Da Wikimedia Italia.
Relazione sul primo anno del direttivo eletto il 17 dicembre 2020 e composto da Iolanda Pensa (presidente), Stefano Dal Bo (vicepresidente), Marta Pigazzini (tesoriere), Paolo Mauri (segretario), Lucia Marsicano (referente soci). Stefano Dal Bo e Paolo Mauri sono stati confermati nelle elezioni dell'assemblea online del 15 maggio 2021.
Analisi dei diversi ambiti
Personale
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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- Staff e collaboratori sono persone competenti e motivate e tutti con conoscenza di base dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap o con formazione in corso
- Riunioni di staff e direttivo settimanali lunedì alle 12.00 con produzione di un verbale.
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- Importanti cambiamenti all'interno dello staff. Non si è rinnovata la collaborazione con la coordinatrice dei programmi); hanno dato le dimissioni per un altro lavoro la responsabile scuole e la responsabile fundraising e comunicazione. Sostituzioni di maternità per due collaboratrici con ricerca collaboratori.
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- Potenziamento dello staff con assunzione di nuova collaboratrice progetti, collaboratore comunicazione e collaboratrice segreteria e amministrazione.
- Mantenuto percorso di formazione dello staff nell'ambito dei progetti Wikimedia e OpenStreetMap e potenziate occasioni di formazione. 3 membri dello staff hanno partecipato a Certificazione Creative Commons 2021 e altri 2 stanno partecipando ora; formazione specialistica in contabilità.
- Mantenute riunioni settimanali staff e direttivo
- Investimenti su strumentazione per lo staff, sia per il miglioramento delle postazioni che per la gestione della privacy con strumentazione di lavoro
- A fronte di una serie di cambiamenti interni, nomina di un direttore esecutivo per 6 mesi e possibilità di testare una collaborazione ed eventualmente confermarla
- Nomina di un nuovo consulente del lavoro per rispondere meglio alle esigenze dell'associazione
- Nomina di un nuovo medico del lavoro per pensionamento
- Potenziamento collaborazione con il commercialista
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Direttivo
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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- Regolarità e prevedibilità
- Riunioni del direttivo di circa 1 ora-1ora e mezza, regolari e con cadenza settimanale. Incontro concordato con tutti i componenti e con l'organo di controllo con orari alternati per venire incontro alle diverse esigenze (tendenzialmente lunedì alle 18.30 oppure 21).
- Alternate riunioni formali (con la presenza dell'organo di controllo) e informali, in modo da poter avere il tempo anche di discutere questioni e non solo prendere decisioni.
- Struttura regolare dell'ordine del giorno con aggiornamenti, questioni da verbalizzare, delibere e questioni da discutere.
- Trasparenza e condivisione
- Calendario delle riunioni del direttivo e ordine del giorno pubblicato anticipatamente online e accessibile a tutti.
- Verbali del direttivo approvati e pubblicati a fine riunione, accessibili molto rapidamente.
- Praticamente tutte le questioni ricevute via mail al direttivo o presentate alla riunione dello staff diventano oggetto di aggiornamenti nelle riunioni
- Verbale sintetico; non sono inserite informazioni confidenziali ma si cerca di presentare in termini generali tutte le questioni, anche quelle critiche
- L'importanza del lavoro preparatorio
- Particolarmente importante per facilitare il processo decisionale è il lavoro preparatorio eseguito dallo staff con raccolta di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori
- Un membro del direttivo partecipa alle discussioni delle commissioni.
- Partecipazione e processi decisionali
- Presenza consistente dei membri del direttivo alle riunioni con rare assenze giustificate.
- Obiettivo di prendere decisioni sentendo i pareri di persone esperte, dando spazio a discussioni e raccogliendo opinioni.
- Decisioni basate su comparazione di preventivi e pareri di commissioni/comunità/coordinatori.
- Relazione da parte del componente del direttivo che ha partecipato alle discussioni delle commissioni o sta seguendo la questione.
- Processo decisionale basato sul consenso e sostenuto dal lavoro preparatorio. Tendenzialmente l'obiettivo è decidere all'unanimità.
- Gestione conflitto d'interessi
- Eventuali conflitti d'interessi gestiti a inizio riunioni; la procedura è stata inserita nel modello di verbale in modo da ricordarsi alla lettura dell'ordine del giorno di segnalare eventuali situazioni.
- Astensione dei componenti del direttivo collegati a enti/persone correlate alla delibera o coinvolti nel processo preparatorio
- Potenziare il collegamento tra decisioni/delibere e lavoro del personale
- Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni del direttivo
- L'ordine del giorno è accessibile al personale e possono essere proposti punti da discutere o decisioni da prendere (via mail o alla riunione di staff)
- Il verbale e le delibere riportano il nome del referente di Wikimedia Italia per le diverse azioni
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- La struttura delle riunioni del direttivo potrebbe essere sistematizzata meglio (avviso sui conflitti d'interesse, aggiornamenti con breve riassunto delle informazioni, delibere e verbali e temi da discutere con prossimi passi). Spazio dove proporre argomenti all'ordine del giorno da parte di staff e collaboratori.
- Nelle riunioni del direttivo si gestiscono più questioni amministrative che questioni di sostanza (programmi, progetti chiave, contenuti, direzione strategica).
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Comunicazione
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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- Wikina
- La wikina è uno strumento consolidato che raccoglie già molta documentazione sulla storia e le attività di Wikimedia Italia
- Comunicazioni ai volontari
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- Wikina
- Comunicazioni ai volontari
- I volontari non possono modificare la wikina (bisogna avere un account che solo i soci hanno)
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- Riorganizzazione degli spazi di discussione usati dall'associazione sperimentando un nuovo strumento.
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Pianificazioni e relazioni sulle attività
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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Struttura
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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- Documentazione
- Lunga esperienza e conoscenza dell'associazione da parte di alcuni membri dello staff
- Disponibilità di soci ed ex membri del direttivo a collaborare e condividere informazioni ed esperienza
- Documentazione disponibile in wikina e nextcloud
- Conti correnti e altri strumenti
- Strumenti bancari, paypal
- Disponibilità di risorse economiche
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- Documentazione
- Documentazione non sempre aggiornata in wikina
- Mancanza di backup sulla documentazione,
- Conti correnti e altri strumenti
- Account ancora aperti di ex membri del direttivo e ex staff; carta di credito di ex staff non chiusa; account intestati a ex membri del direttivo
- Conti non accessibili da tempo
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- Documentazione
- Lavoro di riorganizzazione e aggiornamento della documentazione in wikina
- Apertura nuova istanza di nextcloud e riordino documentazione in archivio
- Conti correnti e altri strumenti
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= Raccolta fondi
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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- Va rinforzata la raccolta fondi di Wikimedia Italia con attenzione ai donatori, 5x1000, sponsor, bandi europei e nazionali e strategie di co-finanziamento congiunte.
Progetti settore istruzione
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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Progetti settore GLAM
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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Progetti settore sostegno ai volontari e comunità
Aspetti positivi
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Punti critici
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Azioni realizzate
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