Direttivo Wikimedia Italia 2020-2021 - primo anno

Relazione sul primo anno del direttivo eletto il 17 dicembre 2020 e composto da Iolanda Pensa (presidente), Stefano Dal Bo (vicepresidente), Marta Pigazzini (tesoriere), Paolo Mauri (segretario), Lucia Marsicano (referente soci). Stefano Dal Bo e Paolo Mauri sono stati confermati nelle elezioni dell'assemblea online del 15 maggio 2021.

Analisi dei diversi ambiti

Personale


Aspetti positivi	Punti critici	Azioni per migliorare
Staff e collaboratori sono persone competenti e motivate e tutti con conoscenza di base dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap o con formazione in corso. A fronte di una serie di cambiamenti interni, nomina di un direttore esecutivo per 6 mesi e possibilità di testare una collaborazione ed eventualmente confermarla Riunioni di staff e direttivo settimanali lunedì alle 12.00 con produzione di un verbale.

Direttivo


Aspetti positivi	Punti critici	Azioni per migliorare
Regolarità e prevedibilità Riunioni del direttivo di circa 1 ora-1ora e mezza, regolari e con cadenza settimanale. Incontro concordato con tutti i componenti e con l'organo di controllo con orari alternati per venire incontro alle diverse esigenze (tendenzialmente lunedì alle 18.30 oppure 21). Alternate riunioni formali (con la presenza dell'organo di controllo) e informali, in modo da poter avere il tempo anche di discutere questioni e non solo prendere decisioni. Struttura regolare dell'ordine del giorno con aggiornamenti, questioni da verbalizzare, delibere e questioni da discutere. Trasparenza e condivisione Calendario delle riunioni del direttivo e ordine del giorno pubblicato anticipatamente online e accessibile a tutti. Verbali del direttivo approvati e pubblicati a fine riunione, accessibili molto rapidamente. Praticamente tutte le questioni ricevute via mail al direttivo o presentate alla riunione dello staff diventano oggetto di aggiornamenti nelle riunioni Verbale sintetico; non sono inserite informazioni confidenziali ma si cerca di presentare in termini generali tutte le questioni, anche quelle critiche L'importanza del lavoro preparatorio Particolarmente importante per facilitare il processo decisionale è il lavoro preparatorio eseguito dallo staff con raccolta di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori Un membro del direttivo partecipa alle discussioni delle commissioni. Partecipazione e processi decisionali Presenza consistente dei membri del direttivo alle riunioni con rare assenze giustificate. Obiettivo di prendere decisioni sentendo i pareri di persone esperte, dando spazio a discussioni e raccogliendo opinioni. Decisioni basate su comparazione di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori. Relazione da parte del componente del direttivo che ha partecipato alle discussioni delle commissioni o sta seguendo la questione. Processo decisionale basato sul consenso e sostenuto dal lavoro preparatorio. Tendenzialmente l'obiettivo è decidere all'unanimità. Gestione conflitto d'interessi Eventuali conflitti d'interessi gestiti a inizio riunioni; la procedura è stata inserita nel modello di verbale in modo da ricordarsi alla lettura dell'ordine del giorno di segnalare eventuali situazioni. Astensione dei componenti del direttivo collegati a enti/persone correlate alla delibera o coinvolti nel processo preparatorio Potenziare il collegamento tra decisioni/delibere e lavoro del personale Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni del direttivo L'ordine del giorno è accessibile al personale e possono essere proposti punti da discutere o decisioni da prendere (via mail o alla riunione di staff) Il verbale e le delibere riportano il nome del referente di Wikimedia Italia per le diverse azioni	La struttura delle riunioni del direttivo potrebbe essere sistematizzata meglio (avviso sui conflitti d'interesse, aggiornamenti con breve riassunto delle informazioni, delibere e verbali e temi da discutere con prossimi passi). Spazio dove proporre argomenti all'ordine del giorno da parte di staff e collaboratori. Nelle riunioni del direttivo si gestiscono più questioni amministrative che questioni di sostanza (programmi, progetti chiave, contenuti, direzione strategica).

Comunicazione


Aspetti positivi	Punti critici	Azioni per migliorare
Wikina La wikina è uno strumento consolidato che raccoglie già molta documentazione sulla storia e le attività di Wikimedia Italia Comunicazioni ai volontari	Wikina Comunicazioni ai volontari I volontari non possono modificare la wikina (bisogna avere un account che solo i soci hanno)	Riorganizzazione degli spazi di discussione usati dall'associazione sperimentando un nuovo strumento.

Pianificazioni e relazioni sulle attività


Aspetti positivi	Punti critici	Azioni per migliorare

= Struttura

Va rinforzata la raccolta fondi di Wikimedia Italia con attenzione ai donatori, 5x1000, sponsor, bandi europei e nazionali e strategie di co-finanziamento congiunte.