Piano annuale 2019

Work in progress

Wikimedia Italia è l'associazione per la promozione della cultura libera in Italia, cui afferisce anche OpenStreetMap Italia, progetto che punta a creare e rendere disponibili dati cartografici, liberi e gratuiti a chiunque ne abbia bisogno, e che trova in Wikimedia Italia il suo capitolo nazionale. Negli anni, oltre alle attività tradizionali di presentazione e diffusione delle licenze libere e dei progetti che le usano (come i progetti Wikimedia, software libero, OpenStreetMap), ha sviluppato assi di attività specializzati su alcuni settori ritenuti di particolare interesse, cui in questo piano si fa riferimento come programmi.

Questo piano fornisce il contesto per il bilancio preventivo 2019.

Introduzione

Volontari

La stragrande maggioranza delle attività di Wikimedia Italia è svolta dai suoi soci e volontari, che in larga parte sono anche volontari dei progetti sostenuti - ad esempio utenti molto attivi in Wikipedia, Wikisource, OpenStreetMap, e così via. Nel corso dell'anno 2018, oltre 50 soci hanno realizzato più di 200 eventi e attività, che costituiscono la principale fonte di visibilità e impatto sul territorio locale e nazionale: sono la forza motrice dell'associazione, che intende mettere a loro disposizione sempre più risorse nell'ottica del raggiungimento dei comuni intenti legati alla cultura libera.

Personale

Il personale dell'associazione esiste in larga parte per sostenere le attività dei soci e volontari, assicurando che possano concentrare il proprio tempo su ciò che sanno fare meglio e che non siano usurati da oneri meno congeniali. Per fare un esempio, la comunicazione aiuta i soci a diffondere e promuovere le attività, anche per fare crescere l'associazione; la segreteria si occupa di assicurare la correttezza contabile della vita associativa; i responsabili di specifici programmi (detti anche project manager) assicurano un livello di servizio minimo agli enti e alle istituzioni convenzionate anche quando i volontari non possono dedicare loro il tempo necessario.

Inoltre l'associazione, specialmente se aiutata da un finanziamento esterno, si dota di forza lavoro per coprire specifiche necessità su progetti di particolare intensità che richiedono costanza nel tempo, ancorché analoghi alle attività sui progetti normalmente svolte da volontari. È il caso dei cosiddetti wikimediani in residenza (WiR) attivati presso varie istituzioni, nonché del collaboratore OpenStreetMap che assicura continuità nelle attività di formazione e di importazione di dati aperti.

Prospettive

Per approfondire, vedi anche Associazione:Bilancio preventivo 2019

Per il 2018, si intende ridurre la dipendenza dalla generosità dei cittadini che destinano il cinque per mille a Wikimedia Italia e operare in previsione dell'entrata relativa in flessione di circa 100.000 €. Di conseguenza, per continuare a garantire le attività finora svolte per tutto l'anno 2018, nel limite della disponibilità di cassa a inizio anno, sono state adottate misure contenitive ripartite equamente tra le spese per servizi (ad es. spese per partecipazione a eventi e spese per banche dati proprietarie) e spese per il personale.

Sono state ottimizzate al contempo le risorse disponibili, razionalizzando le attività previste dal piano operativo 2017-2019 e aumentando le indispensabili sinergie infraprogettuali sinora latenti, nell'ottica di una strategia pluriennale.

Sintesi del piano

Con questo piano abbiamo cercato di:

• produrre un testo che dia un senso chiaro della direzione e che sia facilmente consultabile anche a piccoli bocconi;
• delineare delle attività realistiche e concrete, che possano essere immediatamente messe in atto sia dai soci, quando potranno contribuire, sia dal personale, quando stenderà i propri piani trimestrali;
• assicurare la massima trasparenza del processo e chiarezza dei ragionamenti che hanno portato al risultato finale: personale, direttivo, volontari nei gruppi di lavoro e altri soci hanno tutti lavorato insieme, pur con ruoli diversi, grazie agli strumenti wiki; a questo si sono aggiunti quest'anno 5 incontri dal vivo, a luglio, in diverse città, coinvolgendo complessivamente circa 50 persone.
• ottimizzare le risorse disponibili, razionalizzando le attività previste dal piano operativo 2017-2019, ragionando sulle sinergie per evitare sovrapposizioni o duplicazioni, affinché contribuiscano alla realizzazione degli obiettivi dell'associazione.

Andando programma per programma:

• Istituzioni culturali: vogliamo che i principi della cultura libera siano sempre più integrati nella vita ordinaria delle istituzioni culturali. Oltre a portare avanti iniziative classiche come i wikipediani in residenza, cercheremo di raggiungere un numero più ampio di realtà, anche attraverso la presenza ad eventi chiave.
• Istruzione: gli storici corsi rivolti agli studenti saranno affiancati da attività di formazione dei docenti, avviando il percorso per un riconoscimento da parte del Ministero.
• Sostegno ai volontari: il programma si muove in continuità con l'anno precedente, confermando le attività di sostegno alla progettualità dei volontari, come i microgrant, e rafforzando le iniziative di formazione interna già avviate nell'anno in corso, in particolare i tutorati paritari. Sul fronte delle connessioni fra i soci e nella comunità, è stato integrato il sostegno all'organizzazione dell'itWikiCon.
• Wiki Loves Monuments e patrimonio culturale: continua il pluriennale impegno per permettere ai volontari dei progetti wiki di condividere le foto del patrimonio culturale, sia promuovendo un cambiamento di approccio nella società che direttamente attraverso Wiki Loves Monuments. Integreremo maggiormente il concorso con gli altri programmi, puntando alla continuità nel tempo.
• OpenStreetMap:
• Comunicazione:
• Fundraising: il 2019 sarà un anno di investimenti volti, con un orizzonte di tre anni, a diversificare le entrate per garantire la sostenibilità delle iniziative.

Istituzioni culturali

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2019/Istituzioni culturali

Istruzione

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2019/Istruzione

Sostegno ai volontari

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2019/Sostegno ai volontari

Situazione attuale

Wikimedia Italia è un'associazione di volontariato, nata per sostenere la comunità di progetti come Wikipedia, Wikisource e OpenStreetMap. La maggioranza delle attività che portiamo avanti esiste grazie ad i soci e ai volontari, che però hanno bisogno di sostegno.

In particolare, i soci sentono la necessità di una formazione interna che gli permetta di aumentare le proprie conoscenze, sia su argomenti wiki che più generali, e di conoscere meglio gli altri volontari presenti sul territorio.

Dal 2015 abbiamo una struttura di coordinamento regionale e nazionale, che a fine 2018 comprende circa 20 soci. Questo ha dato spinta e motivazione a molti soci, ma si tratta di una struttura ancora giovane, che ha bisogno di solidità. In particolare, molte aree sono ancora scoperte e vari coordinatori hanno espresso la necessità di rafforzare le proprie competenze.

Cambiamento desiderato (lungo termine)

I volontari avviano e portano avanti attività di successo e gratificanti. Hanno le competenze necessarie per seguirle, con una crescita a livello personale e associativo. La mancanza di risorse o di competenze personali non sono generalmente un ostacolo alla realizzazione dei progetti.

Cresce il numero dei soci attivi, che sono meglio connessi fra di loro. I coordinatori coprono tutte le regioni italiane e le aree tematiche, collaborano fra loro e sono un punto di riferimento per i soci locali.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

Wikimedia Italia può agire su quattro fronti:

• la formazione dei volontari;
• il sostegno economico;
• il sostegno organizzativo;
• la creazione di spazi di condivisione fra i volontari.

Nel 2019, confermiamo le iniziative di sostegno economico già esistenti (come ad esempio la copertura delle spese di viaggio o i microgrant per progetti), che si sono mostrate funzionali. Dei restanti tre punti, la priorità andrà alla formazione dei volontari e alla creazione di spazi di condivisione, che sono la base su cui costruire una crescita personale e associativa dei soci.

Attività

Sostegno economico

• Programma di microgrant
• Fondo per progetti di interesse della comunità o proposti dai soci durante l'anno
• Borse di partecipazione per i volontari a Wikimania 2019, al Wikimedia Summit o altri eventi del movimento
• Rimborsi spese per le trasferte

Formazione

• Per le competenze già presenti in associazione: formazione p2p portata avanti dai soci stessi, anche utilizzando la sede di Milano, e pubblicandone le registrazioni
• Per argomenti non specifici di Wikimedia (gestione eventi, parlare in pubblico o leadership): formazione tramite strutture esterne
• Per le competenze più difficili da reperire: formazione con docenti esterni

Connessioni fra i soci

• Rendere più funzionali gli strumenti di partecipazione online, e in particolare la lista di discussione dei soci, e promuovere l'utilizzo dei canali più appropriati per ogni comunicazione
• Incentrare le assemblee di Wikimedia Italia sulla discussione fra soci
• Incontro per i coordinatori a inizio anno per conoscersi e avviare il lavoro
• Sostenere l'organizzazione della itWikiCon 2019 da parte di un gruppo di volontari

Risultati misurabili

Generali:

1. 50 soci portano avanti avanti almeno un'attività presente nel diario di bordo
2. 150 attività presenti sul diario di bordo sono portate avanti primariamente da volontari

Sostegno economico:

1. Riceviamo 40 richieste di finanziamenti per progetti
2. 10 volontari distinti partecipano a eventi internazionali

Formazione:

1. 15 attività di formazione
2. 8 videotutorial o altri filmati creati
3. 30 persone distinte partecipano alle attività di formazione

Connessioni fra i soci e partecipazione:

1. 110 soci scrivono almeno una volta nella mailing list dell'associazione
2. 50 persone fanno almeno una modifica sulla wikina

Coordinatori:

1. Il 75% dei coordinatori porta avanti almeno 2 attività (da diario di bordo)

Analisi dei rischi

• Tutte le azioni previste dipendono dall'interesse dei volontari, che è difficile da prevedere o da anticipare. Potremmo alternativamente non avere abbastanza risorse per soddisfare le richieste, ma anche avere domande molto inferiori alle attese.
• I soci possono allontanarsi dalla mailing list e dagli spazi di discussione quando ricevono un flusso di comunicazione eccessivo oppure lo percepisco come inutile o molesto.

OpenStreetMap

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2019/OSM

Wiki Loves Monuments e patrimonio culturale

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2019/WLM e Patrimonio culturale

Comunicazione

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2019/Comunicazione

Situazione attuale

L'attività di comunicazione di Wikimedia Italia durante l'anno 2018 si è focalizzata prevalentemente sui seguenti aspetti:

• Definire processi standard di raccolta delle informazioni dai soci, i project manager e da eventuali partner esterni coinvolti nella realizzazione di eventi o progetti;
• Garantire la continuità e la varietà dell'informativa attraverso i principali canali dell'associazione: blog, canali social (Facebook e Twitter) e newsletter bisettimanale;
• Coinvolgere i soci invitandoli a rilasciare interviste, raccontare esperienze o ad esprimere le proprie opinioni/auspici sulle attività di comunicazione dell'associazione;
• Dialogare positivamente con la comunità di utenti attivi sui progetti, intervistando o raccontando le attività promosse dai volontari sui canali Wikimedia.

In generale, il numero di persone coinvolte nelle attività di comunicazione dell'associazione è in crescita, in particolare sui social network. Restano tuttavia ampi margini di miglioramento in termini di qualità dei contenuti, che potrebbero essere più ricchi, diversi e legati all'attualità. È necessario fare passi avanti a proposito dei rapporti con i media e con la stampa, spesso resi problematici dalle ambiguità che sorgono dalla distinzione Wikipedia/Wikimedia, e delle relazioni con il pubblico esterno, che ha un'idea poco chiara della missione dell'associazione o ne conosce solo parzialmente le attività.

Cambiamento desiderato

Le attività di comunicazione di Wikimedia Italia non devono solamente "esistere", saper trasmettere con efficacia i valori condivisi dai soci e raccontare i progetti da essi portati avanti, ma devono anche essere in grado di interessare i principali stakeholder dell'associazione e i cittadini. Negli anni a venire, Wikimedia Italia deve riuscire posizionarsi come punto di riferimento autorevole e riconosciuto sul tema della conoscenza libera in Italia e acquisire notorietà e credibilità nel settore culturale.

Come possiamo ottenere questo cambiamento

• Contenuti del blog: accrescere la qualità dei contenuti del nostro blog, parlando di temi attuali, dando voce alla comunità e ospitando voci esterne.
• Dialogo con la stampa: dialogare in modo più proficuo con la stampa, facendo maggiore chiarezza sulle dinamiche dell'universo Wikimedia.
• Percezione dell'associazione: migliorare la percezione dell'associazione da parte dei principali stakeholder (istituzioni culturali, scuole, pubblica amministrazione) e del pubblico esterno, facendo maggiore chiarezza su cosa l'associazione fa e cosa può fare.

Attività

Attività continuative da mantenere

Blog

Pubblicazione di almeno 4 articoli alla settimana sul blog.

Social

Pubblicazione almeno 1 volta al giorno su Twitter e Facebook.

Newsletter

Stesura e invio newsletter quindicinale.

Ufficio stampa

• Stesura e diffusione comunicati stampa;
• monitoraggio uscite stampa.

Nuove attività

• Ospitare guest post sul blog

• Individuare possibili redattori
• Definire numero contributi e piano delle uscite

• Realizzare nuovi materiali e gadget per comunicare le attività dell'Associazione e i progetti Wikimedia

• Per le istituzioni: realizzare nuove brochure cartacee per i differenti programmi (Esigenze già emerse: brochure GLAM per le istituzioni culturali, brochure OSM per la Pubblica Amministrazione)
• Per i cittadini: realizzare volantini o cartoline illustrative, semplici ed efficaci, sui principali progetti Wikimedia (soprattutto Wikipedia)
• Per la stampa: realizzare un mini-vocabolario wikipediano (digitale) e/o infografiche esplicative sul funzionamento di Wikipedia da inviare ai giornalisti

• Dotare i soci di modelli da utilizzare per le loro attività

• Realizzare presentazione standard
• Realizzare modulo standard per raccolta contatti
• Realizzare un manuale per l'organizzazione di eventi o la gestione di corsi

• Migliorare i contenuti del sito web riguardanti i programmi e l'area dedicata a iscrizioni e donazioni

• Individuare un nuovo fornitore per il sito web
• Rivedere testi e grafica del sito

• Mappare ed essere presenti ai principali eventi pubblici del settore culturale

• Stilare una lista delle iniziative più importanti in Italia
• Coinvolgere i soci per chiedere se hanno contatti diretti
• Capire che tipologia di intervento/contenuto proporre
• Contattare la segreteria organizzativa

Attività legate ai programmi

Ulteriori attività connesse ai programmi saranno definite successivamente, sulla base degli indirizzi che emergeranno dai gruppi di lavoro dedicati. In particolare, quest'anno per ciascun programma individueremo una o al massimo due attività chiave a cui sarà data particolare importanza in termini di comunicazione e per le quali verrà stilato un piano ad hoc.

Risultati misurabili

• Sito web e blog:
  • pubblico: mantenere il numero di visitatori attuale;
  • 4 articoli a settimana pubblicati sul blog;
  • varietà dei contenuti (numero articoli per tipologia): da definire sulla base del piano editoriale.
  • un guest post al mese.

• Social:
  • pubblico: crescita del 15% dei like su Facebook e dei follower su Twitter;
  • frequenza: un post al giorno;
  • coinvolgimento: 25.000 interazioni sia su Facebook che su Twitter;

• Newsletter:
  • pubblico: crescita del 15% nel numero di iscritti;
  • interesse: mantenere i tassi di disiscrizione e di apertura attuali;
  • efficienza: mantenere il rapporto click/totale aperture attuale.

• Stampa:
  • penetrazione: numero di articoli usciti su tutte le testate (registrato solo se disponibile uno strumento di monitoraggio);
  • rete contatti: almeno 10 nuovi giornalisti con cui è stato aperto un canale diretto;
  • approfondimento: almeno 15 articoli con intervista a un socio o a personale Wikimedia Italia/editoriali.

• Coinvolgimento dei soci:
  • un articolo al mese scritto dai soci nel blog;
  • numero tweet pubblicati dai soci: da definire sulla base della collaborazione dei soci.

• Eventi:
  • almeno 10 eventi mappati del settore culturale che hanno visto il coinvolgimento di Wikimedia.

Analisi dei rischi

• Il rischio maggiore è che le iniziative intraprese facciano perdere tempo (scrivere tanti articoli) e soldi (partecipare a eventi in cui è richiesta una quota di iscrizione) e non diano risultati (nuovi soci, maggiore consapevolezza su cosa fa Wikimedia Italia). Le iniziative dovrebbero avere insomma uno scopo implicito, ed essere eventualmente fermate o rimodulate quando ci si accorge che non si sta raggiungendo quello scopo.
• Un altro rischio è che la comunicazione continui a focalizzarsi solo su obiettivi operativi (il tempo della risorsa di comunicazione è all'attuale impiegato quasi al 100% per la gestione dell'attività quotidiana di aggiornamento di tutti i canali) e non ci sia mai un momento di "astrazione" in cui si riflette su obiettivi più alti e strategici della comunicazione.
• Un ultimo rischio è "parlare a sé stessi": diffondere ossia contenuti di interesse per la comunità dei volontari e dei soci ma che non parlano al grande pubblico.

Raccolta fondi

Per approfondire, vedi anche Associazione:Pianificazione 2019/Raccolta fondi