazione non sempre aggiornata in wikina
  • Mancanza di backup sulla documentazione
Organizzazione
  • Manuale del direttivo ma non un manuale interno
  • Mancanza di un regolamento del personale
  • Mancanza di procedure consolidate e operative; in alcuni casi mancanza completa di procedure
Conti correnti e altri strumenti
  • Account ancora aperti di ex membri del direttivo e ex staff; carta di credito di ex staff non chiusa; account intestati a ex membri del direttivo
  • Conti non accessibili da tempo
GDPR
  • Il consulente lascia l'incarico
Infrastruttura
  • Problemi di accesso ai server
  • Mancanza di regolamentazione su accessi, dichiarazione COI e NDA Non disclosure agreement
  • Mancanza di familiarità con gli strumenti liberi da parte del personale
Segreteria e denunce
  • Circa una minaccia di denuncia ogni 2 mesi con periodi più intensi in coincidenza con eventi/comunicati
  • Modello di lettera di risposta dell'avvocato mai revisionata da Wikimedia Foundation team legal
Sede
  • Aumento dei costi di BASE e dubbi sul contesto
  • Spazio magazzino separato dalla sede di BASE
  • Necessità di definire sede
Associazione
  • Nuove richieste di adeguamento del Codice del Terzo settore
  • Cambiamenti continui nelle indicazioni per gli enti del Terzo settore
Documentazione
  • Lavoro di riorganizzazione e aggiornamento della documentazione in wikina
    • Creazione di pagine di progetto per quelli in corso e passati
    • Sistematizzare aggiornamento progetti e materiale di riferimento template:attività
  • Documentazione sui patrocini - Patrocini
Organizzazione
Conti correnti e altri strumenti
  • Chiusura accesso conti a ex membri del direttivo e ex staff
  • Chiusura carta di credito di ex staff (non ancora chiusa dal 2017)
  • Chiusura del conto corrente Unicredit
  • Accessi per il conto postale
  • Firma digitale e online dei documenti bancari su Inbiz (conto Unicredit)
  • Carte prepagate per membro staff e tesoriere
GDPR
  • Proseguimento lavoro per la GDPR
Infrastruttura
  • Inserimento nel piano annuale di una figura di supporto tecnico
  • Prima revisione su accessi e forniture
Segreteria e denunce
  • Revisione della lettera di risposta da parte dell'avvocato e della strategia in coordinamento con Wikimedia Foundation team legal
  • Aggiornamento dati referenti legal su Wikipedia
Sede
  • Partecipazione al bando per la sede VOCE Volontari al Centro (primi classificati) - https://voce.milano.it. Attualmente in fase di definizione consegna spazi nel 2023
Associazione
Documentazione
  • Apertura nuova istanza di Nextcloud e riordino documentazione in archivio
  • Riordino documentazione in Nextcloud
Organizzazione
Conti correnti
  • Delega di spesa, accesso ai conti e carta prepagata al direttore esecutivo
GDPR
Infrastruttura
  • Nuova istanza Nextcloud
  • Attivazione istanza Bitwarden
  • Introduzione di Mattermost come strumento di comunicazione interna (sperimentale, per ora solo staff)
  • Pulizia account email obsoleti, linea guida sulla gestione degli account
  • Richiesta di blocco globale degli account WMIT obsoleti esistenti nei progetti
  • Progetto di sostituzione del CRM
  • Backup regolare di tutti i sistemi
Sede

Pianificazioni e relazioni sulle attività

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
  • Relazione sulle attività dal 2008 (con eccezione del 2014)
  • Piano annuale dal 2018

Progetti settore sostegno ai volontari e comunità

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
Coinvolgimento volontari
  • Definizione nello statuto di un'attenzione ai volontari che possono non essere soci
Sostegno
  • Bandi per i volontari
  • Microgrant
  • Richieste al direttivo
Coinvolgimento in processi decisionali
  • Esistenza della commissione microgrant
  • Coinvolgimento di soci in commissioni nominate per selezione del personale e progetti
Coinvolgimento volontari
  • Limitata comunicazione ai volontari non soci
  • Soci coinvolti nella commissione microgrant
Sostegno
Coinvolgimento in processi decisionali
  • Accessi senza dichiarazione d'interessi e NDA Non disclosure agreement
Coinvolgimento volontari
  • Priorità definita dal direttivo che vuole focalizzarsi sui volontari: coinvolgere e indirizzarsi ai volontari (anche non soci) e prestare particolare attenzione a coinvolgere i volontari dei progetti Wikimedia e di OpenStreetMap
Sostegno
  • Semplificazione procedura patrocini ed elenco condiviso - Patrocini
  • Potenziamento risorse per bandi
Coinvolgimento in processi decisionali
Finanziamenti
Coinvolgimento in processi decisionali
  • Definizione specifica delle commissioni con indicazione del carico di lavoro
  • Creazione di altre commissioni: Commissione internazionale, educazione, Wiki Loves Monuments
  • Coinvolgimento dei coordinatori nelle commissioni in modo che abbiano ruolo attivo nei processi decisionali

Personale

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
Collaboratori
  • Personale e collaboratori sono persone competenti e motivate e tutti con conoscenza di base dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap o con formazione in corso.
Organigramma
  • Struttura pensata con un coordinatore dei programmi, un referente per l'amministrazione e un responsabile raccolta fondi. Definizione di un sistema di valutazione del personale.
  • Organizzazione con dipendenti sotto le 15 persone e quindi con struttura abbastanza snella e meno complessa da gestire.
Comunicazione interna
  • Riunioni di staff e direttivo settimanali lunedì alle 12.00 con produzione di un verbale.
Formazione
  • Percorso di formazione previsto per tutto lo staff
Collaboratori
  • Assenza di un addetto per la comunicazione; il responsabile raccolta fondi trasformato in responsabile raccolta fondi e comunicazione.
Organigramma
  • Mancanza di un direttore esecutivo o di una figura di coordinamento dello staff e di raccordo con il direttivo; questo ruolo in passato era stato svolto essenzialmente dal presidente.
  • Sistema di valutazione del personale non operativo, mancanza di mansionari e definizione di obiettivi di lavoro individuali.
Comunicazione interna
  • Mancanza di un raccordo tra direttivo e staff all'interno delle riunioni del direttivo.
Attrezzatura
  • Solo alcuni collaboratori con attrezzatura dedicata
  • Budget allocato all'attrezzatura
Procedura
  • Mancanza di procedure consolidate per l'organizzazione del lavoro
  • Mancanza completa di alcune procedure
Collaboratori
  • Importanti cambiamenti all'interno dello staff. Non si è rinnovata la collaborazione con la coordinatrice dei programmi; hanno dato le dimissioni per un altro lavoro la responsabile scuole e la responsabile raccolta fondi e
  • Sostituzioni di maternità per due collaboratrici con ricerca collaboratori.
  • Potenziamento dello staff con assunzione di nuova collaboratrice progetti, collaboratore comunicazione e collaboratrice segreteria e amministrazione.
  • Nomina di un nuovo consulente del lavoro per rispondere meglio alle esigenze dell'associazione - Consulente del lavoro
  • Nomina di un nuovo medico del lavoro per pensionamento - Medico del lavoro
  • Potenziamento collaborazione con il commercialista - Commercialista
  • Revisione preventivi consulente legale e poi conferma incarico - Consulente legale
Organigramma
Formazione
  • Mantenuto percorso di formazione dello staff nell'ambito dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap
  • Potenziate occasioni di formazione. 3 membri dello staff hanno partecipato a Certificazione Creative Commons 2021.
Comunicazione interna
Attrezzatura
  • Investimenti su strumentazione per lo staff, sia per il miglioramento delle postazioni che per la gestione della privacy con strumentazione di lavoro.
  • A fronte di una serie di cambiamenti interni, nomina di un direttore esecutivo per 6 mesi e possibilità di testare una collaborazione ed eventualmente confermarla. Deleghe e definizione mandato del direttore esecutivo
Organigramma
  • Definizione nuovi ruoli e mandati
Comunicazione interna
  • Verbali della riunioni dello staff
  • Verifica implementazione delibere/verbale alla riunione dello staff
Formazione
  • 3 membri dello staff stanno partecipando a Certificazione Creative Commons 2022; formazione specialistica in contabilità.

Direttivo

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
Impegno
  • Da sempre grande impegno da parte dei membri del direttivo nel contribuire all'associazione
Collaborazione con il personale
  • Incontri settimanali con lo staff per avere punto di contatto e discussioni
Collaborazione con soci e volontari
  • Incontri "Dillo al direttivo"
  • Preparazione del piano annuale realizzato in collaborazione con i soci
  • Coinvolgimento di soci e volontari su specifici progetti (Wiki Loves Monuments)
  • Rete di esperti tra i soci e i volontari e contatti con esperti attraverso progetti e iniziative realizzate dall'associazione
Monitoraggio operato del direttivo
  • Presenza dell'Organo di controllo durante le riunioni del direttivo per monitorare funzionamento
  • Durata di 2 anni del mandato dei membri del direttivo (che permette di non confermare l'incarico a membri del direttivo di cui non si apprezza l'operato)
Gestione conflitto d'interessi
  • Regolamento conflitto d'interessi
Gestione codice di condotta
Impegno
  • Impegno di lavoro molto gravoso per direttivo e presidente
  • Durata di 2 anni del mandato dei membri del direttivo (ci vuole circa 1 anno per conoscere bene l'associazione e riuscire a contribuire; 2 anni non permettono di vedere i risultati del proprio lavoro)
Riunioni
  • Lunghissime riunioni del direttivo
  • Pochi verbali disponibili e documenti interni con informazioni non pubblicabili
Collaborazione con il personale
  • Mancanza di un raccordo tra staff e direttivo
  • Nessun membro dello staff partecipa alle riunioni del direttivo
Collaborazione con soci e volontari
  • Necessità di coinvolgere anche i volontari nel dialogo e nei processi decisionali
  • Pochissimi punti di contatto tra soci e volontari con il direttivo
  • Pochissime occasioni di coinvolgimento di esperti (solo attraverso mandati o invitandoli all'interno di eventi)
Monitoraggio operato del direttivo
Gestione conflitto d'interessi
Gestione codice di condotta
Impegno
  • Impegno del direttivo principalmente circoscritto alle riunioni direttivo e riunioni con lo staff
Riunioni
  • Riunioni del direttivo di circa 1 ora-1ora e mezza, regolari e con cadenza settimanale. Incontro concordato con tutti i componenti e con l'organo di controllo con orari alternati per venire incontro alle diverse esigenze (tendenzialmente lunedì alle 18 oppure 21)
  • Alternate riunioni formali (con la presenza dell'organo di controllo) e informali, in modo da poter avere il tempo anche di discutere questioni e non solo prendere decisioni
  • Struttura regolare dell'ordine del giorno con aggiornamenti, questioni da verbalizzare, delibere e questioni da discutere
  • Presenza consistente dei membri del direttivo alle riunioni con rare assenze giustificate
  • Obiettivo di prendere decisioni sentendo i pareri di persone esperte, dando spazio a discussioni e raccogliendo opinioni
  • Decisioni basate su comparazione di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori
  • Relazione da parte del componente del direttivo che ha partecipato alle discussioni delle commissioni o sta seguendo la questione
  • Processo decisionale basato sul consenso e sostenuto dal lavoro preparatorio. Tendenzialmente l'obiettivo è decidere all'unanimità
Collaborazione con il personale
  • Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni del direttivo
  • L'ordine del giorno è accessibile al personale e possono essere proposti punti da discutere o decisioni da prendere (via mail o alla riunione di staff)
  • Il verbale e le delibere riportano il nome del referente di Wikimedia Italia per le diverse azioni
  • Lavoro preparatorio eseguito dallo staff con raccolta del loro parere, richiesta di preventivi e raccolta di pareri di commissioni/comunità/coordinatori
Collaborazione con soci e volontari
  • Raccolta di pareri di commissioni/comunità/coordinatori
  • Un membro del direttivo partecipa alle discussioni delle commissioni - Commissioni
Monitoraggio operato del direttivo
Gestione conflitto d'interessi
  • Eventuali conflitti d'interessi gestiti a inizio riunioni; la procedura è stata inserita nel modello di verbale in modo da ricordarsi alla lettura dell'ordine del giorno di segnalare eventuali situazioni.
  • Astensione dei componenti del direttivo collegati a enti/persone correlate alla delibera o coinvolti nel processo preparatorio
Gestione codice di condotta
  • Creazione di un sistema di richiami formali con lettera che descrive il problema e 3 mesi di sospensione dai finanziamenti e da incarichi associativi; dopo 3 richiami è prevista l'espulsione
  • Nel 2021 sono stati fatti 3 richiami formali a soci; in tutti i casi
  • Gestione di una situazione critica all'interno del personale
Impegno
  • Potenziamento autonomia dello staff, deleghe e procedure

Comunicazione

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
Wikina
  • La wikina è uno strumento consolidato che raccoglie già molta documentazione sulla storia e le attività di Wikimedia Italia
Comunicazione interna
  • Mailing list soci (opzionale)
  • Newsletter
  • Social media con informazioni su eventi
Comunicazioni ai volontari
  • Alcuni eventi pubblicati nelle pagine dei raduni di Wikipedia in italiano
  • Alcune pagine di progetti su meta o pagine progetti di Wikipedia in italiano
Wikina
  • I volontari non possono modificare la wikina (bisogna avere un account che solo i soci hanno)
Comunicazione interna
  • La mailing list nel 2020 è stata bloccata per alcuni giorni per i toni delle discussioni
  • Pochi contributi alla mailing list di poche persone
Comunicazioni ai volontari
  • Molte comunicazioni attraverso la mailing list soci non aperta ai non soci
  • Poca comunicazione nei progetti Wikimedia e OpenStreetMap (bar, pagine di progetti...)
  • Realizzazione del piano annuale 2021
Wikina
  • Riorganizzazione della wikina con spazi aperti ai soli soci (ns Associazione, Ufficio, Direttivo) e spazi aperti a tutti (ns principale); questo permette aggiornamento della versione di mediawiki
  • Anche le pagine nel namespace "Direttivo" e "Ufficio" sono eliminate, trasferite o rese accessibili a tutti i soci
  • Riorganizzazione grafica della wikina per facilitare la navigazione tra le pagine Grafica wikina 2021-2022
Wikina
Comunicazioni interna
  • 3 nuovi moderatori della mailing list (Fabio Brambilla, Michele Lavazza e Nicolabel)
  • Riorganizzazione degli spazi di discussione usati dall'associazione sperimentando un nuovo strumento

Raccolta fondi

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
5x1000
  • Riserve di fondi del 5x1000
  • Raccolta fondi del 5x1000 attiva e positiva
Raccolta fondi
  • Diverse collaborazioni in passato per la raccolta fondi
  • Assunzione Erica Pedone per la raccolta fondi
5x1000
  • Necessità e importanza di rendicontare le spese e di realizzare spese commisurate alla raccolta fondi
Raccolta fondi
  • Incarico a Erica Pedone su raccolta fondi e comunicazione non in linea con l'assunzione
5x1000
Raccolta fondi
  • Esecuzione piano annuale
5x1000
  • Rendiconto 2022 - anno finanziario 2020 (scadenza 31 agosto circa)
Raccolta fondi
  • Incarico a consulenze esterno
  • Va rinforzata la raccolta fondi di Wikimedia Italia con attenzione ai donatori, 5x1000, sponsor, bandi europei e nazionali e strategie di co-finanziamento congiunte.

Advocacy e Wiki Loves Monuments

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
Europa
  • Ruolo attivo nel Free Knowledge Advocacy Group EU
  • Attività europee con coinvolgimento attivo di soci e Wikimedia Italia
Creative Commons
  • Collaborazione con Deborah De Angelis (e Creative Commons Italia) consolidata
Relazioni istituzionali
  • Attività con ministeri quasi 10 anni
  • Mancanza di un gruppo di lavoro allargato con referente Wikimedia Italia
  • Situazione complessa per il recepimento della direttiva europea
Europa e internazionale
  • Incontro con Free Knowledge Advocacy Group EU e potenziamento collaborazione
  • Incontro con referenti Policy di Wikimedia Foundation e collaborazione
  • Creazione di un gruppo di lavoro per le questioni internazionali che coinvolge Paolo Casagrande (referente Wikimedia Italia), Iolanda Pensa (per il direttivo), Mattia Nappi, Deborah De Angelis, Maurizio Codogno, Federico Leva, Lorenzo Losa
  • Avvio procedura per diventare osservatori WIPO - Associazione:Candidatura osservatore speciale WIPO
Creative Commons
  • Potenziamento delle relazioni con Creative Commons internazionale attraverso la partecipazione di personale e soci di Wikimedia Italia allla Certificazione Creative Commons GLAM 2021 insieme a Deborah De Angelis
  • Attività relative al recepimento della direttiva europea - collaborazione con Creative Commons Italia, lettere congiunte, partecipazione a convegni, audizione in Senato
  • Candidatura per la Conferenza per RightsCon 2022
Nuovo approccio
  • Avvio colloqui con 6 studi legali per Wiki Loves Monuments seguendo la direttiva europea

Progetti settore istruzione

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
  • Gruppo di formatori consolidati e con esperienza
  • Sistema di monitoraggio dei corsi con questionario
  • Collaborazione con il Ministero dell'Istruzione per formazioni
  • Struttura Moodle e BBB
  • Interesse nel potenziare formazione online e creazione di strumenti e formazione a distanza (mooc)
  • Wikimedia Italia non può avere collaborazioni occasionali con formatori perché la formazione è la sua attività principale
  • Necessità di potenziare il lavoro di formazione in tutta Italia
  • Importanza di sostenere il lavoro dei formatori con comunicazione, riconoscimento delle competenze e occasioni di formazione aggiuntiva
  • La realizzazione di Mooc è interessante quando eseguita in modo professionale e utile avere partner anche per dare visibilità ai corsi
  • Esecuzione del piano annuale con le necessarie modifiche rese necessarie dalle dimissioni della responsabile Istruzione
  • Avvio Certificazione formatori
  • Collaborazione con Università di Padova per i Mooc (parte essenzialmente nel 2022)

Progetti settore GLAM e Wiki Loves Monuments

Aspetti positivi all'arrivo Punti critici all'arrivo Azioni realizzate 2021 In corso 2022
  • Esperienza di collaborazioni con GLAMs
  • Gruppo di formatori e Wikipediani in residenza con esperienza
  • Progetti con musei di varie regioni d'Italia
  • I bandi producono progetti molto tempo dopo i finanziamenti
  • Il sistema dei Wikipediani in residenza non è scalabile
  • I piccoli musei hanno più difficoltà nell'aprire il loro patrimonio e pochi contenuti digitali
  • Esecuzione del piano annuale
  • Potenziamento collaborazioni istituzioni nazionali nell'ambito di Wiki Loves Monuments: Arci Liguria, Touring Club Italiano
  • Lavoro su un sistema di collaborazione con istituzioni scalabile
  • DMP Data Management Plan del Museo Egizio in collaborazione con Creative Commons Italia nell'ambito della Certificazione Creative Commons GLAM

Priorità definite dal direttivo

Il direttivo ha definito a inizio mandato una serie di priorità[1]

Adeguamenti organizzativi

  • Adeguare il funzionamento di Wikimedia Italia ai grandi cambiamenti che ha vissuto l'associazione negli ultimi anni con le modifiche dello statuto, i cambiamenti imposti dalla nuova normativa del terzo settore e la revisione dell'organo di controllo
  • Sovrintendere alle normali procedure, migliorarle e sistematizzarle
  • Introdurre sistemi di controllo della qualità.
  • Livelli di requisiti di Wikimedia Italia
  • Avvio lavoro sulle procedure
  • Proposta revisione statuto - rimandata
  • Sistema di doppia validazione interna; ovvero ogni documento che va al direttivo o all'esterno deve essere validato da almeno 2 persone

Rinforzare lo staff

  • Rinforzare l'autonomia e la responsabilità dello staff nella gestione dell'associazione e nella realizzazione del piano annuale per assicurare il funzionamento generale di Wikimedia Italia e alleggerire il ruolo esecutivo del direttivo
  • Focus sul piano annuale come strumento esecutivo e di gestione del budget (iscritto in statuto, dichiarazione d'intenti, strategia, piano triennale)
  • Organigramma
  • Nomina direttore esecutivo e mandato
  • Esecuzione del piano annuale nel 2021 e 2022

Dire di sì

Dire di no

  • Rendere esecutivo il codice di condotta
  • integrare il codice universale di condotta
  • applicare il codice di condotta a tutti (soci, volontari, partner, staff)
  • creare procedure di richiamo e sanzioni.
  • Delibera su approvazione codice universale di condotta
  • 3 richiami scritti eseguiti nel 2021

Associazione nazionale

  • Sostenere la presenza di Wikimedia Italia su tutto il territorio nazionale
  • Inserite le regioni in cui siamo meno presenti come preferenza nei bandi

Contribuire a realizzare quello che era già previsto

Sostanziale continuità rispetto alla situazione esistente e alle decisioni prese dagli altri direttivi (es. realizzazione del piano annuale)

Trasparenza e coinvolgimento volontari


Note

  1. Presentazione del direttivo Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primi 100 giorni, Come è cambiata Wikimedia Italia, marzo 2021.

Pagine correlate